關(guān)于檔案管理信息化與檔案信息倫理化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

袁梅

摘 要：我們當(dāng)前正處于信息爆炸的時(shí)代，信息化發(fā)展是社會(huì)中各行業(yè)的發(fā)展方向，在這樣的背景下，檔案管理工作也有著更高的要求，主要體現(xiàn)在檔案管理信息化以及倫理化建設(shè)。檔案管理工作是關(guān)系到每一個(gè)人的切身利益的，因?yàn)闄n案其本身就是人所有信息的載體，推進(jìn)檔案管理工作的有效進(jìn)行至關(guān)重要，本文將對檔案管理信息化以及檔案信息倫理化建設(shè)中存在的問題進(jìn)行闡述，并就此提供一些思考。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 倫理化

一、檔案管理信息化建設(shè)

所謂信息技術(shù)，指的是對日常工作所需要的信息進(jìn)行的獲取、處理、傳遞以及分析的技術(shù)綜合。在當(dāng)今社會(huì)，隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)逐漸以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心，以通信技術(shù)為輔對所有信息進(jìn)行采集、分析以及處理，并且憑借計(jì)算機(jī)程序，實(shí)現(xiàn)信息檢索、顯示過程。而檔案，眾所周知包含著一個(gè)人從小到大的履歷，含有大量的信息，檔案歸根到底就是人信息的載體。在現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展下，借助計(jì)算機(jī)以及通信技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對檔案文字、圖像以及聲音信息的在線處理，跨越了時(shí)間和空間的界限，實(shí)現(xiàn)了信息的及時(shí)共享，使得檔案管理的效率以及成績顯著提高。這種借助現(xiàn)代計(jì)算機(jī)通信技術(shù)提升檔案管理工作效率即為檔案信息化工作。

通過檔案管理的信息化建設(shè)，人類在社會(huì)活動(dòng)中可以更為有效的應(yīng)用信息技術(shù)，從而實(shí)現(xiàn)對信息資源的開發(fā)利用，從而使得社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展并進(jìn)步。檔案無論在任何時(shí)代，都有著不可替代的獨(dú)特作用，因此其管理工作需要時(shí)代發(fā)展的需要，在當(dāng)下信息化建設(shè)便是時(shí)代需求。整個(gè)社會(huì)的信息化進(jìn)程無疑會(huì)對檔案管理工作帶來一定的沖擊與影響，傳統(tǒng)的檔案管理模式漸漸的不再適應(yīng)社會(huì)發(fā)展要求，此時(shí)更應(yīng)當(dāng)借助信息化發(fā)展帶來的發(fā)展契機(jī)，對信息化建設(shè)與檔案管理工作的有效整合產(chǎn)生好的影響。

在當(dāng)下進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，首先要積極應(yīng)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，并將其與檔案管理工作相融合，例如可以借助數(shù)字化技術(shù)使得檔案管理中開發(fā)檔案資源的水平。另外，需要在現(xiàn)有檔案資源的基礎(chǔ)上，借助發(fā)達(dá)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息資源的及時(shí)有效共享，這樣對于檔案資源的有效配置相當(dāng)重要。另外，需要對傳統(tǒng)的檔案服務(wù)工作進(jìn)行突破與創(chuàng)新，改善服務(wù)理念，在社會(huì)上營造出一種更加獨(dú)特，更為人性化的服務(wù)方式，從而更好地進(jìn)行檔案信息的傳播交流，使得檔案工作更加適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，推動(dòng)整個(gè)檔案工作的有效進(jìn)行，提高檔案管理工作的服務(wù)水準(zhǔn)。信息化建設(shè)可以從以下兩個(gè)方面進(jìn)行具體闡述。

1.1基礎(chǔ)設(shè)施信息化

基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是整個(gè)檔案管理信息化建設(shè)的根本，只有基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)完善，才能夠保證檔案管理工作信息化建設(shè)后續(xù)的有效進(jìn)行，主要在于完善基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)以及通信設(shè)施建設(shè)。比如進(jìn)行計(jì)算機(jī)軟件、硬件、線纜鋪設(shè)等的完善來保證信息網(wǎng)絡(luò)的健全，另外還需要建設(shè)配套的局域網(wǎng)、通信子網(wǎng)以及交換機(jī)、路由器等，操作系統(tǒng)也需要及時(shí)更新完善，信息管理安全工作更是要得到保障。這些基礎(chǔ)設(shè)施的完善工作是后續(xù)所有信息化建設(shè)推進(jìn)的保障。

