試析現(xiàn)代信息技術(shù)與化工檔案管理的整合

宗學(xué)賢

(青島科技大學(xué) 山東化工研究院，山東 濟(jì)南 250014)

隨著現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代化工檔案管理工作面臨這新的特點(diǎn)和挑戰(zhàn)。作為一項(xiàng)重要的工作內(nèi)容，信息技術(shù)創(chuàng)新在整個(gè)化工檔案管理工作體系中占據(jù)著特殊的地位，對(duì)于推動(dòng)檔案總體工作開(kāi)展，保障檔案安全穩(wěn)定，都具有至關(guān)重要的意義。作為高層領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員，要提升對(duì)該項(xiàng)工作的重視程度，探索科學(xué)的化工檔案管理模式，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)管理創(chuàng)新目標(biāo)[1]。

1 化工檔案管理存在的問(wèn)題分析

1.1 對(duì)信息技術(shù)優(yōu)化缺乏足夠的重視

在開(kāi)展化工檔案管理工作中，普遍對(duì)信息技術(shù)缺乏足夠的重視，因?yàn)樾畔⒓夹g(shù)創(chuàng)新并不是化工檔案管理工作的主業(yè)，只是保障性工作，所以在推進(jìn)工作過(guò)程中，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是具體工作人員，對(duì)于信息技術(shù)優(yōu)化都缺乏足夠的重視。很多領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，化工檔案管理工作不需要進(jìn)行創(chuàng)新，只要按部就班推進(jìn)工作，就能完成任務(wù)。其實(shí)不然，隨著現(xiàn)代工作的推進(jìn)，信息技術(shù)優(yōu)化開(kāi)始與化工檔案管理深度融合，呈現(xiàn)出新的特征，對(duì)于信息技術(shù)優(yōu)化工作也提出了很多新的要求和挑戰(zhàn)[2]。

1.2 化工檔案優(yōu)化效能有待進(jìn)一步提升

在推動(dòng)化工檔案管理與信息技術(shù)優(yōu)化整合中，由于缺乏足夠的重視與創(chuàng)新，在信息技術(shù)優(yōu)化工作效能方面，還有待進(jìn)一步提升。很多檔案管理人員固守傳統(tǒng)的模式與思路，缺乏足夠的創(chuàng)新，很多工作精力放在了流程性、事務(wù)性的工作上，導(dǎo)致總體工作格局沒(méi)有得到重新構(gòu)建，因此，如何構(gòu)建新時(shí)期的化工檔案管理信息技術(shù)體系，是檔案管理人員需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。因此，作為檔案管理人員要從工作效能提升方面入手，尋求科學(xué)的信息化工作模式。

1.3 化工檔案管理信息化程度不足

隨著我國(guó)進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，對(duì)于化工檔案管理的信息化建設(shè)，是現(xiàn)代工作的重要發(fā)展方向。在化工檔案管理中，信息技術(shù)優(yōu)化工作還是按照傳統(tǒng)的模式推進(jìn)，沒(méi)有與現(xiàn)代大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)融合起來(lái)，導(dǎo)致了信息技術(shù)優(yōu)化綜合效能不夠理想[3]。因此，針對(duì)化工檔案管理信息化建設(shè)不足的問(wèn)題，要充分考慮到實(shí)踐工作中存在的問(wèn)題，用現(xiàn)代信息技術(shù)助力化工檔案管理工作提檔升級(jí)，實(shí)現(xiàn)工作效能的提升。

1.4 化工檔案管理精細(xì)化程度不足

隨著現(xiàn)代化工檔案工作的深入推進(jìn)，提升信息技術(shù)整合利用的精細(xì)化水平，是現(xiàn)代檔案工作的重要發(fā)展方向。在開(kāi)展化工檔案管理工作中，很多單位仍然秉持這傳統(tǒng)的模式和理念，對(duì)于精細(xì)化管理工作重視不夠。從工作內(nèi)容和性質(zhì)來(lái)看，信息技術(shù)優(yōu)化工作直接管理到化工檔案管理的安全，也直接關(guān)系到化工檔案管理總體工作的推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理、標(biāo)準(zhǔn)化管理，對(duì)于指引工作，構(gòu)建現(xiàn)代工作格局具有重要的意義?；诖?，在工作中，要積極探索精細(xì)化管理路徑，提升綜合管理效能[4]。

