論會(huì)務(wù)工作文書寫作——會(huì)前準(zhǔn)備

陳田

【摘 要】會(huì)務(wù)工作在企事業(yè)單位的日常工作中不可或缺，會(huì)務(wù)工作文書，尤其是用于會(huì)前準(zhǔn)備中的會(huì)務(wù)文書，直接決定了會(huì)議的成功與否和效果。本文主要針對會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議講話稿等的制作，論述了會(huì)前準(zhǔn)備中的會(huì)務(wù)工作文書寫作的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)，對于會(huì)務(wù)工作文書寫作具有指導(dǎo)意義與借鑒作用。

【關(guān)鍵詞】文書寫作；通知；會(huì)議方案； 講話稿

1.引言

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步與發(fā)展，為解決某些共同問題或?qū)崿F(xiàn)某些具體目標(biāo)，人們聚集在一起開展交流活動(dòng)的需求越來越多，通過召開不同規(guī)模的會(huì)議，經(jīng)過討論、集思廣益、取長補(bǔ)短、形成正確的意見，達(dá)成共識。然而為了保證會(huì)議的成功舉辦，會(huì)務(wù)工作文書不可或缺。尤其是用于會(huì)前準(zhǔn)備的工作文書成為會(huì)議成功和效果的重要影響因素。本文主要針對會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議講話稿等的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)等進(jìn)行了論述。

2.會(huì)議方案的制作

大中型會(huì)議必須要預(yù)設(shè)會(huì)議方案。會(huì)議方案是一種為大中型的或重要的會(huì)議所做的預(yù)設(shè)方案，是一種書面文字材料。會(huì)議方案要在會(huì)議召開前，對會(huì)議預(yù)期效果、整個(gè)日程做出安排，使會(huì)議能順利進(jìn)行，取得完滿的結(jié)果[1]。

2.1會(huì)議方案的特點(diǎn)

會(huì)議方案主要有如下特點(diǎn)：

☆預(yù)想性：會(huì)議方案是在會(huì)議召開之前制定的，會(huì)議將達(dá)到什么效果，都要事先做出設(shè)想和安排。這種設(shè)想和安排，一方面要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行，另一方面要憑以往經(jīng)驗(yàn)。對如何開好會(huì)議預(yù)想得越周到、越細(xì)致越好。

☆程序性：凡召開會(huì)議必有一定程序，有些會(huì)議其程序大體都是固定的，因此在制定會(huì)議方案時(shí)，不能不根據(jù)某種會(huì)議的特點(diǎn)和要求，確定其基本程序，以保證會(huì)議井然有序地召開。

☆請示性：會(huì)議方案還需請示上級領(lǐng)導(dǎo)部門批準(zhǔn)，如會(huì)議的規(guī)模、程序、開法、經(jīng)費(fèi)使用等是否合適，都有待于審查批準(zhǔn)。

2.2會(huì)議方案的標(biāo)題與正文

會(huì)議方案標(biāo)題應(yīng)采用“會(huì)議單位名稱+會(huì)議事由+文種”或是直接“會(huì)議事由+文種”的形式，特別是對于單位內(nèi)部的會(huì)議方案多采用簡單的“會(huì)議事由+文種”形式。

會(huì)議方案的正文，可劃分為三部分：開頭部分、主體部分和結(jié)尾部分。

開頭部分：重點(diǎn)敘述指導(dǎo)方針與總體設(shè)想，應(yīng)寫明制文單位開會(huì)的原由、會(huì)議名稱、會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì)期等。

主體部分：說明會(huì)議所涉及所有事務(wù)。應(yīng)寫明會(huì)議的宗旨、規(guī)模、議程、做法和準(zhǔn)備情況，應(yīng)當(dāng)具備主要目標(biāo)、實(shí)施步驟、政策措施三項(xiàng)內(nèi)容。

