城建檔案數(shù)字化管理的幾點(diǎn)思考

董志華

（玉環(huán)縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)規(guī)劃局）

城建檔案的數(shù)字化管理，就是城建檔案部門綜合運(yùn)用現(xiàn)代化信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和手段，通過軟硬件平臺對數(shù)字檔案信息的收、存、管、用等進(jìn)行管理的一種新的管理方式。目前城建檔案管理部門都在實(shí)施城建檔案數(shù)字化管理，下面筆者就這項(xiàng)工作談點(diǎn)粗淺想法。

一、開展城建檔案數(shù)字化管理的目的

檔案數(shù)字化管理是以現(xiàn)代管理科學(xué)為指導(dǎo)，應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)和手段，變革傳統(tǒng)檔案管理模式，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的系統(tǒng)化、精準(zhǔn)化和智能化。相對于傳統(tǒng)檔案管理，檔案數(shù)字化管理可以優(yōu)化檔案管理流程，提高管理效率；可以促進(jìn)檔案信息共享，提高檢索利用效率；可以保護(hù)紙質(zhì)檔案原件，促進(jìn)電子檔案歸檔保存。

城建檔案的數(shù)字化管理，也是對已竣工的各類建筑工程、已發(fā)證的各種規(guī)劃審批所產(chǎn)生的資料及信息庫的進(jìn)一步完善。隨著網(wǎng)絡(luò)、多媒體、GIS系統(tǒng)等新技術(shù)相繼引入到城建檔案管理中，可以以目錄數(shù)據(jù)為檢索入口，利用計算機(jī)技術(shù)把全文信息、圖像信息及其預(yù)覽功能集成于目錄數(shù)據(jù)中進(jìn)行管理，從而實(shí)現(xiàn)檔案圖文信息的全文檢索，即可以不接觸檔案而查閱各種原始資料，并實(shí)現(xiàn)查詢速度快、保存期限長、內(nèi)容全面完整，檔案利用不受時間和地點(diǎn)限制等目的。從內(nèi)部業(yè)務(wù)建設(shè)看，數(shù)字化管理實(shí)現(xiàn)了信息共享，每個工作人員可直接從計算機(jī)終端調(diào)閱各類城建檔案資料；從外部社會服務(wù)看，數(shù)字化管理為社會各界提供全面、及時、有效、方便的服務(wù)，使檔案工作進(jìn)一步貼近社會、貼近群眾。

二、檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢和特點(diǎn)

相對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案而言，檔案數(shù)字化管理具有便于在線收集和整理、存儲信息量大、便于集成管理、安全保管和利用等優(yōu)勢和特點(diǎn)。

（一）便于檔案信息的在線收集和管理

檔案數(shù)字化管理是利用物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)，構(gòu)建起智能化、多元化的管理機(jī)制和手段，以此來處理數(shù)字檔案信息并提供檔案信息服務(wù)的新型檔案管理模式?？山柚W(wǎng)絡(luò)和通過實(shí)時數(shù)據(jù)處理、掃描、攝錄等設(shè)備，把數(shù)據(jù)在線導(dǎo)入計算機(jī)，從而完成對檔案信息的在線收集和管理。

（二）便于海量檔案數(shù)據(jù)的集成管理

可以將不同地點(diǎn)的數(shù)字檔案信息依據(jù)內(nèi)容整理，集中形成專題檔案，實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的集成化管理。同時，與傳統(tǒng)載體檔案相比，數(shù)字檔案信息的存儲密度更高，可以用較小的空間實(shí)現(xiàn)海量檔案信息的存儲。但這也對數(shù)字檔案信息的安全保障工作提出了更高的要求，一旦信息管理不當(dāng)，造成的損失將更加嚴(yán)重。

（三）檔案管理和利用的高效性

通過數(shù)字檔案管理平臺，可實(shí)現(xiàn)各類數(shù)字檔案信息的在線收集和歸檔。通過將不同載體檔案統(tǒng)一轉(zhuǎn)換成數(shù)字檔案，可以擺脫不同載體檔案在利用方式上的束縛，降低了檔案復(fù)制、信息有效重組所需要的時間和成本。對于使用者來說，現(xiàn)場通過網(wǎng)絡(luò)直接接收所需要的檔案資料，無需到檔案室查閱，真正實(shí)現(xiàn)了檔案的高效及時利用。

（四）檔案異質(zhì)保管的安全性

通過開展檔案實(shí)體的數(shù)字化和已數(shù)字化檔案實(shí)體的封存保管，可以保護(hù)檔案原件，實(shí)現(xiàn)庫藏檔案的異質(zhì)保存和數(shù)字多套備份，確保檔案信息的安全性。