2 化工檔案信息化系統(tǒng)項(xiàng)目運(yùn)行的影響因素

2.1 人為性因素

人作為化工檔案信息化系統(tǒng)項(xiàng)目的最大控制者和管理者，對(duì)于整體的運(yùn)行有著至關(guān)重要的影響因素，如果在工作人員的組織上和管理上所欠缺，那么將會(huì)對(duì)管理質(zhì)量的質(zhì)量有著較大影響，工作人員的豐富閱歷和經(jīng)驗(yàn)同樣重要，對(duì)于信息化管理的效果和質(zhì)量都有著深遠(yuǎn)的影響。特別是在原有計(jì)劃的基礎(chǔ)上的突發(fā)事件，更是考驗(yàn)工作人員的臨場(chǎng)應(yīng)變能力和沉穩(wěn)態(tài)度，在協(xié)調(diào)和解決中也是不斷提升自我的過(guò)程[5]。

2.2 技術(shù)性因素

現(xiàn)代化工檔案管理工作，隨著科技的發(fā)展呈現(xiàn)出更新速度加快的趨勢(shì)，主要的技術(shù)影響因素首先是在前期相關(guān)資料和數(shù)據(jù)整理不夠詳盡，準(zhǔn)備工作不夠充分，從而導(dǎo)致了檔案制作與調(diào)取與原計(jì)劃有偏差，甚至有沖突，同時(shí)缺乏一定的應(yīng)對(duì)措施。然后是技術(shù)工作人員對(duì)于設(shè)備或軟件運(yùn)用不當(dāng)，特別是上馬的新設(shè)備、新產(chǎn)品、新技術(shù)，由于缺乏相關(guān)經(jīng)驗(yàn)和前期試驗(yàn)不足，導(dǎo)致個(gè)軟件或設(shè)備不能有效兼容，操作失誤頻發(fā)[6]。

3 現(xiàn)代化工檔案信息化管理工作的發(fā)展原則

3.1 精細(xì)化原則

在推動(dòng)新時(shí)期化工檔案管理信息技術(shù)優(yōu)化工作中，一個(gè)重要的原則就是推動(dòng)檔案管理工作的精細(xì)化發(fā)展。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的變革，現(xiàn)代體系也發(fā)生了變化，工作內(nèi)涵和工作要求已經(jīng)不同以往，在這樣的背景下，檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到其中的變化趨勢(shì)，采取精細(xì)化管理模式，提升管理的精細(xì)化水平，適應(yīng)當(dāng)前化工檔案管理改革需求，真正發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)化的保障性、服務(wù)性作用，為精細(xì)化化工檔案管理貢獻(xiàn)自己的力量[7]。

3.2 規(guī)范化原則

從化工檔案管理優(yōu)化實(shí)踐來(lái)看，推動(dòng)信息技術(shù)優(yōu)化的規(guī)范化建設(shè)，對(duì)于長(zhǎng)期的工作開(kāi)展及創(chuàng)新具有至關(guān)重要的意義。在實(shí)踐中，由于不是核心工作內(nèi)容，很多化工單位對(duì)于檔案規(guī)范化建設(shè)缺乏足夠的重視，在工作環(huán)節(jié)、工作手續(xù)、工作流程規(guī)范化建設(shè)方面仍然存起一定的盲點(diǎn)和誤區(qū)，有待積極創(chuàng)新，探索科學(xué)的運(yùn)營(yíng)管理模式，將信息技術(shù)優(yōu)化整體工作都納入到具有規(guī)范性的軌道上來(lái)，提升檔案管理綜合效果。

3.3 信息化原則

在現(xiàn)代社會(huì)管理體系中，最大的變革就是信息化浪潮的來(lái)臨，在這樣的背景下，信息技術(shù)優(yōu)化工作也開(kāi)始與化工檔案深度融合，如何既保障化工檔案的安全性，又能利用信息技術(shù)提升檔案管理效能，是化工檔案管理工作需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。在推動(dòng)化工檔案信息化建設(shè)過(guò)程當(dāng)中，大數(shù)據(jù)是重要的工具，同時(shí)在開(kāi)展化工檔案管理工作中，信息化建設(shè)不能一蹴而就，而是要緩慢建設(shè)，既要注重硬件系統(tǒng)的配套，同時(shí)也要對(duì)信息技術(shù)優(yōu)化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，全面提升化工檔案管理效能[8]。

4 推動(dòng)化工檔案與信息技術(shù)整合的策略

對(duì)于化工檔案管理這項(xiàng)傳統(tǒng)工作而言，不能固守傳統(tǒng)的模式與思路，要積極探索，優(yōu)化信息技術(shù)優(yōu)化模式，不斷創(chuàng)新思維理念，提升化工檔案管理的針對(duì)性和科學(xué)性，適應(yīng)當(dāng)前工作發(fā)展需求。

