電子檔案管理的若干問題思考

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

電子檔案管理的若干問題思考

劉 洋

(黑龍江省哈爾濱高速公路管理處，黑龍江 哈爾濱 150090)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，紙質(zhì)檔案已經(jīng)逐漸被電子檔案所取代。電子檔案在未來的發(fā)展和工作中必將得到廣泛應(yīng)用。基于電子檔案管理的特點(diǎn)，分析并總結(jié)其管理措施，為改進(jìn)公路行業(yè)電子檔案的管理提供依據(jù)。

電子檔案；分類管理；優(yōu)勢

電子檔案的發(fā)展與應(yīng)用是信息時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。公路行業(yè)實(shí)行電子檔案管理有其便利優(yōu)勢，但也存在不足之處，只有充分了解其優(yōu)勢和不足，才能更好地管理和使用電子檔案，推進(jìn)檔案管理工作的有序發(fā)展。電子檔案的數(shù)據(jù)保護(hù)是電子檔案管理工作中的關(guān)鍵難點(diǎn)問題，只有解決了此類問題，才能使公路行業(yè)的電子化、數(shù)據(jù)化檔案管理工作取得穩(wěn)定的發(fā)展。

1 電子檔案的起源和發(fā)展

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)據(jù)化管理方法在各行各業(yè)中得到了廣泛應(yīng)用，也為公路行業(yè)的檔案管理工作帶來了嶄新的變化。在此之前，人們主要是依靠文字記載對檔案進(jìn)行記錄，這種管理方式一方面不易操作，另一方面如果檔案文件缺失，很難復(fù)原或者彌補(bǔ)。因此，紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)的具體管理工作需要耗費(fèi)大量的人力、物力及時(shí)間等資源。隨著信息化檔案管理技術(shù)在公路行業(yè)檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展，檔案管理人員的工作效率得到了明顯的提高；檔案管理工作的全部流程都是利用計(jì)算機(jī)去操作、存儲，有效地解決了檔案管理工作效率低、檔案容易損壞或遺失等問題。對檔案的查找和分類管理也變得更加便捷。在電子信息化發(fā)展的今天，政府部門及各行各業(yè)的文件管理操作均已實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，利用互聯(lián)網(wǎng)將信息在短時(shí)間內(nèi)進(jìn)行傳送，提高各部門之間的工作效率，這在電子檔案管理中發(fā)揮了極大的作用。

在檔案管理中，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)點(diǎn)和不足。例如，紙質(zhì)的檔案文件具有電磁物理方面的耐久性，但電子化的數(shù)據(jù)檔案卻容易受到電磁干擾、網(wǎng)絡(luò)不暢等方面的影響，有時(shí)缺乏必要的電磁物理穩(wěn)定性和耐久性。在檔案管理的實(shí)際操作過程中，文件的歸檔整理是一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容；將紙質(zhì)文件檔案進(jìn)行分類、歸檔，一般需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和人工，其中有些檔案存在較多的關(guān)聯(lián)性，給歸檔的分類管理增加了不小的難度。但是隨著計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的普及應(yīng)用，人們能夠利用數(shù)據(jù)化技術(shù)，對電子化的數(shù)據(jù)檔案資源進(jìn)行有效的整合，可以方便地將檔案資料進(jìn)行編目，極大地提高了檔案整理的工作效率。綜上所述，我們可以明確檔案管理工作，在各行各業(yè)中都是非常重要的信息資源管理任務(wù)，而經(jīng)過長期的穩(wěn)定發(fā)展與不斷完善，電子化的數(shù)據(jù)檔案必將會(huì)在各行各業(yè)得到廣泛應(yīng)用。通過對公路行業(yè)電子檔案進(jìn)行合理的歸檔、保管，能夠有效保證行業(yè)檔案資料的真實(shí)性和可靠性。

