高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考

何姍姍

廣西外國語學(xué)院，廣西 南寧 530222

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高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考

何姍姍

廣西外國語學(xué)院，廣西 南寧 530222

教學(xué)管理工作作為高校管理工作中的重要內(nèi)容，屬于教學(xué)管理工作的服務(wù)者。能夠保障課外教學(xué)、課內(nèi)教學(xué)的有序進行，從而有效提高教學(xué)效率，保障高校的教學(xué)質(zhì)量，對培養(yǎng)全面發(fā)展的人才具有重要意義。文章結(jié)合工作實踐，主要探討了做好高校教學(xué)秘書的方法。

高校；教學(xué)秘書；教學(xué)管理

教學(xué)秘書工作屬于高校管理工作中的主要環(huán)節(jié)之一，對教學(xué)管理系統(tǒng)具有重要意義。因此，本文分析了當(dāng)代教學(xué)秘書管理現(xiàn)狀，圍繞高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考進行闡述，希望能給高校借鑒意義。

一、高校教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用

(一)組織協(xié)調(diào)作用

在學(xué)校教學(xué)活動中，教學(xué)秘書主要負(fù)責(zé)學(xué)校各項教學(xué)管理工作，能夠與教學(xué)職能部門進行聯(lián)系，對高校的發(fā)展具有重要意義。同時，教學(xué)職能部門中的多項教學(xué)工作與教學(xué)信息，都是通過教學(xué)秘書向院系領(lǐng)導(dǎo)師生進行告知，能給對本校的教學(xué)工作進行及時反饋。參謀作用具體體現(xiàn)在：教學(xué)秘書屬于基層教學(xué)管理人員，通常情況下，學(xué)校教學(xué)管理事務(wù)性工作由教學(xué)秘書部完成。值得注意的是，教學(xué)秘書在日常活動中，常常從事大量的教學(xué)管理基礎(chǔ)工作，需要接觸較多的信息資源，通過對教學(xué)運行情況進行調(diào)查研究，能夠?qū)赡艹霈F(xiàn)的問題進行靈活處理，對學(xué)校的發(fā)展具有積極作用，能夠在第一時間為領(lǐng)導(dǎo)決策創(chuàng)造良好的條件。

(二)服務(wù)保障作用

教學(xué)秘書的主要職責(zé)為維護學(xué)校的正常教學(xué)秩序，從而保障教學(xué)活動的順利開展。在教學(xué)工作中，教學(xué)秘書需要建立服務(wù)教學(xué)的工作理念，通過與學(xué)生、教師進行良好的溝通，能夠及時反饋教學(xué)情況，從而將良好的服務(wù)理念貫穿于教學(xué)管理中，從而保障高校日常教學(xué)活動的順利開展。

(三)監(jiān)督管理職能

為了保障高校教學(xué)工作的正常運行，教學(xué)秘書應(yīng)落實好高校其他院系的教學(xué)工作運行。通過開設(shè)座談會等方式，及時掌握教學(xué)活動信息，一旦發(fā)現(xiàn)遲到早退等不良教學(xué)現(xiàn)象，必須及時進行整改，從而保障教學(xué)質(zhì)量水平的有效提高。同時，院系還需落實好教學(xué)檔案，例如：教學(xué)計劃、教學(xué)授課表等。

二、當(dāng)代高校教學(xué)秘書工作存在的問題

(一)重視程度不高

在當(dāng)代社會中，我國某些高等院校還存在很多問題，例如：未對教學(xué)秘書工作進行正確評價、不重視教學(xué)秘書工作等，這些現(xiàn)象嚴(yán)重挫傷了秘書人員的工作積極性。同時，當(dāng)教學(xué)秘書工作未能被充分尊重時，需要承擔(dān)較多的教學(xué)管理任務(wù)，會導(dǎo)致很多秘書人員具有較重的思想包袱，難以靜心工作。

