加強(qiáng)政府采購檔案管理規(guī)范化建設(shè)的思考

曹 雷

（平湖市公共資源交易中心）

《政府采購法》第四十二條對采購檔案的內(nèi)容作出了明確規(guī)定：“采購文件包括采購活動(dòng)記錄、采購預(yù)算、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)、評估報(bào)告、定標(biāo)文件、合同文本、驗(yàn)收證明、質(zhì)疑答復(fù)、投訴自理決定及其他有關(guān)文件、資料。政府采購檔案是反映政府采購活動(dòng)過程及各項(xiàng)決策的記錄，完整妥善地保存利用政府采購檔案，可以為政府采購的統(tǒng)計(jì)分析、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、接受監(jiān)督檢查、處理糾紛、制定相關(guān)政策等各項(xiàng)工作提供客觀依據(jù)。

一、規(guī)范政府采購檔案管理意義重大

（一）政府采購檔案是政府采購活動(dòng)的真實(shí)記錄

政府采購部門是主要通過公開、公平、公正地進(jìn)行招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)來體現(xiàn)其提高政府采購資金的使用效益，維護(hù)國家利益和社會(huì)公共利益，保護(hù)政府采購當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)的職能。因此，它的檔案是否系統(tǒng)、完整、真實(shí)地記載了政府采購活動(dòng)的全過程，直接反映政府采購工作質(zhì)量。首先它為委托單位保存了真實(shí)可靠的原始資料；其次便于有關(guān)部門及管理組織對資料的備查、參考和利用，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)發(fā)揮著不可忽視的作用。再次，它是工作人員學(xué)習(xí)、研究、總結(jié)，提高工作水平的現(xiàn)實(shí)教科書。

（二）政府采購檔案是防范政府采購風(fēng)險(xiǎn)，減少法律責(zé)任的重要保證

完善的政府采購檔案，不僅在規(guī)范政府采購工作方面起著重要作用，而且在防范風(fēng)險(xiǎn)方面也起到關(guān)鍵作用。目前質(zhì)疑和投訴政府采購機(jī)構(gòu)操作程序、評標(biāo)過程的情況時(shí)常出現(xiàn)。由于在構(gòu)成法律責(zé)任的要件中，最根本的一條就是必須有損害事實(shí)存在，并能證明這種損害是由政府采購工作人員的過失所造成的。因此，政府采購部門依據(jù)法律提供政府采購工作檔案，為免除法律責(zé)任，保護(hù)政府采購部門合法權(quán)益起到了十分重要的作用。

（三）政府采購檔案是強(qiáng)化內(nèi)部管理，提高政府采購工作質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)

規(guī)范政府采購行為，提高政府采購資金的使用效益，維護(hù)國家利益和社會(huì)公共利益，保護(hù)政府采購當(dāng)事人的合法權(quán)益，促進(jìn)廉政建設(shè)，是政府采購的目的。因此，只有加強(qiáng)政府采購的內(nèi)部管理，才能實(shí)現(xiàn)政府采購的目的和原則。隨著改革的不斷深化、法制的不斷完善，對政府采購的要求也越來越高，改革落后的管理體制，實(shí)行跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成上規(guī)模的集中采購已勢在必行。因此，政府采購的檔案管理必須與政府采購事業(yè)的快速發(fā)展相適應(yīng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化。

二、當(dāng)前政府采購檔案管理工作中存在的問題

在實(shí)際工作中，一些政府采購部門片面地追求采購活動(dòng)的業(yè)務(wù)效果，而忽略了采購檔案的管理，主要存在以下問題：

一是設(shè)施設(shè)備不完善。交易中心政府采購部門沒有設(shè)置專門的政府采購檔案庫房，檔案櫥柜往往也沒有規(guī)范使用。

二是檔案管理專業(yè)人員配備不到位。大部分單位沒有配備政府采購檔案管理專職或兼職人員，采購業(yè)務(wù)人員自己管理的業(yè)務(wù)檔案現(xiàn)象較為普遍。

