抽水蓄能電站建設工程檔案管理實踐思考

甄雁翔

（華東桐柏抽水蓄能發(fā)電有限責任公司）

近年來，我國抽水蓄能電站的建設步伐呈現(xiàn)加快趨勢。國家電網(wǎng)公司自2015年以來累計開工建設的抽水蓄能電站數(shù)量達到了11座，在運、在建規(guī)模分別達到1878.5萬千瓦、2212.5萬千瓦。工程項目檔案作為工程建設不可分割的組成部分，具有“不可缺少”的“基礎性”地位，是反映項目建設和管理水平的重要標志。如何做好工程項目檔案管理，為工程建設服務顯得尤為重要。

一、建設工程項目檔案存在問題及意義

（一）建設工程項目檔案存在問題

一是建設項目規(guī)模大、工期長，工程檔案種類繁多、數(shù)量大，檔案工作任務重、要求高。二是項目單位和參建單位對檔案工作認識不深、重視不夠，往往把檔案工作作為項目的尾工，在項目完工后才去收集整理，忽視前端控制和過程管理，檔案管理和項目建設管理脫節(jié)。三是管理制度和業(yè)務規(guī)范不健全，工作措施不到位，檔案人員不熟悉項目檔案業(yè)務，檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性受到影響。四是檔案軟硬件設施不完善。尤其參建單位，檔案保管條件較差。

（二）做好建設工程項目檔案的意義

第一，建設工程項目檔案是對工程建設中所發(fā)生的一切事件客觀真實的反映，記錄了電站建設的全過程情況，是與實體工程建設相匹配、相生相伴的組成部分。它不僅記錄了項目建設全過程，更為電站使用、管理、運行、檢修、改擴建提供了主要依據(jù)，為審計稽查、明確權屬和維護合法權益提供了有效憑證。對于建設項目而言，抓檔案管理就是抓項目管理，保檔案工作質(zhì)量就是保項目建設質(zhì)量。

第二，工程項目檔案專項驗收是工程建設項目九大專項驗收之一，是工程竣工驗收和創(chuàng)優(yōu)驗收的前提。根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)展和改革委員會聯(lián)合發(fā)布《重大建設項目檔案驗收辦法》檔發(fā)﹝2006﹞2號第四條規(guī)定，“項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分。未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過項目的竣工驗收”。由此可見項目檔案的重要性。

二、提升建設工程項目檔案質(zhì)量的措施

（一）加強組織領導，健全檔案管理機制

1.檔案管理組織體系建設。項目建設單位應加強對檔案工作的組織領導，按照統(tǒng)一領導、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理的原則，建立相應的工程檔案管理機構和管理網(wǎng)絡，理順管理職責，明確管理內(nèi)容，確保檔案管理職責覆蓋各個管理流程 。

（1）建立由建設單位、設計、監(jiān)理、各參建單位組成的工程檔案管理領導小組及檔案管理網(wǎng)絡，明確檔案管理網(wǎng)絡成員職責。各參建單位應成立檔案管理機構，配備具有專業(yè)知識的專職檔案人員。實現(xiàn)業(yè)主—監(jiān)理、設計—各參建單位分級管理，形成職責明確、領導參與、責任到人的工程檔案管理網(wǎng)絡，保證檔案管理工作進行全面、全過程、直接的開展。

（2）明確管理職責，建立考核責任制。將工程檔案工作納入工程質(zhì)量行政領導人責任制，納入招投標管理、工程監(jiān)理、合同管理及建設項目計劃管理和工作程序中。項目建設單位負責工程檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督、檢查和指導。監(jiān)理單位認真履行監(jiān)督和審核責任，對項目建設檔案的系統(tǒng)性、真實性、準確性、完整性負責。參建單位必須按照合同約定，認真落實業(yè)主和監(jiān)理的工作要求，加強建設項目檔案過程管理，配備專業(yè)人員，及時、完整、高質(zhì)量地做好檔案收集、整理、歸檔和移交工作，確保檔案資料的真實、準確和完整 。

