新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

郭亮

（河北省孟村縣市場監(jiān)督管理局河北孟村061400）

新形勢(shì)下檔案管理工作的思考

郭亮

（河北省孟村縣市場監(jiān)督管理局河北孟村061400）

檔案工作是單位基礎(chǔ)性工作，為了有效地發(fā)揮檔案的作用，必須規(guī)范檔案管理工作，并從以下幾個(gè)方面夯實(shí)檔案工作基礎(chǔ)。

1 轉(zhuǎn)換觀念依法管檔

一是將檔案工作納入單位年度工作計(jì)劃當(dāng)中，抓好抓實(shí)。二是檔案機(jī)構(gòu)管理人員轉(zhuǎn)換觀念，根據(jù)檔案法的要求結(jié)合本單位的實(shí)際制定單位檔案管理辦法或工作方案，依法管理檔案。三是堅(jiān)持檔案管理質(zhì)量第一的原則，按照上級(jí)制定的檔案規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)開展工作。四是根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，在本單位預(yù)立卷部門建立專兼職檔案管理隊(duì)伍，根據(jù)檔案工作要求各負(fù)其責(zé)，按單位檔案管理規(guī)范管理檔案。五是加大經(jīng)費(fèi)投入力度，首先，按照國家關(guān)于檔案庫房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要求，高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)檔案館或檔案室、檔案庫房等硬件設(shè)施；其次，購置檔案工作所必須的計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀和開發(fā)檔案管理軟件等，保證檔案工作順利進(jìn)行；為了推進(jìn)檔案數(shù)字化工作進(jìn)程，必須配備數(shù)字化工作所必需的專門服務(wù)器、大容量數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)版檔案管理軟件等關(guān)鍵性設(shè)備。

2 提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

不論是過去的手工管理檔案，還是當(dāng)前計(jì)算機(jī)管理檔案，對(duì)檔案管理人員的要求都很高。因?yàn)闄n案工作人員的素質(zhì)的高低直接影響到檔案實(shí)體管理質(zhì)量好壞。要提升檔案管理質(zhì)量就必須提升檔案人員崗位工作水平。檔案工作是業(yè)務(wù)性強(qiáng)、技能操作性強(qiáng)的工作，看起來實(shí)際操作既簡單，又繁瑣，但要培養(yǎng)一名合格檔案人員需要較長時(shí)間實(shí)踐積累過程?；谏鲜隼碛?，檔案人員的工作應(yīng)相對(duì)保持穩(wěn)定，同樣分管理領(lǐng)導(dǎo)也不宜頻繁變動(dòng)。因此，單位在考慮檔案工作時(shí)，工作隊(duì)伍的穩(wěn)定應(yīng)擺在第一位，從不同角度考慮檔案工作的長遠(yuǎn)目標(biāo)，提升檔案管理水平，推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，為檔案信息資源的利用創(chuàng)造出良好的服務(wù)環(huán)境。

3 完善檔案管理制度有序開展檔案管理工作

檔案工作要進(jìn)入更高服務(wù)境界，完善的工作制度必不可少。完善單位檔案管理制度的過程，也是反思單位檔案工作水平的過程，必須堅(jiān)持單位檔案管理辦法或?qū)嵤┘?xì)則的要求，根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要制定相應(yīng)管理制度。單位檔案管理制度制定必須全面梳理單位檔案工作，建立科學(xué)的管理制度，一是要明確檔案工作基本流程；二是要建立檔案接收、整理、歸檔和進(jìn)庫制度，要建立檔案安全保管、合理利用制度?？傊?，各種制度的建立都要緊緊圍繞檔案工作有序開展進(jìn)行。單位領(lǐng)導(dǎo)要組織力量不定期對(duì)檔案管理制度執(zhí)行狀況進(jìn)行監(jiān)管，確保制度的建立發(fā)揮其應(yīng)有作用。

4 優(yōu)化檔案管理建立檔案工作長效激勵(lì)機(jī)制

檔案工作要確保工作的長久活力，必須學(xué)習(xí)先進(jìn)單位的管理經(jīng)驗(yàn)，采取激勵(lì)的方針，建立切實(shí)可行的工作機(jī)制，創(chuàng)新管理模式。檔案工作是一項(xiàng)較為復(fù)雜的系統(tǒng)工作，涉及面廣，工作任務(wù)重，不僅有重復(fù)性手工勞動(dòng)，又有復(fù)雜的收集、整理、歸檔、進(jìn)庫及提供利用的內(nèi)容，過程極其繁瑣。如果沒有制定有效的激勵(lì)工作機(jī)制，很難有效保證其工作的有序并穩(wěn)步推進(jìn)，單位檔案整體工作很難落到實(shí)處。因此，單位檔案機(jī)構(gòu)要根據(jù)本單位的實(shí)際情況，設(shè)定好單位檔案工作的目標(biāo)，同時(shí)必須做好單位檔案工作激勵(lì)機(jī)制的制定工作，來有效約束單位檔案工作人員，有效的激勵(lì)工作機(jī)制必然與工作人員的業(yè)績捆綁在一起，也與管理人員的績效掛鉤，只有這樣才能按照上級(jí)制定的規(guī)范化管理目標(biāo)有序進(jìn)行，為順利完成本單位檔案工作任務(wù)提供堅(jiān)強(qiáng)的保證。

5 應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)和云計(jì)算技術(shù)等現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)被大部分單位采用。檔案管理各單位也在積極推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化工作，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代。因此，單位檔案工作也要與時(shí)俱進(jìn)，積極引進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)，推進(jìn)檔案工作全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。值得注意的是，檔案管理現(xiàn)代化，不僅僅是儀器設(shè)備現(xiàn)代化，更重要的是檔案工作人員要先行掌握現(xiàn)代化管理技術(shù)，否則一切將成為一句空話。因此，要很好地應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案，首先，檔案管理人員先行掌握現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)；其次，根據(jù)單位檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化技術(shù)管理的需要，應(yīng)選購優(yōu)質(zhì)檔案管理軟件，全面配齊檔案工作所需軟硬件設(shè)備；第三，要積極建構(gòu)檔案管理網(wǎng)站，建立數(shù)字化檔案信息資源遠(yuǎn)程服務(wù)平臺(tái)，為外地檔案利用者提供服務(wù)；第四，把好檔案信息資源安全關(guān)，必須做到檔案信息化的保護(hù)工作從根源上抓起，阻斷各種可能危及檔案信息資源安全的途徑，注意要對(duì)儲(chǔ)存載體進(jìn)行定期養(yǎng)護(hù)、檔案信息定時(shí)備份與更新、檔案文件加密和安裝防火墻等。