基于ERP系統(tǒng)的采購管理探討

洛陽煉化宏達(dá)實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司 蘭天

隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。ERP作為一種現(xiàn)代化企業(yè)管理模式，有著傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢(shì)。應(yīng)用先進(jìn)的ERP系統(tǒng)，提高洛陽煉化宏達(dá)實(shí)業(yè)有限責(zé)任公司（以下簡(jiǎn)稱宏達(dá)公司）的企業(yè)管理水平，提升了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，而采購管理作為企業(yè)供應(yīng)鏈中的重要一環(huán)，也將因ERP系統(tǒng)的應(yīng)用而受益良多。

第三次科技革命的興起，互聯(lián)網(wǎng)普及加快了信息傳播速度，增加了企業(yè)間的信息交流和業(yè)務(wù)往來，使企業(yè)能夠及時(shí)了解市場(chǎng)變化，滿足市場(chǎng)需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)加快了生產(chǎn)進(jìn)程，提升了企業(yè)效率，促使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更為激烈。隨著信息時(shí)代的來臨，ERP系統(tǒng)在各企業(yè)中逐漸推廣應(yīng)用。宏達(dá)公司作為傳統(tǒng)企業(yè)中的一員，在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下不斷探索創(chuàng)新，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理模式，對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化整合增強(qiáng)了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。企業(yè)的采購管理，正是我國企業(yè)管理中應(yīng)用ERP而受益最大的環(huán)節(jié)之一。應(yīng)用ERP系統(tǒng)，我公司的采購管理水平有望得到大幅提高。

隨著科技的進(jìn)步與發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)管理發(fā)揮著重要作用。ERP作為一種現(xiàn)代化企業(yè)管理模式，有著傳統(tǒng)管理無法比擬的優(yōu)勢(shì)。應(yīng)用先進(jìn)的ERP系統(tǒng)，提高宏達(dá)公司的企業(yè)管理水平，提升了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，而采購管理作為企業(yè)供應(yīng)鏈中的重要一環(huán)，也將因ERP系統(tǒng)的應(yīng)用而受益良多。

第三次科技革命的興起，互聯(lián)網(wǎng)普及加快了信息傳播速度，增加了企業(yè)間的信息交流和業(yè)務(wù)往來，使企業(yè)能夠及時(shí)了解市場(chǎng)變化，滿足市場(chǎng)需求。計(jì)算機(jī)技術(shù)加快了生產(chǎn)進(jìn)程，提升企業(yè)效率，促使市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更為激烈。隨著信息時(shí)代的來臨，ERP系統(tǒng)在各企業(yè)中逐漸推廣應(yīng)用。宏達(dá)公司作為傳統(tǒng)企業(yè)中的一員，在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下不斷探索創(chuàng)新，應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理模式，對(duì)企業(yè)資源進(jìn)行優(yōu)化整合增強(qiáng)了企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化管理。企業(yè)的采購管理，正是我國企業(yè)管理中應(yīng)用ERP而受益最大的環(huán)節(jié)之一。應(yīng)用ERP系統(tǒng)，我公司的采購管理水平有望得到大幅提高。

采購管理及ERP概況

采購管理是對(duì)采購活動(dòng)中各個(gè)環(huán)節(jié)執(zhí)行過程的科學(xué)管理。采購管理作為企業(yè)價(jià)值鏈中的重要一環(huán)，不論從成本、質(zhì)量的角度，還是從交貨期及敏捷性方面考慮都對(duì)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的提升具有重要意義。采購管理水平的提升，能夠降低企業(yè)成本，提升產(chǎn)品質(zhì)量，縮短交貨期，提升客戶滿意程度。

ERP是將企業(yè)的各個(gè)部門，包括財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、物料管理、采購與銷售、人力資源管理等運(yùn)用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有機(jī)地整合在一起。它注重產(chǎn)品研究開發(fā)、質(zhì)量控制、市場(chǎng)營銷和售后服務(wù)環(huán)節(jié)，使企業(yè)間的信息和資源集成成為可能，實(shí)現(xiàn)了對(duì)市場(chǎng)需求的快速反應(yīng)，降低風(fēng)險(xiǎn)成本，實(shí)現(xiàn)高收益等目標(biāo)。ERP系統(tǒng)的核心管理思想是實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)供應(yīng)鏈的有效管理。

