城建檔案數(shù)字化的實(shí)踐與探索
——以玉環(huán)縣城建檔案館為例

孫 靜

（玉環(huán)縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃局）

當(dāng)前檔案管理已進(jìn)入紙質(zhì)文件與電子文件共存的時(shí)代，手工查閱的傳統(tǒng)檔案管理模式已跟不上時(shí)代步伐，需要圍繞“數(shù)字城建”建設(shè)，加大檔案管理創(chuàng)新力度，加快推進(jìn)檔案數(shù)字化，為社會(huì)提供更加優(yōu)質(zhì)、高效、便捷、安全的檔案服務(wù)。

一、開展城建檔案數(shù)字化的重要性和緊迫性

城建檔案是城市規(guī)劃、建設(shè)和管理的重要基礎(chǔ)資料，具有涉及面廣、數(shù)量大、種類多、價(jià)值高、保管時(shí)間長(zhǎng)等特點(diǎn)。城建檔案也是一個(gè)城市的寶貴財(cái)富和不可再生的信息資源，是一個(gè)城市建設(shè)發(fā)展歷程的見證和縮影，是一個(gè)城市規(guī)劃、建設(shè)、管理維護(hù)等活動(dòng)的重要憑證和依據(jù)，是一個(gè)城市自然面貌、地質(zhì)狀況、建筑物和地上、地下管線的真實(shí)記錄。為保證城建檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用，原有的手工查閱方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的步伐。通過開展城建檔案數(shù)字化，一方面可以提高城建檔案管理效率，另一方面可滿足保護(hù)檔案原件、方便利用等需要?？梢哉f，城建檔案數(shù)字化既是檔案工作創(chuàng)新發(fā)展的需要，也是滿足社會(huì)不斷增長(zhǎng)的檔案利用服務(wù)的迫切需求。

二、把握城建檔案數(shù)字化加工的程序和要求

（一）做好前期準(zhǔn)備工作

我館主要通過外包方式開展城建檔案的數(shù)字化加工工作。前期準(zhǔn)備工作是城建檔案數(shù)字化加工過程的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，必須做到認(rèn)真調(diào)研、摸清底數(shù)、周密準(zhǔn)備。

1.摸清基本情況。

對(duì)庫(kù)存的城建檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和分析，摸清檔案的基本情況，確定本單位要進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案卷數(shù)及內(nèi)容，并計(jì)算出頁數(shù)。

2.制定實(shí)施方案。

確定需要數(shù)字化加工的頁數(shù)、時(shí)間、價(jià)格，落實(shí)數(shù)字化加工資金，對(duì)數(shù)字化質(zhì)量提出要求。

3.落實(shí)加工單位。

鑒于歷年積累的城建檔案數(shù)量巨大，檔案數(shù)字化加工工作量大、任務(wù)重，而檔案人員在信息化方面的專業(yè)知識(shí)一般比較薄弱，很難憑自身力量在短時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量完成數(shù)字化工作。因此，最具有可行性的方法是選擇一家比較優(yōu)秀的、有資質(zhì)的檔案數(shù)字化加工專業(yè)公司，并借助他們的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和豐富經(jīng)驗(yàn)開展工作。

（二）明確城建檔案數(shù)字化的業(yè)務(wù)技術(shù)相關(guān)需求

1.把握城建檔案數(shù)字化的技術(shù)指標(biāo)要求。

根據(jù)《城建檔案業(yè)務(wù)管理規(guī)范》的要求，紙質(zhì)檔案數(shù)字化應(yīng)符合以下要求：（1）掃描色彩模式采用黑白二值、彩色或灰度模式。（2）掃描分辨率參數(shù)大小應(yīng)大于100dpi，以掃描后的圖像清晰完整、不影響圖像和利用效果為準(zhǔn)。（3）采用黑白二值模式掃描的圖像文件，應(yīng)采用TIFF格式存儲(chǔ)，用Crup4壓縮；采用灰度模式和彩色模式掃描的文件，應(yīng)采用JDEG格式存儲(chǔ)；單份多頁文件掃描圖像、提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像可存儲(chǔ)PDF格式。（4）竣工圖采用黑白掃描，200dpi分辨率，1比1比例。AO及以下幅面圖紙掃描為TIFF格式，超過掃描尺寸的，由管理員進(jìn)行技術(shù)處理后再掃描。（5）在保證掃描圖像清晰可讀的前提下，應(yīng)選擇適當(dāng)?shù)膲嚎s率，盡量減小存儲(chǔ)容量。