(二)工作任務(wù)較為繁重

由于教學(xué)秘書工作涉及很多方面，秘書人員不僅需要處理常規(guī)性工作，而且還需處理教學(xué)工作中存在的突發(fā)情況，工作內(nèi)容較為繁雜，秘書人員需要承擔(dān)較大的工作責(zé)任。當(dāng)秘書人員的崗位職務(wù)與承擔(dān)的責(zé)任任務(wù)不能相符時，將會缺少相應(yīng)的管理權(quán)限，秘書人員負(fù)責(zé)的工作需要定期向領(lǐng)導(dǎo)進行請示，導(dǎo)致秘書人員在工作上存在一定的被動性。由于秘書人員需要常常關(guān)注日常教學(xué)運行情況，會增大秘書人員的工作壓力。在當(dāng)代社會中，很多高校并不重視秘書工作，幾乎不組織教學(xué)秘書的講座與培訓(xùn)活動，使很多秘書人員難以適應(yīng)當(dāng)代教學(xué)管理工作，在很多程度上阻礙了秘書人員的發(fā)展。

由于某些教師學(xué)歷層次不高，導(dǎo)致整體部門缺乏創(chuàng)新意識：在當(dāng)代社會中，由于教學(xué)秘書工作人員多數(shù)為大學(xué)本科學(xué)歷者，學(xué)歷層次普遍較低。因此，很多秘書人員缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致知識結(jié)構(gòu)難以適應(yīng)實際教學(xué)管理需要。在教學(xué)秘書工作中，很多秘書人員的工作方式較為陳舊，導(dǎo)致教學(xué)管理知識理念未能及時更新，難以突破工作崗位，導(dǎo)致秘書人員的知識結(jié)構(gòu)難以適應(yīng)實際的教學(xué)管理需要。同時，在教學(xué)秘書工作中，很多秘書人員習(xí)慣于根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的要求開展工作，導(dǎo)致工作未能深入研究，使工作載體不寬泛，在較為陳舊的工作方法中，教學(xué)秘書人員未能及時更新教學(xué)管理理念，導(dǎo)致工作中缺乏創(chuàng)新精神與主動意識[1]。

三、教學(xué)秘書崗位應(yīng)具備的幾種意識

(一)學(xué)習(xí)意識

高校教學(xué)秘書人員應(yīng)保持主動學(xué)習(xí)的工作意識，具備良好的工作習(xí)慣，從而不斷提高自身的綜合素質(zhì)，有效勝任教學(xué)秘書崗位。教學(xué)秘書不僅需要具備良好的專業(yè)知識，還需要學(xué)習(xí)計算機知識、教育管理知識等。同時，教學(xué)秘書必須重點強調(diào)研究相關(guān)輔助知識。秘書人員在積極參加培訓(xùn)研討活動的過程中，應(yīng)重視交流教學(xué)管理工作內(nèi)容，從而有效提高業(yè)務(wù)水平。教學(xué)秘書工作中必須具備的責(zé)任意識主要體現(xiàn)在：教學(xué)秘書工作的重要內(nèi)容是長期接觸任課教師與學(xué)生，由于很多具體的工作直接關(guān)系到學(xué)生的實際利益，與學(xué)校的教學(xué)秩序運轉(zhuǎn)密切相關(guān)。因此，教學(xué)秘書人員必須具備責(zé)任意識，對事情高度負(fù)責(zé)，從而有效保障工作效率與工作質(zhì)量。

(二)服務(wù)意識

教學(xué)秘書從事的主要工作為管理教學(xué)行政內(nèi)容，因此，教學(xué)秘書的計劃工作在實施過程中，涉及較多的常規(guī)管理，能夠有效維護正常的教學(xué)秩序，從而有效保障教學(xué)工作的順利開展。教學(xué)秘書屬于教學(xué)職能部門領(lǐng)導(dǎo)與教師、學(xué)生之間開展教學(xué)活動的橋梁，具備協(xié)調(diào)作用。同時，秘書部門需要負(fù)責(zé)較多的工作任務(wù)，同時這些工作任務(wù)具備服務(wù)性質(zhì)。因此，教學(xué)秘書必須將服務(wù)作為工作的出發(fā)點，通過充分認(rèn)識與理解服務(wù)內(nèi)涵，從而有效提高秘書工作效率。

(三)質(zhì)量意識

在當(dāng)代社會中，隨著我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，高校教育改革理念不斷深化，教育規(guī)模不斷擴大，在這樣的情況下，高校必須不斷提高教育教學(xué)質(zhì)量。由于教育教學(xué)質(zhì)量直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽。因此，高校必須重視教學(xué)秘書管理工作。在秘書管理工作中，秘書人員必須重視學(xué)校的管理規(guī)定，嚴(yán)格按照學(xué)校的管理規(guī)定進度工作，保障不出現(xiàn)較大問題。在落實具體工作中，教學(xué)秘書人員必須不斷提高教學(xué)質(zhì)量。在保障高質(zhì)量、高效率、高標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，落實好以下幾個環(huán)節(jié)，例如：“登錄成績”、“征訂教材”、“課程安排”、“核定課時”等，從而保障教學(xué)活動的順利開展[2]。

