開放大學建設中的電子會計檔案管理

歐陽鳳平

(湖南廣播電視大學，湖南長沙 410004)

開放大學建設中的電子會計檔案管理

歐陽鳳平

(湖南廣播電視大學，湖南長沙 410004)

基于新《會計檔案管理辦法》的分析可見，開放大學電子會計檔案管理具有信息數(shù)字化、存儲虛擬化和應用高效化特征，存在不確定性、不完整性、不安全性、管理制度不健全和管理人員素質(zhì)不高的問題。因此，在開放大學建設中，電子會計檔案要收集完整、整理規(guī)范，認證嚴格、存儲安全，適應變化、健全制度，加強培訓、提升素質(zhì)，確保開放大學電子會計檔案的管理水平。

開放大學；會計檔案；電子會計

隨著國家開放大學與北京、上海、廣東、江蘇和云南五所省級開放大學的成立，特別是教育部明確開放大學的總體要求、主要任務和保障措施之后，全國省級廣播電視大學都在創(chuàng)造條件向開放大學轉(zhuǎn)型，努力創(chuàng)建新型高等學校[1]。由于廣播電視大學向開放大學轉(zhuǎn)型，學校辦學體系和人才培養(yǎng)模式的改變必然導致會計業(yè)務的調(diào)整、財務管理的改變和會計檔案的變化。隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及以及信息技術在財務管理中的應用，會計檔案不再只有紙質(zhì)形式，電子會計檔案越來越多，有些還只有電子會計檔案。為了適應形勢的變化，提高會計檔案管理水平，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂，于2015年12月11日發(fā)布了新的《會計檔案管理辦法》(以下簡稱“新管理辦法”)，并于2016年1月1日起施行。新管理辦法最大的特點就是明確了電子會計檔案的管理要求,作為信息化程度較高的開放大學，電子會計檔案管理工作面臨許多新的挑戰(zhàn)。

一、開放大學電子會計檔案管理的三個特征

新管理辦法第三條指出，會計檔案是單位在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務事項的具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案[2]。在這個表述中，以范圍界定的方式明確了什么是電子會計檔案，強調(diào)了它是通過計算機等電子設備形成的會計資料，以區(qū)別于將紙質(zhì)會計資料掃描形成的數(shù)字化會計資料[3]。第六條明確了應當進行歸檔的會計資料，主要包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料。第七條指出，隨著管理會計檔案的手段發(fā)生變化，不再只依賴手工，可以利用計算機等信息技術手段保存電子會計檔案。與原辦法相比不同的是不用向財政部、國家檔案局備案。第八條和第九條對僅以電子形式歸檔保存的會計檔案，從真實性、準確性、完整性、安全性和可用性等提出了必須滿足的具體的條件要求。第十二條對單位會計管理機構(gòu)與單位檔案管理機構(gòu)的電子會計檔案移交與接收作了詳細的規(guī)定。第十三條和第十八條對電子會計檔案的利用和銷毀提出了明確要求。從新管理辦法可以歸納出電子會計檔案具有信息數(shù)字化[4]、存儲虛擬化、利用高效化特征。

(一)信息數(shù)字化

隨著會計電算化的普及，會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計資料除了部分原始紙質(zhì)會計資料外，由計算機和會計核算系統(tǒng)生成電子會計數(shù)據(jù)，通過網(wǎng)絡進行共享，反復利用，形成電子檔案并將其元數(shù)據(jù)和讀取平臺一并移交檔案管理機構(gòu)。因此電子會計檔案以數(shù)字形式生成、共享和利用，呈現(xiàn)數(shù)字化特征。

(二)存儲虛擬化

紙質(zhì)會計檔案是以紙張的形式存在的，如原始報賬憑證、會計報告等會計資料，白紙黑字，紙香味濃重，給人直觀、實在的感覺。電子會計檔案通過計算機以電子文件的形式存儲在硬盤或刻錄在光盤上，給人直觀印象只是光盤和硬盤，查閱時只能通過存儲的文件和讀取平臺才能看到會計憑證、會計賬簿和財務會計報告等會計資料。因此電子會計檔案存儲是處于虛擬狀態(tài)，呈現(xiàn)虛擬化特征。

