圍繞兩“全”做好項(xiàng)目檔案管理工作

成 彤

（浙江浙能燃?xì)庥邢薰荆?/p>

一直以來，項(xiàng)目檔案管理中盡管有“三納入”“四參加”制度，但仍存在原件缺失，而用復(fù)印件代替；施工記錄編號不連續(xù)；招投標(biāo)文件與合同不一一對應(yīng)，缺少未中標(biāo)文件；變更文件缺少圖文依據(jù)；竣工圖沒有加蓋竣工章等問題。如何解決這一系列問題，筆者以浙江省天然氣開發(fā)有限公司為例，從全員和全過程兩個角度對項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行分析。

一、項(xiàng)目檔案管理的全員性和全過程性

項(xiàng)目檔案管理具有全員性和全過程性的特征。檔案管理的全員性，指凡與建設(shè)項(xiàng)目文件材料形成、辦理、使用和歸檔相關(guān)的崗位人員，都具有形成和處置文件材料的職責(zé)，應(yīng)當(dāng)將這類人員納入崗位責(zé)任制考核。檔案管理的全過程性，指在項(xiàng)目建設(shè)的過程中，特別是在文件材料處理流程上，都應(yīng)當(dāng)明確管理內(nèi)容和管理要求，以維護(hù)項(xiàng)目信息處理渠道的暢通與高效，從而保證文件材料的原始性、系統(tǒng)性、真實(shí)性。

項(xiàng)目檔案源自建設(shè)過程中產(chǎn)生的記錄，這些記錄是一個項(xiàng)目整體的真實(shí)記錄，記錄在形成的時候，源于其作為辦事的工具或依據(jù)，在項(xiàng)目建設(shè)過程中發(fā)揮不可或缺的作用，這種作用主要表現(xiàn)為傳遞信息、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、控制流程、提高效率。正是由于文件材料的這種原始作用，形成了真實(shí)可靠的憑證。同時，文件形成過程，反映了檔案管理的全員性：工程項(xiàng)目檔案形成涉及到施工單位、監(jiān)理單位、檢測單位、政府監(jiān)督部門、測量單位等相關(guān)單位，企業(yè)（項(xiàng)目業(yè)主）內(nèi)部牽涉到前期辦、投資部、工程部、安監(jiān)部、綜合辦等部門，是整個項(xiàng)目自始至終活動的記錄，需要全員參與并進(jìn)行考核。

因此，檔案管理的全員參與和全過程控制，是提升項(xiàng)目檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提。

二、圍繞兩“全”提升項(xiàng)目檔案管理水平

“大能源”戰(zhàn)略下，省天然氣公司基建項(xiàng)目多、任務(wù)艱巨，已完工的四個天然氣熱電聯(lián)產(chǎn)搶建項(xiàng)目配套管線、在建的甬臺溫管線、西二線紹杭嘉段配套管線、剛開工的“縣縣通”（分為21條管線）等多個項(xiàng)目的基建工作全面鋪開。公司針對天然氣長輸管線工程點(diǎn)多面廣、戰(zhàn)線長、參建單位多、資料員素質(zhì)參差不齊等特點(diǎn)，圍繞兩“全”，一方面創(chuàng)新管理理念，引進(jìn)專業(yè)的項(xiàng)目管理公司，加強(qiáng)全過程性管理；另一方面梳理好檔案管理的基礎(chǔ)性工作，明確全員參與、厘清職責(zé)。

（一）集中領(lǐng)導(dǎo)、分級保存、監(jiān)督管理，加強(qiáng)全員組織領(lǐng)導(dǎo)

順應(yīng)文件資料信息產(chǎn)生、管理、利用過程的運(yùn)動規(guī)律，針對公司項(xiàng)目比較多，實(shí)際工作量大，產(chǎn)生文件資料與實(shí)物檔案多的特點(diǎn)，公司檔案工作宜采取集中領(lǐng)導(dǎo)、分級保存與監(jiān)督管理相結(jié)合的原則來做好項(xiàng)目檔案工作。

