加強醫(yī)院編外用工檔案管理迫在眉睫

王 莉

（縉云縣人民醫(yī)院）

醫(yī)院編外用工檔案是指醫(yī)院除正式由人事局統(tǒng)一招入以外的從事醫(yī)務工作形成的具有保存價值的多種載體的歷史記錄，如從事年份，工作工種，文字記錄、照片、錄像帶、光盤、證件、憑據(jù)等。反映了這部分群體從事醫(yī)院各類工作的經(jīng)驗積累和他們的生活狀態(tài)，具有重要的保存價值，也有利于做好本醫(yī)院人事流動檔案工作和維護醫(yī)院編外用工應有的權(quán)利。在實際工作中，醫(yī)院編外用工檔案工作存在諸多問題，如何加強編外用工群體檔案工作，是迫切需要解決的問題。

一、當前醫(yī)院編外用工人員檔案管理存在的問題

（一）編外職工檔案意識非常薄弱

從20世紀90年代初，我國開展了大規(guī)模的人員編制體制改革，那時有一種工種叫合同工，實際上那時的合同工也即現(xiàn)在的正式工，但隨著醫(yī)院醫(yī)療體系的飛速發(fā)展，有限的人員編制使得其開展醫(yī)務工作力不從心，于是衛(wèi)生系統(tǒng)部門聘用大量的有相關(guān)初級衛(wèi)生技術(shù)資格畢業(yè)的編外，體制外的大量的人員作為編外用工作為醫(yī)院整個事業(yè)的補充。編外職工由于沒有體制內(nèi)身份，對檔案的重要性認識不足，對工作中與自己有關(guān)的各種獎勵、評級、考核資料、勞動合同等很不重視。有調(diào)查表明，編外聘用人員“棄檔”現(xiàn)象較為普遍，致使一旦發(fā)生自身權(quán)益受侵犯事件時，不能利用檔案維護自身合法權(quán)利，檔案意識非常薄弱。

（二）編外職工檔案內(nèi)容記載不全

近年來，隨著醫(yī)療機構(gòu)改革的進一步深入，編外人員占比越來越大，編外職工流動更加頻繁。醫(yī)院短期用工、派遣用工、體制外合同用工等多種形式的用工并存，由于編外聘用人員流動比較頻繁，用工的檔案來不及收集歸檔。醫(yī)院人力資源和財務工作作為輔助二線部門，人力資源管理不夠細致，對于檔案的價值沒有充分的認識，未能及時收集和整理他們在單位工作、學習、考核等信息，人員流出后又未及時移交和轉(zhuǎn)遞，導致編外聘用人員人事檔案常常中斷，記載不完整的情況非常普遍。正常情況下，醫(yī)院編外用工人員檔案材料一般應包括：履歷表，派遣（證）單，轉(zhuǎn)正表，考核表，職稱評審材料，檔案工資變更記錄，獎懲記錄，黨團組織材料等。由于編外人員的流動性較大，醫(yī)院未及時收集和整理編外聘用人員的檔案材料，造成編外人員檔案的信息未能隨工作經(jīng)歷的增加而增多，尤其是缺少反映當事人綜合能力、素質(zhì)和權(quán)威部門認定的業(yè)績考核材料，這給用人部門選擇人才帶來困難，也使編外聘用人員人事檔案的價值隨之降低。

（三）編外職工檔案管理制度規(guī)范十分缺乏

當前，醫(yī)院編外用工檔案管理工作缺乏制度規(guī)范，日常沒有把編外用工的規(guī)章、制度納入整個醫(yī)院的管理制度中，使之成為一項常規(guī)工作，也沒有建立合理的崗位上升、競爭入編機制，充分發(fā)揮他們主觀能動性。從而在實際工作中，引起編外用工來去自由，今年在這醫(yī)院，明年到另一醫(yī)院，上月還在這，下月離開這，時常變更，沒有對編外員工問題形成一個完整體系的規(guī)范，從而也沒有一個完整的檔案錄入工作，使“無位”而“無為”，檔案的完整得不到保證，無法為日后開展利用提供保障，也無法在維護醫(yī)療服務過程中合法權(quán)益發(fā)揮應有的作用。關(guān)于編外用工相關(guān)制度缺乏，造成檔案利用效率極度低下。

二、如何加強醫(yī)院編外用工人員檔案管理

（一）加強編外用工檔案管理重要性的人事

目前，醫(yī)院普遍對編外用工檔案的作用不了解，對檔案價值不重視，檔案意識非常低下，事實上，編外用工檔案是從事過醫(yī)務工作人員今后辦理養(yǎng)老保險、從事其他醫(yī)療部門、接受相關(guān)政審等的重要依據(jù)，也是確定在沒有入編之前的基本來歷、工作經(jīng)驗、計算工齡的重要參考。由于這部分的普遍缺乏檔案意識、不了解作用，在反復擇業(yè)中，“棄檔”“丟檔”的情況大量發(fā)生，給自己及相關(guān)部門帶來極大的麻煩。目前，人員流動已成為常態(tài)，社會也已進入信息化時代。人力資源的合理配置、用人單位和聘用人員之間的溝通和聯(lián)系、單位自身的人事管理和人才培養(yǎng)、日趨社會化的人事管理和社會保障工作等都需要真實、完整的人員信息為依據(jù)、支撐和連接，而這些信息的獲取和利用，都離不開檔案工作的有效運轉(zhuǎn)。因此，無論是檔案管理部門、醫(yī)院職能部門還是個人，都要加強對編外用工檔案管理的重要性的認識。

（二）專門成立編外用工檔案管理工作領(lǐng)導小組

把編外用工檔案管理納入常規(guī)工作，與編內(nèi)人員檔案管理工作并駕齊驅(qū)，并成立以部門主要領(lǐng)導為組長，部門檔案室工作人員和編外用工相關(guān)工作人員為組員的工作小組，工作小組的職責是：將多年來積累形成的編外用工統(tǒng)一收集起來，進行分類，整理，對遺缺之處進行補充錄入，最大限度地維護編外用工的齊全完整；牽頭制定符合本單位的編外用工管理制度，工作職責，包括簽約合同時間、規(guī)范細則、工作獎罰、辭退雙簽名等措施，并納入單位年終考核之中，確保編外用工管理工作落到實處。

（三）保障編外用工人員檔案的完整與真實

現(xiàn)在，由于編外用工檔案管理工作不到位，加之編外工本身檔案意識低，如，有部分醫(yī)務工作者入職時沒有登記相關(guān)信息，離職時也沒辦理手續(xù)，造成材料缺失，檔案室人員也未督促這一部分工人及時補辦并歸檔保存，致使編外用工實際工作年限、工作經(jīng)歷無法證明。這一情況大量存在，因此，工作小組要加強與招聘為編外用工的本人聯(lián)系，對每位編外用工參加工作時間、實際工作年限、聘用合同、離職證明以及身份認證等信息進行詳細摸底和審核發(fā)認定，并對所有資料進行取證添補，確保編外用工檔案信息的完整與真實，做到有始有終。

在實際工作中，我們檔案管理部門還要著眼于社會需求，積極拓寬編外用工的開發(fā)利用渠道，一方面加快推進編外用工檔案錄入數(shù)字化進程，提升數(shù)字檔案質(zhì)量，方便檢索查閱檔案，另一方面深化編外用工檔案編研，積極為醫(yī)療部門編內(nèi)醫(yī)務用人提供決策參考。