世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)歸檔的實(shí)踐與探索

鮑麗青

（桐鄉(xiāng)市龍翔街道辦事處）

世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)（World Internet Conference），是由中國(guó)倡導(dǎo)并每年在浙江省桐鄉(xiāng)市烏鎮(zhèn)舉辦的世界性互聯(lián)網(wǎng)盛會(huì)，旨在搭建中國(guó)與世界互聯(lián)互通的國(guó)際平臺(tái)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)共享共治的中國(guó)平臺(tái)?；ヂ?lián)網(wǎng)大會(huì)又被稱為“烏鎮(zhèn)峰會(huì)”，作為永久會(huì)議舉辦地，正上演著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的“蝶變之路”。如此重大活動(dòng)，大會(huì)檔案歸檔是不可缺少的一部分。

一、提高認(rèn)識(shí)，明確做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作的重要意義

世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)由國(guó)家互聯(lián)網(wǎng)信息辦公室和浙江省人民政府共同主辦，由浙江省網(wǎng)信辦、浙江省經(jīng)信委、桐鄉(xiāng)市政府和中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心聯(lián)合承辦，是中國(guó)官方舉辦的規(guī)模最大、層次最高的世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)。因此大會(huì)檔案具有以下特點(diǎn)：一是特色明顯、價(jià)值重大。來(lái)自各國(guó)國(guó)家和地區(qū)的政要、國(guó)際組織代表、著名企業(yè)高管、網(wǎng)絡(luò)精英、專家學(xué)者和省市有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出席開(kāi)幕式，規(guī)格高、影響大、地方特色明顯。二是形成單位多。參與活動(dòng)的既有主辦單位，又有承辦單位、協(xié)辦單位和參展單位；既有長(zhǎng)期機(jī)構(gòu)，又有臨時(shí)機(jī)構(gòu)（如籌備組分領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室、新聞宣傳組、會(huì)務(wù)接待組、環(huán)境整治組、安全保衛(wèi)組、技術(shù)保障組、產(chǎn)業(yè)發(fā)展組、項(xiàng)目招商組等八個(gè)小組等）。三是形式多樣。由于重大活動(dòng)規(guī)格高、參與單位多、時(shí)代感強(qiáng)，致使其活動(dòng)中形成的文件既有紙質(zhì)的，也有大量特殊載體的。

根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)浙江承辦工作領(lǐng)導(dǎo)小組秘書(shū)處及市委領(lǐng)導(dǎo)要求，為加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案規(guī)范管理，依據(jù)《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》《嘉興市重大活動(dòng)檔案管理辦法》及相關(guān)規(guī)定，各地、各部門要成立相關(guān)檔案工作小組，各相關(guān)牽頭部門和責(zé)任單位要明確世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)和檔案人員，負(fù)責(zé)做好本部門、單位形成的世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案的收集、移交等工作。我街道作為相鄰鄉(xiāng)鎮(zhèn)，對(duì)大會(huì)的維穩(wěn)安保工作尤為重要，街道政府牽頭，全民動(dòng)員，為確保大會(huì)的順利舉行做出很大貢獻(xiàn)。我作為基層單位的檔案員，也參加了安保大巡防的整個(gè)過(guò)程，并有幸參與了部分文件材料的收集。對(duì)大會(huì)舉辦過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、照片、聲像和實(shí)物等各種不同形式、不同載體的歷史記錄收集保管，是大會(huì)工作真實(shí)客觀的原始記錄。三屆大會(huì)共歸檔：文書(shū)檔案5000余件，照片近2300張，視頻約1.6萬(wàn)分鐘，以及實(shí)物檔案150件左右。大會(huì)檔案的及時(shí)收集，安全保管與有效利用，對(duì)于豐富檔案信息資源，真實(shí)地記載歷史，維護(hù)歷史真實(shí)面貌，記載改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)成就，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。

二、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，扎實(shí)做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)歸檔工作