4.1 構(gòu)建現(xiàn)代信息技術(shù)管理體系

從工作內(nèi)容和工作性質(zhì)來(lái)看，化工檔案管理不是一項(xiàng)孤立性的工作，而是與其他業(yè)務(wù)工作存在著直接的關(guān)聯(lián)，在具體管理實(shí)踐中，信息技術(shù)優(yōu)化工作的效率，起著牽一發(fā)而動(dòng)全身的作用。在探索化工檔案管理信息技術(shù)優(yōu)化工作創(chuàng)新實(shí)踐中，要認(rèn)識(shí)到其在整體工作中的地位，從領(lǐng)導(dǎo)層面推進(jìn)改革，同時(shí)引發(fā)多部門(mén)對(duì)于信息技術(shù)優(yōu)化工作的重視程度，將信息技術(shù)擺在更高的層面，通過(guò)保障和推動(dòng)信息技術(shù)優(yōu)化工作創(chuàng)新，助推工作全面發(fā)展，提升化工檔案管理總體效能[9]。從當(dāng)前的化工檔案實(shí)際工作情況來(lái)看，影響信息技術(shù)推廣工作效果的主要原因之一就是缺乏健全完善的信息技術(shù)推廣工作體系，因此導(dǎo)致信息技術(shù)推廣工作存在滯后性。為了有效解決這一問(wèn)題，提升信息推廣效果，首先就應(yīng)該在建立信息技術(shù)推廣工作體系方面多下功夫。應(yīng)該積極完善信息推廣部門(mén)的管理機(jī)制，落實(shí)工作職責(zé)，完善推廣工作機(jī)制，鼓勵(lì)化工檔案管理人員積極參與到信息技術(shù)推廣與服務(wù)活動(dòng)之中，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的信息技術(shù)推廣模式和觀念，從根本上扭轉(zhuǎn)不利局面。

4.2 分利用工大數(shù)據(jù)信息技術(shù)

在現(xiàn)代化工檔案管理體系中，大數(shù)據(jù)是一項(xiàng)重要的工具，對(duì)于檔案管理而言，大數(shù)據(jù)也有著廣闊的應(yīng)用空間。一般來(lái)說(shuō)，大數(shù)據(jù)既包括基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)，通過(guò)存儲(chǔ)設(shè)備和傳感設(shè)備的建設(shè)，能夠?qū)⒆銐虻墓ぷ鲾?shù)據(jù)量?jī)?chǔ)存起來(lái)，另一方面，大數(shù)據(jù)是一種算法和理念的優(yōu)化，對(duì)于信息技術(shù)優(yōu)化工作而言，其核心在于數(shù)據(jù)的運(yùn)算、統(tǒng)計(jì)和歸納，在化工檔案管理工作中融入信息技術(shù)，能夠提升運(yùn)算效率，同時(shí)也能根據(jù)大數(shù)據(jù)信息的變化，對(duì)于信息技術(shù)優(yōu)化工作發(fā)展有著準(zhǔn)確的預(yù)判，提升判斷的針對(duì)性和科學(xué)性，提升檔案管理效果。在應(yīng)用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)開(kāi)展化工檔案管理過(guò)程中，要與相關(guān)的專業(yè)公司、企業(yè)結(jié)合，根據(jù)化工檔案管理工作實(shí)際，有的放矢的開(kāi)發(fā)相應(yīng)的大數(shù)據(jù)軟件，助力現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)化工作發(fā)展。

4.3 加強(qiáng)化工檔案技術(shù)措施的管理

要想全面解決技術(shù)性因素，在化工檔案信息化項(xiàng)目建設(shè)的前期首先要做好調(diào)研工作，對(duì)于相關(guān)行業(yè)的技術(shù)發(fā)展和技術(shù)資料做好調(diào)查，并且針對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)和漏洞也要進(jìn)行充分的評(píng)估，然后根據(jù)這些資料再對(duì)整個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行建設(shè)思路整理，建立起整體項(xiàng)目運(yùn)行框架，才有助后續(xù)工作進(jìn)行。最后這對(duì)項(xiàng)目的不同技術(shù)進(jìn)行多個(gè)專業(yè)資源整合，但是需要注意如果將分包專業(yè)劃分過(guò)細(xì)將會(huì)造成人力和成本的增加，我們要充分考慮到運(yùn)營(yíng)資金的分配問(wèn)題，在滿足要求的情況下達(dá)到各項(xiàng)技術(shù)的優(yōu)化。隨著化工檔案項(xiàng)目技術(shù)方案的深入研究，對(duì)于設(shè)備的要求要有明確安排，并對(duì)未來(lái)可能繼續(xù)使用進(jìn)行規(guī)劃，在項(xiàng)目組織中共同各個(gè)部門(mén)的問(wèn)題和需要進(jìn)行研討，對(duì)于各專業(yè)的不同困難進(jìn)行協(xié)調(diào)，確定最合理的方案。

