淺談房產(chǎn)檔案管理與利用
——以溫嶺市房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)狀為例

江錦勇

（溫嶺市房產(chǎn)檔案館）

房產(chǎn)檔案是廣大群眾和單位資產(chǎn)的重要憑證，是關(guān)系民生的檔案，是解決民事糾紛有效的原始依據(jù)。加強房產(chǎn)檔案的管理利用，對保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益，維護房地產(chǎn)市場秩序，促進房地產(chǎn)市場健康發(fā)展等方面，都具有重要意義。

一、溫嶺市房產(chǎn)檔案管理利用基本情況

溫嶺市房產(chǎn)檔案館成立于20世紀90年代初。目前，檔案館庫房面積1000多平方米，其中設置檔案庫房2個，檔案整理室、檔案接待窗口、檔案閱覽室等設置齊全。檔案庫房內(nèi)共安裝檔案密集架5組、117列。館藏各類檔案60余萬件，其中專業(yè)房產(chǎn)檔案56萬余件、文書檔案3000余件、會計檔案7000多件，其他如人事檔案、測繪檔案、科技檔案、白蟻檔案、公房檔案近3萬余件。2015年，專業(yè)檔案接收量就達5萬多件，接待檔案查詢利用達4萬多件次，成為臺州乃至全省為數(shù)不多檔案利用率最高的縣市級檔案館之一。

為確保房產(chǎn)檔案管理質(zhì)量，提高房產(chǎn)檔案利用效率，更好地服務于群眾，房管處加大了檔案建設軟硬件投入力度，按照規(guī)范化、信息化、智能化的要求，先后投入幾百萬元，采購了檔案密集架、檔案管理系統(tǒng)服務器及各類檔案數(shù)字化設備等。經(jīng)過多年的努力，檔案管理于1998年達到省二級標準，2000年又達到省一級標準。目前，按照數(shù)字檔案館建設的規(guī)范要求，聘請檔案數(shù)字化工作人員達30多人，對全市房產(chǎn)檔案進行了數(shù)字化，房產(chǎn)檔案管理已實現(xiàn)了產(chǎn)籍圖GIS數(shù)據(jù)、樓盤表、電子檔案、登記業(yè)務數(shù)據(jù)的“圖、表、檔、卡”一體化存儲管理和應用集成，以確保房產(chǎn)權(quán)屬檔案的真實性、系統(tǒng)性、完整性。

二、房產(chǎn)檔案管理利用中存在的問題

（一）檔案管理利用中存在著風險

1.信息化風險。信息系統(tǒng)是檔案管理現(xiàn)代化的基礎，同時也是信息安全風險存在的地方。網(wǎng)絡的暢通、系統(tǒng)的穩(wěn)定、數(shù)據(jù)的安全等面臨著客觀侵害行為的風險和主觀漏洞的風險。

2.知識產(chǎn)權(quán)風險。檔案數(shù)字信息資源共享、充分發(fā)揮其憑證作用和參考作用的過程中存在較大的知識產(chǎn)權(quán)風險。

3.個人隱私保護風險。共享的房產(chǎn)檔案信息是公用的、開放性的，不可避免會涉及到個人隱私，而產(chǎn)權(quán)人往往要求信息非公開化，這就造成一個矛盾，也給檔案部門在公開信息的時候存在著個人隱私保護上的風險。

（二）檔案管理利用手段比較傳統(tǒng)

從近幾年檔案管理利用情況分析，我館僅限于對有關(guān)部門、個人提供房產(chǎn)證明及相應的檔案咨詢服務，并沒有對房產(chǎn)檔案信息化管理進行深入研究，在網(wǎng)絡化應用等方面存在很多局限性，很難對房產(chǎn)檔案進行深層次的開發(fā)利用，從而使其產(chǎn)生額外的功效。

（三）檔案管理人員隊伍建設還需加強

1.檔案管理人員不足。目前我館專職檔案管理人員僅有13人，相對于每年5萬多件的檔案接收量及4萬多件次的查詢服務，檔案管理人員嚴重不足。

2.專業(yè)知識及業(yè)務技能有待提高。目前檔案管理人員中，沒有一人取得檔案高級職稱，中級職稱的也僅有2人，初級職稱4人，其余還有7人未取得職稱資格。學歷不高、知識結(jié)構(gòu)不合理、業(yè)務知識不全面等問題，制約和影響了房產(chǎn)檔案管理事業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

三、如何加強房產(chǎn)檔案管理利用工作

加強房產(chǎn)檔案的管理利用，對于保障房地產(chǎn)權(quán)利人的合法權(quán)益，有效保護和利用城市房產(chǎn)檔案，推動社會經(jīng)濟發(fā)展，具有十分重要的意義。

（一）加強檔案基礎管理

1.建立健全檔案管理制度。根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法規(guī)、政策，制定我市的房產(chǎn)檔案管理利用有關(guān)制度、規(guī)定，并在日常工作中抓好貫徹落實。目前我館已建立《檔案管理暫行規(guī)定》《檔案管理崗位責任制》《檔案資料利用、查閱制度》《檔案立卷、歸檔、統(tǒng)計制度》《檔案工作人員職責》《檔案庫房管理制度》等一系列制度與規(guī)定。

