對(duì)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的分析和思考

鐘健文

摘 要：隨著社會(huì)的進(jìn)步，我國(guó)的數(shù)字化建設(shè)水平的發(fā)展也突飛猛進(jìn)。信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的迅速發(fā)展將人類推入了數(shù)字化時(shí)代。在當(dāng)今這個(gè)競(jìng)爭(zhēng)激烈的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)的各項(xiàng)工作必須與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，才能夠確保在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中穩(wěn)步發(fā)展。企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展過程中發(fā)揮著重要的作用，檔案管理工作不僅是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的原始憑證和原始記錄，而且可以為企業(yè)的未來科學(xué)發(fā)展提供可靠的數(shù)字依據(jù)。因此，分析企業(yè)數(shù)字化檔案管理中存在的實(shí)際問題，并研究加強(qiáng)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的有效策略，對(duì)于企業(yè)的穩(wěn)定、健康、持續(xù)發(fā)展具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案 數(shù)字化建設(shè) 分析和思考

引 言

企業(yè)檔案是企業(yè)的信息資產(chǎn)之一，紙質(zhì)版的檔案資料不利于保管，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷應(yīng)用和發(fā)展，加強(qiáng)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)，對(duì)于企業(yè)檔案的數(shù)字化保管、分級(jí)保管以及部署管理等具有重要作用。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)企業(yè)檔案資料的多形式管理，文件的轉(zhuǎn)換形式更加便利，并且能夠根據(jù)實(shí)際情況，完成檔案資料的查閱、檢查、補(bǔ)錄以及刪除、修改等。關(guān)于企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的具體實(shí)施方案和相關(guān)要求等均需要從實(shí)踐分析的角度展開研究與探討。

一、檔案數(shù)字化管理在企業(yè)管理中的意義

數(shù)字化的檔案信息和信息化的檔案管理手段是檔案數(shù)字化管理的兩個(gè)主要內(nèi)容。檔案數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)信息管理工作的主要內(nèi)容，檔案完整性和使用價(jià)值的高低其實(shí)就是企業(yè)管理水平的一種體現(xiàn)。檔案數(shù)字化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理來說，其一，由于縮小了占地空間，節(jié)省了保管費(fèi)用，為企業(yè)節(jié)約了運(yùn)營(yíng)成本，還有效避免了傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的資料反復(fù)復(fù)制浪費(fèi)紙張，浪費(fèi)人力的問題。其二，檔案數(shù)字化建設(shè)中通過充分利用網(wǎng)絡(luò)信息資源為企業(yè)提供當(dāng)下急需的信息資源，整個(gè)過程便捷高效，促進(jìn)了企業(yè)生產(chǎn)效率的提高。其三，檔案數(shù)字化建設(shè)最大化實(shí)現(xiàn)了資源的共享，檔案信息可直接通過網(wǎng)絡(luò)渠道供多個(gè)使用者下載，提高了檔案信息的利用率，充分發(fā)揮了檔案信息的價(jià)值，在一定程度上促進(jìn)了企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和管理效益的提高。

二、目前企業(yè)檔案管理工作存在的問題

（一）工作規(guī)劃不合理

事實(shí)上，在建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程中，許多企業(yè)都不具備整體性。很多時(shí)候，在相關(guān)數(shù)字化檔案管理工作中，企業(yè)會(huì)通過以局部帶動(dòng)整體的形式開展工作，然而，這樣的工作方式常常使相關(guān)工作部門不能實(shí)施統(tǒng)一有效地溝通，為相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)帶來困難，為企業(yè)的協(xié)調(diào)運(yùn)作產(chǎn)生不利影響，從而大大降低了企業(yè)工作效率，降低了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。

（二）數(shù)字化管理不科學(xué)

目前的數(shù)字化管理不科學(xué)，主要表現(xiàn)在四個(gè)方面。第一，在實(shí)際工作中，許多企業(yè)的辦公系統(tǒng)與數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)存在不兼容的問題，這一問題的存在為檔案管理工作增加了工作難度，在相關(guān)文件需要整理歸檔的時(shí)候，往往需要進(jìn)行格式的轉(zhuǎn)換才能順利歸檔，極大地增加了工作負(fù)擔(dān)，降低了企業(yè)的工作效率。第二，一般情況下，企業(yè)在保存管理電子檔案的同時(shí)也會(huì)保存紙質(zhì)檔案，這造成了許多不必要的浪費(fèi)。許多企業(yè)對(duì)建立數(shù)字化檔案管理的工作缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，在實(shí)際工作中，對(duì)電子檔案的接受度不夠，而在時(shí)代發(fā)展的今天，建立電子檔案是一種必然的趨勢(shì)，然而相關(guān)企業(yè)在進(jìn)行了電子檔案整理工作后又對(duì)相關(guān)紙質(zhì)檔案進(jìn)行實(shí)施歸納整理工作，在浪費(fèi)紙張資源的同時(shí)也浪費(fèi)了人力資源，極大地降低了企業(yè)的工作效率。