宏達(dá)公司始建于1992年，是以石油化工、化纖生產(chǎn)、石化產(chǎn)品貿(mào)易、檢維修業(yè)務(wù)為主的集團(tuán)型企業(yè)。

宏達(dá)公司的生產(chǎn)經(jīng)營是連續(xù)不間斷的，這就需要不斷地進(jìn)行物資采購。其中采購成本占企業(yè)總成本的比例較大，因此提升采購管理水平是宏達(dá)公司降低成本、提高運(yùn)作效率、增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的有效手段之一。

ERP系統(tǒng)在宏達(dá)公司采購管理中的應(yīng)用

1 現(xiàn)行采購管理

宏達(dá)公司為了應(yīng)對(duì)日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，將原各單位分散自購采購模式轉(zhuǎn)變成為集中采購模式。即宏達(dá)公司各下屬單位的原輔材料、機(jī)物料、施工用材、通用配件等，集中上報(bào)，施行“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一采購、統(tǒng)一結(jié)算”的模式。這種采購模式通過大批量的集中采購降低企業(yè)采購成本，便于公司進(jìn)行統(tǒng)一的成本控制。

2 供應(yīng)商管理

宏達(dá)公司始終堅(jiān)持 “統(tǒng)一管理、定期考評(píng)”的供應(yīng)商管理原則。嚴(yán)格供應(yīng)商準(zhǔn)入制度，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行審查，確保供應(yīng)商具備合格證照，符合國家法律法規(guī)，誠信經(jīng)營，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后方可納入宏達(dá)公司合格供應(yīng)商名錄。宏達(dá)公司按規(guī)定定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合測(cè)評(píng)、打分。

3 采購流程

宏達(dá)公司現(xiàn)行的采購管理方式是按計(jì)劃采購。即由各需求單位在月末匯總上報(bào)物資需求計(jì)劃；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)及生產(chǎn)運(yùn)行部討論通過后匯總成綜合計(jì)劃，由采購部門組織采購；所需物資采購回來后驗(yàn)收入庫，以滿足企業(yè)生產(chǎn)的需要。

宏達(dá)公司此采購管理模式業(yè)務(wù)信息共享程度較低。采購人員和與供應(yīng)商的談判多為電話溝通，沒有相應(yīng)的文字記錄。采購人員為完成計(jì)劃而進(jìn)行采購，不能及時(shí)對(duì)市場(chǎng)變化做出反應(yīng)，容易造成庫存量大、資金占用多、成本居高不下的后果，不但影響企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行，且對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益造成不必要的損失。

4 基于ERP系統(tǒng)的采購管理推進(jìn)

宏達(dá)公司改革創(chuàng)新不斷探索新形式下的經(jīng)營管理模式，在公司的大力推進(jìn)下完成了信息化一期、二期建設(shè)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用將公司部分業(yè)務(wù)由傳統(tǒng)手工辦公方式轉(zhuǎn)變成便捷的線上辦公模式。ERP系統(tǒng)的應(yīng)用將公司財(cái)務(wù)管理、供應(yīng)鏈管理、人力資源管理等通過網(wǎng)絡(luò)相互關(guān)聯(lián)成為一體，提高了員工辦公效率，而高度共享的信息集成則為領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)正確的決策提供有利條件。基于ERP系統(tǒng)下的采購管理滿足了企業(yè)對(duì)采購的要求，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)物流、資金流以及信息流的有機(jī)集成，提高采購管理效率。

應(yīng)用ERP系統(tǒng)使宏達(dá)公司的采購管理模式開始由按計(jì)劃采購向按訂單采購轉(zhuǎn)變。

5 基于ERP系統(tǒng)的采購流程

基于ERP系統(tǒng)的采購流程如下：首先由需求部門按需提報(bào)物資需求申請(qǐng)單，經(jīng)開會(huì)審批后，由宏達(dá)生產(chǎn)運(yùn)行部匯總后在系統(tǒng)中錄入請(qǐng)購單，請(qǐng)購單傳至采購部門由采購部門組織采購。采購員根據(jù)情況在系統(tǒng)中錄入采購合同、框架協(xié)議等，并填寫采購訂單。物資到貨后由需求部門進(jìn)行驗(yàn)收，庫管員根據(jù)到貨情況進(jìn)行材料入庫。采購員收到發(fā)票后，根據(jù)采購入庫單填制采購發(fā)票。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)收到紙版發(fā)票后，審核系統(tǒng)中的采購發(fā)票，采購發(fā)票審批自動(dòng)傳應(yīng)付，生成應(yīng)付管理系統(tǒng)中的應(yīng)付單據(jù)。付款時(shí)，采購員根據(jù)合同生成付款申請(qǐng)單，由財(cái)務(wù)進(jìn)行付款。最后由采購員填寫內(nèi)部交易結(jié)算清單完成與需求單位的內(nèi)部結(jié)算。

