人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)中的作用

杜振強

(福建醫(yī)科大學(xué)附屬口腔醫(yī)院，福建 福州 350002)

隨著我省醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的全面深入，建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度是醫(yī)院衛(wèi)生體制改革的重要目標之一。現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的根本核心思想就是要調(diào)動人的積極性，強化醫(yī)院的獨立法人地位，落實經(jīng)營自主權(quán)，逐步建立現(xiàn)代醫(yī)院法人治理結(jié)構(gòu)。人作為第一生產(chǎn)力的作用愈發(fā)凸顯出來。醫(yī)院人事、財務(wù)、總務(wù)、信息、醫(yī)務(wù)等職能部門在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立中將承擔越來越多的任務(wù)，起著關(guān)鍵作用，其中人事部門的功用將更加重要。作為人力資源管理的有效載體—人事檔案將在現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立和醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革中發(fā)揮著不可比擬的作用。如何在新形勢下，研討加強人事檔案的管理，更好地發(fā)揮在醫(yī)院人力資源開發(fā)中的作用，是值得我們?nèi)ド罹康摹?/p>

1 人事檔案管理與人力資源開發(fā)利用的關(guān)系

人事檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，也是醫(yī)院發(fā)展戰(zhàn)略管理不可或缺的重要內(nèi)容。人事檔案是醫(yī)院人力資源的重要財富，是全院廣大干部職工德、勤、績、能、廉等方面表現(xiàn)的原始材料體現(xiàn)，是醫(yī)院人力資源開發(fā)利用的重要智力源泉和蓄水池。人力資源開發(fā)利用指的是在現(xiàn)有的人力資源這個平臺上，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展目標、組織框架等實際情況，通過調(diào)查、分析、研判、規(guī)劃等方式，對人力資源要素進行重新調(diào)整、分配，達到人力資源管理的合理運轉(zhuǎn)，為醫(yī)院的發(fā)展提供更大的價值。

人事檔案管理與人力資源開發(fā)利用是相輔相成，互相促進的關(guān)系。

第一，規(guī)范的、完整的人事檔案是進行人力資源開發(fā)利用的根本前提。一份完整的人事檔案應(yīng)該包括十大類。即第一類是履歷材料，包括知青、教師、職工、軍人、干部履歷表、簡歷表、黨委委員、人大常委、政協(xié)委員簡歷表等；第二類是自傳材料，其中包括領(lǐng)導(dǎo)干部個人有關(guān)事項發(fā)生變化的報告表；第三類是鑒定考核考察材料，包括鑒定材料、干部年度考核表、出國人員鑒定表、經(jīng)濟責任審計結(jié)果報告等；第四類是學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)資格考試及職務(wù)、反映個人科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)材料；第五類是政治歷史情況，包括有關(guān)干部本人歷史上重要關(guān)節(jié)問題的審查材料及入黨、團、參軍、出國等各類政審表等；第六類是入黨入團材料；第七類是獎勵材料；第八類是處分材料；第九類是工資、任免、出國及其他材料；第十類是其他重要材料，包括體檢表、殘疾等級、就業(yè)報到證、干部人事檔案報送單等材料。沒有完整、詳細的人事檔案，人力資源開發(fā)利用將是無泉之水，空中樓閣，無從談起。

第二，人力資源開發(fā)利用的程度一定程度上反過來促進人事檔案管理的規(guī)范性。人力資源開發(fā)的越好，對人事檔案管理的要求就越高，要求人事檔案管理部門提供更多的信息和材料。這樣就推動著人事檔案管理部門有意識去收集、整理、分析更多的人事檔案材料，從而使得人事檔案更加齊全、豐富，有價值性。

2 人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

2.1 人事檔案管理人員服務(wù)理念有待更新

傳統(tǒng)的人事檔案管理只是比較機械的、簡單的、單純的將人事檔案材料收集，歸檔，放進檔案盒或柜子，這樣工作算告一段落。人事檔案管理人員的工作就是坐著等，有員工需要的時候，提供查詢、檢索。人事檔案的功能就是提供查閱，沒有更多的服務(wù)功能，也更談不上開發(fā)利用。現(xiàn)有的人事檔案充其量就是提供簡單的查閱功能?，F(xiàn)有查閱頻率比較高的情況大概是三種，第一是干部選拔任用；第二是干部職稱晉升評審的時候；第三是退休人員相關(guān)證明閱檔。人事檔案管理人員的工作職責自我認定就是提供查閱，做好人事檔案的保密工作，及時收集并歸檔好人事檔案材料。這與新時期的醫(yī)院發(fā)展要求遠遠不相適應(yīng)，不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要。建立現(xiàn)代醫(yī)院管理制度，更加重視人、強調(diào)人的作用，挖掘出人才資源，這就要求我們的人事檔案管理人員要更新理念，改變傳統(tǒng)的工作模式，調(diào)整工作服務(wù)方式，重新審視人事檔案管理工作。