(三)應用高效化

電子會計檔案的數(shù)字化特點決定了可以借助計算機進行復制，借助網(wǎng)絡進行閱讀和查詢，利用數(shù)學工具進行統(tǒng)計分析，形成供領導決策的各種報告。相比紙質(zhì)檔案，電子會計檔案的應用顯然更加高效，呈現(xiàn)出應用高效化特征。

二、開放大學電子會計檔案管理的五大問題

原來的廣播電視大學實行四級辦學體制，由中央廣播電視大學、省級廣播電視大學、市州分校、縣電大工作站構(gòu)成，中央廣播電視大學、省級廣播電視大學分別負責必修和省開課程資源建設，市州分校、縣電大工作站負責教學實施。建設中的開放大學在辦學體系、教學模式等方面發(fā)生了較大的變化，而且正在進行各種改革和創(chuàng)新，從而導致會計業(yè)務和會計檔案的變化。并且開放大學系統(tǒng)各單位具體的可操作性的電子會計檔案管理制度有待建設和完善，計算機軟硬件的穩(wěn)定性、網(wǎng)絡的安全性等將導致電子會計檔案管理存在諸多問題。

(一)電子會計檔案存在不確定性

國家開放大學體系由總部、分部、地方學院、學習中心四級組成，實行總部、分部兩級管理體制，按照“統(tǒng)一戰(zhàn)略、共同平臺、資源共享、相對獨立、各具特色”原則運行。省級開放大學由本部、市州學院和教學點組成。目前省級開放大學既是國家開放大學的分部，也是獨立的開放大學。開放大學正在試點“六網(wǎng)融通”人才培養(yǎng)模式，其中網(wǎng)絡核心課程建設可通過直接引入、再加工、購買、合作等方式整合優(yōu)質(zhì)社會資源。網(wǎng)絡學習空間建設要依靠專業(yè)的技術公司來開發(fā)和維護，為實施網(wǎng)上教學、師生交流提供穩(wěn)定的一體化的平臺。網(wǎng)絡教學團隊建設要凝聚多方人才，建立一站式、跨區(qū)域結(jié)盟工作機制和三級梯隊協(xié)同工作機制。網(wǎng)絡支持服務需要全系統(tǒng)的師資為學生提供全過程、全方位、個性化的學習支持服務。網(wǎng)絡考試考核要本著“多元需求、多樣評價”的原則。網(wǎng)絡教學管理需要動員教師和教學教務管理人員來創(chuàng)建全方位、高效能的網(wǎng)絡教學管理體系，實現(xiàn)網(wǎng)上招生管理、教學安排管理、成績管理、學籍管理、學費管理等功能。這種人才培養(yǎng)模式的試點正在全面進行，涉及到管理機制、工作機制、辦學機制、系統(tǒng)間利益分配等方方面面的工作，而且存在許多要探索和創(chuàng)新的地方，必然導致許多不確定性的產(chǎn)生。因此開放大學系統(tǒng)中各單位的會計業(yè)務、財務管理以及檔案管理必須適應新的人才培養(yǎng)模式作出調(diào)整。開放大學體系內(nèi)的經(jīng)濟往來不再主要集中在課程注冊費、考試費等費用，資源建設費、平臺維護費、人員經(jīng)費等將大大增加，特別是跨區(qū)域的經(jīng)濟往來更加頻繁，電子會計數(shù)據(jù)增多，電子會計檔案增多。由于人才培養(yǎng)模式正在探索過程中，不確定性的地方太多，因此建設中的開放大學的電子會計檔案管理也存在許多不確定性。

(二)電子會計檔案存在不完整性

電子會計檔案主要包括機制會計檔案、機讀會計檔案、計算機系統(tǒng)檔案這三部分內(nèi)容[5]。開放大學系統(tǒng)也不例外，財務人員雖然普遍使用會計電算化，不再手工記賬，但他們對電子會計檔案歸檔的范圍不太清楚，對電子會計檔案和紙質(zhì)會計檔案的區(qū)分不清晰，更難以使之互為補充，甚至有些會計資料丟失。注重對計算機形成的電子會計資料的打印，忽視其他電子檔案管理，容易導致電子會計檔案的不完整。