四、關(guān)于做好高校教學(xué)秘書工作的幾點思考

(一)不斷提高教學(xué)秘書人員的綜合素質(zhì)

高校應(yīng)不斷提高教學(xué)秘書的工作地位，通過充分重視教學(xué)秘書工作，從而不斷完善教學(xué)工作中的各項環(huán)節(jié)，包括：激勵政策、利益分配、制度設(shè)計、職稱評定等，實現(xiàn)較為科學(xué)的評價體系與激勵體系。同時，高校還應(yīng)以文件的形式進行固定。值得注意的是，在學(xué)校的評選評優(yōu)活動中，高校應(yīng)重視設(shè)置教學(xué)管理獎項，對于教學(xué)秘書工作中表現(xiàn)較佳的成員給予物質(zhì)獎勵與精神獎勵。在學(xué)校職稱評定過程中，高校應(yīng)重視高校教師的職稱序列，在教學(xué)安排活動中，高校應(yīng)重視教學(xué)秘書的專業(yè)與特長相互協(xié)調(diào)，從而保障教學(xué)運行的順利開展，保障教學(xué)活動質(zhì)量能夠有效提升，從而提高秘書人員的工作積極性。

(二)需要加大教學(xué)秘書隊伍的培訓(xùn)力度

高校還應(yīng)根據(jù)學(xué)校的自身情況，采取多項較為有效的方式，通過不同的階段制定計劃，從而保障計劃的科學(xué)性與合理性。值得注意的是，高校需要定期組織秘書人員學(xué)習(xí)相關(guān)業(yè)務(wù)知識，從而有效提高秘書人員的計算機操作水平。在課程培訓(xùn)過程中，通過針對性地解決部分秘書教育教學(xué)專業(yè)背景缺乏的問題，能夠有效提升高校的工作素質(zhì)與理論水平。同時，高校還應(yīng)定期組織秘書人員參加校外的崗位能力專題培訓(xùn)，通過充分借鑒其他院校的教學(xué)管理理念，不斷提高本校秘書人員的工作能力。

(三)改進教學(xué)秘書隊伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)

高校應(yīng)充分重視學(xué)校的秘書工作教學(xué)質(zhì)量，使該工作方案納入學(xué)校教師的隊伍培養(yǎng)中。高校必須堅持改善隊伍結(jié)構(gòu)的原則，對學(xué)校教學(xué)秘書人員進行科學(xué)培養(yǎng)。高校必須注意的問題包括：在選拔過程中，高校應(yīng)運用多種方式進行選拔，例如：公開競崗、競聘等，將較符合教學(xué)秘書隊伍專業(yè)的學(xué)員選拔到教學(xué)秘書工作崗位中。在培養(yǎng)過程中，高校應(yīng)充分發(fā)揮激勵作用，保障秘書人員能夠勝任工作，從而培養(yǎng)高素質(zhì)的教學(xué)秘書人才隊伍。另外，提升教學(xué)秘書隊伍的創(chuàng)新意識具有重要意義：對于當(dāng)前高校教育工作的新形勢，高校需要不斷培養(yǎng)秘書人員的創(chuàng)新精神，通過不斷更新教學(xué)理念，鼓勵秘書人員在工作崗位上不斷突破。在保障完成日常事務(wù)的基礎(chǔ)上，教學(xué)秘書人員必須重視日常經(jīng)驗的積累與總結(jié)[3]。

五、結(jié)語

綜上所述，教學(xué)秘書工作屬于高校管理的重要工作內(nèi)容，能夠保障教學(xué)活動的順利開展，對提高高校的教學(xué)效率具有重要意義。因此，本文簡述了教學(xué)秘書工作的作用，分析了教學(xué)秘書再教學(xué)管理中存在的問題，并提出解決措施。

[1]玉華.高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考[J].中國培訓(xùn)，2015(18)：185.

[2]李京洋.高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考[J].長春理工大學(xué)學(xué)報，2012(10)：12-13.

[3]張曉芳，周劍，盧江，段清偉.高校教學(xué)秘書工作的實踐與思考[J].河北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(農(nóng)林教育版)，2009(02)：177-179.

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