2.對(duì)掃描數(shù)據(jù)做好安全備份。

由于掃描數(shù)據(jù)是以比特流的形式存放在計(jì)算機(jī)中，一旦計(jì)算機(jī)系統(tǒng)癱瘓，極易造成掃描數(shù)據(jù)丟失和不可讀。因此，要把握好“不把雞蛋放在一個(gè)籃子里”的安全原則，要求掃描數(shù)據(jù)至少以兩種以上存儲(chǔ)模式進(jìn)行備份。

3.做好掃描數(shù)據(jù)的入庫(kù)銜接。

對(duì)核心業(yè)務(wù)類檔案，要求在掃描過程中進(jìn)行全檢，數(shù)據(jù)導(dǎo)入系統(tǒng)后再次對(duì)實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)進(jìn)行逐條對(duì)照原件檢查，錯(cuò)誤率要求控制為零。要求支持不同載體檔案的數(shù)字化，通過不同的接口導(dǎo)入數(shù)據(jù)，并對(duì)不同格式的數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯處理，支持以拷貝、打印、繪圖等方式進(jìn)行數(shù)據(jù)輸出。

4.優(yōu)化掃描數(shù)據(jù)的檢索功能。

要求提供BS架構(gòu)下的檢索工具，真正實(shí)現(xiàn)雙層檢索（檔案目錄檢索和掃描圖像全文檢索），任何復(fù)雜的檔案查詢時(shí)間在1秒以內(nèi)完成，同時(shí)為檔案信息查詢系統(tǒng)提供完整的全文檢索信息并記錄所有用戶的所有行蹤，還可以在業(yè)務(wù)處理中根據(jù)權(quán)限實(shí)時(shí)調(diào)用檢索城建檔案，并要求提供多種統(tǒng)計(jì)。

（三）把握城建檔案掃描的具體操作流程

城建檔案的專業(yè)性很強(qiáng)，相關(guān)業(yè)務(wù)技術(shù)要求較高，在具體實(shí)施掃描的過程中，要制定出嚴(yán)格的操作流程，切實(shí)保證檔案掃描的順利進(jìn)行。結(jié)合城建檔案實(shí)際，檔案掃描具體操作流程如下：借卷—檔案分析—檔案掃描—掃描質(zhì)檢—建立書簽—著錄索引—總檢—還卷—數(shù)據(jù)備份—數(shù)據(jù)掛接—?dú)w檔驗(yàn)收。

1.借卷：因每天有大量檔案借出，城建檔案館方面要安排專人進(jìn)行案卷的移交，履行有關(guān)交接手續(xù)，做到權(quán)責(zé)明確、有據(jù)可查。

2.檔案分析：一份卷宗根據(jù)材料的紙質(zhì)、顏色等不同，需要進(jìn)行消藍(lán)去污、做彩圖、拼接等不同技術(shù)處理。

3.檔案掃描：在檔案掃描前，掃描人員要認(rèn)真查看流程單，閱讀著錄信息，進(jìn)行認(rèn)真比對(duì)，并按一定規(guī)則建立子目錄。掃描時(shí)，要嚴(yán)格按文件自然順序掃描，根據(jù)紙張情況選擇掃描方式，注意避免傾斜，注意調(diào)整亮度、對(duì)比度，不得遺漏和重復(fù)。