1.2檔案信息資源信息化

在基礎(chǔ)設(shè)施配置結(jié)束后，就需要進(jìn)行檔案信息資源的建設(shè)工作，檔案信息資源建設(shè)工作主要包含兩大類，第一是對已經(jīng)收集整理在案的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，第二是接收并整理各種電子文件信息，并將其集中到原有的檔案數(shù)據(jù)庫之中。在將傳統(tǒng)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理時(shí)，首先需要根據(jù)文件目錄進(jìn)行數(shù)據(jù)檢索與管理，之后是能夠?qū)崿F(xiàn)全文數(shù)據(jù)的在線管理檢索，最后是多媒體數(shù)據(jù)包括聲音、圖像等的管理檢索。在對目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和檢索時(shí)，需要從案卷級(jí)和文件級(jí)進(jìn)行，而全文數(shù)據(jù)的檢索工作則是將檔案信息的全部數(shù)據(jù)在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行錄入，只有這樣才能夠使得信息在計(jì)算機(jī)中實(shí)現(xiàn)即時(shí)檢索、查閱。在進(jìn)行全文數(shù)據(jù)的錄入時(shí)，可以進(jìn)行圖像錄入也可以進(jìn)行文本錄入，圖像錄入就是借助攝像機(jī)對所有數(shù)據(jù)資料進(jìn)行拍攝或者通過電子設(shè)備掃描所有材料，將檔案中的所有信息以圖像的形式保存至計(jì)算機(jī)，這種方法簡單有效且可以保證錄入過程中信息的完整性，且真實(shí)性更強(qiáng)，但是需要計(jì)算機(jī)有著很高的儲(chǔ)存空間，在進(jìn)行信息檢索時(shí)也無法根據(jù)目錄進(jìn)行檢索，無法根據(jù)字段檢索到需要的信息。文本錄入則是將檔案中的全部信息以文字的形式錄入到計(jì)算機(jī)中，整個(gè)工作需要很大的時(shí)間以及人工成本，且在錄入中很可能出現(xiàn)一些人為失誤，但是由于是文字信息，占據(jù)空間較小，且可以通過字段檢索到用戶信息，繁雜的錄入工作使得檢索工作更加簡便。在現(xiàn)代社會(huì)，檔案信息還包括聲音、錄像等多媒體資料，也需要記性檔案管理與檢索工作使其完整的錄入到計(jì)算機(jī)中。

二、檔案信息的倫理化建設(shè)中存在的問題

時(shí)代的進(jìn)步使得人們對于隱私權(quán)以及倫理的認(rèn)識(shí)更加強(qiáng)烈，在檔案管理工作中也需要注意檔案信息的倫理化建設(shè)工作，首先要在信息共享的同時(shí)對知識(shí)產(chǎn)權(quán)進(jìn)行有效的保護(hù)，同時(shí)在進(jìn)行檔案信息的收集與整理工作中要注意倫理問題，比如信息審查時(shí)的制度控制以及尊重所有人的信息隱私權(quán)、知識(shí)自由等等，最后還需要在信息傳播過程中注意倫理化建設(shè)，信息的獲取方式是自由平等的，信息傳遞是符合倫理要求的。目前，檔案信息的倫理化建設(shè)還存在著以下問題。

2.1知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)問題

檔案在收集個(gè)人信息時(shí)，一個(gè)很棘手的道德問題就是對個(gè)人的知識(shí)產(chǎn)權(quán)以及隱私權(quán)的尊重與保護(hù)。信息技術(shù)的快速發(fā)展使得信息在復(fù)制、傳遞時(shí)更為簡單便利，但與此同時(shí)信息在整個(gè)過程中存在的問題難以被發(fā)現(xiàn)并指出，從而造成對他人知識(shí)產(chǎn)權(quán)或者隱私權(quán)的侵犯。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展更是將如何實(shí)現(xiàn)知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)與知識(shí)有效共享的兼容問題加劇，而與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的發(fā)達(dá)使得每個(gè)人的信息很容易被找到，一些人或者機(jī)構(gòu)借助信息手段可以快速的查找到某個(gè)人的所有信息，個(gè)人隱私權(quán)也受到了挑戰(zhàn)，在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)中，對于個(gè)人隱私權(quán)的保護(hù)問題是很重要的，只有社會(huì)懂得尊重人權(quán)，尊重隱私權(quán)，才可稱之為發(fā)達(dá)的、文明的社會(huì)。