同時，由于數(shù)字檔案信息的軟硬件依賴性、易修改性和載體脆弱性等特點(diǎn)，也給檔案數(shù)字化管理帶來了一些新的挑戰(zhàn)。

三、城建檔案數(shù)字化管理中面臨的主要問題及對策措施

在城建檔案數(shù)字化管理中，還普遍存在不少問題，主要表現(xiàn)在：對檔案數(shù)字化管理重要性認(rèn)識不到位，檔案人員素質(zhì)跟不上要求，檔案信息安全管理問題突出，檔案信息化存在傳統(tǒng)路徑依賴，存在重復(fù)勞動、效率低下的現(xiàn)象。要解決好以上這些問題，應(yīng)從以下幾個方面著力：

（一）提高對檔案數(shù)字化管理重要性的認(rèn)識

檔案數(shù)字化建設(shè)需要大量投入，需要人力、財力等保障。若單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案數(shù)字化管理的重要性認(rèn)識不足，往往會出現(xiàn)建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備配置不到位，力量配備不夠等情況，這將直接影響檔案數(shù)字化管理工作開展，影響檔案數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度。這就需要加強(qiáng)檔案宣傳工作，提高各部門負(fù)責(zé)人和廣大干部職工的檔案意識；通過進(jìn)一步做好檔案數(shù)字化利用服務(wù)，為大家提供便捷的檔案利用服務(wù)，促進(jìn)大家對檔案數(shù)字化建設(shè)的重視。

（二）要加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)和水平

城建檔案管理現(xiàn)代化是不斷完善優(yōu)化的過程，始終要依賴于城建檔案人員素質(zhì)的提高。檔案管理方式從保管型向服務(wù)型轉(zhuǎn)變、從傳統(tǒng)管理方式向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理轉(zhuǎn)變，需要建設(shè)一支相對穩(wěn)定、精通城建檔案管理且熟悉計算機(jī)操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)知識的專業(yè)隊(duì)伍。這也是實(shí)現(xiàn)城建檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。為此，一方面，要保持檔案人員隊(duì)伍的相對穩(wěn)定，檔案人員的頻繁更換，會直接影響檔案業(yè)務(wù)工作開展。同時，檔案人員應(yīng)盡量專職，兼職往往會導(dǎo)致工作懈怠、精力不足等問題。另一方面，改善檔案人員的知識結(jié)構(gòu)，通過加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案人員的計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識水平及應(yīng)用能力。

（三）確保檔案信息安全，做好檔案信息安全防范工作

城建檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性和內(nèi)容敏感性，數(shù)字化建設(shè)過程中必須高度重視檔案信息安全問題，確保萬無一失。一是要研究完善數(shù)字檔案安全管理策略。城建檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，采取數(shù)據(jù)在線管理和集中存儲的方式，存在對軟硬件的依賴性、信息的易更改性等風(fēng)險，必須從確保數(shù)字檔案的信息安全和長久保存的角度，研究提出數(shù)字檔案安全管理的策略和路徑。二是要建立完善覆蓋全面、制度健全、手段先進(jìn)、保障有力的數(shù)字檔案安全工作機(jī)制。嚴(yán)格執(zhí)行檔案安全保密制度，加強(qiáng)對涉密信息系統(tǒng)、涉密計算機(jī)和涉密載體的安全保密管理。確保利用過程中的信息安全，建立流程化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理過程并通過制定規(guī)章制度保證嚴(yán)格地按照管理流程來執(zhí)行，是保證電子檔案系統(tǒng)安全運(yùn)行的基礎(chǔ)。必須對電子檔案系統(tǒng)中的不同層級人員制定相應(yīng)的管理權(quán)限，并且在工作中嚴(yán)格落實(shí)，定期檢查，才能實(shí)現(xiàn)電子檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。也可以根據(jù)不同人員的工作內(nèi)容，建立不同的用戶角色，分配不同的權(quán)限級別。例如，經(jīng)理級別的用戶負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)運(yùn)營，權(quán)限設(shè)定為各種報表數(shù)據(jù)的瀏覽；對于一般業(yè)務(wù)員用戶，則為其配置錄入、修改、有限的檢索功能；而普通檢索用戶，則僅需要為其配置瀏覽權(quán)限。此外，還需要建立完善的識別機(jī)制將用戶正確地分配到相應(yīng)的權(quán)限級別中，還可以通過生物認(rèn)證、雙因素認(rèn)證等新技術(shù)來提高認(rèn)證的安全性。三是要確保軟硬件系統(tǒng)的安全性，保護(hù)系統(tǒng)硬件和軟件免受自然災(zāi)害和人為的破壞。如通過設(shè)置防火墻、在終端上安裝防病毒軟件等安全防護(hù)軟件。四是要高度重視檔案數(shù)據(jù)備份工作。對電子檔案要定期進(jìn)行異地備份，備份載體也應(yīng)多樣化，應(yīng)做好在線增量備份、定時完成備份及異地容災(zāi)體系，防止數(shù)據(jù)信息損失，確保在突發(fā)情況下檔案信息的絕對安全。

