淺談文書檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

介 玠

（浙江省水利河口研究院）

文書檔案是反映一個(gè)單位發(fā)展歷程和主要活動(dòng)的重要文件材料，具有一定的政策性、機(jī)密性，擁有創(chuàng)新的理念、高端的配置、先進(jìn)的技術(shù)、完善的制度、專業(yè)的人才是提高文書檔案管理水平必不可少的前提條件。

一、目前文書檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）理念落后，對(duì)檔案工作不重視

部分單位檔案管理理念落后，停滯在傳統(tǒng)檔案管理層面，對(duì)檔案工作不夠重視，約束了檔案管理水平的提高。很多資料來(lái)源于部門日常工作，但很多部門人員沒(méi)有檔案的概念，不重視保管收集相關(guān)資料，未及時(shí)向檔案部門歸檔，導(dǎo)致重要檔案遺失。由于收集、整理不到位，檔案應(yīng)有的作用得不到發(fā)揮。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為薄弱

一是不具備檔案室應(yīng)有的條件。隨著單位的發(fā)展，人員、項(xiàng)目的不斷增加，有些單位可能會(huì)縮減檔案室來(lái)改善辦公環(huán)境，這不符合檔案管理制度，也不利于檔案工作的正常開(kāi)展。二是隨著科技高速發(fā)展，檔案工作也朝著信息化方向不斷前進(jìn)，但受場(chǎng)地、經(jīng)費(fèi)等限制，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件等都達(dá)不到相關(guān)水平，配套設(shè)施跟不上，不具備理想的檢索環(huán)境，導(dǎo)致檔案沒(méi)有被很好地利用。

（三）文書與檔案銜接渠道不暢通

一是在歸檔中，經(jīng)常會(huì)存在文件收集不夠完整，比如有的只有底稿缺正文，有的有正文卻沒(méi)有附件，或者請(qǐng)示件和批復(fù)件沒(méi)有放在一起，年終時(shí)人事工資審批表、花名冊(cè)、報(bào)表、會(huì)議記錄等沒(méi)有及時(shí)收集。拿照片檔案來(lái)說(shuō)，如果對(duì)照片檔案收集不夠重視，逢慶典或大型活動(dòng)需要時(shí)，缺少生動(dòng)形象的照片，就會(huì)直接影響宣傳的質(zhì)量和效果。二是歸檔不規(guī)范，主要表現(xiàn)在檔號(hào)編制、卷內(nèi)標(biāo)題擬寫、目錄格式等不規(guī)范，有些案卷缺少卷內(nèi)目錄，分類隨意，性質(zhì)相同的文件分類結(jié)果不同時(shí)有發(fā)生。三是歸檔文件范圍界定標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，經(jīng)常將無(wú)須歸檔的文件進(jìn)行歸檔。如上級(jí)機(jī)關(guān)普發(fā)文件不需要本機(jī)關(guān)辦理的，非本機(jī)關(guān)工作人員任免、獎(jiǎng)懲文件等。由此導(dǎo)致該歸檔的沒(méi)歸檔，不該歸檔的隨意歸檔，已歸檔的檢索不到，檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)不了。

（四）制度與實(shí)際脫節(jié)，檔案人員專業(yè)水平不夠

一是相關(guān)檔案工作制度不完善，與實(shí)際脫節(jié)，操作性不強(qiáng)。二是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不夠高，有些單位檔案管理人員身兼多職，且崗位時(shí)常變動(dòng)，認(rèn)為檔案誰(shuí)都能做，誰(shuí)都能管，不能滿足新時(shí)期開(kāi)展檔案工作的需要，文書與檔案工作脫節(jié)，文書人員缺少檔案意識(shí)，檔案人員不了解文書工作。特別是進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，熟悉檔案管理，能進(jìn)行檔案信息深層次研究和開(kāi)發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

二、提高文書檔案管理水平的對(duì)策

針對(duì)以上存在的問(wèn)題，結(jié)合筆者的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)如何提高文書檔案管理水平引出了幾點(diǎn)思考。

（一）要具備創(chuàng)新的理念，先進(jìn)的技術(shù)

1.使用自行研發(fā)的檔案管理系統(tǒng)處理文書檔案。進(jìn)入信息化社會(huì)后，檔案對(duì)單位的發(fā)展和創(chuàng)新，越來(lái)越具有不可替代的作用，應(yīng)將檔案系統(tǒng)納入綜合辦公系統(tǒng)，助推檔案信息化建設(shè)。