2.2 網(wǎng)絡(luò)安全問題以及檔案信息產(chǎn)權(quán)保護(hù)問題

檔案信息是一個(gè)國家、一個(gè)社會(huì)所有人的信息綜合，其重要性不言而喻，一旦被竊取就會(huì)造成難以預(yù)計(jì)的損失。因此在檔案信息化建設(shè)過程中，也需要考慮到檔案信息的安全問題。從根本上而言，檔案信息的安全性就是網(wǎng)絡(luò)的安全性，網(wǎng)絡(luò)由于其特殊性，容易受到黑客以及其他不發(fā)分子的侵入與破壞，從而造成信息的泄露，需要著重關(guān)注。另外，檔案信息產(chǎn)權(quán)保護(hù)也是需要重視的問題，要從思想上建立信息產(chǎn)權(quán)的保護(hù)體制，使得檔案管理工作人員從上而下建立起尊重檔案信息知識(shí)產(chǎn)權(quán)的基本理念。

2.3信息傳播中的倫理問題

網(wǎng)絡(luò)是一個(gè)虛擬的空間，在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)言或者發(fā)布信息承擔(dān)的責(zé)任是很小的，因此在網(wǎng)絡(luò)上充斥著各種垃圾信息以及網(wǎng)絡(luò)欺詐信息。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展使得信息共享超越了時(shí)空限制，但與此同時(shí)也使得檔案信息的傳播超出了控制范圍，在不同的地區(qū)、國家，檔案信息的傳播難免會(huì)遇到一些不符合當(dāng)?shù)匚幕约傲?xí)俗的現(xiàn)象，造成不必要的倫理沖突，這也是檔案管理工作需要重視的問題。

三、檔案信息化倫理建設(shè)的問題思考

3.1制定檔案信息化倫理建設(shè)的準(zhǔn)則

在進(jìn)行檔案管理信息化工作的倫理化建設(shè)時(shí)，根據(jù)國外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)以及我國的現(xiàn)狀出發(fā)，首先需要建立適宜于我國國慶的檔案管理倫理建設(shè)準(zhǔn)則。因?yàn)閭惱韱栴}涵蓋著很廣泛的元素，為提高我國檔案管理人員的倫理道德水準(zhǔn)以及提高倫理化建設(shè)進(jìn)程，必須依據(jù)于合適的倫理準(zhǔn)則，構(gòu)建起合理的倫理空間。

3.2加強(qiáng)信息倫理建設(shè)監(jiān)督機(jī)制

準(zhǔn)則的建立需要工作人員去遵守并且執(zhí)行，因此，需要建立相應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制使得檔案倫理規(guī)范能夠得到有效的執(zhí)行，保障倫理化建設(shè)的有效進(jìn)行?？梢酝ㄟ^建立相應(yīng)的法律法規(guī)等來對網(wǎng)絡(luò)中存在的不規(guī)范行為進(jìn)行預(yù)防以及管理，在發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后及時(shí)解決處理，保證檔案信息傳播的倫理化。

3.3 檔案管理人員的職業(yè)道德培養(yǎng)

管理工作最終還是會(huì)落實(shí)到每一個(gè)檔案管理工作人員身上，因此要保證檔案信息化倫理建設(shè)的有效進(jìn)行，就需要對工作人員的職業(yè)道德提出更高的要求，使得工作人員在工作過程中遵守倫理準(zhǔn)則并且能夠較好的完成檔案管理工作，管理者更應(yīng)該適時(shí)進(jìn)行職業(yè)道德方面的培訓(xùn)工作，使得檔案人員在進(jìn)行檔案工作時(shí)遵守一定的行為規(guī)范。

四、結(jié)語

信息技術(shù)的發(fā)展使得檔案管理的信息化發(fā)展成為時(shí)代發(fā)展的大勢所趨，而在進(jìn)行信息化建設(shè)時(shí)更要注意到這一過程中可能出現(xiàn)的倫理問題，并通過建立準(zhǔn)則、實(shí)施監(jiān)督、培訓(xùn)工作人員等措施來完善檔案管理信息化的倫理建設(shè)，提高檔案管理工作的效率以及道德水準(zhǔn)。

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