對(duì)校慶檔案管理的一些思考

葉樂(lè)秋

（樂(lè)清市柳市中學(xué)）

校慶活動(dòng)是學(xué)校一項(xiàng)涉及面廣和重要的大型綜合性活動(dòng)，校慶活動(dòng)具有重要的紀(jì)念意義。因此，充分認(rèn)識(shí)校慶檔案的特點(diǎn)，明確校慶檔案的收集范圍，研究校慶檔案的管理工作，對(duì)于做好開(kāi)展周年慶典活動(dòng)具有重要的借鑒意義。

一、校慶檔案的特點(diǎn)

校慶檔案是指在校慶活動(dòng)中直接形成的，能夠作為歷史記錄保存起來(lái)以備日后查考的文字、圖像、聲像、實(shí)物及其他各種形式和載體的材料，是校慶活動(dòng)的真實(shí)記錄，其產(chǎn)生貫穿于校慶全過(guò)程。它的價(jià)值及其在校園文化建設(shè)中的重要作用越來(lái)越受到人們的關(guān)注。校慶檔案是件隨著校慶活動(dòng)的開(kāi)展逐步形成的，由于校慶檔案是在校慶活動(dòng)中形成的一項(xiàng)專(zhuān)題檔案，所以，它除了具有一般檔案的原始記錄性、憑證依據(jù)性等特點(diǎn)外，還有其自身的特點(diǎn)和規(guī)律。主要包括：

（一）形成領(lǐng)域廣泛

校慶活動(dòng)的目的在于總結(jié)建校以來(lái)各項(xiàng)工作的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)與社會(huì)各界和校友的聯(lián)系，深化教育改革，提高學(xué)校的知名度，促進(jìn)學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。圍繞這項(xiàng)活動(dòng)，學(xué)校在不同領(lǐng)域里開(kāi)展了大量的工作。圍繞“校友、校史、校園”三條主線(xiàn)，推進(jìn)校慶各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，即聯(lián)系好校友、整理好校史、建設(shè)好校園為目標(biāo)，做好校慶的準(zhǔn)備工作。

（二）形成周期較長(zhǎng)

舉辦校慶活動(dòng)，一般在一年就著手籌備。建校時(shí)間長(zhǎng)的學(xué)校，籌備的時(shí)間更長(zhǎng)，特別像編寫(xiě)《校史》《大事記》和聯(lián)系校友、籌備資金等活動(dòng)更要早作準(zhǔn)備。校慶活動(dòng)中的檔案材料，有些要在校慶活動(dòng)結(jié)束后進(jìn)行收集和整理。因此，材料形成的周期較長(zhǎng)。

（三）檔案形式的多樣性

校慶活動(dòng)形式的多樣性必然形成檔案材料的多樣性。從檔案的載體來(lái)說(shuō)，有紙質(zhì)的和實(shí)物的，紙質(zhì)檔案是以紙張作為載體，用文字、圖表等方式直接記錄下來(lái)的具有完整體式和處理程序的信息材料。主要包括校慶籌備過(guò)程中關(guān)于開(kāi)展校慶活動(dòng)的決定、通知、慶典策劃方案、校慶活動(dòng)公告、校慶籌委會(huì)名單、召集人名單、慶典會(huì)議議程安排、校慶啟動(dòng)秩序冊(cè)、捐贈(zèng)的禮金清單、禮品清單、慶典節(jié)目單、論壇、報(bào)告等，實(shí)物檔案是指以物質(zhì)實(shí)體為載體，能夠反映本單位職能活動(dòng)和歷史真實(shí)面貌的具有保存價(jià)值的有形物品。主要包括上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和知名校友的題詞、校慶時(shí)拍攝的各種活動(dòng)照片、光盤(pán)、校慶紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念章、校慶標(biāo)識(shí)、校慶證件，校友單位贈(zèng)送的贈(zèng)品、校慶簽到冊(cè)、校慶宣傳海報(bào)、畫(huà)冊(cè)等。

