加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理

韓劍爾

（余姚市低塘街道辦事處）

行政事業(yè)性單位電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)改變了傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案物質(zhì)載體，使行政事業(yè)性單位會(huì)計(jì)所提供的檔案信息以全新的面目出現(xiàn)，行政事業(yè)性單位會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)部和外延都發(fā)生了深刻的變化。這一現(xiàn)象應(yīng)引起行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)人員和檔案人員的高度重視，從而切實(shí)加本單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理變得極為重要。

一、電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的特點(diǎn)

（一）內(nèi)容復(fù)雜下和領(lǐng)域拓展性

廣義的電算化會(huì)計(jì)檔案，是指存貯會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（各種憑證賬簿、報(bào)表）和程序的軟盤(pán)及其他存貯介質(zhì)，系統(tǒng)開(kāi)發(fā)運(yùn)行中編制的各種文檔以及其他會(huì)計(jì)資料，同時(shí)輔之以打印輸出的各種紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證。狹義的電算化會(huì)計(jì)檔案只包括前者，即保存在磁盤(pán)、可讀寫(xiě)光盤(pán)、磁帶等存貯介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案。電算化會(huì)計(jì)檔案比傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表外、主要是指電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其全套文檔資料。

（二）環(huán)境依賴性與載體特殊性

電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案有更多的存貯形式且對(duì)存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報(bào)表、憑證的形式存在，另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤(pán)的形式存在，包括存貯在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存貯在軟盤(pán)、光盤(pán)等存貯介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存貯介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存貯有效期等因素的影響很大，保存不當(dāng)容易遭到破壞。電算化會(huì)計(jì)檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時(shí)具有方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對(duì)管理和決策提供較好的支持。電算化會(huì)計(jì)檔案的使用和會(huì)計(jì)軟件的版本密切相關(guān)。

（三）信息共享性與數(shù)據(jù)易改性

電算化會(huì)計(jì)檔案較傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案易于修改，且不留痕跡。要特別注意對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案中軟件文檔的管理。這些軟件文檔是進(jìn)行會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)維護(hù)必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計(jì)思路和編制的源程序代碼，同時(shí)一個(gè)軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會(huì)產(chǎn)生一些問(wèn)題，如果沒(méi)有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護(hù)將非常困難，甚至不可能。

二、電算化環(huán)境下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題及原因分析

（一）存在問(wèn)題

1.會(huì)計(jì)檔案載體存在問(wèn)題。由于電算化會(huì)計(jì)檔案的理解偏差，導(dǎo)致了整個(gè)檔案的信息不完整，成為現(xiàn)在大多數(shù)單位面臨的會(huì)計(jì)電算化檔案管理問(wèn)題。在進(jìn)行單位內(nèi)部電腦做賬的實(shí)踐中，需要注意做賬過(guò)程中信息的精確性，并以此來(lái)進(jìn)行整體的認(rèn)證分析。而這其中的決策、分析、預(yù)測(cè)等。在現(xiàn)代的管理中都極為缺乏，這樣就容易造成信息編程上的差錯(cuò)。

2.會(huì)計(jì)載體本身性質(zhì)帶來(lái)的問(wèn)題。在進(jìn)行電算化會(huì)計(jì)檔案管理過(guò)程中，針對(duì)操作系統(tǒng)的可利用性。單位內(nèi)的軟件版本管理更需要保證管理的安全性。而對(duì)于軟件的升級(jí)版本，也需要進(jìn)行數(shù)據(jù)的適用性調(diào)整。而在計(jì)算機(jī)的病毒防御上，還需要對(duì)其入侵的形式進(jìn)行防護(hù)，這樣在資料管理上，需要對(duì)整體管理進(jìn)行全面分析，采取防火墻的形式進(jìn)行保護(hù)，以便進(jìn)一步確保其安全性。在應(yīng)對(duì)單位的受控條件過(guò)程中，根據(jù)紙質(zhì)檔案內(nèi)的相關(guān)保存期限，進(jìn)行保存檔案擬定，進(jìn)而保證整體儲(chǔ)存?zhèn)浞莸氖褂眯Ч?/p>

3.會(huì)計(jì)制度管理不完善。有的事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案的管理制度還沒(méi)有形成一套完整的體系。從現(xiàn)在電算化檔案管理形式來(lái)看，如何做出準(zhǔn)確的規(guī)定以及有效地處理措施，是現(xiàn)在檔案管理所呈現(xiàn)出來(lái)的主要問(wèn)題。這一問(wèn)題導(dǎo)致一些單位進(jìn)行電算化檔案管理中無(wú)法進(jìn)行有效的處理。電算化會(huì)計(jì)檔案容易修改，且不會(huì)留下痕跡，所以信息中更容易存在一些潛在的入侵、修改、復(fù)制以及偽造等事件，對(duì)違法亂紀(jì)的行為手段也很難進(jìn)行監(jiān)測(cè)。