三是制度建設(shè)不到位。一些單位沒有結(jié)合實(shí)際認(rèn)真執(zhí)行政府采購檔案管理制度，存在不能及時(shí)整理裝訂、隨意擺放、散失損壞、檔案隨人走等現(xiàn)象。

四是采購檔案記載不注重細(xì)節(jié)。特別是缺乏一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)實(shí)質(zhì)性內(nèi)容記載，如：參與投標(biāo)的供應(yīng)商概況、在激烈的競標(biāo)過程中各供應(yīng)商的承諾情況、在嚴(yán)肅的評標(biāo)過程中對各供應(yīng)商的評價(jià)情況等等，因記錄很少，甚至于沒有記載，結(jié)果導(dǎo)致有的采購檔案無法體現(xiàn)出政府采購工作公平、公開、公正的原則；有的因采購檔案記錄不詳細(xì)，導(dǎo)致口說無憑，對某些中標(biāo)供應(yīng)商坑害消費(fèi)者利益的行徑失去了追究的依據(jù)；有的采購資料未收集，被某些人利用，造成責(zé)任不清、難予追究等。

五是政府采購檔案基礎(chǔ)工作薄弱。由于一些單位對業(yè)務(wù)檔案重視程度不夠，疏于管理，使得工作人員放松了填制、登記、編制、收集、分類、整理、裝訂等方面的基本工作，影響了整個(gè)政府采購基礎(chǔ)工作水平的提高，甚至給不法分子造成可乘之機(jī)。

三、提高政府采購的檔案管理水平的基本路徑

（一）強(qiáng)化依法建檔意識

目前政府采購工作主要人力物力放在采購業(yè)務(wù)上，對政府采購檔案的管理意識比較淡薄。因此，要加強(qiáng)政府采購檔案工作，首先要加強(qiáng)對《檔案法》及有關(guān)法規(guī)、規(guī)章的宣傳，提高交易中心平臺(tái)上各政府采購部門的檔案管理規(guī)范意識和法制觀念，創(chuàng)造一個(gè)良好的政府采購檔案工作的外部環(huán)境，形成自覺依法加強(qiáng)檔案管理，主動(dòng)為社會(huì)經(jīng)濟(jì)服務(wù)工作。

（二）夯實(shí)政府采購基礎(chǔ)工作

一方面，政府采購部門應(yīng)落實(shí)具體的科室負(fù)責(zé)檔案管理，穩(wěn)定檔案管理人員，制定崗位責(zé)任制，為做好檔案工作提供基本的條件。另一方面，應(yīng)當(dāng)建設(shè)專門庫房，配置防火、防濕、防蟲、防鼠、防塵、防盜、通風(fēng)等設(shè)施，安裝必要的檔案管理設(shè)備，如有條件的，還可以啟用檔案管理網(wǎng)絡(luò)軟件管理，通過局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）加強(qiáng)專業(yè)人才培養(yǎng)力度

政府采購檔案管理也是一門專業(yè)技能，需要人崗匹配。由于政府采購檔案門類較多，載體成分不同，管理較為復(fù)雜，這就要求檔案管理人員不僅要掌握檔案的收集、整理、保管，而且還要會(huì)分類登記、文字說明、檔案排列上架。因此在配備專、兼職檔案管理人員后，應(yīng)進(jìn)行基礎(chǔ)入門培訓(xùn)，使他們明確工作范圍及職責(zé)，懂得和掌握與其工作有關(guān)的基本知識，熟悉操作技能，增強(qiáng)事業(yè)心和工作責(zé)任感。必要時(shí)組織到先進(jìn)地區(qū)參觀學(xué)習(xí)或參加有關(guān)部門組織的培訓(xùn)，交流經(jīng)驗(yàn)、開闊視野、拓寬思路，指導(dǎo)從業(yè)人員干好本職工作。