2.建立完整規(guī)范的檔案資料。房產(chǎn)檔案管理最大的目的是提供利用，滿足社會需求，如果檔案資料不真實、不完整、不規(guī)范，就失去了管理的意義。一定要確保檔案資料字跡清楚，排序符合規(guī)定，并對信息化的數(shù)據(jù)質(zhì)量、圖像進行檢查，保證準確無誤，為檔案管理工作打好基礎。文件材料的歸檔要遵循房產(chǎn)檔案的形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件之間的歷史聯(lián)系。檔案的收集、錄入電腦、整理上架、提供利用等環(huán)節(jié)要緊密銜接，以保證房產(chǎn)管理工作的有序進行。

（二）提升檔案信息化水平

1.按照數(shù)字檔案館的要求，建立統(tǒng)一規(guī)范和標準。應根據(jù)房產(chǎn)檔案管理系統(tǒng)的總體結(jié)構(gòu)和技術(shù)要求，訂立統(tǒng)一規(guī)范和標準，以指導具體工作的實施。如不同檔案的數(shù)字化要求，掃描方式，掃描的內(nèi)容等等，這是建立數(shù)字檔案的基礎，對以后提供檔案利用服務時的效率和準確度起著決定性作用。

2.加強房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)建設。房產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案信息資料的采集、管理、統(tǒng)計、開發(fā)及利用等功能的樞紐系統(tǒng)，能全面反映職工家庭、單位以及轄區(qū)等房產(chǎn)的統(tǒng)計情況，能提供有效的數(shù)據(jù)處理和分析工具，能為開放住房二級市場和建立新的住房供應體系提供服務。開發(fā)建設一整套集檔案綜合管理與應用服務為一體的檔案綜合管理系統(tǒng)，對提高檔案管理現(xiàn)代化水平與服務水平尤為重要。

（三）創(chuàng)新服務方式

建立多渠道、多形式檔案信息服務機制，擴大房產(chǎn)檔案信息公開查詢的廣度和深度。目前最基本的查詢方式是到房產(chǎn)檔案管理部門上門查詢，這種查詢方式查全率、查準率高，而且通過身份驗證可獲取相應的證明材料。在實際工作中，應積極探索窗口個性化自助查詢、電話查詢、24小時互聯(lián)網(wǎng)查詢、檔案數(shù)據(jù)共享等創(chuàng)新服務方式，爭取最大限度地發(fā)揮房產(chǎn)檔案及登記信息的經(jīng)濟價值和社會價值。

1.窗口個性化自助查詢服務。檔案的自助查詢已經(jīng)成為了檔案服務新的發(fā)展方向，極大地豐富了檔案服務的手段，提高了檔案管理的工作效率，為利用者提供了更加個性化的檔案信息服務方式。

2.24小時互聯(lián)網(wǎng)查詢服務。通過遠程查詢平臺，向社會公眾提供房產(chǎn)檔案資料24小時互聯(lián)網(wǎng)查詢服務，不斷提升房產(chǎn)檔案的綜合利用服務能力，降低公眾取證成本，提供更加人性化、便捷、高效的“互聯(lián)網(wǎng)+”房產(chǎn)檔案查詢服務。

3.多部門檔案數(shù)據(jù)共享服務。傳統(tǒng)的檔案信息資料管理和利用是相對封閉的，檔案的信息化、數(shù)字化為檔案工作由封閉型向開放共享型管理提供了技術(shù)條件。特別是現(xiàn)階段大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)來臨，通過專用管理系統(tǒng)，將檔案信息資源快速、準確、完整地提供利用，實現(xiàn)政府部門之間的政務信息即時互通，為“最多跑一次”改革工作提供基礎保障。

（四）有效防范風險

1.增強風險防范意識。建立檔案風險防范機制，加強風險防范知識的教育培訓，提高人員的風險防范思想認識及防范能力。

2.建立檔案信息系統(tǒng)安全體系。計算機管理手段在帶來工作效率提高的同時，也對檔案安全管理提出了更高的要求，建立好檔案信息安全體系尤為重要。如計算機服務器的配置，設置網(wǎng)絡防火墻，對傳輸數(shù)據(jù)的加密、解密，定期的數(shù)據(jù)備份，還有各種安全責任制度、保密制度的建立以及完善的權(quán)限分級體系等。

3.推行檔案數(shù)字化利用，加強檔案利用安全。檔案的數(shù)字化不僅能夠有效管理日益龐大的檔案信息，并能滿足快速查詢的需求，而且能有效地保護檔案原件。凡需查閱房產(chǎn)檔案的業(yè)主，大都是為了解決有關(guān)糾紛而來，利用數(shù)字檔案提供查閱服務，可以從根本上杜絕房產(chǎn)檔案管理部門在提供檔案原件服務時可能發(fā)生的涂改、損毀等情況，提高房產(chǎn)檔案利用的安全性。

（五）加強人才隊伍建設

1.優(yōu)化人員知識結(jié)構(gòu)。建立一支既懂房產(chǎn)檔案管理，又懂房產(chǎn)登記管理及計算機知識的專業(yè)隊伍，是實現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。同時隨著檔案管理現(xiàn)代化建設的深入發(fā)展，靠單一的知識結(jié)構(gòu)很難適應發(fā)展的需要，檔案人員唯有提高自身文化素質(zhì)，學習現(xiàn)代化科技知識，擴大知識面，才能適應檔案現(xiàn)代化管理的要求。

2.提高人員業(yè)務技能。積極協(xié)調(diào)當?shù)貦n案主管部門，加強對房產(chǎn)檔案管理人員的培訓，通過外出考察、專家授課、組織座談、業(yè)務交流等方式，不斷更新檔案管理人員的知識，切實提高人員的檔案管理能力及業(yè)務技能。