水利檔案信息化管理的研究

劉葉飛

（武義縣源口水庫管理處）

一、開展水利檔案信息化管理的背景和意義

水利是農(nóng)業(yè)的命脈，“水利興，五谷豐”，新農(nóng)村建設(shè)也離不開興修水利。而水利檔案是在水利工程建設(shè)管理以及防汛工作中產(chǎn)生的，是記錄國家和地方有關(guān)水利各方面信息的系統(tǒng)載體。隨著水利建設(shè)的推進(jìn)，對管理的要求越來越高，離不開檔案工作和檔案信息化的基礎(chǔ)支撐。以本單位武義縣源口水庫為例，該水庫位于浙江省金華市武義縣境內(nèi)，錢塘江流域、武義江支流熟溪麻陽江中游的白姆鄉(xiāng)上宅村（白姆村）1.5千米處，控制流域面積105平方千米，年均徑流量1.2億立方米，總庫容2880萬立方米，正常庫容2200萬立方米，是一座以灌溉為主，結(jié)合防洪、城市供水、發(fā)電等綜合利用的重要中型水庫，其重要性不言而喻。而它的日常運(yùn)行和管理都與檔案工作息息相關(guān)，迫切需要高效化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案信息化管理支撐。

水利檔案信息化管理，是指在水利檔案管理過程中應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、高效化的管理。傳統(tǒng)水利檔案在管理過程中，容易造成檔案的損壞和丟失，還存在檔案存放秩序混亂的現(xiàn)象。特別是在防汛期間，查看水文資料的頻次加大，更加重了在管理方面存在的問題。通過開展水利檔案信息化建設(shè)，將水利檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理、歸類和整合，從而打破時(shí)間空間的限制，使不同地域的水利資料可以在線共享，提高了檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)了更好的檔案信息資源服務(wù)；同時(shí)，也可以減少對實(shí)體檔案的直接利用，延長了檔案的壽命。

二、水利檔案信息化管理中存在的主要問題

水利檔案信息化建設(shè)包括檔案信息有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案信息化人才培養(yǎng)等內(nèi)容，涉及面廣，工作要求高。但是，由于當(dāng)前水利檔案信息化建設(shè)中普遍存在思想觀念跟不上、重視力度不夠、管理手段落后、資源建設(shè)不規(guī)范、安全保障不足等諸多問題，給水利檔案信息化建設(shè)帶來了一定困難。

（一）檔案信息化規(guī)劃相對滯后，在工作推進(jìn)上缺乏統(tǒng)籌

目前水利系統(tǒng)的信息化建設(shè)側(cè)重于防汛防旱資源、工程建設(shè)、管理工程建設(shè)方面，檔案信息化建設(shè)跟不上水利信息化的總體發(fā)展進(jìn)度。同時(shí)，檔案信息化統(tǒng)籌規(guī)劃不夠，缺乏全局性、綜合性、統(tǒng)一性的意識，存在各自為政現(xiàn)象。

（二）缺乏檔案信息化意識，管理手段落后

部分專兼職檔案人員受到傳統(tǒng)檔案觀念的影響，思想觀念落后，習(xí)慣于按照以前的思路開展檔案工作，對于信息化、數(shù)字化建設(shè)缺乏概念。有的雖然也使用計(jì)算機(jī)輔助檔案管理，但僅僅限于目錄檢索。

（三）檔案信息資源建設(shè)和整合問題突出

水利部門的數(shù)字檔案資源建設(shè)涉及各個(gè)方面和多個(gè)單位，其建設(shè)和整合問題日益突出。由于水利工程涉及社會(huì)各個(gè)方面，各單項(xiàng)工程的結(jié)構(gòu)功能復(fù)雜，導(dǎo)致了其檔案組成的復(fù)雜性，往往從設(shè)計(jì)初期就因?yàn)橥顿Y狀況、規(guī)劃走向、拆遷征地、群眾利益等因素不斷修改，甚至有時(shí)工程已開工，實(shí)際情況又與設(shè)計(jì)時(shí)情況不同，這些不確定因素加大了檔案收集整理的難度。同時(shí)，不少水利單位檔案管理人員是兼職的，對水利工程檔案業(yè)務(wù)及管理缺少經(jīng)驗(yàn)，致使驗(yàn)收資料整理不夠全面，只是被動(dòng)地從業(yè)務(wù)部門接收資料，對工程建設(shè)、驗(yàn)收的檔案要求不夠明確，出現(xiàn)整理不規(guī)范、不全面等現(xiàn)象。

（四）檔案信息化管理存在不安全因素

水利部門在推進(jìn)檔案信息化過程中，各種安全風(fēng)險(xiǎn)日益突出，比如網(wǎng)絡(luò)化管理和利用的安全性，數(shù)據(jù)的丟失、更改和被誤刪除，這些風(fēng)險(xiǎn)因素都會(huì)直接影響檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。

（五）檔案信息化專業(yè)人才嚴(yán)重不足

檔案信息化專業(yè)人才的綜合素質(zhì)和技能，決定了檔案信息化建設(shè)的成敗和效果。目前水利檔案管理中的信息化專業(yè)人才普遍欠缺，已成為制約水利檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵因素，這在一些偏遠(yuǎn)地區(qū)和水管部門中尤為突出。

