做好核電站設(shè)備檔案管理的實(shí)踐分析

設(shè)備檔案是設(shè)備竣工時形成的反映設(shè)備制造過程的文件，它是核電站科技檔案的重要組成部分，在核電站設(shè)備安裝、調(diào)試、機(jī)組運(yùn)行維護(hù)、變更改造以及核電站壽期管理等工作中發(fā)揮著重要作用，并能夠?yàn)樵O(shè)備管理人員監(jiān)測設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)、排查設(shè)備故障隱患、分析設(shè)備可靠性、進(jìn)行設(shè)備老化管理提供參考。因此，核電站必須加大設(shè)備檔案管理力度。在國家實(shí)施關(guān)于“華龍一號”“走出去”的發(fā)展戰(zhàn)略下，項(xiàng)目業(yè)主方福建福清核電有限公司和項(xiàng)目總包方中國核電工程公司圍繞“華龍一號”項(xiàng)目建設(shè)，在“聯(lián)合文檔管理”運(yùn)作模式下，深化設(shè)備文檔管理，著力加強(qiáng)設(shè)備檔案形成中的過程管控。

1 一體化組織體系

福清核電項(xiàng)目業(yè)主福建福清核電有限公司聯(lián)合中國核電工程公司、核工業(yè)檔案館、核工業(yè)計算機(jī)應(yīng)用與研究所，在充分了解核電同行文檔管理模式和軟件平臺的基礎(chǔ)上，根據(jù)“發(fā)揮集團(tuán)整體優(yōu)勢，推行工程總承包下的專業(yè)公司運(yùn)作模式”這一特點(diǎn)，建立項(xiàng)目業(yè)主方與項(xiàng)目總包方一體化的“聯(lián)合文檔管理中心”，發(fā)揮雙方整體優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)資源共享，并從源頭上控制設(shè)備文件的形成與流向，實(shí)現(xiàn)文件和檔案的“無縫”銜接?？偘饺尕?fù)責(zé)項(xiàng)目建造期設(shè)備文檔的收發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理歸檔、移交與服務(wù)，業(yè)主方負(fù)責(zé)提供設(shè)備文檔管理相關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)要求、監(jiān)督總包方執(zhí)行，并負(fù)責(zé)對總包方/分包商設(shè)備文檔管理進(jìn)行工作指導(dǎo)、監(jiān)督檢查和重點(diǎn)控制；項(xiàng)目移交時，總包方向業(yè)主方階段移交或整體移交滿足國家驗(yàn)收要求和機(jī)組運(yùn)行所需的設(shè)備檔案。

2 一體化程序體系

福清核電根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》《核電文檔管理要求》等國家及核行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，與總包方中國核電工程公司分別編制標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、內(nèi)容統(tǒng)一、要求統(tǒng)一的設(shè)備文件管理程序和案卷整理細(xì)則，明確了工作責(zé)任、工作流程，還明確了文件收集、編制、格式、歸檔整理及移交等細(xì)節(jié)要求。

3 合同管控流程

將設(shè)備檔案工作納入工程項(xiàng)目承包商考核體系，實(shí)施合同化管理。具體做法是，文檔部門直接參與主合同文本的起草，要求將文檔工作納入項(xiàng)目招投標(biāo)文件和項(xiàng)目主合同文件，把《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求及檔案整理規(guī)范》《核電文檔管理要求》《設(shè)備竣工文件管理》等核行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)列入主合同條款及各分包商的設(shè)備采購合同中，明確設(shè)備檔案管理的總體要求、歸檔范圍、整編標(biāo)準(zhǔn)等；設(shè)備采購部門重新審定設(shè)備采購合同，增加文檔部門對設(shè)備物項(xiàng)采購合同的審查流程及合同支付會簽流程，在支付環(huán)節(jié)上把設(shè)備檔案的提交納入項(xiàng)目合同支付會簽程序，明確只有當(dāng)文檔部門確認(rèn)設(shè)備文件已經(jīng)交付并查驗(yàn)合格時，方可結(jié)算支付。

4 計劃跟蹤管理流程

由于核電項(xiàng)目建設(shè)具有設(shè)備數(shù)量大、設(shè)備制造周期長、文檔管理要求高等特點(diǎn)，設(shè)備檔案系統(tǒng)性管理難度較大。如，福清項(xiàng)目1、2號機(jī)組提供的統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，單臺機(jī)組有400多個設(shè)備采購合同包，設(shè)備數(shù)量近3萬臺/套，設(shè)備檔案數(shù)量超過15000卷，在此情形下要實(shí)現(xiàn)整個項(xiàng)目設(shè)備檔案的系統(tǒng)性管理并確保設(shè)備檔案的完整性和準(zhǔn)確性，其難度可見一斑。隨著聯(lián)合文檔管理工作的不斷深化，在“華龍一號”項(xiàng)目文檔管理工作開展之初，文檔管理人員將設(shè)備檔案歸檔納入計劃管理，實(shí)施進(jìn)度控制，進(jìn)行主動跟蹤。具體工作是：重新梳理設(shè)備文件管控流程，建立設(shè)備檔案管控措施，實(shí)施設(shè)備檔案跟蹤管理計劃，要求在文件接收及歸檔整理環(huán)節(jié)以設(shè)備物項(xiàng)采購合同包為依據(jù)、以合同包內(nèi)設(shè)備采購清單為參照，建立設(shè)備文件臺賬跟蹤流程，以確認(rèn)每一件設(shè)備合同范圍內(nèi)的文件是否提交，確保整個項(xiàng)目設(shè)備檔案的完整性。

5 聯(lián)合審查流程

文檔部門聯(lián)合設(shè)備采購部采取措施，優(yōu)化設(shè)備文件管控流程，建立設(shè)備文件的預(yù)審流程，對出廠的設(shè)備文件在正式提交前進(jìn)行電子文件預(yù)審。其中，設(shè)備項(xiàng)目負(fù)責(zé)人聯(lián)合業(yè)務(wù)部門技術(shù)人員負(fù)責(zé)對文件內(nèi)容進(jìn)行再次審查，審查重點(diǎn)為文件內(nèi)容的完整性與準(zhǔn)確性；文檔人員負(fù)責(zé)審查文件的有效性、規(guī)范性及格式，若發(fā)現(xiàn)存在問題及時形成記錄并提出整改意見，反饋給廠家要求整改。