廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)科技創(chuàng)新項目檔案管理的思考

程琦鴻

（華數(shù)數(shù)字電視傳媒集團有限公司）

廣播電視科技創(chuàng)新項目是推動廣播電視科技工作發(fā)展的重要組成部分，做好項目檔案管理，有利于項目成果的轉(zhuǎn)化和運作，構(gòu)建傳輸快捷、覆蓋廣泛、安全可靠、優(yōu)質(zhì)高效的廣播電視傳播體系，不斷滿足人民群眾日益增長的精神文化和信息需求，促進和諧社會建設(shè)。

一、什么是廣播電視科技創(chuàng)新項目檔案

科技創(chuàng)新項目檔案是廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)在申報國家新聞出版廣電總局“科技創(chuàng)新”項目過程中形成的，反映企業(yè)在廣播電視科技領(lǐng)域創(chuàng)新活動的各種形式和載體的文件材料。項目檔案是廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)科技創(chuàng)新研究活動的真實記錄，對企業(yè)科技成果的科學價值、技術(shù)價值、經(jīng)濟價值、社會價值、文化價值“五大價值”的保值和增值都有十分重要的意義。

國家新聞出版廣電總局科技創(chuàng)新獎始設(shè)于2001年，旨在獎勵在廣播影視科學技術(shù)工作中做出較大貢獻的集體和個人，促進廣播影視科學技術(shù)事業(yè)的發(fā)展。獎項設(shè)置有高新技術(shù)研究與開發(fā)、科技成果與應(yīng)用、工程技術(shù)類等。近年來，在國家大力推動“三網(wǎng)融合”產(chǎn)業(yè)發(fā)展歷史背景下，廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)加強廣播電視科技創(chuàng)新，每年申報并獲得國家新聞出版廣電總局“科技創(chuàng)新”獎的科研項目層出不窮，研究內(nèi)容涉及了網(wǎng)絡(luò)改造與應(yīng)用、數(shù)字電視網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、互動電視業(yè)務(wù)系統(tǒng)平臺、安全播出統(tǒng)一平臺、數(shù)字電視高清互動業(yè)務(wù)運營平臺項目等課題，在推進傳統(tǒng)廣播電視向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的進程中發(fā)揮了顯著的作用?？萍紕?chuàng)新項目檔案是廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)科技創(chuàng)新活動的重要依據(jù)，健全項目檔案對科技成果轉(zhuǎn)化和信息共享都具有十分重要的作用，而目前的檔案管理狀況還不能完全滿足科研對檔案管理的需求，還需進一步提升對科技創(chuàng)新項目檔案的有效管理。

二、科技創(chuàng)新項目檔案管理存在的問題

（一）內(nèi)容不完整，系統(tǒng)性差

廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)的科技創(chuàng)新項目主要由企業(yè)自主開發(fā)，也有少部分與產(chǎn)業(yè)鏈上下游合作開發(fā)，項目周期多跨年。項目檔案除了立項、評估、開發(fā)、實施、驗收等文件資料外，更有項目的技術(shù)創(chuàng)新點、推廣應(yīng)用情況、 經(jīng)濟效益和社會效益、項目鑒定意見以及科技獎勵、知識產(chǎn)權(quán)等映證材料，數(shù)量龐大，種類繁多。由于項目實施過程中往往沒有設(shè)立專（兼）職的檔案管理人員統(tǒng)一管理，導致同一項目檔案卻分散保存在不同的項目參與部門，如項目執(zhí)行材料、驗收資料、技術(shù)成果包裝材料等保存在項目執(zhí)行部門（小組），與政府有關(guān)部門的溝通、項目申報、檢查等相關(guān)流程管理資料在項目管理部門保管，項目投資等財務(wù)數(shù)據(jù)在財務(wù)部門，項目設(shè)備采購、合同、招標文件等商務(wù)資料在商務(wù)采購部門保管。這種分散式的管理機制造成了科技創(chuàng)新項目檔案缺乏有機的聯(lián)系，內(nèi)容不完整、系統(tǒng)性差。

（二）科技創(chuàng)新項目管理人員檔案意識不到位

科技創(chuàng)新項目管理人員檔案意識淡薄，對檔案工作未能足夠重視，不注意項目在預審、申報、開發(fā)、中期檢查、驗收過程中輸出的文件資料收集和整理工作，往往在項目驗收后才突擊整理資料，東拼西湊，致使檔案的真實性、準確性打了折扣。企業(yè)也未能有效地將科技創(chuàng)新項目檔案管理工作納入項目管理人員的績效考核中，致使項目管理人員只重視項目成果和結(jié)論，不重視檔案管理工作，有關(guān)管理制度不能得到有效的執(zhí)行，造成項目歸檔不及時，相關(guān)技術(shù)資料丟失，給企業(yè)帶來不必要的損失。

同時隨著“三網(wǎng)融合”產(chǎn)業(yè)發(fā)展的不斷深入，為信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)高新技術(shù)人才提供了更多機會，項目管理人員流動率增大，由于項目檔案交接手續(xù)不完備，出現(xiàn)了項目資料的流失現(xiàn)象，歸檔難度較大。