三、推進(jìn)水利檔案信息化管理的對策和建議

要推進(jìn)水利檔案信息化建設(shè)，必須正視水利檔案信息化建設(shè)中存在的問題和困難，制定切實(shí)可行的對策和措施，使檔案信息化建設(shè)更好地為水利工程建設(shè)、水利工程管護(hù)和水資源管理服務(wù)。

（一）進(jìn)一步提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識

檔案信息化建設(shè)是依托信息網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行“升級換代”、創(chuàng)新發(fā)展的重要抓手。要提高對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識，克服各種思想認(rèn)識上的誤區(qū)，自覺學(xué)習(xí)檔案信息化等方面的知識，與時(shí)俱進(jìn)地把水利檔案管理工作做好。

（二）要加強(qiáng)水利檔案信息化建設(shè)工作的統(tǒng)籌規(guī)劃

水利檔案涉及水利工作的各個(gè)方面，系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)部門，要通力合作把工作做好，避免單打獨(dú)斗。同時(shí)，要對檔案信息化工作進(jìn)行總體規(guī)劃，科學(xué)確定長期目標(biāo)規(guī)劃和近期目標(biāo)計(jì)劃，并按照計(jì)劃，穩(wěn)步推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。同時(shí)，要加強(qiáng)檔案信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范建設(shè)。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括電子檔案管理規(guī)范、信息安全管理規(guī)范及數(shù)字檔案資源管理標(biāo)準(zhǔn)等；業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括檔案信息化處理規(guī)范等；技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范包括數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、壓縮、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)加密、水印技術(shù)和軟硬件建設(shè)技術(shù)規(guī)范等。

（三）要重點(diǎn)推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)是檔案信息化建設(shè)的核心，水利檔案專業(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)，涉及管理門類廣，數(shù)字檔案資源建設(shè)必須從源頭上把好關(guān)。要制定與水利信息化相協(xié)調(diào)的檔案信息化建設(shè)工作計(jì)劃，宏觀上要有總體的指導(dǎo)思路，實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略上的創(chuàng)新；要增強(qiáng)綜合檔案室的業(yè)務(wù)監(jiān)督、指導(dǎo)職責(zé)，建立和完善檔案信息管理制度，明晰檔案信息管理流程，建立水文數(shù)據(jù)網(wǎng)上歸檔流程等各專業(yè)的檔案歸并錄入規(guī)定，實(shí)現(xiàn)各門類檔案收集、管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，豐富室藏；加大電子文件歸檔管理。必須以成熟的軟、硬件環(huán)境和良好的管理制度為前提。綜合檔案室作為歸檔文件的信息接收和管理的職能機(jī)構(gòu)，檔案資源接收和整合非常重要，要健全檔案信息收集管理制度，確保各類檔案，如實(shí)物檔案、電子檔案、音像檔案以及技術(shù)檔案等進(jìn)行分門別類，收集完備。

（四）要加強(qiáng)檔案信息的安全管理

加強(qiáng)配備檔案信息化建設(shè)所需的相關(guān)軟硬件設(shè)施，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、檔案防磁柜等，并對檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行升級改造，以滿足水利檔案信息化管理的現(xiàn)實(shí)需要。建立健全檔案信息安全各項(xiàng)制度，加強(qiáng)檔案信息安全防范和管理，建立安全可靠的身份驗(yàn)證、防擴(kuò)散等安全機(jī)制，特別是要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防止黑客進(jìn)入系統(tǒng)更改數(shù)據(jù)，確保檔案信息安全。

（五）要重視信息化專業(yè)人才的培養(yǎng)

一是要改變舊觀念，樹立正確的檔案人才觀。人才是檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵，檔案信息化建設(shè)要樹立大人才觀，針對在具體管理中對人才的評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，立足于“人人皆才”“人人皆可才”的觀念，在具體的人才建設(shè)中樹立整體觀念和動(dòng)態(tài)觀念，這樣人才資源才不至于成為無源之水，人才管理才可能取得人盡其才、才盡其用的效果。二是要通過各種渠道，加快引進(jìn)和培養(yǎng)信息化人才。在實(shí)際管理過程中，應(yīng)該熟練現(xiàn)代信息技術(shù)的專業(yè)技能，掌握數(shù)據(jù)處理、信息聯(lián)網(wǎng)以及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。同時(shí)把水利專業(yè)以及檔案管理結(jié)合起來，構(gòu)建綜合性的人才培養(yǎng)體系。對于邊遠(yuǎn)地區(qū)的水利部門檔案管理人員，重點(diǎn)要進(jìn)行幫扶式培訓(xùn)，把人組織好，手把手地把檔案人員帶好。補(bǔ)充一點(diǎn)，硬件建設(shè)也要跟上，與之匹配?？刹扇ｎ}講座、實(shí)習(xí)培訓(xùn)、現(xiàn)場研討等方式，使在職檔案人員學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)，掌握新技能、新方法，探討新情況、新問題，及時(shí)提高其信息素養(yǎng)和信息技能，從而培養(yǎng)出適用型、普及型的檔案信息化人才。

四、結(jié)語

加強(qiáng)水利檔案的信息化管理，是提高水利檔案管理整體水平的重要抓手，也是今后水利檔案工作的努力和發(fā)展方向。只有正視當(dāng)前水利檔案信息化管理中的問題和困難，并采取有效措施切實(shí)加以改進(jìn)，才能推動(dòng)水利檔案信息化建設(shè)再上新臺階，使水利檔案工作更好地為水利建設(shè)事業(yè)服務(wù)。

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