2 電子檔案的分類管理

電子化的數(shù)據(jù)檔案文件可以充分利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序。檔案管理工作人員和其他使用人員可以根據(jù)不同的管理或利用需要，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子數(shù)據(jù)文件進(jìn)行必要的檢索、組合與分類。其中，針對企業(yè)電子檔案管理的實(shí)際需求所產(chǎn)生的文件類別，可以采用檔案全宗號和分類號進(jìn)行適當(dāng)劃分：即經(jīng)營類別的檔案管理文件、生產(chǎn)類別的檔案管理文件、財(cái)務(wù)類別的檔案管理文件、人事勞資類別的檔案管理文件等。目前我國采用的檔案歸檔范圍及其保管期限表，是經(jīng)過長期的實(shí)踐制定實(shí)行的，具有較強(qiáng)的科學(xué)性和操作性。特別是檔案保管期限表，能夠充分體現(xiàn)不同檔案資料的重要程度和保存價(jià)值。因此，在電子數(shù)據(jù)檔案的歸檔管理工作中，也應(yīng)遵循此歸檔范圍及對應(yīng)的保管期限規(guī)定，并根據(jù)檔案管理工作的實(shí)際，制定相應(yīng)的公路行業(yè)檔案歸檔范圍和具體保管期限，確保電子數(shù)據(jù)檔案分類的科學(xué)性和規(guī)范性。

3 電子數(shù)據(jù)檔案在檔案管理工作中的作用

紙質(zhì)文件檔案管理對象一般都是文字書面材料，檔案管理人員要具有足夠的耐心和責(zé)任心進(jìn)行細(xì)致的整理和保管，并需要付出較多的體力勞動(dòng)。隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，管理人員通過掃描、刻盤等數(shù)據(jù)錄入的方式對各類檔案進(jìn)行收集、整理與保管，這個(gè)過程是電子化數(shù)據(jù)檔案的代表性演變過程。電子數(shù)據(jù)檔案的形成和使用，不僅提高了文獻(xiàn)數(shù)據(jù)、檔案資源共享的效率和覆蓋面，同時(shí)也促進(jìn)了電子信息化產(chǎn)業(yè)的不斷發(fā)展。電子化的數(shù)據(jù)文件可以通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)和管理軟件進(jìn)行高效、迅速、多角度的整序，不再需要對它進(jìn)行像紙質(zhì)文件一樣的分類整理和保管；不同的用戶可以根據(jù)其具體工作需求，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行需要的組合分類和查詢利用。公路行業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)對行業(yè)內(nèi)的有關(guān)檔案資料進(jìn)行有效的管理，已逐漸形成了規(guī)范的管理程序和管理系統(tǒng)，檔案管理人員的工作效率得到了極大地提高，電子檔案的發(fā)展，在檔案管理和利用工作中發(fā)揮了重要的作用。

4 結(jié) 語

行業(yè)的發(fā)展也體現(xiàn)在不斷積累的檔案資料中，正確認(rèn)識公路行業(yè)檔案管理工作的重要性，對于公路相關(guān)管理和使用部門，包括每一位使用和管理人員的工作都是十分重要的。隨著電子檔案的不斷創(chuàng)新和優(yōu)化，其應(yīng)用范圍會(huì)得到廣泛普及，將實(shí)現(xiàn)公路行業(yè)檔案管理工作的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。信息化技術(shù)無疑為公路行業(yè)檔案管理工作帶來了巨大的變革，特別是數(shù)據(jù)量大、更新頻繁和遠(yuǎn)程需求大的工程和行政檔案管理，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)其規(guī)?；?、高速化發(fā)展的新要求，只有把檔案工作的重點(diǎn)放在信息化數(shù)據(jù)的管理上，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)化與建設(shè)，充分利用電子數(shù)據(jù)檔案的優(yōu)勢，才能使公路行業(yè)的檔案管理工作更加規(guī)范、高效。

[1] 韓英，郭濱麗. 淺談提高公路檔案管理現(xiàn)代化的對策[J].黑龍江交通科技，2006，(12).

[2] 曹麗麗.民政檔案管理的要點(diǎn)和創(chuàng)新方法研究[J].勞動(dòng)保障世界(理論版)，2013，(9).

[3] 呂強(qiáng)，淺析高速公路檔案管理新機(jī)制[J].黑龍江交通科技，2007，(11).

2016-11-18

劉洋(1982-)，女，黑龍江哈爾濱人，中級檔案館員，從事公路行業(yè)檔案管理工作。

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1008-3383(2017)02-0197-01