（四）改進(jìn)管理服務(wù)模式，完善數(shù)字化檔案形成、接收、更新和利用機(jī)制

首先，要做好數(shù)字檔案形成、轉(zhuǎn)換和接收工作。主要通過兩種途徑：一是開展紙質(zhì)檔案的數(shù)字化。紙質(zhì)檔案的數(shù)字化成果包括電子目錄和全文，電子目錄的制作包括人工錄入和計算機(jī)導(dǎo)入兩種方式；全文也有人工錄入內(nèi)容信息和計算機(jī)掃描轉(zhuǎn)換兩種方式。制作全文的第一種方式占據(jù)存儲空間小，但對于追求最大程度真實(shí)性的城建檔案來說無疑是致命的弱點(diǎn)，若采用人工錄入，不但需要大量的錄入人員，而且一時還不能馬上勝任此項(xiàng)工作，差錯率大，核對困難，投入大，收效慢，造成信息失效，嚴(yán)重影響了檔案信息的應(yīng)用價值。而第二種方式實(shí)現(xiàn)容易，可以大大縮短加工時間，提高檔案信息的時效性、真實(shí)性，差錯率也相對較低，即使有一些錯掃、漏掃等，也能很快被發(fā)現(xiàn)。另外，還因?yàn)閳D像掃描保持了檔案原件的本來面目，可以使利用者在看到文字內(nèi)容的同時，也能看到紙質(zhì)檔案的其他一些特征，如原件的紙色、墨跡、印章、圈點(diǎn)、批注等各種原貌，使利用者可以獲得更多的利用價值。唯一的缺點(diǎn)是占據(jù)空間比較大，但目前計算機(jī)海量存儲技術(shù)發(fā)展很快，這個問題還是可以解決的。二是開展電子檔案的在線接收。目前，大多數(shù)城建檔案館是先接收紙質(zhì)檔案，然后再進(jìn)行數(shù)字化掃描。這樣，不僅浪費(fèi)了大量的人力、物力，對城建檔案館的資金保障也造成很大壓力。更好的方式是在接收紙質(zhì)檔案的同時，通過平臺同步在線接收電子檔案。但由于當(dāng)前缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求，各地、各參建單位和城建檔案館使用的平臺軟件各不相同，導(dǎo)致城建電子檔案接收中還是存在數(shù)據(jù)不規(guī)范和重復(fù)勞動現(xiàn)象。為此，要對電子文件的形成和歸檔接收平臺進(jìn)行統(tǒng)一開發(fā)和部署，各個項(xiàng)目單位部署統(tǒng)一的軟件，使工程各參建方可以在同一個工程數(shù)據(jù)庫管理平臺上，各負(fù)其責(zé)，制作生成統(tǒng)一的文件材料表格樣式。這樣，城建檔案管理部門也能及時獲取在建項(xiàng)目工程管理信息，便于及時發(fā)現(xiàn)問題予以糾正，確保檔案的真實(shí)可靠性，并大大節(jié)約了城建檔案部門的人力、物力、財力。

其次，是要加強(qiáng)數(shù)字檔案信息的及時更新和利用。城建資料是城市建設(shè)的基礎(chǔ)，每宗規(guī)劃審批和每個工程項(xiàng)目完成后，都要立卷歸檔。在城建檔案管理中應(yīng)及時進(jìn)行城建檔案資料的整理更新，保證檔案資料的及時性、有效性，使各類審批類和建筑類檔案因規(guī)劃的變化和結(jié)構(gòu)內(nèi)容的改變而隨之變化，保證城建檔案資料與歷史數(shù)據(jù)庫資料的一致性。此外，采用數(shù)字化管理并不意味著實(shí)物檔案的消失，只是通過計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等手段，由以前的手工查閱向微機(jī)化操作過渡，實(shí)現(xiàn)電子檔案的高效管理、快速查詢、信息整合和共享利用。因此，數(shù)字化檔案在利用過程中，要杜絕篡改和泄密的發(fā)生，嚴(yán)格執(zhí)行保密措施。及時對檔案信息平臺進(jìn)行維護(hù)和更新，對網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、防火墻、路由器、交換機(jī)、存儲器等設(shè)施設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，保障檔案信息的安全與利用。在保障檔案安全的前提下，可以開放檔案查閱系統(tǒng)，把已經(jīng)開放的檔案通過數(shù)字化平臺可以讓用戶查到所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

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