淺論國際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理

張譯之 鄭良杰 徐建(中國石油安全環(huán)保技術(shù)研究院， 北京 102206)

淺論國際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理

張譯之 鄭良杰 徐建(中國石油安全環(huán)保技術(shù)研究院， 北京 102206)

本文從國際工程總承包項(xiàng)目文件的資料范圍、具體內(nèi)容和主要特點(diǎn)入手，論述了項(xiàng)目文件資料管理的一些做法，以及文件資料管理工作對于項(xiàng)目的順利實(shí)施和變更索賠方面的重要意義，并闡述了國際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理人員的基本素質(zhì)要求。

國際工程；總承包；文件管理；變更索賠

隨著我國改革開放及一帶一路步伐不斷加快，對外開放的領(lǐng)域更加廣泛深入，各行業(yè)工程建設(shè)隊(duì)伍把更多的目光投向廣闊的海外市場，積極參與國際工程項(xiàng)目的投標(biāo)競爭，對外總承包項(xiàng)目越來越多。本文結(jié)合某國油田公司工程項(xiàng)目的文件資料管理情況，對國際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理做一簡單論述，不斷提高項(xiàng)目文件資料管理水平，更好地為工程項(xiàng)目的實(shí)施提供及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的文件服務(wù)，充分發(fā)揮文件資料管理在工程項(xiàng)目執(zhí)行過程中的信息支持與服務(wù)作用。

1 國際工程總承包項(xiàng)目文件的資料范圍

國際工程總承包項(xiàng)目的文件資料包括項(xiàng)目投標(biāo)、合同簽訂、工程勘測、設(shè)計(jì)、采辦、施工安裝、試運(yùn)投產(chǎn)、竣工驗(yàn)收、質(zhì)保期服務(wù)以及工程變更索賠、結(jié)算付款等項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的不同載體形式的各類文件資料，其具體內(nèi)容包括招投標(biāo)文件、總包和分包合同、施工圖紙、采購詢價(jià)文件、產(chǎn)品設(shè)備文件、技術(shù)程序文件、項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目階段報(bào)告材料(含日報(bào)、月報(bào)、年報(bào))、質(zhì)量檢查文件、交工驗(yàn)收文件、變更索賠談判文件，以及各類會議紀(jì)要和往來文件等。

2 國際工程總承包項(xiàng)目文件資料的特點(diǎn)

(1)資料形成渠道多，來源地理范圍廣。國際工程總承包項(xiàng)目通常涉及一國或多國的業(yè)主、國內(nèi)外供貨商、分包商、監(jiān)理和合作伙伴等，例如某公司承建的某油田建設(shè)項(xiàng)目，業(yè)主是由三國組成的聯(lián)合公司，監(jiān)理是歐洲的公司，設(shè)計(jì)分包商則是加拿大某公司與中國設(shè)計(jì)單位組成的聯(lián)合體，供貨商更是遍布及亞洲、歐洲、美洲的十幾個(gè)國家和地區(qū)。其工程項(xiàng)目文件資料不僅形成于項(xiàng)目經(jīng)理部與各方的業(yè)務(wù)往來過程中，還形成于項(xiàng)目經(jīng)理部本部各部門之間，以及所屬公司各部門之間。

(2)依托載體形式不一，收發(fā)傳遞途徑多樣。除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體文件外，隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展，越來越多的文件資料是以磁盤、光盤等物理載體形式的電子文件。文件的傳遞處理，可以通過傳真、電子郵件、人工攜帶、郵寄快遞，甚至口頭電話等等，呈現(xiàn)出多樣化的特點(diǎn)。

(3)文件資料內(nèi)容廣泛，包羅萬象。其內(nèi)容涉及工程項(xiàng)目運(yùn)作實(shí)施過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)，即從工程立項(xiàng)、簽訂合同、設(shè)計(jì)、采辦、施工、試運(yùn)、投產(chǎn)、機(jī)械完工、臨時(shí)驗(yàn)收、保運(yùn)到最終驗(yàn)收，以及各個(gè)方面如項(xiàng)目管理、計(jì)劃控制、施工組織協(xié)調(diào)、質(zhì)量管理與控制、安全健康與環(huán)保、變更索賠等等。

(4)工作語言較統(tǒng)一，以英語為主。英語是國際通用語言，也是國際工程總承包項(xiàng)目的工作語言。項(xiàng)目的招投標(biāo)、合同文件，以及各類往來信函等，都統(tǒng)一使用英語。若同一文件不同版本之間出現(xiàn)沖突或產(chǎn)生異議，則英文版本為準(zhǔn)，其具有最終法律效力。

3 國際工程總承包項(xiàng)目文件資料管理

國際工程總承包項(xiàng)目文件管理是指貫穿于工程實(shí)施全過程的各類資料的接收、發(fā)放、登記、保管、利用以及存檔等各項(xiàng)工作，其主要任務(wù)是為工程的實(shí)施和后期變更索賠提供有力的文件支持，以及為實(shí)現(xiàn)工程項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)效益、社會效益最大化提供全面有效的信息服務(wù)。為持續(xù)提高項(xiàng)目文件資料管理水平，應(yīng)建立相應(yīng)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理的信息化，同時(shí)不斷優(yōu)化信息結(jié)構(gòu)，從而更好地適應(yīng)項(xiàng)目管理需求，提供更為全面、科學(xué)的決策依據(jù)。