2.2 人事檔案管理的硬軟件有待提升

醫(yī)院的工作重心向臨床一線傾斜，注重門急診人數(shù)、醫(yī)療收入指標、科研能力指標等方面，重業(yè)務(wù)，輕管理。這就不可避免帶來了大多數(shù)醫(yī)院行政后勤管理方面工作做得不夠到位，不夠科學(xué)及規(guī)范。目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案室都無法達標，沒有辦法做到“三室分開”，即檔案室、檔案工作人員辦公室、閱覽室。隨著門急診人數(shù)的急劇增加，診療空間越來越有限，留給行政管理部門的空間就非常少了。要實現(xiàn)人事檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)性，就要加大對人事檔案管理的硬軟件投入。要給人事檔案管理部門足夠的空間，按照檔案規(guī)章制度要求提供空間和場所。隨著社會的發(fā)展，醫(yī)院規(guī)模的擴大，醫(yī)院臨床專業(yè)分工越來越細，同樣對行政管理部門的要求也是一樣，分工細化，職責分離，各方面的訴求愈發(fā)強烈和多樣。這對行政管理部門提出更多的挑戰(zhàn)、要求，人事檔案管理部門提供的服務(wù)也多樣化、復(fù)雜化?，F(xiàn)有的人事檔案人工、手工管理模式已遠遠不能滿足醫(yī)院發(fā)展的需要，需引進先進的計算機管理模式，強調(diào)數(shù)據(jù)化時代特點。

2.3 人事檔案管理工作目標有待明確

現(xiàn)行的人事檔案管理工作屬于人事部門的一個工作范疇，屬于人事部門日常工作的一部分。從事人事檔案管理工作的人員大多是兼職的，一人多崗，沒有明確的工作任務(wù)和目標，都是抽空，利用業(yè)余時間整理人事檔案，存在能整理、歸檔多少就多少，可做可不做的現(xiàn)象。這就一定程度上使得人事檔案的功用受限。人事檔案管理的工作目標就很空泛，沒有具體化、明確化。從事人事檔案管理人員只負責做好人事檔案材料的歸檔、收集就算完成任務(wù)。人事檔案管理部門的工作職責也不明朗，沒有具體的量化指標，平時的工作就處于游離狀態(tài)，沒有統(tǒng)一、集中、明確的工作目標要求。這使得人事檔案資料的收集與利用開發(fā)存在脫節(jié)、不相對稱的關(guān)系。人事檔案資料的最大功用還是在于它們的利用方面，為人力資源的挖掘提供素材和依據(jù)，服務(wù)醫(yī)院人才發(fā)展的需要。

2.4 人事檔案管理考核體系有待建立

人事檔案管理有一整套的規(guī)章制度和要求，有檔案管理人員行為準則，庫房建設(shè)標準規(guī)范、檔案材料歸檔范圍條例，人事檔案工作職責、人事檔案管理規(guī)定等等制度和要求。人事檔案管理只有建立統(tǒng)一的、規(guī)范的、科學(xué)的管理制度和規(guī)定，才能更好地發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)利用的作用。除了建立完整的人事檔案管理制度外，還應(yīng)建立人事檔案管理考核體系。再好的制度，如果沒有執(zhí)行的話，那充其量只能算做是空中樓閣，海市蜃樓，曇花一現(xiàn)，沒有多大價值。要把制度執(zhí)行到位，落實到位，監(jiān)督到位，責任到人，把關(guān)到位，這就需要一定的規(guī)約。無規(guī)不成方圓，建立人事檔案管理考核體系，規(guī)約人事檔案管理工作的規(guī)范、高效就呼之欲出，迫不及待了。這個考核體系也是一個系統(tǒng)工程，需要各方面的密切配合與執(zhí)行，才能發(fā)揮實際作用。

3 加強人事檔案管理，發(fā)揮人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)中的功用

3.1 提升人事檔案管理人員服務(wù)水平

俗語說，態(tài)度決定一切。思想的高度決定行動的高度。從事人事檔案管理人員的工作理念決定著人事檔案的開發(fā)利用成效。隨著公立醫(yī)院改革的深入，人員流動，人力資源要素重新配置，強調(diào)人的作用，發(fā)揮廣大醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，主動性，創(chuàng)新性，調(diào)動優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療資源服務(wù)廣大患者，保證醫(yī)療事業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展，維護人民群眾的健康福祉，這一切的最根本來源是醫(yī)院人力資源的正確配置與開發(fā)。實現(xiàn)人力資源的正確配置與開發(fā)，又要得益于醫(yī)院人事檔案的規(guī)范、高效管理。作為人事檔案管理的執(zhí)行者—人事檔案管理人員，其服務(wù)能力、服務(wù)水平就愈發(fā)關(guān)鍵。提升人事檔案管理人員服務(wù)水平，提供準確、有效的人事檔案信息，為醫(yī)院用人決策及人力資源開發(fā)提供強有力的抓手。