二、校慶檔案的收集

凡是在校慶工作中產(chǎn)生的，有保存利用價(jià)值的各種形式的文字、圖表、實(shí)物、聲像等材料都應(yīng)當(dāng)收集保存。校慶檔案的收集是檔案工作的基礎(chǔ)，也是檔案工作的起點(diǎn)和關(guān)鍵。應(yīng)明確以“本著對(duì)學(xué)校歷史和未來(lái)負(fù)責(zé)的精神，堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、規(guī)范性的原則”進(jìn)行收集。校慶檔案的收集工作應(yīng)積極爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視，做好宣傳工作。它的移交具有即時(shí)性的特點(diǎn)，所以，在校慶各階段過(guò)程中要及時(shí)搜索、及時(shí)移交，以過(guò)程體現(xiàn)結(jié)果，防止細(xì)微處的遺漏。從校慶的時(shí)段角度來(lái)看，校慶工作可分為三個(gè)階段：校慶籌備階段、校慶慶典階段、校慶結(jié)束階段，所以，校慶檔案的收集工作可以從這三個(gè)階段進(jìn)行收集。

（一）校慶籌備階段的檔案收集

校慶籌備階段工作是非常重要的，籌備階段的工作做得好，這樣檔案收集的工作也會(huì)水到渠成。在籌備階段，要成立校慶統(tǒng)籌指揮組，下轄5個(gè)小組，分別為活動(dòng)策劃組、校慶文宣組、禮儀接待組、信息聯(lián)絡(luò)組、后勤保障組。這樣，校慶檔案材料的收集工作就有了目標(biāo)和方向。在這一階段檔案收集的材料包括關(guān)于開(kāi)展校慶活動(dòng)的請(qǐng)示、批復(fù)、籌備委員會(huì)名單、籌備委員會(huì)成員會(huì)議議程安排、校慶策劃方案、校慶活動(dòng)公告、邀請(qǐng)函，重要領(lǐng)導(dǎo)、來(lái)賓和重要校友的名單等。

（二）校慶慶典階段的檔案收集

校慶慶典階段，雖然時(shí)間較短，但是，檔案材料的形成較于分散，所以，這一階段要好好跟蹤各個(gè)小組和活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)，及時(shí)收集現(xiàn)場(chǎng)材料。在這一階段檔案收集的材料包括校慶活動(dòng)指南、校慶簽到冊(cè)、嘉賓名冊(cè)、校友錄、領(lǐng)導(dǎo)講話(huà)稿、主持詞、各新聞媒體對(duì)我校慶典活動(dòng)的宣傳報(bào)道材料、宣傳片、宣傳展覽設(shè)計(jì)材料及電子版本、校友活動(dòng)論壇等。

（三）校慶結(jié)束階段的檔案收集

校慶結(jié)束階段，要進(jìn)行全面、仔細(xì)地清查、核對(duì)、搜索，是否有遺漏之處，保證校慶活動(dòng)檔案材料的完整性。這一階段要收集的材料有校慶紀(jì)念冊(cè)、紀(jì)念品、紀(jì)念章、嘉賓證、校友證、校友會(huì)、基金會(huì)的捐贈(zèng)清單、校友捐贈(zèng)的書(shū)畫(huà)作品、禮物、活動(dòng)的照片、錄音、錄像等。

三、校慶檔案的管理

（一）前端控制是建好校慶活動(dòng)檔案材料的前提條件

所謂前端控制，就是在活動(dòng)舉辦之前，提前布置檔案工作，通過(guò)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)專(zhuān)人負(fù)責(zé)、跟蹤收集、專(zhuān)業(yè)管理的目標(biāo)。 校慶活動(dòng)是一項(xiàng)牽涉面較大的綜合性活動(dòng)。它的活動(dòng)檔案材料廣泛、分散、靈活、隨意的形成特點(diǎn)，決定了必須隨時(shí)做好活動(dòng)材料的積累和收集工作。因此，提前計(jì)劃安排，做好前端控制，是最終實(shí)現(xiàn)校慶活動(dòng)檔案齊全、完整、合格歸檔的前提條件。

明確校慶檔案的收集范圍，提出校慶收集的方法，立章建制，規(guī)范管理。同時(shí)，要發(fā)布《關(guān)于做好校慶文件材料歸檔的通知》，對(duì)校慶檔案的歸檔范圍、歸檔方法作明確規(guī)定，要求籌委會(huì)重視校慶檔案的收集，確定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)全程收集、監(jiān)督、整理有關(guān)資料，并在活動(dòng)結(jié)束后，向檔案室移交有關(guān)文件材料。

