應(yīng)重視對(duì)村級(jí)財(cái)務(wù)檔案的管理

□ 孫建臻

應(yīng)重視對(duì)村級(jí)財(cái)務(wù)檔案的管理

□ 孫建臻

村級(jí)財(cái)務(wù)檔案是村級(jí)在全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)中直接發(fā)生并形成的、對(duì)集體和社會(huì)具有保存價(jià)值的現(xiàn)實(shí)記錄，是反映和證明村級(jí)經(jīng)濟(jì)發(fā)展歷程的有效證據(jù)?！稒n案法》及《檔案法實(shí)施辦法》等明確規(guī)定村財(cái)務(wù)管理活動(dòng)中形成的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表、憑證等材料均屬于村級(jí)檔案的歸檔范圍。但是在日常檢查和指導(dǎo)村級(jí)檔案整理的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，村級(jí)財(cái)務(wù)檔案管理存在諸多問(wèn)題：

1.對(duì)財(cái)務(wù)檔案的歸檔范圍認(rèn)識(shí)不到位。部分村街誤認(rèn)為財(cái)務(wù)檔案就是賬簿和憑證，其他的與財(cái)務(wù)報(bào)表、經(jīng)濟(jì)合同、與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的會(huì)議記錄、表決情況、公示資料等未予保留。

2.相關(guān)材料歸檔不全、保管不善。檔案管理要求應(yīng)歸盡歸，才能確保檔案的完整和有效利用。部分村街的歸檔材料完整性不夠，不能完整反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)的過(guò)程，尤其是合同、協(xié)議類(lèi)檔案缺失嚴(yán)重，僅有的記賬憑證也因保管不善導(dǎo)致單據(jù)折疊、撕裂、掉頁(yè)等現(xiàn)象發(fā)生，為以后有關(guān)事項(xiàng)的查詢和認(rèn)證造成隱患。

3.缺乏必要的檔案設(shè)施，檔案材料毀損嚴(yán)重。受條件限制，村級(jí)僅有的檔案材料在整理之后由于沒(méi)有必要的檔案室和檔案櫥柜，部分村街將合同、協(xié)議等檔案材料堆放在辦公室角落、桌面甚至庫(kù)房等，毀損、丟失嚴(yán)重；還有的將財(cái)務(wù)檔案材料帶回家中，人員交接時(shí)因忽視而導(dǎo)致檔案材料整體失蹤。

4.管理人員對(duì)檔案材料的管理和利用不規(guī)范。村街基本上沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，大部分村由村文書(shū)兼職，由于工作忙及對(duì)檔案業(yè)務(wù)認(rèn)知少的限制，使入檔材料借閱時(shí)沒(méi)有記錄、查閱完畢的檔案隨手放置沒(méi)有歸原位等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，甚至在提供檔案材料時(shí)不是提供復(fù)印件而是直接取走原件，導(dǎo)致檔案材料有去無(wú)回，這也是原始憑證和合同丟失居多的主要原因。

以上問(wèn)題的存在，既與檔案法律法規(guī)的要求相去甚遠(yuǎn)，也為村集體經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)展歷程的完整性留下了不可彌補(bǔ)的遺憾。為減少上述問(wèn)題發(fā)生，在工作中應(yīng)重點(diǎn)采取以下措施：

1. 提高檔案意識(shí)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加培訓(xùn)次數(shù)

通過(guò)各種途徑宣傳檔案法律法規(guī)，明確檔案工作的重要性和檔案利用的價(jià)值。在業(yè)務(wù)培訓(xùn)過(guò)程中堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際，制定切實(shí)可行的培訓(xùn)內(nèi)容，從財(cái)務(wù)檔案資料整理的實(shí)際操作步驟入手，逐步逐項(xiàng)進(jìn)行；其次適當(dāng)增加培訓(xùn)次數(shù)，由一年一次集中整檔變?yōu)橐荒曛辽賰纱?，或者采取?duì)中心村、重點(diǎn)村、重要經(jīng)濟(jì)項(xiàng)目等重點(diǎn)培訓(xùn)的方式，達(dá)到影響帶動(dòng)、以點(diǎn)帶面，使村級(jí)管理人員逐步掌握基本的財(cái)務(wù)檔案整理、保管和利用方法。

2. 因地制宜，制定適當(dāng)?shù)拇寮?jí)財(cái)務(wù)檔案管理模式

由于村情不一致，條件不一樣，對(duì)村級(jí)財(cái)務(wù)檔案管理一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)要求下去也很難執(zhí)行到位?？梢圆扇∫虻刂埔说姆椒?，對(duì)于有條件單獨(dú)建立檔案室的村，可以設(shè)置單獨(dú)的檔案櫥柜，對(duì)財(cái)務(wù)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、分年度存放；對(duì)于條件不具備的村，可以采取由鄉(xiāng)鎮(zhèn)、社區(qū)檔案室集中代管的方式，辦理好入檔、查閱等手續(xù)，按期入檔、規(guī)范管理。

3. 明確村級(jí)檔案管理的主體，嚴(yán)格檔案執(zhí)法

村級(jí)檔案材料的管理主體是村集體本級(jí)組織，不是社區(qū)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)或者上級(jí)檔案主管部門(mén)，任何不執(zhí)行檔案法、未按規(guī)定開(kāi)展檔案工作都是違法行為。對(duì)在檔案執(zhí)法檢查或者指導(dǎo)村級(jí)檔案材料整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的嚴(yán)重違反檔案法的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，對(duì)因檔案管理措施不力、玩忽職守、造成檔案損失的，根據(jù)情節(jié)輕重追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。

（作者單位：山東省莒縣檔案局）