（一）提前介入互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)全程跟蹤

針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案資料的形成特點(diǎn)，采取科學(xué)的方法和措施進(jìn)行收集工作；為了及時(shí)收集好互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)這個(gè)重大活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案，在活動(dòng)籌備時(shí)檔案人員就要提前介入，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作，與參與活動(dòng)的有關(guān)部門溝通，了解和掌握將要舉辦的大會(huì)的相關(guān)情況，爭(zhēng)取各方面的支持。既能得到領(lǐng)導(dǎo)重視與支持，又可強(qiáng)化工作人員的檔案意識(shí)，文書(shū)人員也便于操作；建立屬性收集網(wǎng)絡(luò)，是大會(huì)文件材料收集工作的組織保證；采取全過(guò)程跟蹤收集，便于檔案人員督促檢查文件材料的收集積累；檢查驗(yàn)收是保證重大活動(dòng)資料齊全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在每項(xiàng)活動(dòng)開(kāi)始時(shí)，就派出檔案專業(yè)人員具體指導(dǎo)，一直跟蹤指導(dǎo)檔案的收集工作，確保互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案收集的及時(shí)性。

（二）明確互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)歸檔范圍，建立收集工作網(wǎng)絡(luò)

為加強(qiáng)各相關(guān)部門、單位互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)文件材料的收集工作，確保大會(huì)檔案留存完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，根據(jù)國(guó)家檔案局相關(guān)規(guī)定，市檔案局制定了《世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案歸檔范圍和保管期限》和《世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案文獻(xiàn)史料征集范圍和要求》，遵循重大活動(dòng)檔案管理工作原則：加強(qiáng)督導(dǎo)、統(tǒng)一協(xié)調(diào)、各負(fù)其責(zé)、完整收集、集中管理、有效利用。出臺(tái)一份檔案收集清單，清單明確規(guī)定我市承辦大會(huì)各類文件材料的接收、征集范圍和要求，明確規(guī)定了每個(gè)籌備工作小組的檔案材料收集內(nèi)容和重點(diǎn)，包括紙質(zhì)、電子、照片以及實(shí)物等各種載體檔案的收集要求和檔案向檔案館移交的時(shí)間；要求工作小組明確一名同志負(fù)責(zé)本組檔案的收集和報(bào)送，組建了以檔案局業(yè)務(wù)骨干為核心的互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。以組委會(huì)的名義通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)工作QQ群被發(fā)放到每個(gè)籌備組的工作人員手中，要求每個(gè)籌備組的工作人員都明確，主動(dòng)移交檔案材料是一種“規(guī)矩”，更是一份責(zé)任。而收集、整理過(guò)程是相當(dāng)艱辛的，只有經(jīng)歷過(guò)才能體會(huì)。記得首屆大會(huì)時(shí)，籌備組工作人員檔案意識(shí)都不強(qiáng)，檔案局業(yè)務(wù)科長(zhǎng)就尋找一切機(jī)會(huì)找人催討文件材料，犧牲午休時(shí)間，利用發(fā)盒飯的機(jī)會(huì)向大家宣傳、提醒各組保存文件材料并移交，告訴大家檔案工作對(duì)記錄歷史的重要性。

（三）加強(qiáng)互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案收集 、整理并及時(shí)歸檔移交

各部門按照規(guī)定的接收、征集范圍，及時(shí)做好世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)各種門類、載體原始檔案的收集和檔案文獻(xiàn)資料的征集。以主會(huì)場(chǎng)檔案為核心，市及其他各縣（市、區(qū)）分散形成的檔案為補(bǔ)充，全方位、多層次地推進(jìn)大會(huì)檔案的收集工作，特別是珍貴照片、錄音錄像、題詞留言、書(shū)畫(huà)作品等檔案的收集。同時(shí)，加強(qiáng)大會(huì)文獻(xiàn)資料的匯集，以各類新聞媒體和文化機(jī)構(gòu)為重點(diǎn)，收集大會(huì)相關(guān)新聞報(bào)道、音視頻資料、宣傳書(shū)籍等，為大會(huì)留存豐富精彩的文獻(xiàn)資料。每屆大會(huì)，我們都會(huì)收集到數(shù)萬(wàn)張照片，整理時(shí)需把所有的照片按照每個(gè)活動(dòng)、每個(gè)論壇分開(kāi)，再標(biāo)注每張照片上的嘉賓姓名和職務(wù)，工作復(fù)雜而煩瑣，檔案工作組的成員通過(guò)查資料、問(wèn)“度娘”等各種途徑，想方設(shè)法把每一張照片說(shuō)明齊全，同時(shí)對(duì)同一個(gè)場(chǎng)景的照片進(jìn)行反復(fù)甄選，選擇最主要、最合適的照片歸檔。按照規(guī)定市級(jí)各相關(guān)牽頭部門和責(zé)任單位，其他縣（市、區(qū)）相關(guān)部門、單位在大會(huì)結(jié)束后40天內(nèi)將大會(huì)檔案移交至屬地檔案局，市、各縣（市、區(qū)）檔案局負(fù)責(zé)進(jìn)行分類、整理，歸入重大活動(dòng)檔案。與世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)關(guān)系緊密的檔案由桐鄉(xiāng)市世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)承辦工作委員會(huì)負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔，并按要求及時(shí)移交桐鄉(xiāng)市檔案局。在大會(huì)結(jié)束之日起4個(gè)月內(nèi)，各縣（市、區(qū)）檔案局將本轄區(qū)內(nèi)形成的世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)數(shù)字檔案移交一套至嘉興市檔案局備份。正是這樣嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的照片整理，為桐鄉(xiāng)市年鑒、大會(huì)宣傳冊(cè)的編寫(xiě)等工作，提供了豐富的圖片資源。