4.4 推進(jìn)信息技術(shù)的推廣工作

雖然信息技術(shù)在化工檔案管理過(guò)程中發(fā)揮著十分積極的作用，但是要想達(dá)到理想的推廣效果，還應(yīng)該更加科學(xué)的應(yīng)用信息技術(shù)。眾所周知，在信息技術(shù)推廣實(shí)踐中，推廣渠道是非常關(guān)鍵的，如果推廣渠道出現(xiàn)問(wèn)題，即使再好的推廣策略和推廣形式，都是達(dá)不到相應(yīng)效果的。因此在創(chuàng)新化工檔案管理的過(guò)程中，應(yīng)該積極借助信息技術(shù)，加強(qiáng)推廣渠道建設(shè)，不斷擴(kuò)大現(xiàn)代信息科學(xué)技術(shù)的普及范圍。也就是說(shuō)，在進(jìn)行信息技術(shù)推廣的過(guò)程中，應(yīng)該充分結(jié)合化工管理的實(shí)際情況，有針對(duì)性的應(yīng)用信息技術(shù)，以達(dá)到最佳的宣傳效果。在進(jìn)行信息技術(shù)推廣的過(guò)程中，還應(yīng)該注重結(jié)合化工檔案?jìng)鹘y(tǒng)的形式，然后打通推廣管理渠道之間的障礙，進(jìn)行融合宣傳，這樣信息技術(shù)推廣渠道就會(huì)實(shí)現(xiàn)全面優(yōu)化，推廣效果較之前相比，也會(huì)實(shí)現(xiàn)有效提升[10]。

4.5 注重化工檔案管理技術(shù)系統(tǒng)培訓(xùn)工作

化工檔案技術(shù)系統(tǒng)的操作和運(yùn)行，要有一個(gè)合理的規(guī)劃和布置，要讓所有員工熟練掌握設(shè)備、軟件的性能和操作，堅(jiān)決杜絕“各管一攤”的困境。我們倡導(dǎo)將各類設(shè)備、軟件的使用說(shuō)明和性能資料整理后分發(fā)給每個(gè)工作人員，并定期定時(shí)的邀請(qǐng)專業(yè)人士來(lái)進(jìn)行技術(shù)性指導(dǎo)培訓(xùn)，并通過(guò)每個(gè)人的實(shí)操和演練不斷加強(qiáng)運(yùn)用熟練度，對(duì)于一些經(jīng)典案例和可能出現(xiàn)的情況進(jìn)行分析和講解，幫助工作人員做好應(yīng)對(duì)問(wèn)題的準(zhǔn)備?；n案管理是一項(xiàng)技能密集型、信息密集型的工作，在推進(jìn)化工檔案信息技術(shù)優(yōu)化工作中，普遍存在人員老化的問(wèn)題，不管在知識(shí)結(jié)構(gòu)還是思想認(rèn)識(shí)上，都很難適應(yīng)信息技術(shù)改革趨勢(shì)。針對(duì)這種情況，化工檔案管理要積極采取培訓(xùn)措施，通過(guò)構(gòu)建現(xiàn)代教育培訓(xùn)體系，讓檔案管理人員也能有機(jī)會(huì)享受科學(xué)、專業(yè)的培訓(xùn)，在與外部交流的過(guò)程中形成自身的知識(shí)體系，進(jìn)而通過(guò)培訓(xùn)提升檔案管理人員的綜合操作水平。在培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)上，既要涵蓋基礎(chǔ)的信息技術(shù)優(yōu)化內(nèi)容，同時(shí)也要結(jié)合化工檔案管理工作實(shí)踐，提升檔案管理人員對(duì)于工作總體發(fā)展方向和格局的認(rèn)知水平，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)創(chuàng)新有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在開(kāi)展化工檔案管理工作中，作為領(lǐng)導(dǎo)層和具體操作人員，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的工作理念，認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展方向，提升化工檔案管理的針對(duì)性和科學(xué)性，特別是適應(yīng)當(dāng)前工作的發(fā)展趨勢(shì)。在工作實(shí)踐中，化工檔案管理信息技術(shù)優(yōu)化需要多元化創(chuàng)新，特別是結(jié)合當(dāng)前高新技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，充分利用大數(shù)據(jù)等，提升管理的科學(xué)性、高效性，提升綜合發(fā)展效能，適應(yīng)當(dāng)前化工檔案管理發(fā)展趨勢(shì)。