(三)電子會計檔案存在不安全性

電子會計檔案從形成、存儲、歸檔到應用，通過網(wǎng)絡傳輸和電腦應用，會計核算系統(tǒng)和讀取平臺雖然有密碼控制，如果認證不嚴，在技術上可以通過計算機獲取會計資料文件，對會計數(shù)據(jù)進行復制、刪除、修改等操作，從而造成會計數(shù)據(jù)的丟失、失真和泄密。在管理上，開放大學系統(tǒng)中大多數(shù)單位由實施會計電算化的會計人員兼職保管，沒有安排專業(yè)的檔案管理人員進行保管，他們的電子檔案管理意識不強，網(wǎng)絡安全能力和讀取平臺維護能力不強。因此，無論是從技術層面還是從管理上，電子會計檔案安全保密性都面臨嚴峻挑戰(zhàn)。

(四) 電子會計檔案管理制度不健全

新管理辦法2016年初剛剛實施，開放大學系統(tǒng)各單位還處于學習消化階段，原有的會計檔案管理制度是針對原有廣播電視大學辦學體系建立起來的，以紙質(zhì)檔案為主，而現(xiàn)在的開放大學辦學體系、人才培養(yǎng)模式發(fā)生了較大變化，相應的會計檔案管理制度也要重新建立和修訂，特別是電子會計檔案管理制度建設尤為重要，不能認為有國家層面的管理辦法就可以了，這樣必然導致適合開放大學系統(tǒng)自身特點的電子會計檔案管理制度的缺失。

(五)電子會計檔案管理人員素質(zhì)不高

開放大學系統(tǒng)各單位均有檔案管理人員和財務人員，但基本上沒有專門的電子會計檔案管理人員，要作好電子會計檔案管理，對人員綜合素質(zhì)提出了較高的要求，除了具備檔案管理知識外，還需具備一定的財務知識、計算機網(wǎng)絡安全知識以及與電算會計相配套的軟硬件維護技能，而現(xiàn)有檔案管理人員都存在某些知識和能力的欠缺。

三、開放大學電子會計檔案管理的四點建議

(一)收集完整，整理規(guī)范

開放大學系統(tǒng)各單位在財務工作過程中普遍涉及到原始憑證、記賬憑證、總賬、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片等帳簿，月度、季度、半年度、年度財務會計報告，銀行對賬單、納稅申報表、開放大學系統(tǒng)各級辦學單位之間的對賬單等財務會計資料。這些資料有些形成的是紙質(zhì)檔案，有些形成的是電子會計檔案，要作好這些基礎性工作，使之形成的電子會計檔案完整和規(guī)范。收集這些檔案時，既要注意對會計檔案保管清冊、移交清冊和鑒定意見書等有保存價值的會計檔案資料的收集，也要收集電子會計檔案的元數(shù)據(jù)和特殊格式的電子會計檔案的讀取平臺，確保會計檔案收集的完整性。電子會計檔案的整理按照新管理辦法規(guī)定的會計憑證、會計賬簿、會計財務報告和其他輔助會計資料進行分類，保管期限調(diào)整為永久、10年或30年。紙質(zhì)會計檔案也用同樣的方法分類整理，并編制檔案號，建立其與電子會計檔案之間的對應關系。由于形成電子會計檔案的計算機系統(tǒng)安全性、穩(wěn)定性以及存貯的耐久性等問題不能完全解決，目前最好實行紙質(zhì)會計檔案與電子會計檔案雙套歸檔。