三、運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”思維，共建共享智慧檔案見(jiàn)成效

首先，首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)桐鄉(xiāng)市承辦工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室將大會(huì)籌備以及召開(kāi)過(guò)程中形成的文字、照片、實(shí)物及視頻等千余件檔案移交給桐鄉(xiāng)市檔案館保存。檔案內(nèi)容包括大會(huì)籌備過(guò)程、實(shí)施方案、新聞發(fā)布會(huì)、開(kāi)閉幕式、各分論壇以及嘉賓重要活動(dòng)等，真實(shí)記錄了首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)的全過(guò)程，為桐鄉(xiāng)和互聯(lián)網(wǎng)歷史留下了寶貴的財(cái)富。

其次，利用好、發(fā)揮好桐鄉(xiāng)作為世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)永久舉辦地的戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)，按照走在前列、爭(zhēng)當(dāng)示范的要求，在檔案智慧收集、智慧利用、智慧管理、智慧服務(wù)等方面積極探索、大膽實(shí)踐，建設(shè)好智慧檔案。將智慧檔案納入政務(wù)服務(wù)網(wǎng)、政務(wù)云平臺(tái)、大數(shù)據(jù)建設(shè)和智慧城市建設(shè)規(guī)劃，同步建設(shè)、同步發(fā)展。加強(qiáng)基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案管理創(chuàng)新和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，為網(wǎng)絡(luò)智慧強(qiáng)市建設(shè)提供數(shù)據(jù)管理、存檔保存和整合共享等服務(wù)。以城市檔案中心建設(shè)為平臺(tái)，建立城鄉(xiāng)一體跨部門、跨區(qū)域的檔案資源互聯(lián)互通、共建共享機(jī)制。

做好互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案管理工作是互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)組織責(zé)無(wú)旁貸的責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)大會(huì)組織機(jī)構(gòu)檔案工作的監(jiān)督指導(dǎo)是檔案行政管理機(jī)構(gòu)的法定職責(zé)。各機(jī)構(gòu)、部門互相通氣、加強(qiáng)合作也是大會(huì)檔案工作取得良好成績(jī)的原因之一，同樣值得我們?cè)诮窈蠊ぷ髦姓J(rèn)真加以借鑒。相信在市委、市政府的正確領(lǐng)導(dǎo)下，在社會(huì)各方的通力合作和法律法規(guī)的保駕護(hù)航下，未來(lái)的桐鄉(xiāng)在高質(zhì)量地舉辦互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)——“烏鎮(zhèn)峰會(huì)”的同時(shí)，也會(huì)不斷奉獻(xiàn)高質(zhì)量的互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案。為推動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展、共享發(fā)展成果、增進(jìn)人類福祉書(shū)寫(xiě)歷史性的篇章。

［1］ 范曉琴，張戰(zhàn)爭(zhēng).重大活動(dòng)檔案收集的現(xiàn)狀與對(duì)策［J］.信息管理（上海），2009（6）.

［2］ 錢娟明.精彩全記錄——首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)檔案工作側(cè)記［J］.浙江檔案，2014（12）.

［3］ 于洋.做好重大活動(dòng)檔案收集工作的對(duì)策［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2017（1）.