(1)充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)、通訊網(wǎng)絡(luò)等各類技術(shù)手段，是做好文件資料管理，建立高效項(xiàng)目信息流程的必要基礎(chǔ)。

①某國油田公司在兩國分別設(shè)立了工程項(xiàng)目經(jīng)理部，其工程設(shè)計(jì)、采辦和施工分別位于三地，該公司在兩國三地之間及時(shí)建立了衛(wèi)星通訊網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)通訊系統(tǒng)，使得文件信息傳遞處理更加快捷，為項(xiàng)目文件資料管理帶來了極大的方便。通過電子郵件，半個(gè)小時(shí)之內(nèi)施工圖紙就可以從設(shè)計(jì)到達(dá)施工現(xiàn)場，并通過現(xiàn)場文件管理人員分發(fā)到專業(yè)工程師和施工班組手中，同時(shí)也大大降低了文件圖紙資料郵寄費(fèi)用和國際國內(nèi)傳真費(fèi)用。

②通訊網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)的應(yīng)用，給文件信息管理帶來了更多新課題。如何使項(xiàng)目管理中心與各施工點(diǎn)之間的文件信息輸入、整理和存儲保持同步一致，如何動態(tài)補(bǔ)充、刪改，如何使各方面信息具備良好的接口等等，這些問題都對文件信息管理工作提出了更高的要求。當(dāng)然，這不僅僅是文件管理部門的事情，也不是文件管理部門單獨(dú)能夠?qū)崿F(xiàn)的，它需要項(xiàng)目各部門各專業(yè)的管理信息建立在統(tǒng)一的項(xiàng)目信息管理平臺上，并隨著項(xiàng)目進(jìn)展情況動態(tài)地進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)、更新。通過這樣一個(gè)開放式、交互式的項(xiàng)目管理信息平臺，使項(xiàng)目管理各層次之間接口明確，界面清晰，信息暢通，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，使項(xiàng)目管理上水平、上檔次。

③在這樣的項(xiàng)目管理信息綜合平臺建立起來之前，我們從文件管理部內(nèi)部著手，項(xiàng)目管理中心與施工現(xiàn)場的文件控制管理，首先在文件圖紙資料目錄的建立上使用統(tǒng)一的辦公軟件(Excel或Access)，由此建立統(tǒng)一的文件存儲格式。各施工點(diǎn)文件管理人員及時(shí)更新維護(hù)本地的文件圖紙目錄，并通過電子郵件使各施工點(diǎn)保持目錄信息共享，項(xiàng)目管理中心則保存所有施工點(diǎn)文件圖紙目錄的匯總數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)重要文件處理狀態(tài)進(jìn)入目錄數(shù)據(jù)庫，做到層次清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)密，動態(tài)更新，不斷完善，便于項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)和各主管職能部門隨時(shí)調(diào)閱文件目錄數(shù)據(jù)庫，掌握某一文件及有關(guān)事由的處理情況，以便及時(shí)做出決策。

(2)為確保國際工程總承包項(xiàng)目的順利實(shí)施，尤其值得注意的是要嚴(yán)格履行雙方或多方簽字認(rèn)可的書面文件，特別是涉及工程工期、工作量修改、計(jì)劃調(diào)整、費(fèi)用變化等直接關(guān)系到雙方經(jīng)濟(jì)利益的問題，據(jù)此進(jìn)行相互監(jiān)督、規(guī)范和要求各方工作。在項(xiàng)目后期的變更索賠過程中，必須拿出真憑實(shí)據(jù)，才能在談判中贏得先機(jī)，提高索賠成功率。文件管理人員應(yīng)具備清晰的頭腦和敏銳的眼光，善于從眾多復(fù)雜的項(xiàng)目信息中捕捉到對己有利的索賠線索，盡可能地提取與變更索賠有關(guān)的信息。在工作過程中，要注意收集整理和保存有價(jià)值的文件資料，為后期的索賠談判提供有力證據(jù)。

(3)工程項(xiàng)目文件管理要兼顧業(yè)主要求、合同規(guī)定，以及項(xiàng)目經(jīng)理部所屬公司質(zhì)量體系中的相關(guān)規(guī)定。工程項(xiàng)目完成竣工驗(yàn)收后，向業(yè)主移交的所有文件的內(nèi)容、格式和份數(shù)均應(yīng)符合合同規(guī)定以及業(yè)主的具體要求，并且要保證資料的齊全性、完整性。平時(shí)要經(jīng)常與施工、采購、質(zhì)量等各部門進(jìn)行溝通，及時(shí)了解在施工、質(zhì)檢、采購、運(yùn)輸?shù)冗^程中應(yīng)形成的文件資料的收集整理情況和項(xiàng)目進(jìn)展，避免在準(zhǔn)備竣工文件時(shí)出現(xiàn)資料殘缺不全等問題，對工程驗(yàn)收和款項(xiàng)支付產(chǎn)生不利影響。項(xiàng)目經(jīng)理部在向所屬公司移交工程項(xiàng)目檔案時(shí)，應(yīng)遵循所屬公司的質(zhì)量體系和工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理方面的相關(guān)規(guī)定。