4.掃描質(zhì)檢：設(shè)置專門的崗位和專人，負(fù)責(zé)對(duì)已經(jīng)初步完成加工的成品檔案進(jìn)行技術(shù)檢查，協(xié)調(diào)改錯(cuò)。要求逐頁檢查，檢查內(nèi)容包括傾斜度超過標(biāo)準(zhǔn)、污漬面積超過標(biāo)準(zhǔn)、漏頁、白頁、重復(fù)、頁面字跡不清楚、頁面倒置、著錄項(xiàng)漏項(xiàng)、著錄數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等。

5.建立書簽：有的卷宗頁數(shù)比較多，為了提高查詢速度，每份卷宗掃描完畢后，要依據(jù)該卷宗卷內(nèi)目錄建立書簽。

6.著錄索引：城建檔案的紙質(zhì)檔案都是按總登記號(hào)排列入庫(kù)的，為了實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案相同的組卷方式，保持統(tǒng)一性，最后要將每份卷宗的總登記號(hào)著錄到掃描軟件管理系統(tǒng)中。

7.總檢：對(duì)掃描完成后的檔案進(jìn)行一次全面的檢查，內(nèi)容包括掃描的質(zhì)量是否達(dá)到要求，建立的書簽和著錄的索引是否齊全。

8.還卷：按照借卷的要求，專人負(fù)責(zé)，仔細(xì)檢查檔案是否完好，并對(duì)檔案進(jìn)行消毒后再入庫(kù)，以防帶入掃描過程中接觸到有害物質(zhì)，對(duì)庫(kù)房中其他檔案造成破壞。

9.數(shù)據(jù)備份：將已掃描好的城建檔案?jìng)浞莸焦獗P上，以備不時(shí)之需。

10.數(shù)據(jù)掛接：總檢通過后，將數(shù)字檔案導(dǎo)入城建檔案管理系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)與城建檔案管理系統(tǒng)的目錄數(shù)據(jù)掛接。

11.歸檔驗(yàn)收：在掃描過程中，要分階段抽查和總體驗(yàn)收。按照掃描進(jìn)度，檔案館工作人員要不間斷地對(duì)掃描成果進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正。掃描結(jié)束后，城建檔案館要組織人員對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行總體驗(yàn)收。

三、加強(qiáng)城建檔案數(shù)字化加工的后續(xù)保障

（一）保障城建檔案的信息安全

城建檔案數(shù)據(jù)安全至關(guān)重要。城建檔案管理部門應(yīng)從組織制度、技術(shù)手段、管理手段上采取措施，確保城建檔案的信息安全。一是嚴(yán)格執(zhí)行檔案“六防”措施；二是嚴(yán)格執(zhí)行機(jī)房管理制度，非機(jī)房人員進(jìn)出應(yīng)履行相關(guān)手續(xù)；三是對(duì)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)檢修；四是要對(duì)內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行物理隔離；五是在軟件使用前要進(jìn)行全面測(cè)試，以確保發(fā)生誤操作時(shí)數(shù)據(jù)不被破壞和不發(fā)生丟失；六是要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行定期的多重備份和異地備份；七是要對(duì)提供利用過程跟蹤監(jiān)控，自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄；八是對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)用戶實(shí)行權(quán)限等級(jí)管理，嚴(yán)禁越權(quán)操作；九是要有經(jīng)費(fèi)投入，加大軟硬件建設(shè)，優(yōu)化安全保障條件。

（二）保障提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和水平

城建檔案數(shù)字化加工能否成功，關(guān)鍵在人。為確保數(shù)字化工作順利進(jìn)行，要求檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任意識(shí)和一定的專業(yè)知識(shí)。一方面要針對(duì)性地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，特別是信息化等方面知識(shí)的培訓(xùn)；另一方面要完善用人機(jī)制，加強(qiáng)人才引進(jìn)和培養(yǎng)，優(yōu)化檔案工作人員的年齡結(jié)構(gòu)、知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)結(jié)構(gòu)。