文書檔案管理工作的創(chuàng)新分析

張 霞

太原學(xué)院，山西 太原 030012

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文書檔案管理工作的創(chuàng)新分析

張 霞

太原學(xué)院，山西 太原 030012

一個單位的發(fā)展，離不開檔案資源的管理，而文書檔案作為檔案資源管理體系中不可或缺的重要組成部分，其中詳細(xì)記錄了該單位各項工作開展情況，客觀反映著各個組織在處理問題過程中存在的缺陷以及制定各項發(fā)展決策與建設(shè)工作的具體過程?？梢哉f，單位的檔案資源不僅包含著整個單位的發(fā)展歷程，也是整個單位非常重要的歷史資源[1]。其中，在近幾年社會環(huán)境不斷發(fā)展的背景下，對單位文書檔案管理也提出了更高的要求。然而目前，我國各單位針對文書檔案的管理工作還存在不少問題，進(jìn)而嚴(yán)重影響了單位文書檔案管理的效率。

一、當(dāng)前各單位在文書檔案管理過程中所存在的問題

(一)缺乏相應(yīng)的管理制度，致使文書檔案管理工作存在不規(guī)范之處

在單位文書檔案管理過程中存在不規(guī)范的現(xiàn)象，其主要表現(xiàn)在下列幾個方面：一、針對不同類別的檔案未能設(shè)置相應(yīng)的檔案；二、部分案卷標(biāo)題不清晰；三、案卷目錄未按規(guī)定設(shè)置。以上種種雖嚴(yán)重影響了單位的文書檔案管理效率，但最主要原因還是在于尚未構(gòu)建完善的文書檔案管理制度，所以導(dǎo)致文書檔案管理水平出現(xiàn)參差不齊的現(xiàn)象。同時，還有一些單位雖然制定了文書檔案管理制度，但是這種傳統(tǒng)的管理制度無法適應(yīng)單位文書檔案管理的現(xiàn)代化需求，從而導(dǎo)致當(dāng)前單位文書檔案管理出現(xiàn)了一系列的問題[2]。此外，一部分單位在文書檔案管理過程中盲目的使用了黨政機(jī)關(guān)的文書管理方式，即過于注重了檔案的整理與收集而忽略了文書檔案資料的實際用途，從而嚴(yán)重影響了單位文書檔案管理的效果。

(二)文書檔案管理人員素質(zhì)偏低，制約了文書檔案管理工作的創(chuàng)新

針對文書檔案的管理工作。該工作看似簡單，但卻對管理人員的專業(yè)性有著極高的要求，加之各項工作都非常復(fù)雜、繁瑣，這也間接的對文書檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高的要求。然而目前，部分單位的文書檔案管理工作，依然有部分管理人員尚未認(rèn)識到文書檔案管理的重要性，并在日常管理過程中采用傳統(tǒng)的管理方法，專業(yè)素質(zhì)偏低，從而嚴(yán)重制約了文書檔案管理工作的創(chuàng)新，影響了文書檔案管理的水平。

(三)文書檔案管理信息化落后，影響了文書檔案管理的效率

隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，我國信息化技術(shù)也不斷發(fā)展，并逐步滲透和應(yīng)用到各個領(lǐng)域中。如信息技術(shù)的應(yīng)用便能有效提升文書檔案管理的工作效率，應(yīng)當(dāng)引起相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者的足夠重視。然而現(xiàn)實是，部分單位在文書檔案管理過程中雖然采用了信息化管理技術(shù)，但由于單位領(lǐng)導(dǎo)并未對文書檔案管理工作給予足夠的重視，加之現(xiàn)有的文書檔案管理專業(yè)人員的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)都還無法滿足現(xiàn)代社會對文書檔案管理工作的要求，從而嚴(yán)重阻礙了信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用，進(jìn)而阻礙了文書檔案管理效率的有效提升。

二、創(chuàng)新文書檔案管理工作，提升文書檔案管理水平的對策

(一)規(guī)范文書檔案管理，提升文書檔案管理水平

1.加強制度建設(shè)，加大執(zhí)行力度

單位要想全面提升自身的文書檔案管理水平，便需要創(chuàng)新文書檔案管理工作策略。首先，應(yīng)該制定新型的文書檔案管理制度，從根本上改變原有的落后的規(guī)章制度，并緊密結(jié)合自身單位的文書檔案管理體制、機(jī)制和結(jié)構(gòu)情況，制定適合本單位發(fā)展的文書檔案管理工作制度，修改和完善單位的各項業(yè)務(wù)檔案管理辦法，從而為單位的文書檔案管理工作提供制度方面的保障。其中，創(chuàng)新文書檔案管理制度具體應(yīng)該構(gòu)建完善標(biāo)準(zhǔn)的文書檔案管理系統(tǒng)，明確規(guī)定文書檔案管理的形式、內(nèi)容和要求。通常情況下，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對現(xiàn)行的文書檔案管理體制進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)與調(diào)整，建立相應(yīng)的管理責(zé)任制，從而為文書檔案管理工作創(chuàng)造有力的制度保障[3]。同時，為了能夠更好的適應(yīng)信息化快速發(fā)展背景下的文書檔案管理發(fā)展，單位還需要創(chuàng)建完善的電子文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，合理的將傳統(tǒng)的文書檔案管理制度與當(dāng)前的新型制度有效結(jié)合起來，從而構(gòu)建起更加完善系統(tǒng)的文書檔案管理制度體系。其次，當(dāng)單位構(gòu)建了新型完善的文書檔案管理制度之后，還需要加大文書檔案管理制度的執(zhí)行力度，綜合評價文書檔案管理工作的規(guī)章制度，從而確保單位各項文書檔案管理制度作用的充分發(fā)揮，進(jìn)而提升文書檔案管理工作的水平與效率。