3.2 加強醫(yī)院人力資源開發(fā)調(diào)研，實現(xiàn)人力資源的動態(tài)把控

人作為第一生產(chǎn)力，現(xiàn)代社會的競爭歸根結(jié)底是人的競爭。不管是一個國家、一個地區(qū)或一個企業(yè)、一個單位，人才爭奪戰(zhàn)永無停止。人力資源作為一種重要資產(chǎn)，彌漫在一場場無硝煙的戰(zhàn)爭中。人力資源這一術(shù)語也越來越被廣泛提起，并獲得非常高的美譽度。人力資源的開發(fā)利用就被提上議事日程，誰在人力資源開發(fā)利用上下功夫，誰就能獲得成功的主動權(quán)。調(diào)研分析醫(yī)院人力資源的現(xiàn)狀，給予人力資源科學(xué)的分類培養(yǎng)(在醫(yī)療系統(tǒng)中，人員分類可以分為行政后勤人員、醫(yī)生、護士、醫(yī)技人員。每個類別的人員在醫(yī)院承擔的職能和作用是不一樣的，這幾類人員不能一刀切，要因人而異，根據(jù)實際進行培養(yǎng)，制定明確的培養(yǎng)目標和培養(yǎng)措施，才能做到人盡其才，人盡其用)，制定相應(yīng)的人力資源管理開發(fā)利用政策，實現(xiàn)醫(yī)院人力資源的全面開發(fā)利用。人力資源配置要作為一個動態(tài)安排，才能滿足不斷變化的醫(yī)院發(fā)展實際。

3.3 加大人事檔案管理的硬軟件投入，推動人事檔案的規(guī)范化建設(shè)

人事檔案管理工作不只是一項簡單的業(yè)務(wù)工作，而是跟醫(yī)院發(fā)展大局、醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)息息相關(guān)的。人事檔案管理工作應(yīng)納入醫(yī)院工作的主要議程，與醫(yī)院醫(yī)療工作、后勤保障工作同研究、同部署、同進步。加大人事檔案管理的硬軟件投入，比如增加人事檔案管理的場所與配備專門的人事檔案管理人員，設(shè)立人事檔案管理專項資金，制定明確的人事檔案管理規(guī)章、法則，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)，購買計算機、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備。按照檔案室建設(shè)標準，加強各方面的投入與建設(shè)。改變傳統(tǒng)的人事檔案管理面貌，用現(xiàn)代技術(shù)、現(xiàn)代理念武裝、建設(shè)人事檔案管理工作，建立高效、快捷、便利的人事檔案信息查詢系統(tǒng)，用更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)、優(yōu)質(zhì)的質(zhì)量來滿足醫(yī)院人力資源開發(fā)利用的要求，推動人事檔案的規(guī)范化建設(shè)，發(fā)展規(guī)范的、標準的人事檔案管理工作。

3.4 加強人事檔案的編研工作，更好發(fā)揮人事檔案的價值功用

現(xiàn)代醫(yī)院管理制度的建立，需要的是醫(yī)院各個層面、各個系統(tǒng)的優(yōu)良組合和良性互動，對各個方面的需求愈發(fā)多樣和迫切，這里面效率、數(shù)據(jù)成為工作的常量。人力資源開發(fā)利用所需要的數(shù)據(jù)、資料是多樣且又是具體精細的，這就要求，加強人事檔案的編研工作。根據(jù)人力資源開發(fā)利用的要求，多方位、多層面做好專題、專項材料的準備，既要有母項目，又要有子項目，子項目又要再細分成各個模塊。人事檔案材料的編研工作做得越細，在工作中發(fā)揮的作用就越多。只有做到常編研，會編研，懂編研，人事檔案材料的價值功用才會用到最大化。這就要求我們的人事檔案管理者要在平時的工作中多分析、多動腦、多調(diào)研，關(guān)注醫(yī)院發(fā)展態(tài)勢，及時把握醫(yī)院發(fā)展動態(tài)，適時做好人事檔案的編研工作。

人事檔案在醫(yī)院人力資源開發(fā)中有著獨特作用，加強人事檔案管理工作方式的創(chuàng)新，提升人事檔案管理人員的工作水平，完善人事檔案管理的各項規(guī)章制度，為醫(yī)院的可持續(xù)健康穩(wěn)定和諧發(fā)展添一份力，助一把手，這是公立醫(yī)院改革的要求，也是人事檔案自身價值體現(xiàn)的重要方面。