創(chuàng)新檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

楊啟東

摘 要：隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)的方方面面都呈現(xiàn)出信息化的趨勢。在檔案管理中，信息化也是一個(gè)重要的發(fā)展方向。面對(duì)當(dāng)今社會(huì)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)已然無法滿足人們的需求，按照國家檔案行政管理部分的要求，要加快檔案管理的信息化進(jìn)程，構(gòu)建全面取締人工檔案管理的信息化模式。這就要求創(chuàng)新發(fā)展檔案管理理念，確保信息化檔案管理的時(shí)效性。本文對(duì)檔案管理信息化的必要性進(jìn)行分析，并提出一定的實(shí)踐策略。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新 檔案管理 信息化

一、檔案管理信息化的意義

檔案管理信息化是指利用信息技術(shù)來承載檔案管理的整個(gè)過程，包括收集檔案信息，按規(guī)定整理檔案信息以及儲(chǔ)存檔案信息等。這種方式有利于推進(jìn)檔案信息管理工作的順利開展，彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式中的不足，提高檔案管理的效率，對(duì)于檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展具有重要意義。

（一）提高檔案管理效率

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要人工操作，流程較為繁瑣，耗費(fèi)時(shí)間較多，并且安全性難以得到充分的保障，并且檔案信息庫中只有編號(hào)姓名等一些粗略信息，其他相關(guān)信息基本沒有進(jìn)入信息庫，如果更新的話，就需要拆封翻閱檔案，不僅不利于管理，而且經(jīng)常性的翻閱對(duì)檔案有損。檔案管理信息化可以由計(jì)算系統(tǒng)來承擔(dān)大部分的基本管理工作，簡化管理流程，使檔案管理工作變得更加簡潔可靠，同時(shí)還能夠節(jié)省大量的人力和時(shí)間，只需要保證信息的正確輸入即可，日后的信息更新也只需要在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，在簡便快捷的同時(shí)，防止了檔案受損現(xiàn)象的出現(xiàn)。

（二）方便檔案資源共享

檔案管理信息化后可通過網(wǎng)絡(luò)來分享不涉及機(jī)密的檔案資料，對(duì)于需求者來說，只需要在網(wǎng)絡(luò)上輸入相關(guān)信息，就可以獲取自己需要的檔案資料，相比于傳統(tǒng)檔案管理來說，信息化檔案管理的資源共享具有明顯的便捷性；同時(shí)，檔案管理信息化還有利于明確檔案歸檔、查詢及借閱的步驟，使來訪人員更加清楚相關(guān)流程，減少由于工作人員與來訪人員由于認(rèn)知沖突而產(chǎn)生的矛盾。

（三）提供良好保存環(huán)境

保存是傳統(tǒng)檔案管理中的一個(gè)難題。紙質(zhì)檔案受自身的材料限制，在超過一定時(shí)間后紙質(zhì)就會(huì)出現(xiàn)變化。同時(shí)紙質(zhì)檔案的保存為庫房帶來了較重的壓力，隨著社會(huì)的發(fā)展，退休人員逐年增加，越來越多的檔案最終都會(huì)無處安放，日益繁多的檔案也終將會(huì)成為阻礙工作效率的一大因素。檔案管理信息化可以從根本上解決這一問題，不僅省去了檔案存放空間，還能夠?yàn)闄n案提供永久性、穩(wěn)定性的良好保存環(huán)境。

二、未實(shí)行檔案信息化管理對(duì)實(shí)際工作的影響

（一）退休人員中退伍軍人檔案管理出現(xiàn)的問題

2018年10月起豐縣各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處根據(jù)國家退伍軍人事務(wù)局的要求進(jìn)行全面的退伍軍人信息采集，但是許多退伍軍人是我縣的企業(yè)（個(gè)體）退休人員，退休后檔案移交到豐縣社會(huì)勞動(dòng)保險(xiǎn)管理處退管股管理，由于我縣檔案管理未進(jìn)行信息化管理，導(dǎo)致上千名退休的退伍軍人來退管股查詢?nèi)胛橥宋榈怯洷砗土⒐Φ怯洷頃r(shí)，需要預(yù)約排號(hào)分批次由檔案管理人員逐一打開相關(guān)人員檔案進(jìn)行復(fù)印并簽章，直接導(dǎo)致整個(gè)10月—12月份工作量劇增，出現(xiàn)工作人員人手不足的情況，這直接反映出了過去老式檔案管理方式的不足；體現(xiàn)出日益增長的矛盾與現(xiàn)階段上層建筑發(fā)展的不平衡。如果實(shí)行了檔案的信息化管理，則工作即可在分分鐘完成，進(jìn)入檔案信息庫根據(jù)個(gè)人身份證號(hào)碼找出當(dāng)事人檔案調(diào)取所需材料并加蓋公章即可，真正做到了讓群眾少跑路讓信息多走路。