三、建立數(shù)字化檔案管理的方法

（一）加大數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度

在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是最關(guān)鍵的部分，其關(guān)系到企業(yè)今后進(jìn)入數(shù)字化檔案管理的順利性。對(duì)此，一方面要加大檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)的力度，主要從兩個(gè)方面入手：一是檢索型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要針對(duì)開放性的檔案，提供范圍、目錄和檢索途徑。二是文件型檔案信息數(shù)據(jù)庫，主要用于完整順利地載入檔案文件，為企業(yè)提供通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案信息的服務(wù)，因?yàn)檫@兩種是應(yīng)用最廣泛的檔案信息數(shù)據(jù)庫類型。另一方面，加大電子文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)力度，電子文檔管理系統(tǒng)是以數(shù)字化形式存在的一種軟件應(yīng)用系統(tǒng)，針對(duì)各種電子文檔，其具有強(qiáng)大的錄入、修改、查詢和歸檔等功能，該系統(tǒng)還同時(shí)具備強(qiáng)大的掃描和數(shù)碼攝像功能，能將傳統(tǒng)的以紙質(zhì)形式存在的信息內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化，并對(duì)轉(zhuǎn)化后生成的電子文件進(jìn)行科學(xué)的管理，包括起草、審核、簽發(fā)和歸檔等流程，最后對(duì)這些電子文件的儲(chǔ)存和使用情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。

（二）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)

要想實(shí)現(xiàn)鋼鐵企業(yè)數(shù)字化檔案管理工作的科學(xué)化和規(guī)范化，必須首先加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，將企業(yè)中已經(jīng)過時(shí)的、不能夠滿足數(shù)字化管理要求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備及時(shí)更換，對(duì)于數(shù)字化檔案管理的重要部件要盡快著手采購(gòu)添置，對(duì)于存在問題的硬件設(shè)備可采取維修與更換并舉的措施，盡可能在達(dá)到現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理要求的基礎(chǔ)上降低預(yù)算成本。其次是強(qiáng)化企業(yè)工作人員綜合素質(zhì)建設(shè)，包括強(qiáng)化人員的專業(yè)化水平、技術(shù)技能、責(zé)任意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)以及安全意識(shí)等。

（三）加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)

現(xiàn)代企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展的過程中，要做好檔案管理的工作，這是因?yàn)槠髽I(yè)的檔案資料關(guān)系到企業(yè)的業(yè)務(wù)信息，對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)、計(jì)劃和發(fā)展等具有重要的信息參照作用。企業(yè)在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的不同業(yè)務(wù)信息，形成檔案資料，對(duì)于這些資料內(nèi)容的保管，對(duì)于企業(yè)的綜合管理具有重要的參考和借鑒作用。現(xiàn)代化的信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的應(yīng)用，改變了傳統(tǒng)檔案管理的模式，保證檔案文件信息的安全性和保密性，在企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作中，則需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其能夠強(qiáng)化自己的責(zé)任意識(shí)，在檔案管理的工作實(shí)踐中正確操作和使用相關(guān)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)完成檔案管理工作。檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)中，要能夠在信息資源的合理利用中，對(duì)檔案資料進(jìn)行搜集、整理和歸檔，實(shí)施規(guī)范性操作，使企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作實(shí)施更加具有實(shí)踐性特點(diǎn)。

（四）建立數(shù)據(jù)庫

企業(yè)在經(jīng)營(yíng)管理的過程中，需要加強(qiáng)檔案資料的管理，這是因?yàn)槠髽I(yè)在不同的業(yè)務(wù)活動(dòng)中，產(chǎn)生的檔案資料均屬于重要的信息憑證，記錄的信息內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)的綜合管理以及相關(guān)戰(zhàn)略計(jì)劃制定等具有重要作用。企業(yè)在檔案管理工作中進(jìn)行數(shù)字化的管理，需要對(duì)相關(guān)應(yīng)用平臺(tái)和數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等進(jìn)行建設(shè)和完善，并在此基礎(chǔ)上利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，提高企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)的總體效益。在檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的構(gòu)建中，要保證數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性、規(guī)范性和完整性，同步建立文件型數(shù)據(jù)庫和檢索型數(shù)據(jù)庫。企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的實(shí)施，主要是為企業(yè)的檔案管理提供先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)，建立和使用的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)要求具備文本保存和信息檢索的功能。這是因?yàn)槠髽I(yè)的檔案管理，對(duì)于文件信息要能夠?qū)崿F(xiàn)電子化和數(shù)字化的保存，同時(shí)，要滿足企業(yè)內(nèi)部人員的檔案檢索和文件調(diào)閱需求。

結(jié) 語

數(shù)字化檔案建設(shè)與管理是各行各業(yè)不可回避的問題，它涉及跨專業(yè)的融合，也關(guān)乎企業(yè)在“大數(shù)據(jù)”背景下的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，因此，受到企業(yè)管理者、檔案專業(yè)人員、信息技術(shù)人員的日益重視。隨著數(shù)字化時(shí)代的快速發(fā)展，信息技術(shù)帶給了檔案管理極大的便利，數(shù)字化檔案建設(shè)成為必然的趨勢(shì)，也隨之成了企業(yè)不得不面臨的挑戰(zhàn)。對(duì)于數(shù)字化檔案建設(shè)與管理，我們還需通過不斷的努力，在實(shí)踐中探索，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案有效、安全和高質(zhì)量管理，共同促進(jìn)檔案管理的發(fā)展與創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1] 唐萍萍.企業(yè)檔案數(shù)字化前期準(zhǔn)備工作應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].蘭臺(tái)世界，2017（S1）：75～76.

[2] 郄紅巖.企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制存在的問題與對(duì)策[J].企業(yè)改革與管理，2017（09）：198～199.

[3] 胡千喬.勘察設(shè)計(jì)企業(yè)檔案數(shù)字化外包的安全風(fēng)險(xiǎn)與管理[J].機(jī)電兵船檔案，2016（04）：44～46.