2.制定工程檔案管理制度，加強檔案規(guī)范化管理。加強項目檔案制度建設，完善項目檔案各項管理措施，是提高項目檔案管理工作效率、實現(xiàn)竣工檔案高質(zhì)量的基礎，是協(xié)調(diào)檔案管理與其他管理工作的依據(jù)。2016年，國網(wǎng)新源公司組織編寫的《抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案管理手冊》由中國電力出版社發(fā)行出版。該書對抽水蓄能企業(yè)開展檔案收集、整理、分類、保管和提供利用等業(yè)務工作給予指導，具有全面性、實操性和針對性的借鑒意義。建設單位應依據(jù)《科學技術檔案案卷構成的一般要求》《國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《重大建設項目檔案驗收辦法》《抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案管理手冊》和行業(yè)的有關規(guī)定，制定符合自身項目實際的檔案規(guī)章制度。制訂工程檔案管理辦法，明確項目建設各階段文件的收集范圍、整理要求、分類標準、歸檔時間，以及竣工檔案驗收移交程序。認真執(zhí)行考核獎懲措施，將業(yè)主單位各部門及參建單位檔案工作納入考核責任制。通過規(guī)章制度來規(guī)范檔案管理工作中的行為模式，努力實現(xiàn)項目檔案工作程序化、文件材料標準化、收集整理規(guī)范化，確保檔案的完整性、準確性、系統(tǒng)性。

（二）注重過程管控，確保檔案工作與工程建設同步

1.實行工程項目檔案技術交底。從投產(chǎn)電站檔案專項驗收來看，竣工投產(chǎn)后檔案數(shù)量在7000卷左右，其中數(shù)量最大、最基礎的檔案來源于施工單位，來源于一線施工管理人員，約占檔案總量的70%。這部分檔案直接反映電站整體項目檔案質(zhì)量，也是電站建設實際情況最真實、最直接的反映。實行檔案技術交底可以在項目建設期間全面做好檔案過程控制，使參建各方相關人員在開工伊始即明白工程項目檔案“如何形成、歸什么、如何歸”的要求，在項目文件形成階段即執(zhí)行項目檔案管理要求。

檔案技術交底內(nèi)容可以包括：（1） 檔案人員、設備、歸檔范圍、檔案整編、聲像檔案、竣工圖編制、項目文件用紙用筆及簽字蓋章等檔案通用要求；（2）驗收評定文件、試驗文件、日志等項目文件的填寫規(guī)范、形成要求；（3）結合各個工程項目劃分編制的檔案目錄樹及項目文件日常形成、裝盒、保管等要求；（4）設計變更、原材料跟蹤、驗收評定、缺陷處理、工程往來函、數(shù)碼照片、試驗檢驗設備率定等臺賬的填寫要求等。建設單位在各標段工程施工單位入場之初即規(guī)范此類項目文件的格式、排列順序，并以具體工程施工內(nèi)容編制填寫模板，內(nèi)容涵蓋檔案方面的簽章、材質(zhì)、邊距等要求。施工單位按要求做好項目文件形成、收集、整理工作，這樣到整理竣工檔案時只需稍加整編即可移交歸檔，為竣工檔案的完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范打下良好的基礎。

2.納入合同管理。將檔案要求列入工程合同范本，在工程項目招投標和合同、協(xié)議簽訂時設立專門條款，明確規(guī)定參建各方檔案工作責任，將檔案移交納入工程結算管理，明確檔案質(zhì)量要求、整編要求、份數(shù)要求、提交時間等，有效規(guī)避項目檔案歸檔過程中容易出現(xiàn)的管理漏洞。如：明確施工單位完工結算時必須經(jīng)檔案人員簽字認可，竣工資料齊全完整才予以結算。防止項目完工后資料不全，無人整理檔案情況發(fā)生。簽訂監(jiān)理合同時，應明確監(jiān)理對檔案工作的監(jiān)督職責。監(jiān)理應協(xié)助業(yè)主對施工單位收集、編制、整理后的竣工文件的完整準確情況和案卷質(zhì)量進行審查，對設計院竣工圖進行審核簽字認可，并在建設監(jiān)理任務完成后，向項目法人移交工程建設檔案資料。