ERP采購業(yè)務(wù)中所有單據(jù)都留存于系統(tǒng)中，采購員可以隨時(shí)查詢?cè)摌I(yè)務(wù)的進(jìn)行狀態(tài)、供應(yīng)商信息等，增強(qiáng)了采購業(yè)務(wù)的可追溯性。供應(yīng)商的管理在采購管理中是一個(gè)中心環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)的供應(yīng)商管理全部為人工管理，應(yīng)用ERP系統(tǒng)后，供應(yīng)商的信息全部錄入ERP數(shù)據(jù)庫，能夠及時(shí)對(duì)供應(yīng)商的信息、供貨質(zhì)量、數(shù)量等進(jìn)行分析，實(shí)現(xiàn)了智能化管理，減少了人為因素的影響。下面是宏達(dá)公司ERP采購流程圖（圖1）。ERP系統(tǒng)建立了相應(yīng)的采購單據(jù)的審批控制流程，將“事前控制、事中監(jiān)督、事后分析”這一管理理念充分體現(xiàn)，為管理層能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)市場(chǎng)變化做出正確決策奠定基礎(chǔ)，提升企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的能力。區(qū)別于傳統(tǒng)管理模式手工制作報(bào)表，ERP系統(tǒng)可以按需生成報(bào)表，對(duì)某一階段采購業(yè)務(wù)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為下一階段工作提供指導(dǎo)。

采購管理的不足與拓展方向

宏達(dá)公司進(jìn)行的二期信息化建設(shè)應(yīng)用最新的ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的信息化管理，但仍然處于信息化建設(shè)的初級(jí)階段。ERP系統(tǒng)在宏達(dá)公司采購業(yè)務(wù)的應(yīng)用仍存在很多問題，需要員工根據(jù)自身業(yè)務(wù)現(xiàn)狀對(duì)ERP采購流程不斷完善與優(yōu)化，以達(dá)到良好的使用體驗(yàn)，提升辦公效率；同時(shí)加強(qiáng)員工培訓(xùn)提升員工自身素質(zhì)，使員工能夠盡快學(xué)習(xí)適應(yīng)新型采購管理系統(tǒng)也是宏達(dá)公司目前需要努力去完成的。

就宏達(dá)公司目前的采購業(yè)務(wù)來說，ERP的應(yīng)用僅僅是實(shí)現(xiàn)公司內(nèi)部管理信息化。面對(duì)目前全球化的經(jīng)濟(jì)發(fā)展趨勢(shì)，宏達(dá)公司需要順應(yīng)社會(huì)發(fā)展不斷拓展采購渠道，而不僅僅是局限于自身現(xiàn)有的合格供應(yīng)商。其一，加強(qiáng)信息化建設(shè)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)采購平臺(tái)，讓企業(yè)的物資供應(yīng)多渠道、社會(huì)化。宏達(dá)公司可在平臺(tái)上公開發(fā)布招投標(biāo)信息，尋源比價(jià)使過程和結(jié)果透明化，選擇性價(jià)比最高的供應(yīng)商進(jìn)行采購。其二，建立內(nèi)部采購商城，與多家合格供應(yīng)商或大型電商平臺(tái)建立長(zhǎng)期牢固的合作關(guān)系，將其作為ERP的外部延伸納入我公司的采購管理系統(tǒng)。其三，建立移動(dòng)化應(yīng)用，使采購業(yè)務(wù)能夠隨時(shí)隨地進(jìn)行。

相信宏達(dá)公司會(huì)根據(jù)自身實(shí)際情況，不斷完善ERP系統(tǒng)從而達(dá)到供需雙方信息協(xié)同的目標(biāo)，加速商業(yè)流程，提升采購效率，實(shí)現(xiàn)供需共贏。百尺竿頭再上層樓指日可待。