在實(shí)際工作中，筆者單位目前自行開(kāi)發(fā)并使用的綜合管理系統(tǒng)就包括了文書檔案及科技檔案管理子系統(tǒng)，包含了文書收、發(fā)文管理及歸檔管理。大致流程如下：首先，對(duì)外來(lái)或內(nèi)部文件進(jìn)行數(shù)字化處理，再進(jìn)行收、發(fā)文信息錄入，同時(shí)錄入生成歸檔目錄的相關(guān)要素，包括收文時(shí)間和文件形成時(shí)間、題名、發(fā)文機(jī)關(guān)、保管期限等，根據(jù)流程進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)傳閱處理階段，流程完成后即自動(dòng)進(jìn)入歸檔狀態(tài)，可自動(dòng)生成收文傳閱處理單及歸檔文件目錄，同步完成檔案管理工作，并設(shè)有撤回修改等多個(gè)功能，在過(guò)程中可查看流程跟蹤，實(shí)現(xiàn)了文書、檔案自如切換的功能。該系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)：一是針對(duì)性強(qiáng)，根據(jù)單位實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理；二是減少工作環(huán)節(jié)，文件處理完后直接歸檔，無(wú)須年終再次整理，保證歸檔的及時(shí)性、完整性；三是提高了工作效率，減輕檔案人員工作壓力。

2.以人為本，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)。筆者所在的科研院所查檔工作量大，每年參加評(píng)審職稱的人員都有查閱文書檔案的需求，如查找聘用文件、獲獎(jiǎng)證書、年度考核情況等，且查閱時(shí)間點(diǎn)不同，不能做到集中查檔。如果推進(jìn)數(shù)字檔案室的建設(shè)，將檔案利用服務(wù)由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理、查詢等功能一體化。設(shè)想該平臺(tái)可進(jìn)行自助查詢、加載個(gè)人相關(guān)信息，職工經(jīng)審批后，可以在客戶端憑賬號(hào)密碼登錄，下載與自己相關(guān)的文件，這樣不僅可以使職工能隨時(shí)隨地靈活地獲取所需的檔案，不受時(shí)間限制，也不受利用者人數(shù)限制，還可以將檔案人員從煩瑣的查詢服務(wù)中解脫出來(lái)。

（二）要具備完善的制度，專業(yè)的人才

1.加強(qiáng)制度建設(shè)，完善管理體制。根據(jù)單位發(fā)展的需要，不定期地修訂、完善相關(guān)的檔案管理制度。制度要合理，簡(jiǎn)潔明了，可操作性強(qiáng)。比如規(guī)范公文發(fā)布制度，在審核簽發(fā)過(guò)程中，要杜絕亂發(fā)文，發(fā)無(wú)效文及發(fā)文后再重返修改的情況，公文發(fā)布要嚴(yán)格遵守公文格式、手續(xù)及制度，以制度推管理。

2.各部門之間加強(qiáng)交流，及時(shí)收集重要檔案資料。檔案人員平時(shí)要多了解業(yè)務(wù)部門的活動(dòng)和工作，及時(shí)督促部門人員做好歸檔工作，讓他們知曉收集是文書檔案管理中的一個(gè)重點(diǎn)環(huán)節(jié)，注重日常積累和平時(shí)收集，讓歸檔工作能做到事半功倍。

3.以自學(xué)為主、培訓(xùn)為輔提升文書檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。文書檔案涉及范圍廣，包括行政管理、經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)、黨群工團(tuán)等，這就對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了較高的要求，特別是要能熟練掌握電子文件與數(shù)字化檔案管理技能。因此對(duì)檔案人員的繼續(xù)教育刻不容緩，多培訓(xùn)多實(shí)踐，更新觀念，加強(qiáng)檔案工作者之間及各單位檔案人員之間的交流，互相學(xué)習(xí)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，有效提高工作效率。

總之，做好文書檔案管理工作，利用好檔案資源，對(duì)一個(gè)單位的行政管理工作、各項(xiàng)創(chuàng)建工作、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)都能起到積極的推動(dòng)作用，逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化管理，讓靜態(tài)檔案變活，提高利用率，為促進(jìn)和保障單位的發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。