淺析信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

丁 一

商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 商丘 476000

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淺析信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用

丁 一

商丘醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校，河南 商丘 476000

由于社會化大生產(chǎn)的開展，檔案管理的規(guī)模、數(shù)量日漸增多，檔案管理內(nèi)容也變得系統(tǒng)、復(fù)雜；由于21世紀(jì)生產(chǎn)方式由勞動密集型轉(zhuǎn)變?yōu)橹R密集型，對檔案管理提出更高的要求。隨著科技的日益發(fā)展，信息技術(shù)憑借其科技性、智能性、效率性等優(yōu)勢在檔案管理中得到廣泛使用，大大提高了檔案管理工作效率和工作質(zhì)量，并有效節(jié)約了人力、物力與財力，為企業(yè)的發(fā)展提供便利。

一、信息技術(shù)在檔案管理中發(fā)揮的優(yōu)勢

(一)實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

信息技術(shù)最顯著的特征就是資源的共享性。檔案信息社會生產(chǎn)生活的重要信息，受到社會各界的高度重視，檔案管理是各行各業(yè)科學(xué)調(diào)配工作人員的保障。信息技術(shù)的使用，一定程度上打破了傳統(tǒng)檔案管理的封閉狀態(tài)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享，為人們查閱檔案信息提供方便，大大提高了決策的效率和質(zhì)量。

(二)有利于節(jié)省人力和時間

信息技術(shù)的使用，讓檔案管理者利用計算機系統(tǒng)迅速檢索出需要查閱的內(nèi)容，有效節(jié)省查找時間，其次，有利于發(fā)現(xiàn)更多的資料內(nèi)容，及時補充資料、儲備信息。值得一提的是，不同的檔案管理系統(tǒng)，用來檢索的關(guān)鍵詞也不同，如，可以姓名檢索法，名稱檢索法、編號檢索法等。

(三)有利于特殊形式檔案的管理與應(yīng)用

現(xiàn)階段，檔案信息的儲存方式有很多，如，表格、圖片、視頻、音頻，傳統(tǒng)的檔案管理過程中，底片與膠片在經(jīng)過多次的重復(fù)使用后，造成圖片檔案的失真，甚至損壞。傳統(tǒng)的視頻、音頻資料只有特殊播放器才能播放，其次，膠帶易燃、在空氣中不易保存，導(dǎo)致傳統(tǒng)的檔案信息的保存存在很大的威脅因素。而信息技術(shù)的使用，能有效解決上述問題，延長檔案壽命，提高儲存質(zhì)量。另外，計算機系統(tǒng)存儲量大，能儲存更多的圖片、視音頻等，并能利用計算機直接打開這些信息資料，還能避免卷宗之間的接觸、磨損，不存在各種物理、化學(xué)因素對檔案的侵蝕，延長檔案壽命，并方便檢索、查閱，大大提高工作效率和質(zhì)量。

二、新形勢下，提高信息技術(shù)在檔案管理工作中應(yīng)用價值的具體策略

(一)引導(dǎo)人們正確認(rèn)識到信息技術(shù)在檔案管理工作中的重要性

現(xiàn)代檔案實現(xiàn)信息化管理是信息大爆炸背景下信息技術(shù)具體應(yīng)用的關(guān)鍵部分之一。由于檔案管理具有保密性、復(fù)雜性等特征，檔案管理的重要性不言而喻，長期以來，檔案的文化與社會性質(zhì)都在慢慢變淡，但是，檔案信息的利用范圍卻在不斷擴大。21世紀(jì)，檔案管理更呈現(xiàn)出更多新特點，我們必須正確認(rèn)識到信息技術(shù)能有效解決檔案管理中存在的各種弊端，才能進一步科學(xué)、合理地使用信息技術(shù)，提高檔案管理效果。

(二)緊握信息技術(shù)的應(yīng)用特點，加強對檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃

檔案實現(xiàn)信息化管理，有效擴充和豐富了檔案管理的內(nèi)容，其信息量是傳統(tǒng)檔案信息的十倍、百倍。由于信息化檔案管理是一項系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工程。要想提高信息技術(shù)在檔案管理中使用質(zhì)量，工作人員必須對本單位的檔案管理事先進行統(tǒng)籌規(guī)劃。如，系統(tǒng)排查本單位檔案的館藏情況，客觀、準(zhǔn)確地排查已有檔案的載體、類型、實物、數(shù)量等基本信息；然后根據(jù)檔案信息的實際情況選擇合理的信息技術(shù)方式，如，科學(xué)使用掃描儀、相機、攝影機等多媒體設(shè)備。另外，檔案信息化的另一個顯著特征就是數(shù)字化，要想實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，首先要確保檔案信息的真實性、客觀性，始終秉承“突出重點、照顧特殊、分步推進”的管理原則，優(yōu)先實現(xiàn)重點項目、高頻次使用的項目的數(shù)字化管理。值得一提的是，一些特殊的檔案資料要特殊對待。

(三)加快實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理與應(yīng)用

實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理是未來檔案管理發(fā)展的必然趨勢。由于檔案龐大的數(shù)據(jù)資源，進行數(shù)字化管理是非常必要的。在進行數(shù)字化建設(shè)過程中，必須始終遵循檔案管理與利用的有效性、高效性原則。數(shù)字化的檔案管理有利于大大提高檔案資料的應(yīng)用價值與利用效率，為各行各業(yè)的發(fā)展提供更便捷的服務(wù)。值得一提的是，在進行數(shù)字化管理檔案過程中，必要有針對性的優(yōu)化和設(shè)置相關(guān)參數(shù)。如，在掃描一些紙質(zhì)檔案時，由于掃描參數(shù)的不同，圖像的成像效果和質(zhì)量也會有所不同。

三、結(jié)束語

綜上所述，信息化在檔案管理中的高效實用，能有效提高數(shù)據(jù)的分析質(zhì)量，加強對檔案信息的動態(tài)檢索，其次，龐大的數(shù)據(jù)存儲系統(tǒng)，大大提高了信息儲存量。另外，信息技術(shù)的使用，大大加快了檔案資料的調(diào)閱速度，提高使用效率。信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢明顯，智能化、信息化、數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作人員必須高度重視信息技術(shù)的應(yīng)用，采用科學(xué)的方法提高應(yīng)用質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)可持續(xù)發(fā)展。

[1]陳峰.論電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].硅谷，2010(22)：113-113.

[2]王利超.淺談電子信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].檔案天地，2010(11)：52-53.

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