會(huì)前——文件和資料準(zhǔn)備、會(huì)議通知、會(huì)場準(zhǔn)備、接待等；

會(huì)中——服務(wù)安排、會(huì)議記錄、情況匯總、簡報(bào)編寫等；

會(huì)后——記錄整理、紀(jì)要撰寫、返程安排等。

結(jié)尾部分：視會(huì)議性質(zhì)而定。會(huì)議方案如果需要報(bào)送請示上級機(jī)關(guān)的審核批準(zhǔn)的，要在結(jié)尾部分寫上類似請示或報(bào)告類結(jié)尾的用語。如：“以上方案，當(dāng)否，請批示”；會(huì)議方案如果屬于本單位職權(quán)范圍內(nèi)制定或者上級下發(fā)的指導(dǎo)性會(huì)議方案，只需在結(jié)尾的地方強(qiáng)調(diào)對本會(huì)議方案的執(zhí)行。

3.會(huì)議通知的制作

通知是黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體、企事業(yè)單位應(yīng)用最為廣泛的公文之一。適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。對于大范圍的參會(huì)人員，以通知的形式告知最為正式，效率也最高[2]。

3.1通知的特點(diǎn)

通知具有如下特點(diǎn)：

適用范圍的廣泛性：通知不受發(fā)文機(jī)關(guān)級別高低的限制，也不受內(nèi)容繁簡的限制。

文種功用的曉諭性：通知具有“曉”和“諭”兩重功用?；蚴歉嬷藗兡稠?xiàng)事項(xiàng)，起知照作用；或是要求辦理執(zhí)行，起指揮指導(dǎo)作用。

知照事項(xiàng)的時(shí)效性：通知是制發(fā)快捷、運(yùn)用靈活的公文。它所辦理的事項(xiàng)，都有比較明確的時(shí)間限制，一般都是要求立即執(zhí)行、辦理或知曉的，不容拖延。

3.2通知的類型

通知主要包括下面五類：

批示類通知用于印發(fā)行政管理規(guī)章或重要講話，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)公文，批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文。

指示類通知用語上級機(jī)關(guān)向下級機(jī)關(guān)布置任務(wù)和下達(dá)指示性措施。

事務(wù)類通知用于要求下級機(jī)關(guān)辦理或者需要知道有關(guān)事務(wù)性的事宜。

會(huì)議類通知用于廣泛意義的會(huì)議事務(wù)。

任免類通知是上級機(jī)關(guān)對于所任免的人員用通知公布任免和聘用的情況。

3.3會(huì)議通知的標(biāo)題與正文

會(huì)議通知的標(biāo)題應(yīng)采用“發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種”或是直接“事由+文種”的形式，后者更適合于單位內(nèi)部的會(huì)議通知標(biāo)題。

會(huì)議通知的正文應(yīng)包括以下內(nèi)容：

召開會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)以及會(huì)議的名稱。

會(huì)議的中心議題和主要程序。

對與會(huì)人員身份要求和與會(huì)人員會(huì)前準(zhǔn)備事項(xiàng)。

報(bào)到時(shí)間、地點(diǎn)及聯(lián)絡(luò)人。

會(huì)議的住宿、膳食安排等事項(xiàng)。

會(huì)議可能使用的有關(guān)票證等。

會(huì)議通知發(fā)送的信封應(yīng)注明“會(huì)議通知”字樣。

3.4會(huì)議通知的回執(zhí)單

回執(zhí)單是對方收到書面通知的回復(fù)。接收到通知消息的個(gè)人或單位反轉(zhuǎn)給發(fā)文單位時(shí)用的單子。回執(zhí)單要包括姓名、性別、職務(wù)、電話、到達(dá)時(shí)間和車次等內(nèi)容。

3.5會(huì)議通知的成文日期和印章

會(huì)議通知為了顯示鄭重性，必須加蓋組會(huì)單位的印章。組會(huì)單位署名、成文日期、印章的表現(xiàn)形式依據(jù)國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)操作。

