新時期人防工程檔案管理現(xiàn)代化的途徑

崔海梅

（嘉興市民防應急救援處）

人防工程檔案信息涉及國家安全、社會秩序，其管理的保密性涉及我國危機狀況，面對如此重要的檔案管理，人防工程作為一個重要的安全場所，其所涉及的工程檔案也就成了國防性機密文件。人防工程檔案，不僅可以作為戰(zhàn)時部署防空襲、組織人員掩蔽、物資儲存的基本依據(jù)，同時也是人防工程信息管理系統(tǒng)建設、人防工程規(guī)劃、建立高效統(tǒng)一的組織指揮系統(tǒng)的重要依據(jù)。另一方面，人防工程檔案還是應付現(xiàn)代戰(zhàn)爭以及重大的自然災害事故，對國家和人民生命財產(chǎn)安全進行有效保護的重要依據(jù)。隨著時代的發(fā)展，我國的城市建設也進入了快速發(fā)展時期，與此同時，全國各地人防工程數(shù)量也在相應增加，在這樣的大背景下，人防工程檔案管理也必須與時俱進，以適應新時期人防事業(yè)發(fā)展的需要。筆者對新時期人防工程檔案管理的現(xiàn)代化途徑進行了思考。在新形勢的發(fā)展背景下，為了更好地推動人防的現(xiàn)代化建設，做好人防檔案管理是非常必要的。

一、創(chuàng)新人防工程檔案的管理理念

隨著時代的不斷改革推進，人防工程檔案管理仍舊沿用傳統(tǒng)的檔案管理辦法是無法適應時代的發(fā)展步伐的，要與時俱進地跟進時代的腳步，不斷創(chuàng)新人防工程檔案的管理理念，進一步實現(xiàn)人防工程檔案規(guī)范化。人防工程檔案管理部門可以根據(jù)國家檔案局《歸檔文件整理辦法》和《電子公文歸檔管理暫行辦法》的基本要求，結合自身實際，把新理念、新思維和新方法不斷融合到適合自身條件的檔案管理中，確保人防工程檔案項目檔案的完整、安全、科學，更好地為國家經(jīng)濟建設服務，這就要求檔案在形成過程中有一個集中統(tǒng)一的管理程序。如在開展人防工程檔案管理時，檔案管理部門可以樹立質(zhì)量管理意識，通過運用合同條款和人防檔案管理的有關規(guī)定來提高人防工程項目建設工程檔案的編制質(zhì)量。做好宣傳貫徹，加強對人防工程質(zhì)量的管理，使各人防工程項目建設單位認識到人防工程檔案管理是保證工程質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。

二、建立網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)人防工程檔案管理信息化

在21世紀互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展的今天，人防工程檔案管理已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的人筆記錄的時代，而是采用更加現(xiàn)代化的管理手段，將計算機信息技術融入人防工程檔案管理工作中，不僅降低了人防工程檔案管理的成本，而且還大大地提高了人防工程檔案管理的效率。人防工程檔案管理部門可以借助計算機網(wǎng)絡技術，利用檔案管理軟件，建立人防工程檔案管理的網(wǎng)絡平臺，將檔案形成電子文件，不僅存儲方便，縮小了空間的占用，同時利用網(wǎng)絡共享特點，只要通過鼠標和鍵盤的操作就可以實現(xiàn)對人防工程檔案信息進行查詢和利用，使人防工程檔案管理由靜態(tài)變動態(tài)，實現(xiàn)檔案全程服務模式，提高人防工程檔案管理質(zhì)量，充分實現(xiàn)了人防工程檔案管理的信息化。

三、利用檢索工具，提高人防工程檔案管理的服務性

在我國社會主義建設和開發(fā)的過程中，優(yōu)質(zhì)的服務是必不可少的，在人防工程檔案管理上也要講求服務性。為了更好地提高人防工程檔案管理的服務性和便捷性，人防工程檔案管理部門要對人防工程檔案全面開發(fā)和利用，最重要的是編輯出科學有效的檢索工具。檢索工具是實現(xiàn)對人防工程檔案進行有效便捷利用的重要手段，特別是在現(xiàn)在人防工程檔案越來越多的情形下，檔案檢索工具也就顯得尤為重要。而為了能更好地實現(xiàn)人防檔案檢索，檔案工作人員必須對人防工程檔案進行分類整理、編輯目錄，為人防工程的科學管理打下堅實基礎。這種人防工程檔案管理的檢索工具更加便于檔案文件的快速查找和閱讀，簡化了借閱人防工程檔案信息的審批手續(xù)，人防工程檔案的合理開發(fā)利用要建立在對該檔案的有效保護基礎上，使得人防工程檔案發(fā)揮其應有的作用。

