淺析交通檔案管理的信息化構建思路

湯柏齡

(江蘇省新通智能交通科技發(fā)展有限公司，江蘇 南京 210000)

1 交通檔案管理信息化建設的思路

1.1 轉變工作觀念

在交通檔案信息化管理中，需要面向市場建立合理的檔案資源，并利用有效的方式進行工作體系的構建。通過這種方法能夠有效進行責任的分配，更好的明確各個單位的責任與義務，將工作落實到實處。管理人員進行交通檔案信息管理中，需要開發(fā)信息資源，并更新自身的各項理念，能夠擺脫傳統(tǒng)工作帶來的不利因素，建立信息共享，樹立全局意識，加快交通檔案管理信息化建設的進程，促使檔案信息化建設得到合理開展。

1.2 加強信息化工作

加強交通檔案管理的信息化工作需要從不同方面入手，主要內容有：一是建立完善的檔案管理制度，這項制度的確立能夠明確各個工作人員的職責，促使檔案管理工作得以順利完成。針對檔案管理制度的制度，主要是為了整理檔案資料，歸檔和保存信息；二是檔案管理工作人員的素質，在交通檔案管理部門，需要依靠兼職人員，這種情況導致檔案管理的綜合能力不高。由此實際檔案管理中，應招聘專職人員，并長期參與培訓，提升其工作能力與素質；三是檔案管理的信息化設備，這些設備在檔案管理中具有重要作用，例如計算機、掃描儀等，都需要定期維護。

1.3 規(guī)范檔案管理工作

在交通檔案管理中，建立交通檔案管理系統(tǒng)是保障管理工作順利開展的重要方式。目前交通檔案在社會發(fā)展中，使用次數較高，為企業(yè)人員查閱資料，以及生產經營的參考，提供積極的社會服務。在檔案管理中，要注重信息的形式變化，管理人員應善于從大量的信息中，總結有用信息，形成嚴謹的綜合體系。這種方式幫助更好的查閱檔案，而信息化模式下，檔案管理部門建立起計算機信息網絡，互相監(jiān)督與合作，最后將檔案資料歸入到不同的檔案庫中，實現(xiàn)檔案管理工作的標準化與規(guī)范化。

2 交通檔案管理的信息化構建措施

2.1 檔案信息化建設的內容

檔案信息化得設計，需要依靠辦公自動化的規(guī)范，并在平臺構建中，對檔案信息進行系統(tǒng)。通過這種方式，使檔案信息化框架更加完整，檔案信息化得框架更加系統(tǒng)。主要內容有檔案室的內容：紙質檔案、電子檔案、聲像檔案、實物檔案等。其次是電子文件與檔案室之間的運轉模式，其內容有：電子文件的歸檔、存儲環(huán)境、各項管理要求；電子政務平臺的電子文件組織、運行和利用管理，進行合理化操作。最后是電子文件的利用與查找，能夠在網絡平臺上實現(xiàn)共享和檔案的利用。

電子文件的歸檔整理，是檔案管理中的重要內容，需要時刻貫徹全面系統(tǒng)、動態(tài)管理的規(guī)定，能夠實現(xiàn)電子文件與傳統(tǒng)文件的無縫連接，確保信息的利用更加順暢，實現(xiàn)管理內容的有效監(jiān)控。整體過程管理人員應時刻關注，能夠快速發(fā)現(xiàn)存在的問題，并在這項電子記錄中，與職能活動聯(lián)系起來，保證整體的完整性。電子文件在保存過程中，需要參考文件管理系統(tǒng)，能夠在保證歸檔真實的條件下，實現(xiàn)信息的可靠處理，為檔案全面信息化奠定較好的基礎。

2.2 檔案信息化建設的平臺

檔案信息化基礎設施建設，需要了解檔案管理部門的設備、設施，這與辦公自動化配備擁有密切的聯(lián)系。檔案操作軟件對檔案信息化建設，具有積極影響。主要內容有：

一是軟件平臺建設，其主要有操作系統(tǒng)平臺、數據庫平臺等，管理人員要在多個平臺進行合理化管理，實現(xiàn)檔案管理的有效性分析。其操作系統(tǒng)軟件為主流的操作系統(tǒng)，能夠在平臺建設中發(fā)揮重要的作用，如IBM操作系統(tǒng)等，管理人員需要考慮配套的數據庫系統(tǒng)，以及數據處理軟件的支持程度等。其中檔案管理要能夠實現(xiàn)對不同部門的檔案區(qū)分，根據不同的紙質信息，形成電子文件的統(tǒng)一管理，并在適當條件下進行規(guī)范整合與有效建設。一個擁有強大功能的電子文件歸檔流程，要使用標準的元數據處理方式，從而有效進行數據之間的信息檢索。其次硬件建設，需要硬件平臺的各項服務器，并進行數據備份，實現(xiàn)光學儀器匹配。最后是人才的培養(yǎng)，管理人員的素質需要得到有效培養(yǎng)，要在檔案管理中擁有足夠的責任心。管理部門應不斷從年青人中，培養(yǎng)檔案方面的人才與專家，利用先進的技術手段，提升整體的檔案信息水平。

3 結束語

檔案信息化是交通行業(yè)發(fā)展的重要內容，需要跟隨時代進行創(chuàng)新，并順應時代要求。本次研究中，信息化構建具有明顯的優(yōu)勢。目前交通行業(yè)檔案管理存在一定不足，軟件的應用、人員素質以及管理方法上。為了更好的順應時代發(fā)展，創(chuàng)新檔案管理制度，制定規(guī)范化的管理手段。通過信息化平臺的完善與建設，促使其在交通檔案管理中較好的提升整體工作效率，為交通行業(yè)的發(fā)展奠定有利基礎。

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