4.會(huì)議講話稿的制作

廣義的講話稿是人們在特定場合發(fā)表講話的文稿；狹義的講話稿即一般所說的領(lǐng)導(dǎo)講話稿，是各級領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上發(fā)表帶有宣傳、指示、總結(jié)性質(zhì)講話的文稿。

4.1會(huì)議講話稿的寫作特點(diǎn)

會(huì)議講話稿具有如下特點(diǎn)：

內(nèi)容的針對性：內(nèi)容必須針對會(huì)議的主題而制作；

篇幅的規(guī)定性：講話稿的篇幅有時(shí)間限制，要按照會(huì)議規(guī)定時(shí)間而制作；

語言的得體性：講話稿既要便于講話者表達(dá)，又要易于聽眾理解和接受；

起草的集智性：講話稿的起草要集中全體的智慧，不可閉門造車；

交流的互動(dòng)性：講話稿要符合口語習(xí)慣，能與聽眾形成良好的互動(dòng)。

4.2會(huì)議講話稿類型

會(huì)議講話稿大體包括以下三類：

工作類講話稿：領(lǐng)導(dǎo)對工作情況進(jìn)行分析總結(jié)和部署時(shí)所發(fā)表的講話稿。

慶祝類講話稿：領(lǐng)導(dǎo)在紀(jì)念某一歷史事件、歷史人物或重大慶典等紀(jì)念性會(huì)議上所發(fā)表的講話稿。

表彰類講話稿：領(lǐng)導(dǎo)對先進(jìn)單位和先進(jìn)事跡發(fā)表嘉獎(jiǎng)意見時(shí)的講話稿。

4.3會(huì)議講話稿的標(biāo)題與正文

會(huì)議講話稿的標(biāo)題應(yīng)采用“講話人的姓名+職務(wù)+事由+文種”或是直接“主標(biāo)題（概括主旨）+副標(biāo)題”的形式。

會(huì)議講話稿的正文，可劃分為三部分：開頭部分、主體部分和結(jié)尾部分。

☆開頭部分：根據(jù)與會(huì)人員的情況和會(huì)議性質(zhì)確定適當(dāng)?shù)姆Q謂，然后概括本次講話的緣由。要注意稱呼具有泛指性，即稱呼要有包容性，將與會(huì)人員全部包容進(jìn)去。另外，要注意稱呼的次第性，即稱呼要按主次排列。

莊重式稱謂——同志們、各位專家、各位學(xué)者；

國際式稱謂——女士們、先生們；

親切式稱謂——各位同窗、各位鄉(xiāng)親；

幽默式稱謂——各位美女、各位帥哥。

主體部分

著重追溯歷史原因，回顧所慶祝或紀(jì)念的節(jié)日、事件的主要來歷，闡述其重要?dú)v史意義、現(xiàn)實(shí)意義和國際意義。

著重寫最近一個(gè)時(shí)期以來所紀(jì)念、慶祝的事業(yè)取得的新成績、新經(jīng)驗(yàn)及存在的問題，或借機(jī)對這一工作領(lǐng)域中的某些重大問題進(jìn)行探討和闡述；

著重號召人們繼承發(fā)揚(yáng)過去的優(yōu)良傳統(tǒng)和崇高精神，進(jìn)一步做好當(dāng)前工作。

☆結(jié)尾部分：要總結(jié)全篇，照應(yīng)開頭，發(fā)出號召，或者征詢對講話內(nèi)容的意見或建議等。

5.結(jié)語

本文針對會(huì)務(wù)工作的會(huì)前準(zhǔn)備階段，論述了會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議講話稿等的特點(diǎn)、類型與寫作要點(diǎn)，對于會(huì)務(wù)文書寫作具有一定指導(dǎo)意義和參考價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]王云奇. 會(huì)議文書寫作規(guī)范與實(shí)用例文全書[M]，中國紡織出版社，2011.

[2]耿云巧. 現(xiàn)代應(yīng)用文寫作[M]，清華大學(xué)出版社，2010.06.