（四）建立采購專業(yè)檔案統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

由于政府采購工作有它的特殊性和復(fù)雜性，其檔案管理工作還缺少嚴(yán)格的制度和較為適用的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。要提高政府采購檔案管理水平，就必須建立健全嚴(yán)格的制度，規(guī)范統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.統(tǒng)一政府采購項(xiàng)目檔案內(nèi)容。具體可分為采購項(xiàng)目計(jì)劃、前期準(zhǔn)備材料、招標(biāo)文件材料、開標(biāo)文件材料、投標(biāo)（報(bào)價(jià)）文件材料、評審文件材料、中標(biāo)文件材料、項(xiàng)目合同、驗(yàn)收文件材料、其他等十類。

2.統(tǒng)一政府采購檔案的基本標(biāo)準(zhǔn)。包括：項(xiàng)目資料是否有遺漏和相互矛盾；采購操作中形成的文件和材料是否齊全；必須是原始件的是否以復(fù)印件替代；文件資料中的簽名、印鑒是否齊全；其他不符合項(xiàng)目檔案完整性、真實(shí)性的情況是否存在，如發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目資料不符合要求的，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)盡快補(bǔ)齊相應(yīng)材料。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目情況對項(xiàng)目全套資料進(jìn)行收集整理，以保證項(xiàng)目資料的完整、真實(shí)、有效。

（五）建立健全政府采購檔案管理一系列制度

1.明確職責(zé)與分工。采購業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)在政府采購項(xiàng)目執(zhí)行過程中認(rèn)真收集并妥善保管采購文件和記錄；檔案部門人員負(fù)責(zé)檔案的審核、立卷、歸檔、貯存和管理工作，并負(fù)責(zé)定期制作項(xiàng)目歸檔情況明細(xì)表；項(xiàng)目的采購文件及記錄未移交前，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人員對項(xiàng)目資料的真實(shí)性、完整性、有效性負(fù)責(zé)并妥善保管，移交后由檔案人員負(fù)責(zé)。

2.明確歸檔要求。檔案歸檔應(yīng)注意保證貯存場所的清潔衛(wèi)生，做好防蟲、防濕、防火、防盜工作；應(yīng)按照歸檔內(nèi)容要求負(fù)責(zé)收集、整理、立卷、裝訂、編制目錄、保證項(xiàng)目檔案的標(biāo)識清晰有效；檔案應(yīng)按照年度編號順序進(jìn)行組卷，卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程的順序排列，依次為項(xiàng)目立項(xiàng)準(zhǔn)備、項(xiàng)目招標(biāo)、項(xiàng)目開標(biāo)、項(xiàng)目評審、招標(biāo)結(jié)果、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目驗(yàn)收的文件資料及其他資料。政府采購活動(dòng)檔案記錄至少應(yīng)當(dāng)包括下列內(nèi)容：采購項(xiàng)目類別、名稱；采購項(xiàng)目預(yù)算、資金構(gòu)成和合同價(jià)格；采購方式，采用公開招標(biāo)以外的采購方式的，應(yīng)當(dāng)載明原因；邀請和選擇供應(yīng)商的條件及原因；評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)及確定中標(biāo)人的原因；廢標(biāo)的原因；采用招標(biāo)以外采購方式的相應(yīng)記載。

3.嚴(yán)格借閱制度。因工作需要確需借閱政府采購項(xiàng)目檔案的，應(yīng)辦理詳細(xì)的登記手續(xù)，防止涂畫、拆封、調(diào)換、遺失、損壞等情況的發(fā)生。借閱應(yīng)規(guī)定一定的時(shí)限，借閱期間，借閱人對所借檔案的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。

4.嚴(yán)格銷毀程序。政府采購檔案部門提出檔案銷毀清單及銷毀意見并登記造冊。銷毀意見報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)同意后，上報(bào)經(jīng)同級政府采購管理機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。銷毀政府采購項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)由政府采購檔案部門、采購部門、同級政府采購管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀政府采購項(xiàng)目檔案前，應(yīng)認(rèn)真核對清點(diǎn)銷毀的項(xiàng)目檔案；銷毀后應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊上簽名。

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