(二)認證嚴格，存儲安全

開放大學系統(tǒng)各單位財務人員在電算化會計系統(tǒng)管理中，采用密碼認證管理，電子會計檔案管理有些仍存放在財務部門，不在檔案管理部門，有些放在檔案管理部門，僅起到保管的作用。如果認證不嚴格、保管不安全容易導致會計資料泄密和改變。因此，很有必要建立嚴格的認證制度?？诹钫J證、指紋認證、全息認證等認證技術[6]的發(fā)展為專崗專人、授權(quán)操作的方式提供了技術保障。不同的崗位授予不同的權(quán)力，賦予不同的職責。電子會計檔案管理中存儲安全是極為重要的。除采用高質(zhì)量的存儲設備之外，對電子會計檔案進行備份和定期檢測是必不可少的。財務人員要養(yǎng)成數(shù)據(jù)定期備份的習慣，并用質(zhì)地優(yōu)良的硬盤保存或光盤刻錄，并注明與之相對應的會計軟件系統(tǒng)。檔案管理人員應定期對電子會計檔案進行檢測，防止存儲設備日久損壞以及數(shù)據(jù)丟失，發(fā)現(xiàn)問題及時作好數(shù)據(jù)維護工作。

(三)適應變化，健全制度

新管理辦法是適應新形勢，特別是要適應“互聯(lián)網(wǎng)+”時代財務管理的新變化而頒布的。開放大學系統(tǒng)是信息技術與教育深度融合的教育機構(gòu)，普遍應用互聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)金融，有必要也有條件盡快推進電子會計檔案管理工作。為此，要適應新的變化建立健全與新管理辦法相銜接的適合開放大學自身特點的具有可操作性的電子會計檔案管理制度，如電子會計資料歸檔制度、認證制度、存儲制度、備份檢測制度、移交接收制度、保密制度、銷毀制度等。

(四)加強培訓，提升素質(zhì)

開放大學的財務工作將不斷拓展，使得電子會計檔案管理工作更加復雜，新管理辦法對管理人員提出了更高的要求，管理人員不僅需要具備一定的財務知識、檔案管理知識和計算機應用能力，還需有高尚的道德品質(zhì)和高度負責的工作態(tài)度。開放大學系統(tǒng)現(xiàn)有檔案管理人員大部分知識結(jié)構(gòu)相對單一，不具備擔當電子會計檔案管理的綜合能力。為了提高電子會計檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要盡快加強財務管理及與會計檔案管理相聯(lián)系的計算機應用能力、檔案管理知識等培訓，使相關人員盡快具備電子檔案管理的知識和技能，提高職業(yè)道德修養(yǎng)和檔案管理的安全意識。

開放大學系統(tǒng)的會計檔案包括紙質(zhì)會計檔案和電子會計檔案，隨著新管理辦法的施行，開放大學一定要結(jié)合實際，盡快加強各類人員培訓，制訂電子會計檔案管理相關制度，克服在工作推進過程中出現(xiàn)的各種問題，積極穩(wěn)妥地推進電子會計檔案管理工作，以全面提升開放大學的管理水平。

[1]教育部關于辦好開放大學的意見[Z].教職成[2016]2號.

[2]財政部,國家檔案局.會計檔案管理辦法[EB/OL]. http://www.saac.gov.cn/ .2015-12-11.

[3]蔡盈芳.《會計檔案管理辦法》修訂內(nèi)容要點解讀之二[J].檔案天地，2017，(3).

[4]劉麗霞.氣象部門電子會計檔案管理[J].蘭臺世界，2016，(12).

[5]張燕.淺析電子會計檔案的管理[J].內(nèi)蒙古科技與經(jīng)濟，2016，(8).

[6]李曉紅.關于會計電子檔案的保管分析[J].企業(yè)改革與管理，2015，(4).

OntheManagementofE-accountingArchivesinOpenUniversity

OUYANG Feng-ping

Based on the new regulation for the management of accounting archives,there are the characteristics of Information digitization,storage virtualization and high efficiency of application in the electronic accounting archives management in Open University,and the problems of uncertainty,incompleteness,insecurity,imperfect management system and low quality of managers are found. Therefore,in the construction of open university,The electronic accounting archives should be collected,standardized,certified strictly,stored safely,adapted to change and perfected system,and personnel training and quality are improved. So that to ensure the management level of the Open University.

Open University; accounting archives; e-accounting

2017-05-02

歐陽鳳平(1963— )，女，湖南廣播電視大學會計、檔案管理員。

G271；D728

：A

：1009-5152(2017)02-0093-04