大學(xué)生檔案管理改革的探討與建議

常巍

摘 要：檔案乃歲月的年輪，檔案是人生經(jīng)歷的拓印。大學(xué)生檔案是人事檔案的重要組成部分，是其就職、擇業(yè)的敲門磚，亦是用人單位遴選人才的重要依據(jù)。本文將依據(jù)高校學(xué)生檔案管理工作的現(xiàn)狀與存在的問題，對大學(xué)生檔案管理方法改革予以簡略探討，旨在讓更多的人了解大學(xué)生檔案的重要作用，為校檔案管理者提供理論參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；大學(xué)生；建議

中圖分類號：G271

文獻標(biāo)識碼：A

一、大學(xué)生檔案管理改革的意義

高校是培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)人才的重要場所，是我國教育事業(yè)的重要組成部分，是國家培養(yǎng)應(yīng)用型人才的孵化器。高校教育工作的目的在于培養(yǎng)大學(xué)生的創(chuàng)新意識、挖掘他們的潛力。高校大學(xué)生的檔案管理工作是高校教育管理工作的重要內(nèi)容，更是國家人事檔案管理事業(yè)的重要成分。高校大學(xué)生檔案有學(xué)生在校園學(xué)習(xí)、生活與社會實踐等主要活動的足跡。在改革開放、大力發(fā)展市場經(jīng)濟的環(huán)境下，大學(xué)生檔案管理工作面臨著許多問題。首先檔案管理效率低下，檢查制度缺乏，其次在檔案的搜集、鑒定、整理、保管、轉(zhuǎn)遞上步調(diào)不一致，甚至有缺項的問題存在。為此，對高校學(xué)生人事檔案的管理進行改革才能使我國高校大學(xué)生的檔案管理正規(guī)化、科學(xué)化、信息化。在互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展的環(huán)境下，大學(xué)生的檔案管理實施電子、紙質(zhì)雙載體同步也已成為檔案管理人員的首要任務(wù)。大學(xué)生檔案規(guī)范、科學(xué)與信息化的管理事關(guān)其畢業(yè)、就職、上崗乃至出國深造等方面。因此，督促大學(xué)生檔案管理者不斷創(chuàng)新工作方式，拓寬對大學(xué)生檔案的接收范圍，提高大學(xué)生檔案管理的工作效率，豐富大學(xué)生的就業(yè)信息，其作用巨大、意義非常。

二、大學(xué)生檔案管理中存在的問題

1. 檔案管理混亂、信息內(nèi)容不完整

由于高校領(lǐng)導(dǎo)忽視了對大學(xué)生檔案的管理，造成檔案管理的混亂和信息的不完整。其實大學(xué)生檔案涵蓋的內(nèi)容非常多，其中有新生基本情況登記表，入學(xué)通知書和派遣證的存根，軍訓(xùn)考核與課程成績、畢業(yè)生登記表，獎學(xué)金鑒定與在校期間入團（黨）申請材料以及黨團組織的社會調(diào)查證明，學(xué)生獎懲材料等。因大學(xué)生畢業(yè)時檔案內(nèi)容是個人的終身檔案，是其在校期間的活動足跡的縮影，是人才信息的重要內(nèi)容，因此必須要準確、齊全、信息完整、形式統(tǒng)一，從而充分彰顯個人在校期間的學(xué)校、生活、思品、作風(fēng)、政治傾向、成績等重要信息。

目前，國家尚未出臺有關(guān)檔案管理法規(guī)，更無高校大學(xué)生建檔統(tǒng)一的標(biāo)準與規(guī)范，導(dǎo)致高校大學(xué)生檔案管理混亂，有把學(xué)生檔案存于校綜合檔案室的，有放院系給予分散管理的或?qū)嵤ｉT管理的，在檔案管理上不統(tǒng)一、不規(guī)范，校領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案的管控和重視的意識，學(xué)生對自己的檔案不重視，部分校檔案管理工作者工作隨意，導(dǎo)致大學(xué)生檔案材料經(jīng)常出現(xiàn)遺漏、混亂、錯誤、信息虛假等情況。部分學(xué)生的檔案信息材料內(nèi)容簡單，信息搜集不準、不及時，甚至出現(xiàn)了忘記蓋章或缺少各種考試的英語考試、心理測試成績表、各種等級證書等問題，更沒有關(guān)于學(xué)生參與創(chuàng)業(yè)實踐、社會活動的證明、貸款及還貸等誠信信息材料。這對學(xué)生檔案信息的完整性造成一定的影響。

