加強(qiáng)行政審批檔案管理利用的若干思考

行政審批檔案指行政機(jī)關(guān)在實(shí)施行政審批過程中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種載體和形式的文件材料，它們是各單位依法履行行政管理職能的重要憑證。行政審批檔案涵蓋內(nèi)容很廣，包括藥品經(jīng)營(yíng)許可檔案、食品經(jīng)營(yíng)許可檔案、工業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)許可檔案，等等。筆者結(jié)合工作實(shí)踐，就行政審批檔案的管理利用談一點(diǎn)認(rèn)識(shí)。

1 行政審批檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)

一是加強(qiáng)規(guī)范化管理。2014年，筆者所在的杭州市蕭山區(qū)工商局、質(zhì)監(jiān)局、藥品監(jiān)督局合并，成立新的杭州市蕭山區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局。合并之前，三家單位在履行職責(zé)過程中形成了大量的行政審批檔案資料，合并后的區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局在業(yè)務(wù)工作中又產(chǎn)生了新的檔案資料。為加強(qiáng)檔案規(guī)范化管理，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局于2016年專門成立行政審批檔案規(guī)范化管理小組落實(shí)相關(guān)工作。結(jié)合上級(jí)有關(guān)規(guī)定和部門實(shí)際，制定執(zhí)行規(guī)范化管理的實(shí)施細(xì)則；加強(qiáng)工作考核，明確各單位（科、所）主要負(fù)責(zé)人為檔案管理第一責(zé)任人；圍繞中心工作，及時(shí)制定相關(guān)工作制度并予以落實(shí)。同時(shí)，積極開發(fā)建設(shè)數(shù)字檔案室管理系統(tǒng)，提升各類檔案的規(guī)范化管理水平。

二是探索社會(huì)化管理模式。隨著社會(huì)分工的進(jìn)一步細(xì)化，建檔單位出于節(jié)約成本、提高檔案管理水平的考量，會(huì)選擇將全部或部分檔案管理工作交由檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)來承擔(dān)。區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局積極探索行政審批檔案管理社會(huì)化模式，把檔案規(guī)范化整理服務(wù)工作列入政府采購(gòu)項(xiàng)目，由檔案專業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)完成檔案規(guī)范化整理與數(shù)字化加工。

三是實(shí)現(xiàn)電子文件即時(shí)歸檔。隨著改革的不斷推進(jìn)，行政許可網(wǎng)上申報(bào)、“最多跑一次”等便民服務(wù)措施先后落地，絕大部分行政許可審批都開通了網(wǎng)上申請(qǐng)，有些許可項(xiàng)目還實(shí)現(xiàn)了全程電子化申報(bào)。為順應(yīng)形勢(shì)需要，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)督管理局建立統(tǒng)一的行政審批檔案管理信息系統(tǒng)，并與網(wǎng)絡(luò)審批管理系統(tǒng)有效對(duì)接，確保在審批事項(xiàng)結(jié)案的同時(shí)，通過一鍵導(dǎo)入的方式實(shí)時(shí)采集檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)即時(shí)管理。

2 行政審批檔案利用須高度重視

一是利用現(xiàn)有平臺(tái)，整合企業(yè)登記檔案信息。截止到2016年底，蕭山區(qū)共有市場(chǎng)主體（企業(yè)）58270家，其中當(dāng)年新設(shè)企業(yè)9790家、變更8096家，這些企業(yè)的設(shè)立和變更信息全部保存在杭州市企業(yè)登記影像系統(tǒng)中。區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局把食品經(jīng)營(yíng)檔案、藥品經(jīng)營(yíng)檔案等數(shù)據(jù)整合到市企業(yè)登記影像系統(tǒng)中，使得查詢市場(chǎng)主體信息時(shí)即可獲取該市場(chǎng)主體的行政審批檔案，輸入許可信息即可直接鏈接到企業(yè)章程、股權(quán)情況等登記信息。此舉既有效避免了檔案系統(tǒng)重復(fù)建設(shè)，也大大提高了檔案利用成效。

二是注重?cái)?shù)據(jù)分析，滿足日常監(jiān)管需求。行政審批檔案是實(shí)現(xiàn)智慧監(jiān)管的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)來源，區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局積極開發(fā)智慧監(jiān)管系統(tǒng)，在對(duì)行政審批檔案資料進(jìn)行分析之后，將相關(guān)檔案數(shù)據(jù)對(duì)接到智慧監(jiān)管系統(tǒng)，很好地滿足了日常監(jiān)管需要。

三是完善檢索功能，開發(fā)社會(huì)自助查詢系統(tǒng)。區(qū)市場(chǎng)監(jiān)管局深入研究數(shù)據(jù)特點(diǎn)并結(jié)合社會(huì)需求，在確保企業(yè)商業(yè)信息絕對(duì)安全的前提下，開發(fā)社會(huì)自助查詢系統(tǒng)，并將自助系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)對(duì)接到大數(shù)據(jù)分析平臺(tái)上，以利于實(shí)現(xiàn)檔案資源多層次、多維度的開發(fā)利用。