四、建立高效安全的人防工程檔案保密制度

人防工程檔案管理工作在執(zhí)行的過程中，往往在管理松懈、管理失誤中造成人防工程檔案存在安全隱患，如在借閱方面出現(xiàn)不及時歸還、檔案丟失、檔案破損現(xiàn)象。對此，人防工程檔案管理部門必須要建立健全高效安全的人防工程檔案保密制度：首先，將保密檔案進行檔案等級劃分，依據(jù)《保密法》規(guī)定劃分為“秘密”“機密”“絕密”3級，確定檔案保密的等級，根據(jù)不同的等級對檔案采用不同的管理方法，盡可能多地提供利用檔案的機會；其次，確保參與人防工程機密檔案管理的人員背景、個人素質(zhì)符合要求。要保證每一個絕密檔案管理人員能夠承擔起自身應盡的義務、責任，為做好絕密檔案保密工作奠定基礎；最后，強化對人防工程檔案的日常管理，任何涉及對于絕密檔案所進行的調(diào)閱、銷毀、移除工作都必須要經(jīng)過相關部門批準后辦理完善的手續(xù)，杜絕其間出現(xiàn)泄密的可能性。像這樣完善的人防工程檔案保密制度，對于構建人防檔案管理制度的保密機制提出了重要前提條件。

五、做好人防工程檔案的監(jiān)督工作

人防工程檔案管理水平的提升，在日常工作中也要加強對其的監(jiān)督管理，管理部門可以構建完善的管理制度，通過人防工程檔案形式的規(guī)章制度，建立起針對查閱、復制的管理條款，同時根據(jù)實際情況不同、利用人員的不同劃定出不同的利用允許范圍，特別是要對檔案利用人的權限加以規(guī)范。為了做好人防工程檔案的利用監(jiān)督，人防工程檔案管理部門應加強宣傳利用人防工程檔案的規(guī)定與制度，多觀察動態(tài)，使每個利用者都在自己的視覺范圍中，多分析利用效果和利用情況，多對被利用的案卷進行檢查，在日常監(jiān)督管理過程中，還要做好監(jiān)管記錄，遇到人防工程檔案中存在的問題，要及時上報、及時解決，提高人防工程檔案管理的效率。

六、加強人防工程檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)

在人防工程檔案管理方面，除了要提高管理的硬性條件以外，還要對人防工程檔案管理人員進行素質(zhì)培養(yǎng)，從人員素質(zhì)和業(yè)務水平的提升方面入手是加強人防檔案管理工作最快和成效最高的方案。首先，由于人防工程檔案的保密性極強，在人員管理方面更要嚴格地要求，要求人防工程檔案工作人員具備較高的政治素質(zhì)，甘愿為人民服務，具備高度的政治責任感，熱愛自己的檔案管理事業(yè)；其次，人防工程檔案工作人員要具備業(yè)務素質(zhì)，隨著時代的發(fā)展，要善于應用現(xiàn)代化的信息技術手段，提高檔案管理的效率，熟練檔案保管、熟悉檔案管理相關法律法規(guī)、善于操作計算機軟件系統(tǒng)等等；最后，要讓人防工程檔案管理工作人員提高法治意識，善于利用法治手段，高效率地管理人防工程檔案，讓管理檔案工作更加制度化、規(guī)范化。人防檔案管理部門在日常人員管理上要加強培訓指導，組織優(yōu)秀員工進行外出培訓，樹立優(yōu)勝劣汰的考核制度，充分調(diào)動人防工程檔案工作人員的工作積極性，從而提高人防工程檔案工作的效率。

通過以上對人防工程檔案管理工作的改革措施，可以看出改革是人防工程檔案管理水平提升的前提條件。為了推動人防現(xiàn)代化建設，我們在人防工程檔案管理上必須要與時俱進，采用現(xiàn)代化的管理技術手段，建立健全完善的人防工程檔案管理制度，創(chuàng)新工作理念，實現(xiàn)人防工程檔案管理規(guī)范化，加大人防工程保密工作的管理力度，只有這樣才能真正實現(xiàn)人防工程檔案管理的現(xiàn)代化。

［1］ 王鐵男.對做好人防工程檔案工作的幾點認識［J］.黑龍江檔案，2011（3）.

［2］ 房磊.人防工程檔案管理中應注意的幾個問題［J］.蘭臺世界，2011（S1）.

［3］ 莊桂清.地方人防檔案管理中的保密問題［J］.陜西檔案，2011（5）.

［4］ 房磊.淺談如何做好人防工程檔案的保密工作［J］.蘭臺世界，2010（z1）.

［5］ 張文榮.對人防檔案的幾點思考［J］.黑龍江檔案，2011（6）.