4 國際工程總承包項(xiàng)目對文件資料管理人員的素質(zhì)要求

作為國際工程項(xiàng)目文件資料管理人員，除了應(yīng)具有一般文件資料管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，還必須具有以下素質(zhì)：

(1)熟練的英語交流能力。國際工程總承包項(xiàng)目中，業(yè)主、國外分包商、供貨商、監(jiān)理之間的往來信函，日常交流，參加會議等均使用英語，項(xiàng)目管理人員在工作中接觸、收發(fā)處理的文件大多都以英語為主，因此，良好的英語聽說讀寫能力，是做好國外項(xiàng)目文件資料管理的必要條件。

(2)具備良好的合同意識。工程項(xiàng)目的運(yùn)作實(shí)施過程，說到底就是嚴(yán)格履行合同的過程，合同是規(guī)范、約束業(yè)主與總包商及分包商的準(zhǔn)繩，合同雙方都應(yīng)該按照合同的規(guī)定和要求，履行各自的職責(zé)。作為文件資料管理人員，要認(rèn)真學(xué)習(xí)合同，領(lǐng)會合同精神，特別要吃透合同、ITB文件中對于文件資料、圖紙等各類文件傳遞、處理的要求，伴隨工程竣工，應(yīng)該向業(yè)主提供的竣工資料的內(nèi)容，份數(shù)，格式要求等。

(3)具有自覺的保密意識。由于文件資料管理人員在工作中必然接觸項(xiàng)目實(shí)施所形成的各類文件信息，以及所屬上級公司的有關(guān)文件信息，其中會涉及屬于公司或項(xiàng)目經(jīng)理部的商務(wù)、技術(shù)、管理方面的機(jī)密內(nèi)容。作為稱職的文件資料管理人員，應(yīng)有對公司和項(xiàng)目經(jīng)理部高度負(fù)責(zé)的主人翁精神，培養(yǎng)良好的組織觀念和保密意識，紀(jì)律性強(qiáng)，作風(fēng)過硬，把公司和項(xiàng)目經(jīng)理部的利益放在第一位，嚴(yán)格遵守項(xiàng)目各項(xiàng)管理制度規(guī)定，尤其是公司和項(xiàng)目部的保密規(guī)定。

(4)掌握并具備國際工程總承包項(xiàng)目管理的基本知識。從項(xiàng)目前期啟動(投標(biāo)報(bào)價(jià)，合同簽訂等)，到設(shè)計(jì)、采購、施工、試運(yùn)、投產(chǎn)等工程實(shí)施的各階段，主動與各職能管理部門和專業(yè)管理人員、專業(yè)工程師加強(qiáng)溝通，通過參加各類會議，閱讀工程文件、進(jìn)度計(jì)劃、周報(bào)月報(bào)等資料，了解工程進(jìn)展情況以及工程實(shí)施中遇到的困難和存在的問題，盡量做到心中裝有工程全局，能夠預(yù)測哪些文件資料是當(dāng)前提供利用的重點(diǎn)，對于項(xiàng)目順利實(shí)施最有使用價(jià)值，把死文件變成活信息，變被動借閱文件為主動提供信息服務(wù)，做到胸有成竹，提高工作效率和管理質(zhì)量。

(5)項(xiàng)目文件管理包含了大量諸如文件收發(fā)、登記、復(fù)制、轉(zhuǎn)發(fā)等等事務(wù)性內(nèi)容，具體工作機(jī)械單調(diào)，枯燥乏味，這要求文件管理人員要愛崗敬業(yè)，扎實(shí)認(rèn)真，吃苦耐勞，并具有奉獻(xiàn)精神。

總之，在世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展全球化、信息化時(shí)代，作為世貿(mào)組織成員國，我國對外工程總承包項(xiàng)目管理已經(jīng)步入同國際接軌的快車道，作為項(xiàng)目管理基礎(chǔ)性工作的文件資料管理，也必須跳出僅僅是文件資料收發(fā)傳遞、看攤守堆、被動服務(wù)等事務(wù)性工作的框框，立足于打通項(xiàng)目管理信息流程、搭建項(xiàng)目管理信息服務(wù)平臺、敢作項(xiàng)目管理信息中心的高度，按照國際工程總承包項(xiàng)目的合同精神，學(xué)習(xí)借鑒國際知名承包商在項(xiàng)目信息管理方面的先進(jìn)做法，通過扎扎實(shí)實(shí)、艱苦細(xì)致的實(shí)際工作的積累，摸索出一條既適合于項(xiàng)目經(jīng)理部現(xiàn)實(shí)情況，又能向國際水平看齊的嚴(yán)密可靠、相對穩(wěn)定、切實(shí)可行、動態(tài)靈活的項(xiàng)目文件資料管理系統(tǒng)，使國際工程總承包項(xiàng)目管理信息化水平邁上新的臺階。