3.實行檔案月度例會及月度檢查制度。檔案工作領導小組組織召開檔案月度例會，各參建單位負責人及專兼職檔案員必須參加會議。會議內(nèi)容包括安排部署月度檔案工作計劃及進度，通報各參建單位檔案管理狀況，及時協(xié)調(diào)解決檔案管理中出現(xiàn)的問題。每月開展各參建單位的檔案檢查工作。由建設單位組織，協(xié)同監(jiān)理技術人員、檔案人員對參建單位原始資料進行檢查。工程技術人員檢查原始資料是否齊全、完整、準確，檔案人員負責檢查原始資料用紙、用筆、簽章手續(xù)是否符合檔案要求。發(fā)現(xiàn)問題現(xiàn)場處理限期整改，下發(fā)整改通知單，明確整改要求，在下個月檔案檢查時檢查整改情況。通過實行檔案月度例會及月度檢查制度，建設單位能及時掌握工程動態(tài)，準確把握參建單位原始資料收集整理情況，為做好竣工資料整編奠定了基礎。

4.堅持“四參加”原則及預立卷制度。檔案人員應積極參與到工程的各項活動中，努力從源頭開始控制。一是參加設備開箱；二是參加單位工程驗收，在單位工程驗收的同時驗收應歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量，堅持竣工文件做得不符合要求不接收，直到整改達標為止；三是參加工程招投標會議、設計聯(lián)絡會等；四是參加工程建設各個專業(yè)的質(zhì)量監(jiān)督檢查活動。

在各合同工程開工時，建設單位應將有關檔案制度標準及時下發(fā)至各參建單位，要求施工單位明確檔案主管領導及專責人員（報業(yè)主備案），建立各項目資料室，實行檔案預立卷制度。施工單位應根據(jù)工程項目劃分表，按照合同項目/單位工程/分部工程/單元工程四個層級對產(chǎn)生的檔案資料進行預立卷。對辦理完畢的項目文件及時進行收集、掃描、錄入臺賬，紙質(zhì)材料先用鉛筆進行編號，裝盒，保障竣工檔案的齊全、完整。

（三）注重人才培養(yǎng)，積極開展檔案業(yè)務培訓

堅持以人為本，通過“請進來、走出去”“傳幫帶”和學習交流等多種方式，努力提高有關人員和項目檔案管理人員的業(yè)務水平。每年邀請檔案專家至建設現(xiàn)場開展不同層面的檔案專業(yè)知識講座，按需施教。建設單位及各參建單位技術人員、檔案人員必須參加此類培訓，并做好培訓記錄。積極組織檔案人員參加地方的檔案專業(yè)技術和業(yè)務知識培訓，另外還可以組織相關人員去兄弟單位學習取經(jīng)。建設單位應督促各參建單位組織有關人員加強對抽水蓄能行業(yè)施工規(guī)范和檔案管理規(guī)范、制度、標準的學習，在落實責任、制度的同時，提高各部門有關人員的檔案意識，努力克服工程項目歸檔認識上存在的差距，變被動為主動。

（四）加強檔案軟硬件設施建設

建設單位在辦公樓規(guī)劃初期，就應考慮檔案庫房建設的規(guī)模與條件。應征求檔案部門的意見，按照檔案用房四分開的原則，配置檔案庫房、辦公用房、業(yè)務技術用房及閱覽室。檔案庫房應配置密集架、底圖柜、防磁柜，另外按照檔案庫房九防要求，配置溫濕度控制設備、氣體滅火裝置、火災和防盜自動報警裝置、檔案消毒柜、空氣凈化器等。檔案辦公用房應配置計算機、多功能復印機、彩色掃描儀、工程圖紙打印機、掃描儀、打孔機等設備，滿足檔案工作需要。各參建單位人員流動大，要嚴格按照文控制度管理日常資料，保管條件要符合相關要求，不可隨意堆放。應配置檔案辦公用房及檔案陳列柜，做好九防措施，條件允許下配置檔案庫房。在硬件設施保障的前提下我們還應注重軟件設施建設，開發(fā)檔案管理信息系統(tǒng)，采用現(xiàn)代化管理手段，對工程檔案進行全周期數(shù)字化管理。

參考資料：

［1］ 鄭飛，姚敏華.重點項目檔案管理新模式探索［J］.中國檔案，2015（7）.

［2］ 徐海燕.建設項目檔案中的質(zhì)量認證理念［J］.中國檔案，2015（4）.

［3］ 黃韻梅.建設項目檔案管理研究［J］.浙江檔案，2015（7）.

［4］ 國網(wǎng)新源控股有限公司.抽水蓄能發(fā)電企業(yè)檔案管理手冊［M］.北京：中國電力出版社，2016.