對(duì)下崗職工檔案管理的幾點(diǎn)思考

魏恭權(quán)

前 言

下崗職工檔案是職工再就業(yè)和享有社會(huì)保障的主要依據(jù)，關(guān)系到職工的生存生活質(zhì)量和社會(huì)和諧穩(wěn)定。如何做好下崗職工檔案管理，是當(dāng)前亟待解決的問(wèn)題。筆者根據(jù)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，談一談自己的幾點(diǎn)思考。

一、下崗職工檔案管理的重要性

下崗職工最早出現(xiàn)于二十世紀(jì)九十年代，是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)軌的必然反映，也是科技進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。下崗職工失業(yè)后面臨的困難較多，最為突出的問(wèn)題是再就業(yè)、分流安置、繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)，享受?chē)?guó)家優(yōu)惠政策等等，而這些工作的開(kāi)展，無(wú)疑都離不開(kāi)其職工檔案，下崗職工檔案是記載了其學(xué)習(xí)工作的歷程，標(biāo)注了其身份工作性質(zhì)，是其政治態(tài)度和經(jīng)濟(jì)生活的重要載體，是繳納養(yǎng)老保險(xiǎn)的依據(jù)。是再就業(yè)的基礎(chǔ)，依規(guī)享受社會(huì)保障的參考。

二、下崗職工檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)下崗職工檔案管理社會(huì)重視不足

下崗失業(yè)這一現(xiàn)象已有近三十年的歷史，這是在上個(gè)世紀(jì)九十年代的一場(chǎng)人事制度的改革，當(dāng)時(shí)下崗職工忙于生活生計(jì)，且對(duì)下崗后的工作之路充滿了迷茫和無(wú)措，無(wú)心留意自己的檔案；各企事業(yè)單位在改革中多注重職工崗位的調(diào)整和社會(huì)的穩(wěn)定，疏于對(duì)下崗職工檔案的管理，疏于對(duì)下崗失業(yè)人員提供更多的服務(wù)，更有甚者，社會(huì)各界出現(xiàn)了輕視下崗失業(yè)人員，輕視檔案管理的態(tài)度，導(dǎo)致對(duì)下崗職工檔案管理的社會(huì)重視程度不夠。

（二）下崗職工檔案管理零散，管理主體不統(tǒng)一

下崗職工檔案有三十余年的歷史，年代久遠(yuǎn)。在下崗失業(yè)之初，由于職工個(gè)人無(wú)心無(wú)力關(guān)注自己的檔案，相關(guān)單位又將工作重點(diǎn)放在崗位安置和社會(huì)穩(wěn)定之上，導(dǎo)致下崗職工檔案“四處飄零”，有的檔案移交至勞動(dòng)就業(yè)部門(mén)管理，有的上交至主管部門(mén)存放，有的轉(zhuǎn)至檔案局歸檔；有的流落在下崗職工本人手中，更有甚者，檔案已下落不明。

（三）下崗職工檔案存在材料不全，信息不準(zhǔn)的現(xiàn)象

在下崗職工檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)缺少“招工表”“職稱(chēng)審批表”“工資晉升表”等材料，還存在檔案信息與本人實(shí)際信息不符等現(xiàn)象，例如少數(shù)民族職工檔案中不標(biāo)準(zhǔn)姓氏，造成檔案姓名與身份證戶籍姓名不符；又如檔案中的姓名與戶籍中姓名是同音異形字，再如檔案與戶籍中的年齡信息不一致等等。雖然這種現(xiàn)象不具有普遍性，但這樣的檔案持有人在辦理退休及享有其他社會(huì)保障事宜中會(huì)存在很多工作隱患。

（四）下崗職工檔案存在材料不規(guī)范現(xiàn)象

下崗職工檔案歷經(jīng)久遠(yuǎn)，紙張大小克重各不相同，有的檔案16開(kāi)紙張材料較多，有的檔案材料紙張隨意性很強(qiáng)，有的檔案把當(dāng)時(shí)的批條裝檔，還有的檔案后期補(bǔ)充材料多為A4紙張，由此導(dǎo)致檔案材料紙張大小不一，紙質(zhì)良莠不齊，影響著檔案的存放和實(shí)用性。

（五）下崗職工檔案信息化程度不高

目前，各地下崗職工檔案管理依然停留在傳統(tǒng)模式的管理層面上，泛黃的紙張上承載著淡淡的墨跡，檢索和查閱時(shí)力度稍大，稍有不慎，便會(huì)弄壞紙張，在一定程度上降低了檔案的保密性和安全性。較為進(jìn)步的地區(qū)已嘗試將人員信息，檔案目錄等輸入計(jì)算機(jī)，而資料搜索等工作還未實(shí)現(xiàn)電子化、信息化，無(wú)紙化檔案辦公還未實(shí)現(xiàn)。