2.管理制度尚待完善

部分高校大學(xué)生檔案管理不僅缺乏技術(shù)含量、更缺乏科技含量，沒有完善的管理法規(guī)、制度。在大學(xué)生的檔案管理上缺乏規(guī)范化的工作流程、檔案傳遞、歸檔工作規(guī)則以及學(xué)生檔案室管理制度、管理員崗位職責(zé)等硬性規(guī)章制度。檔案管理方面僅靠管理員的經(jīng)驗決定管理的水平。

3.管理方式相對滯后

大部分高校在檔案管理建設(shè)上投入乏力，沒有采用現(xiàn)代化的管理手段，大多沿傳統(tǒng)的手工方式操作管理，現(xiàn)代化的檔案管理應(yīng)用軟件研發(fā)不足。在檔案管理上手工作程序復(fù)雜、繁瑣、工作量較大、易出現(xiàn)失誤、差錯等弊端。

4.管理者能力與水平欠佳

部分高校檔案管理員鮮有檔案專業(yè)科班畢業(yè)的管理人才參與，多數(shù)為領(lǐng)導(dǎo)指派，缺乏檔案管理、信息技術(shù)學(xué)習(xí)與培訓(xùn)的機會。高校大學(xué)生檔案管理專業(yè)人才匱乏，管理工作者檔案業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)有待提升。

三、大學(xué)生檔案管理改革建議與措施

1.出臺相關(guān)法律法規(guī)

檔案行政管理部門按照《檔案法》管理原則盡快出臺有關(guān)大學(xué)生檔案管理的法律文件，以法律的手段為大學(xué)生檔案管理的科學(xué)化、正規(guī)化、鋪平道路。

2. 加強檔案管理制度建設(shè)

加強對大學(xué)生檔案管理工作的重要性的宣傳教育，提高高校領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理工作人員對大學(xué)生檔案的重視程度。使其充分認識檔案在就業(yè)、入黨、升遷、就職、職稱評定等方面的重要作用。高校要制訂《學(xué)生檔案歸檔范圍》 《大學(xué)生檔案鑒定、利用制度》等，以確保大學(xué)生的檔案管理有章可循，確保檔案的完整性、準確性、合理性。

3. 拓寬大學(xué)生檔案歸檔信息材料范圍

拓寬大學(xué)生檔案歸檔范圍可以為學(xué)校與人才錄用單位提供全面、系統(tǒng)的綜合評價學(xué)生成長過程、素質(zhì)、能力、專業(yè)特質(zhì)的檔案信息。拓寬歸檔范圍可以涵蓋大學(xué)生在校期間黨團能力培養(yǎng)、專業(yè)技能、身心健康等方面內(nèi)容。歸檔材料要完整、真實，更加完善地反映學(xué)生的個性特征、業(yè)務(wù)特長、政治品格。

（1）誠信信息。誠信是大學(xué)生最基本道德修養(yǎng)，把大學(xué)生的誠信信息記錄歸檔，可以為其將來就業(yè)提供更多的信用資本，大學(xué)生在校時期的誠信材料是其信用行為與品行的見證。誠信信息進入檔案也可以督促學(xué)生培養(yǎng)誠信觀念。

（2）創(chuàng)新的潛質(zhì)。創(chuàng)新是人類進步的源泉，是民族振興的法寶，是實現(xiàn)中國夢必需的動力。大學(xué)生檔案歸檔信息材料中要詳細記錄個人可能發(fā)展的潛能，主要包括創(chuàng)新與實踐能力。

（3）情商記錄。現(xiàn)代心理學(xué)認為，人的情緒、情感、意志、忍受挫折等方面的品質(zhì)即情商的水平高低往往對其能否跨越人生的障礙，取得成功有很大的影響，甚至可與智力對人生的影響比肩。許多用人單位在人才選拔時對學(xué)生的情商檔案最為關(guān)注。

4.提高檔案管理工作者的綜合素質(zhì)

高校領(lǐng)導(dǎo)要高度重視對檔案管理者的崗前培訓(xùn)、在職培教育，使其掌握更多的檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識和技能，提高檔案管理者的外語、計算機操作等水平與能力。使其有能力采用現(xiàn)代技術(shù)管理大學(xué)生的檔案信息，使學(xué)生檔案更加規(guī)范完善。

四、結(jié)語

高校是莘莘學(xué)子放飛理想、實現(xiàn)夢想的殿堂，是求知、求學(xué)的圣地。做好大學(xué)生的檔案工作是對大學(xué)生的歷史負責(zé)，為“其現(xiàn)在服務(wù)，替其未來謀劃”。大學(xué)生檔案管理改革要緊跟時代發(fā)展的步伐，努力探索檔案管理的新模式，完善檔案管理服務(wù)，為促進社會和諧、為人才的培養(yǎng)作更多貢獻。

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