2.創(chuàng)新工作機(jī)制，順應(yīng)檔案管理規(guī)律

現(xiàn)代單位的文書檔案管理工作，為了能夠更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會的開放環(huán)境，便需要創(chuàng)新文書檔案管理的工作機(jī)制，有效提升文書檔案管理水平。其中，在不斷發(fā)展的社會新環(huán)境下，單位需積極構(gòu)建如下機(jī)制來確保單位文書檔案管理工作的有序開展：一為自我營銷機(jī)制。該機(jī)制在單位的文書檔案管理中的運用，主要是根據(jù)單位的整體發(fā)展要求和階段性安排，對開展的各項重大活動和中心工作的檔案記錄提出了更高的要求。關(guān)于檔案管理重要性的宣傳，唯有充分認(rèn)識到其中的重要性，才能確保單位文書檔案管理工作的有序開展。二為主動參與機(jī)制。任何事物與工作的發(fā)展離不開改革與創(chuàng)新，單位的文書檔案管理工作亦是如此。而要創(chuàng)新文書檔案管理，首先應(yīng)讓文書檔案管理積極融入到單位的各項中心工作和重大活動的開展過程中，以突出文書檔案管理工作的重要性，繼而切實提高文書檔案管理的工作質(zhì)量；三為互動協(xié)調(diào)機(jī)制。在文書檔案管理工作中，通過相互溝通、相互交流所形成的良好管理路線，不僅有利于指導(dǎo)、監(jiān)督與服務(wù)等較高職能、職責(zé)的履行，更能促進(jìn)單位文書檔案管理工作與其他各項工作的對接，進(jìn)而全面提升文書檔案管理工作的效率。

(二)提升檔案管理人員素質(zhì)，強化檔案管理人員專業(yè)能力

無論是文書檔案管理工作的創(chuàng)新還是管理職能的發(fā)揮，最終落實的關(guān)鍵始終在“人”，所以單位在文書檔案管理過程中應(yīng)該充分重視專業(yè)人員的管理，加強檔案管理人員的培養(yǎng)。其中，作為單位文書檔案管理人員，不但需要具備較強的專業(yè)管理能力，而且還需要具備較高的專業(yè)管理素養(yǎng)。因此，單位應(yīng)定期或不定期的對文書檔案管理人員進(jìn)行工作能力測試，并針對現(xiàn)有的文書檔案管理人員制定科學(xué)、合理的培訓(xùn)計劃，以便能夠創(chuàng)新檔案管理人員的思想意識，全面提升檔案管理工作人員的工作能力，促進(jìn)工作人員能夠得到更好的發(fā)展。與此同時，為確保相關(guān)工作人員的工作積極性，單位還應(yīng)結(jié)合本單位實際情況制定相應(yīng)的員工激勵機(jī)制，對于認(rèn)真、負(fù)責(zé)的工作人員適當(dāng)給予相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，從根本上提升文書檔案管理人員的工作積極性。此外，在文書檔案的實際管理過程中，還需要積極引入一批高水平的新生人才，確保隊伍整體素質(zhì)的有效提升，從而達(dá)到提升文書檔案管理工作質(zhì)量的目的。

由于在當(dāng)前社會環(huán)境下，文書檔案管理工作創(chuàng)新不但需要從思想上進(jìn)行創(chuàng)新，而且還需要創(chuàng)新管理方式和制度。因此，單位在培養(yǎng)相關(guān)工作人員專業(yè)素質(zhì)之余還應(yīng)致力于激發(fā)相關(guān)工作人員的思想意識，使其能充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的重要性，從人員素質(zhì)上為單位文書管理工作水平的提升提供有力保障。

(三)實行文書檔案管理自動化，提升文書檔案信息管理水平

隨著社會的不斷發(fā)展，我國已全部步入信息化時代。在此新的時代背景下，單位的文書檔案管理工作也應(yīng)逐步往信息化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展，并強化信息技術(shù)在文書檔案管理工作中的運用，從而最大限度的滿足時代對單位文書檔案管理工作的要求。當(dāng)然，在創(chuàng)新文書檔案管理工作過程中也應(yīng)積極引進(jìn)信息化技術(shù)，如此才能促進(jìn)文書檔案管理辦公自動化的真正實現(xiàn)。首先，針對文書檔案信息的錄入，應(yīng)采用統(tǒng)一的專業(yè)用語與統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保管理方法的科學(xué)、合理；其次，應(yīng)該創(chuàng)建完善的文書檔案管理數(shù)據(jù)庫，規(guī)范文書檔案管理數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出內(nèi)容，真正實現(xiàn)文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化；再次，為確保文書檔案管理信息的安全，單位應(yīng)建立完善的文書檔案信息監(jiān)管體系，真正實現(xiàn)單位文書檔案的內(nèi)外網(wǎng)隔離，從而保障文書檔案信息的安全性。

三、結(jié)論

總而言之，文書檔案管理作為單位在不斷發(fā)展中的重要組成部分，其不僅是評價一個單位總體管理水平的關(guān)鍵因素，更關(guān)系到企業(yè)能否獲得有效地發(fā)展。因此，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者需對單位的文書檔案管理工作給予足夠的重視，并積極創(chuàng)新文書檔案管理方式，從而在滿足社會要求的同時迎合現(xiàn)代社會的發(fā)展趨勢。

[1]侯明，白宇紅.談文書檔案管理的現(xiàn)有問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012(03)：82+112.

[2]賀燕南.文書檔案的現(xiàn)代化管理策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(01)：16+18.

[3]羅文妍.淺析文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].東北農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(社會科學(xué)版)，2015(03)：117-119.

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