4.缺乏必要的計(jì)算機(jī)維護(hù)與網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)人才。根據(jù)現(xiàn)在事業(yè)單位管理情況來(lái)看，主要缺乏的還是會(huì)計(jì)方面的人才，在這一類人才的培訓(xùn)過(guò)程中，通過(guò)操作財(cái)務(wù)軟件對(duì)計(jì)算機(jī)硬件、軟件和安全進(jìn)行維護(hù)管理方面，需要進(jìn)行一些專業(yè)職場(chǎng)認(rèn)知，同時(shí)通過(guò)專業(yè)人員協(xié)助完成相應(yīng)的操作。但在目前的電算化檔案管理中，這一類的人才較為缺乏。

（二）原因分析

1.對(duì)會(huì)計(jì)電算化本身理解的偏差。在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)中，根據(jù)基礎(chǔ)建設(shè)條件來(lái)進(jìn)行財(cái)務(wù)和檔案兩方面的管理設(shè)備的建設(shè)，在兼顧多方面的應(yīng)急處理設(shè)施上，應(yīng)根據(jù)現(xiàn)有的系統(tǒng)運(yùn)行來(lái)進(jìn)行擬定，以確保系統(tǒng)符合標(biāo)準(zhǔn)。

2.尚未引起有關(guān)部門(mén)的重視。受到傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理方式的影響，財(cái)會(huì)人員和單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解，對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案認(rèn)識(shí)不清晰，缺乏管理電算化會(huì)計(jì)檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，只是將打印出的紙質(zhì)檔案進(jìn)行保存，對(duì)電子檔案資料不重視，未對(duì)電子檔案進(jìn)行備份和及時(shí)歸檔，使得會(huì)計(jì)檔案不安全也不完整。

3.缺乏明確的規(guī)章制度。根據(jù)相關(guān)的財(cái)政法律來(lái)制定有效的規(guī)章制度，通過(guò)健全單位內(nèi)的會(huì)計(jì)管理體系來(lái)輔助檔案信息管理。建立電算化會(huì)計(jì)檔案管理，制定定期的備份管理制度，在按照AB備份形式進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)文件的備份中，建立電算化會(huì)計(jì)檔案的保管制度，定期進(jìn)行紙質(zhì)檔案的打印，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的保管人員的管理按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定來(lái)進(jìn)行管理。建立健全的檔案分權(quán)管理制度，定期進(jìn)行復(fù)制查閱，做好利用登記，同時(shí)做好會(huì)計(jì)檔案的移交、銷毀制度。

4.缺乏現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)檔案管理人才。操作人員的素質(zhì)是保證財(cái)務(wù)管理安全有效的根本所在，如果在職人員中存在一個(gè)安全隱患，那么就會(huì)存在很大的威脅，所以定期對(duì)財(cái)務(wù)人員進(jìn)行考核，保證內(nèi)部人員的結(jié)構(gòu)合理。伴隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，事業(yè)單位中進(jìn)行電算化進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案管理已經(jīng)成為趨勢(shì)，但是還存在很多不合理的地方，需要我們?nèi)パ芯亢烷_(kāi)發(fā)，我相信不久的將來(lái)，電算化檔案管理工作將會(huì)更好地促進(jìn)我們現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展。

三、加強(qiáng)電算化環(huán)境下事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)

領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案工作的關(guān)鍵，要得到領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持，在實(shí)際的工作中首先就是要做到愛(ài)崗敬業(yè)，從而給領(lǐng)導(dǎo)留下深刻的印象。其次是要加強(qiáng)請(qǐng)示和匯報(bào)，從而使得領(lǐng)導(dǎo)更加關(guān)注和支持檔案工作。再次就是要樹(shù)立全局意識(shí)，圍繞中心主動(dòng)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

（二）健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

根據(jù)檔案和會(huì)計(jì)工作法律法規(guī)特別是《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，結(jié)合單位實(shí)際，建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，明確管理職責(zé)，使事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案管理制度化規(guī)范化。

（三）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化

加大對(duì)會(huì)計(jì)檔案現(xiàn)代化管理硬件與軟件建設(shè)的投入，對(duì)存量紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行數(shù)字化，增量會(huì)計(jì)檔案實(shí)現(xiàn)電子化歸檔，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理。

（四）提高會(huì)計(jì)檔案人員素質(zhì)

不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案人員的政治理論和政策法規(guī)水平以及專業(yè)化水平，以適應(yīng)事業(yè)單位電算化會(huì)計(jì)檔案管理的需要。