（三）檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

企業(yè)檔案部門直接參與項目建設(shè)少，不掌握項目報批、啟動、執(zhí)行情況，無法及時指導、督促文件材料的收集整理，使項目檔案管理工作處于被動狀態(tài)。此外，廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)都是經(jīng)歷改制的經(jīng)營性文化企業(yè)，企業(yè)在推進公司化治理過程中，為降低人力成本，部分企業(yè)沒有設(shè)置專職檔案管理人員，兼職檔案人員未經(jīng)專業(yè)培訓，缺乏必要的檔案管理知識，導致檔案管理水平降低。

二、加強科技創(chuàng)新項目檔案管理的建議

（一）加強領(lǐng)導，提高新形勢下科技創(chuàng)新項目檔案管理工作的認識

企業(yè)要開展多種形式的檔案法律法規(guī)宣傳，及時傳達貫徹上級文件精神和工作要求，從講政治、講大局的高度，充分認識檔案工作的重要性和長期性，切實增強責任感。成立由企業(yè)分管領(lǐng)導掛帥的科技創(chuàng)新項目檔案管理工作領(lǐng)導小組，加大對項目檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和保障力度。做到組織健全、制度落實，確?？萍紕?chuàng)新項目檔案工作的正常運行。

（二）加強管理，促進科技創(chuàng)新項目檔案管理水平的提升

要健全完善科技創(chuàng)新項目檔案管理制度，制訂項目全過程檔案管理的制度和流程，包括申報、中期檢查和驗收等階段，同時明確各有關(guān)部門的職責和分工，使檔案工作真正成為科研基礎(chǔ)工作不可缺少的組成部分。

一要樹立管理好科研項目前期文件重要性的認識。前期文件是項目開工前各項工作的真實記錄，全面反映了項目準備的每一個過程、環(huán)節(jié)，是項目文件的重要組成部分；是保證項目建設(shè)各項程序得以實施的重要憑據(jù)；是項目賴以順利進行的重要信息來源。因此，做好前期文件的管理是項目檔案工作的重要基礎(chǔ)。

二要抓住兩個同步，即下達計劃任務(wù)與檔案的形成積累工作要同步。首先，檔案的形成積累應(yīng)與項目立項報批同步。項目立項后即開始產(chǎn)生項目文件，必須做好同步形成積累，保證文件在一開始就能得到妥善保管。其次，文件的形成積累與階段性工作同步?？萍紕?chuàng)新項目前期工作是分階段進行的，不同階段文件的形成部門、責任人也不同，一個階段結(jié)束，往往人員機構(gòu)都會發(fā)生變化。因此，在階段性工作告一段落時，檔案文件應(yīng)同步積累、同步收集、移交階段性工作形成積累的文件。實施同步管理才能維護文件的階段性成套性特征，才能為今后科研項目文件管理奠定良好基礎(chǔ)。

三要做到制度、程序、要素三個保證。首先要建立文件辦理制度，規(guī)定辦文程序、辦文質(zhì)量、歸檔要求。其次要建立歸檔制度，規(guī)定歸檔內(nèi)容、歸檔方式、歸檔時間、歸檔責任。最后是制訂考核制度，項目負責人在項目通過鑒定驗收后，提交驗收報告 、驗收意見、成果獎勵申報、推廣應(yīng)用等方面的后續(xù)文件材料，以完整歸檔為考核標準，便于監(jiān)督和管理。

（三）加強培訓，提高檔案部門和項目專（兼）職檔案人員的業(yè)務(wù)水平

要加強檔案部門業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓，多途徑學習企業(yè)有關(guān)科技業(yè)務(wù)知識。同時在項目部門配備和項目規(guī)模相適應(yīng)的、具有專業(yè)知識、能勝任工作的專（兼）職檔案管理人員，專人負責、明確責任，并定期進行指導和培訓，由專（兼）職檔案管理人員負責將散落在各部門的科技創(chuàng)新項目檔案資料進行收集、匯總，保證項目檔案的系統(tǒng)性、完整性。

（四）加大投入，加強科技創(chuàng)新項目檔案管理信息化建設(shè)

為提升科技創(chuàng)新項目檔案管理水平，企業(yè)要加大投入，開發(fā)科技創(chuàng)新項目信息管理系統(tǒng)，以檔案管理信息系統(tǒng)為依托對接項目信息管理系統(tǒng)，建立科技創(chuàng)新項目管理的統(tǒng)一平臺，使檔案管理部門和項目管理部門協(xié)同，及時了解項目建設(shè)信息，掌握項目建設(shè)情況，杜絕隨意變動項目內(nèi)容，把項目檔案管理納入規(guī)范化軌道，利用信息技術(shù)手段解決項目檔案管理規(guī)范化、科學化問題。

廣電網(wǎng)絡(luò)企業(yè)加強科技項目創(chuàng)新，加大項目檔案管理力度，借助技術(shù)的進步，在“三網(wǎng)融合”發(fā)展趨勢下實現(xiàn)跨越式發(fā)展，讓新業(yè)態(tài)、 新技術(shù)、新應(yīng)用更大地滿足廣大人民群眾的精神文化生活需求。