（二）以點(diǎn)帶面是做好校慶活動(dòng)檔案的重要手段

校慶活動(dòng)一般周期較長(zhǎng)，涉及部門(mén)眾多，所以，如何從頭緒繁雜的活動(dòng)中厘清線(xiàn)索是做好校慶活動(dòng)檔案建檔工作的首要任務(wù)。我們確定抓兩頭，促中間的工作方法。一頭是校慶統(tǒng)籌指揮部，依托本部門(mén)對(duì)全校相關(guān)活動(dòng)的掌控，以點(diǎn)帶面，組織全校校慶檔案的立卷歸檔工作。一頭是校慶活動(dòng)各個(gè)專(zhuān)門(mén)小組，負(fù)責(zé)本小組的材料收集管理工作。

（三）監(jiān)督檢查指導(dǎo)是做好校慶建檔工作的關(guān)鍵

檔案部門(mén)全程參與重大活動(dòng)，掌控重大活動(dòng)文件材料形成、積累、整理、歸檔，是做好重大活動(dòng)建檔工作的首選方式。但對(duì)于校慶這個(gè)廣泛性特點(diǎn)突出的重大活動(dòng)，檔案部門(mén)無(wú)力事必躬親，就只能是全程監(jiān)控了。所謂全程監(jiān)控，即切入重大活動(dòng)各節(jié)點(diǎn)，籍監(jiān)督檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)的手段，實(shí)現(xiàn)全程掌控，從而完成建檔工作。

以校慶檔案的建設(shè)為例，在校慶活動(dòng)伊始，我們提前布置，明確歸檔范圍和歸檔責(zé)任;在活動(dòng)中間，我們重點(diǎn)布控，培訓(xùn)指導(dǎo)；在活動(dòng)結(jié)束后不久，我們要對(duì)收集的檔案材料進(jìn)行核對(duì)，是否齊全，收集的內(nèi)容是否正確。因此，加強(qiáng)監(jiān)督檢查與業(yè)務(wù)指導(dǎo)是檔案部門(mén)做好重大活動(dòng)檔案建檔工作的關(guān)鍵所在。

（四）規(guī)范整理 方便利用是檔案部門(mén)的重要職責(zé)

在校慶活動(dòng)結(jié)束后，我們要依據(jù)校慶活動(dòng)材料的歸檔范圍，及時(shí)把各個(gè)校慶小組收集的檔案資料進(jìn)行移交，對(duì)所移交的檔案材料進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)地分類(lèi)整理，最后統(tǒng)一歸檔，使校慶活動(dòng)的檔案得到有效的收集和管理。

校慶活動(dòng)產(chǎn)生的檔案材料的載體較多，如文書(shū)、照片、聲像、視頻、會(huì)計(jì)、實(shí)物類(lèi)等，我們要對(duì)各種載體分門(mén)別類(lèi)地歸入相應(yīng)的檔案門(mén)類(lèi)。凡是與歸檔紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件都要?dú)w檔，紙質(zhì)、電子文件進(jìn)行雙備份。以件為單位進(jìn)行組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目等（紙質(zhì)歸檔文件還包括修整、裝訂、編頁(yè)、裝盒、排架；電子文件還包括各式轉(zhuǎn)換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲(chǔ)等），使之有序化的過(guò)程。然而，編制檔號(hào)的位置因校慶檔案的質(zhì)地不同而不同。紙質(zhì)檔案在首頁(yè)上端的空白位置加蓋歸檔章并填寫(xiě)相關(guān)的內(nèi)容；其他質(zhì)地的檔號(hào)標(biāo)注的位置有兩種可供參考的方法，一種是自制標(biāo)簽牌，比如錦旗、證章、大型禮品；另一種是標(biāo)注的方法，用油性黑色筆將檔號(hào)直接書(shū)寫(xiě)在不影響展覽美觀(guān)處，比如陶制品、雕刻、字畫(huà)等校慶實(shí)物檔案。所以，規(guī)范的整理才能得到有序的利用。

綜上所述，校慶檔案的形成有它的特殊性和形成的規(guī)律性，它完整地記錄了學(xué)校過(guò)去的發(fā)展歷史和現(xiàn)在的實(shí)踐過(guò)程，做好校慶檔案的收集和管理工作，對(duì)傳承我們學(xué)校的歷史和今后的發(fā)展建設(shè)有著重要的作用和意義。

［1］ 龔燕.對(duì)高校校慶檔案整理的思考［J］.蘭臺(tái)世界，2010（3）：13.

［2］ 樓蔚文，劉培平.山東大學(xué)110周年校慶檔案收集、管理的體會(huì)和思考［J］.山東檔案，2013（4）：57.

［3］ 劉明清.學(xué)校校慶檔案的收集與整理［J］.山東檔案，2011（3）：38.