三、下崗職工檔案管理的幾點(diǎn)策略

（一）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)管理制度化

下崗人員在當(dāng)時(shí)社會(huì)的生產(chǎn)生活中做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)，失業(yè)后又歷經(jīng)艱辛的生活和艱難的求職就業(yè)歷程，是推動(dòng)時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步不可或缺的力量。全社會(huì)要為這一弱勢(shì)群體提供更多的服務(wù)，尤其是人事檔案要設(shè)有專(zhuān)職人員負(fù)責(zé)管理。加大宣傳力度，提高下崗職工及全社會(huì)的認(rèn)識(shí)程度， 適時(shí)適地開(kāi)展檔案管理工作培訓(xùn)班，增強(qiáng)管理主體的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)，形成下崗職工檔案管理制度化，為下崗職工的再就業(yè)和社會(huì)保險(xiǎn)繳納提供保障。

（二）化零為整，實(shí)現(xiàn)主體統(tǒng)一化

因?yàn)橄聧徛毠n案存放地點(diǎn)不統(tǒng)一，使得部分下崗失業(yè)工人不知到底該去何部門(mén)提取自己的檔案，嚴(yán)重影響了再就業(yè)、續(xù)保、退休等相關(guān)工作。勞動(dòng)保障部門(mén)的職能范圍多關(guān)系到下崗工人切身利益，其存放管理下崗職工檔案有其職能優(yōu)勢(shì)。各地各部門(mén)要增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，化零為整，實(shí)現(xiàn)下崗職工檔案管理主體的統(tǒng)一化。

（三）查缺補(bǔ)漏，力促內(nèi)容完整化

要建立為下崗職工服務(wù)的觀念，將職工個(gè)人信息視為促進(jìn)國(guó)計(jì)民生發(fā)展和了解社會(huì)就業(yè)情況的重要途徑，加大宣傳力度，比如在小區(qū)、廣場(chǎng)等人口集中的地方設(shè)置專(zhuān)門(mén)的宣傳欄，寫(xiě)一些宣傳標(biāo)語(yǔ)，大力倡導(dǎo)下崗再就業(yè)，大力宣傳完善職工個(gè)人檔案[1]。對(duì)于檔案缺少關(guān)鍵信息材料和關(guān)鍵信息不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，要通過(guò)檔案持有人提出申請(qǐng)，勞動(dòng)保障部門(mén)啟動(dòng)檔案材料認(rèn)定程序及其他機(jī)關(guān)檔案補(bǔ)充變更程序，對(duì)下崗職工檔案查缺補(bǔ)漏，力爭(zhēng)檔案內(nèi)容完整，準(zhǔn)確。

（四）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，力爭(zhēng)材料規(guī)范化

檔案承載著一路走來(lái)的工作生活歷程，紙張大小不一，紙質(zhì)良莠不齊是可以理解的，因?yàn)椴煌哪甏胁煌臋n案紙張標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《干部檔案工作條例》要求所收集的檔案材料必須經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒別，材料真實(shí)，完整齊全，文字清楚，對(duì)象明確，手續(xù)完備[2]，原要求必須統(tǒng)一使用十六開(kāi)規(guī)格的辦公用紙，不得使用圓珠筆，鉛筆或紅色及藍(lán)色墨水和復(fù)寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)[2]，2014年以后可以采用A4紙書(shū)寫(xiě)打印檔案材料，力爭(zhēng)檔案紙張規(guī)范實(shí)用，便于檢索。

（五）加快進(jìn)程，逐步趨向信息化。

傳統(tǒng)的檔案管理模式有很多弊端，檔案使用和利用率不高，花費(fèi)人力物力財(cái)力較大，檔案存放安全隱患較大等等。新時(shí)期，新形勢(shì)下，下崗職工檔案管理要?jiǎng)?chuàng)新，由分散管理模式向集中管理模式轉(zhuǎn)變，由傳統(tǒng)封閉式管理向開(kāi)放式管理轉(zhuǎn)變，由紙質(zhì)管理向電子化管理轉(zhuǎn)變[3]，加快進(jìn)程，逐步趨向電子化管理。

總 結(jié)

綜上所述，下崗職工檔案管理工作是一項(xiàng)十分重要的工程，要解決目前面臨的難題，首先要提高檔案管理的認(rèn)識(shí)，其次是實(shí)現(xiàn)管理主體統(tǒng)一化，力促檔案內(nèi)容完整化；最后是力爭(zhēng)檔案材料規(guī)范化，逐步趨向檔案信息化；以此增強(qiáng)下崗職工檔案管理的服務(wù)意識(shí)，有效保障職工的切身利益。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭漢橋.基于現(xiàn)代學(xué)徒制的機(jī)電專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)體系構(gòu)建—以清遠(yuǎn)職業(yè)技術(shù)學(xué)院現(xiàn)代學(xué)徒制“新瑪基班”為例[J].遼寧高職學(xué)報(bào)， 2016（07）：7-8+112.

[2] 中共中央組織部辦公廳.干部人事檔案工作文件匯編[M].黨建讀物出版社，2014年6月.

[3] 張敏.人事檔案工作在新時(shí)期背景下的創(chuàng)新[J].人力資源管理， 2015（12）：268-268.