（二）與民證部門在檔案調(diào)度過程中出現(xiàn)的問題

民政部門在對(duì)退伍軍人傷殘補(bǔ)助工作上對(duì)一些已經(jīng)退休的退伍軍人需要進(jìn)行服役期間的信息核實(shí)，由于我縣沒有進(jìn)行檔案信息化管理，使得民政的工作人員每次都需要帶齊單位介紹信才可調(diào)閱檔案，很不方便，如果實(shí)行了檔案的信息化管理，民政相關(guān)部門只需要在數(shù)據(jù)庫上提交檔案調(diào)閱需求函，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意后即可舉不出戶實(shí)現(xiàn)檔案的查閱與存儲(chǔ)，這樣既保證了原始檔案的完整，也可以通過數(shù)據(jù)系統(tǒng)的責(zé)任到人來保證檔案的流轉(zhuǎn)避免了信息流失。

三、檔案管理信息化的實(shí)施途徑

（一）配備信息化的管理設(shè)備

在檔案管理信息化的過程中，信息設(shè)備是必不可少的基本載體，“工欲善其事，必先利其器”，要想創(chuàng)新檔案管理方式，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，就必須在檔案管理部門實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)的全面覆蓋，為機(jī)關(guān)檔案發(fā)展提供快、準(zhǔn)、全的檔案信息，逐步利用網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目與檢索、檔案業(yè)務(wù)工作管理、自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索、檔案自動(dòng)標(biāo)引、計(jì)算機(jī)輔助立卷以及文檔一體化管理等等，為檔案部門的信息化發(fā)展提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）建立規(guī)范化的管理機(jī)制

建立規(guī)范化的檔案管理機(jī)制是檔案信息化建設(shè)的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作。在檔案管理信息化的發(fā)展過程中，管理方式、工作內(nèi)容以及人員結(jié)構(gòu)等都會(huì)產(chǎn)生較大的變化，原有的管理制度無法適應(yīng)信息化檔案管理的工作需求，這就需要從實(shí)際情況出發(fā)，建立起規(guī)范化的管理機(jī)制，更新檔案管理制度。相關(guān)檔案管理部門一方面要明確規(guī)定檔案管理的工作流程，將信息技術(shù)與檔案管理工作科學(xué)合理地結(jié)合起來，并詳細(xì)制定出每個(gè)工作環(huán)節(jié)和步驟，以保證檔案管理工作有條不紊地開展；另一方面要建立一定的網(wǎng)絡(luò)防范機(jī)制，營造出安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。

（三）組建高素質(zhì)的管理隊(duì)伍

信息化檔案管理在節(jié)省人力的同時(shí)，也對(duì)管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。在信息化的檔案管理中，大部分工作都是通過計(jì)算機(jī)來實(shí)現(xiàn)的，這就需要檔案管理人員不僅要熟悉信息化檔案的管理過程，還要熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用方式以及必要的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，以保證管理工作的順利進(jìn)行，確保檔案信息的安全性。同時(shí)，檔案管理人員還要立足于本職工作，提高學(xué)習(xí)意識(shí)，通過參與集中性的信息化教育培訓(xùn)或者自主學(xué)習(xí)等方式，不斷提高自身的專業(yè)知識(shí)水平和信息技術(shù)水平，以適應(yīng)信息化檔案管理的需求。

綜上所述，檔案管理系統(tǒng)在國家管理中占有重要的地位，其管理效果對(duì)于社會(huì)中各行各業(yè)的工作效率也有著重要的影響。在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，信息化已然成為各行各業(yè)的一大發(fā)展趨勢，眾多行業(yè)已然走上了信息化管理的道路，管理的效率、質(zhì)量都獲得了顯著的進(jìn)步。因此，檔案管理也應(yīng)當(dāng)積極地改變傳統(tǒng)的管理模式，利用先進(jìn)的信息技術(shù)來推動(dòng)管理工作的發(fā)展，使我國檔案管理真正實(shí)現(xiàn)信息化和高效化。

參考文獻(xiàn)

[1] 包玉鶴.試析信息化檔案管理與服務(wù)[J].卷宗，2017，8（36）