按照上述原則，公司內(nèi)部設(shè)置專職檔案主管人員，直接上級為主管檔案工作的副總經(jīng)理；項(xiàng)目公司設(shè)三名專職檔案主管負(fù)責(zé)所在項(xiàng)目檔案工作；各項(xiàng)目部設(shè)兼職檔案員配合項(xiàng)目公司檔案員，各參建單位設(shè)檔案員或兼職檔案員，負(fù)責(zé)監(jiān)督管理項(xiàng)目檔案的收集、整理、分類、立卷、歸檔。項(xiàng)目公司設(shè)檔案室和檔案庫房，根據(jù)檔案室和檔案庫房的規(guī)模設(shè)計(jì)、項(xiàng)目設(shè)計(jì)的年限以及管線長度考慮存放檔案的數(shù)量。建立一套由公司檔案主管監(jiān)督指導(dǎo)、項(xiàng)目檔案管理人員密切配合、參建單位兼職檔案人員嚴(yán)格執(zhí)行的檔案工作三級責(zé)任網(wǎng)絡(luò)。

（二）制定標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)格程序、明確流程，全過程把控項(xiàng)目檔案工作

國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)與企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，制定出有實(shí)際操作可行的檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和細(xì)則。從而使檔案管理的工作有據(jù)可依，建成責(zé)任明確、標(biāo)準(zhǔn)詳細(xì)、流程受控、科學(xué)管理、利用高效的檔案管理模式。

公司嚴(yán)格按照國家《檔案法》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》以及《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等檔案管理辦法，并對照《浙江省重點(diǎn)建設(shè)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》，制定出公司的《檔案管理辦法》以及《天然氣管道建設(shè)工程文件檔案管理細(xì)則》，并根據(jù)公司的要求，將《項(xiàng)目竣工資料編制管理辦法》編入基建項(xiàng)目管理手冊中去。明確項(xiàng)目公司的職責(zé)、各項(xiàng)目部兼職檔案員職責(zé)以及各參建單位的歸檔文件類型、歸檔范圍、歸檔時間、文件保管期限、歸檔文件整理方法。制定各種載體類型檔案材料的歸檔范圍。

制定一套適合公司項(xiàng)目檔案整理、分類、歸檔、保存、鑒定、銷毀的業(yè)務(wù)流程，明確業(yè)主單位職責(zé)、項(xiàng)目公司和各項(xiàng)目部兼職檔案員職責(zé)以及各參建單位檔案人員的具體職責(zé)，建立每個項(xiàng)目的檔案工作網(wǎng)絡(luò)圖，做到崗有其人、人有其責(zé)。厘清三級責(zé)任人的關(guān)系和崗位職責(zé)。確保公司各部門及各項(xiàng)目公司、參建單位資料、文件以及有記錄價(jià)值特殊載體檔案的整理歸檔工作能夠得到順利開展。

（三）把握兩“全”的同時，要注重日常的檢查監(jiān)督

增加項(xiàng)目公司的管理平臺（權(quán)限），并不是業(yè)主就不用管了，業(yè)主可以借助這個管理平臺，檢查監(jiān)督制度的執(zhí)行力，更好地提升管理水平。大多數(shù)參建單位在施工技術(shù)和管理方面是強(qiáng)手，然而在施工過程工程資料收集、竣工鑒定、歸檔、保存方面卻很薄弱。業(yè)主各部門專、兼職檔案員要各司其職，不定期組織討論交流，解決工程中的難點(diǎn)。

工程開工后，公司檔案人員不定期組織對項(xiàng)目公司、參建單位的資料收集、編制和整理情況進(jìn)行指導(dǎo)，提出整改要求，形成會議紀(jì)要下發(fā)各單位，整改及時形成閉環(huán)。把溝通、協(xié)調(diào)、指導(dǎo)工作，貫穿于整個工程的全過程，文件資料從產(chǎn)生、收集、整理、立卷到檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收，每一環(huán)節(jié)都參與其中，這樣既推動了各參建單位履行職責(zé)，完成各自的檔案工作，又為順利完成項(xiàng)目檔案的專項(xiàng)驗(yàn)收奠定了基礎(chǔ)。