某科研院所合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與控制研究

鄂天潔

(中國航空綜合技術(shù)研究所，北京 100028)

0 引言

某科研院所作為面向各軍工行業(yè)、面向社會(huì)的基礎(chǔ)性、公益性研究機(jī)構(gòu)，隨著經(jīng)營規(guī)模和市場(chǎng)渠道的不斷擴(kuò)大，涉及的合同類型越來越多，相關(guān)的客戶、供方和外部要求也越來越多，急需優(yōu)化內(nèi)部合同管理機(jī)制?；谏鲜霰尘埃疚慕Y(jié)合該科研院所的運(yùn)行特點(diǎn)，對(duì)相關(guān)合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析，并提出合理的改進(jìn)和控制措施。

1 合同風(fēng)險(xiǎn)基本內(nèi)容

合同風(fēng)險(xiǎn)通常包括管理風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)、信用風(fēng)險(xiǎn)、自然風(fēng)險(xiǎn)、投資風(fēng)險(xiǎn)等。這些風(fēng)險(xiǎn)相互影響，彼此關(guān)聯(lián)，成為一個(gè)耦合系統(tǒng)[1]。國內(nèi)學(xué)者在基于內(nèi)部控制和風(fēng)險(xiǎn)管理的關(guān)系研究中指出，合同管理風(fēng)險(xiǎn)即流程風(fēng)險(xiǎn)，合同法律風(fēng)險(xiǎn)即戰(zhàn)略風(fēng)險(xiǎn)，是合同管理中最大的兩類風(fēng)險(xiǎn)。

1.1 合同管理風(fēng)險(xiǎn)

合同管理風(fēng)險(xiǎn)是指相關(guān)管理部門存在的風(fēng)險(xiǎn)，主要是針對(duì)管理層面的風(fēng)險(xiǎn)。該風(fēng)險(xiǎn)需要企業(yè)負(fù)責(zé)人、合同管理部門負(fù)責(zé)人等協(xié)同管理，從而保證合同管理流程的執(zhí)行效率，同時(shí)為有效管理決策提供支撐。

1.2 合同法律風(fēng)險(xiǎn)

合同法律風(fēng)險(xiǎn)是指合同具體履行過程中產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，主要是針對(duì)操作層面的風(fēng)險(xiǎn)，體現(xiàn)的是法律業(yè)務(wù)的特點(diǎn)[2]。

2 某科研院所合同風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析

2.1 某科研院所合同管理的主要特點(diǎn)

基于該科研院所近幾年合同管理現(xiàn)狀，分析其合同管理特點(diǎn)，具體如下：

(1)合同種類多、數(shù)量多且類別分散。2017—2020年合同總量呈現(xiàn)穩(wěn)中有增的趨勢(shì)，基本保持在每年1500份左右，見表1。

表1 某科研院所2017—2020年合同數(shù)量及類型統(tǒng)計(jì)表

(2)相關(guān)管理部門多，權(quán)責(zé)分散。例如，計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)合同總歸口管理，市場(chǎng)部負(fù)責(zé)收入合同歸口管理，項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)支出合同歸口管理。此外，計(jì)劃財(cái)務(wù)部還負(fù)責(zé)工程建設(shè)、固定資產(chǎn)采購等其他類型支出合同歸口管理。

(3)外部市場(chǎng)環(huán)境復(fù)雜，導(dǎo)致外部風(fēng)險(xiǎn)因素多。近幾年，合同主體不斷發(fā)生變化，不再局限于國家政府機(jī)關(guān)，更多地是面向各行業(yè)領(lǐng)域的社會(huì)企業(yè)。

(4)主要業(yè)務(wù)決策點(diǎn)分散。項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)合同談判評(píng)審、起草簽訂、履行和驗(yàn)收等工作，但能力水平參差不齊，對(duì)制度的理解有偏差，導(dǎo)致制度落實(shí)程度不一致。

(5)專業(yè)多樣、業(yè)務(wù)復(fù)雜，增大了合同審查和管理難度。該科研院所目前有17個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，各專業(yè)涉及不同合同類型，審查要點(diǎn)各異，增加了審查難度。

基于上述特點(diǎn)，本文采取要素識(shí)別法和常識(shí)、經(jīng)驗(yàn)判斷法初步識(shí)別出合同風(fēng)險(xiǎn)管理的兩大風(fēng)險(xiǎn)，即合同管理風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)中潛在的風(fēng)險(xiǎn)源頭，并與相關(guān)專家討論、確定和分析風(fēng)險(xiǎn)因素。

2.2 基于合同管理要素的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析

合同管理風(fēng)險(xiǎn)可以分為人因風(fēng)險(xiǎn)、組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、管理制度風(fēng)險(xiǎn)、信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)。

2.2.1 人因風(fēng)險(xiǎn)

在分級(jí)授權(quán)機(jī)制下，人力資源導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

(1)合同授權(quán)人較多。該科研院所目前共授權(quán)50人簽署合同，不同授權(quán)人的風(fēng)險(xiǎn)敏感性不一樣，導(dǎo)致審簽過程中存在風(fēng)險(xiǎn)，如未按照授權(quán)范圍簽署合同等。

(2)合同管理和審批過程管理人員能力水平和認(rèn)識(shí)各異。例如，不重視合同中關(guān)于知識(shí)產(chǎn)權(quán)、違約責(zé)任的條款，導(dǎo)致后期產(chǎn)生相關(guān)法律糾紛；對(duì)技術(shù)協(xié)議描述不具體、不明確，導(dǎo)致實(shí)施過程中甲方需求頻繁變更，增大實(shí)施成本。

2.2.2 組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

組織結(jié)構(gòu)風(fēng)險(xiǎn)是指因合同管理相關(guān)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不合理、職責(zé)不完備造成的風(fēng)險(xiǎn)。例如，該科研院所2016—2020年合同歸口管理部門經(jīng)歷了4次調(diào)整，合同執(zhí)行監(jiān)管不連續(xù)，容易造成合同信息、檔案等丟失。同時(shí)，歸口管理部門主要履行統(tǒng)計(jì)、歸檔等職責(zé)，缺少監(jiān)管機(jī)制。

2.2.3 管理制度風(fēng)險(xiǎn)

管理制度風(fēng)險(xiǎn)是指因管理制度不健全，制度與業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)調(diào)整未及時(shí)匹配，導(dǎo)致執(zhí)行偏離帶來的風(fēng)險(xiǎn)。例如，該科研院所目前合同管理制度體系缺少收入合同管理制度；合同管理制度頻繁調(diào)整造成對(duì)制度不能及時(shí)了解、掌握要求，不能有效指導(dǎo)合同執(zhí)行。

2.2.4 信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)

信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)是指利用信息化手段傳遞保存合同信息時(shí)，系統(tǒng)功能性欠缺或變更，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)混亂、系統(tǒng)安全穩(wěn)定性差導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。目前，該科研院所合同管理系統(tǒng)是多年前設(shè)計(jì)開發(fā)的，其功能已無法滿足實(shí)際業(yè)務(wù)需求，功能性欠缺造成統(tǒng)計(jì)信息不準(zhǔn)確、不全面，影響決策質(zhì)量。頻繁升級(jí)、更改，系統(tǒng)穩(wěn)定性差，導(dǎo)致一些歷史數(shù)據(jù)混亂甚至丟失。

綜上所述，該科研院所合同管理風(fēng)險(xiǎn)各因素影響分析見表2。

表2 合同管理風(fēng)險(xiǎn)各因素影響分析

2.3 基于合同法律要素的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與分析

合同法律風(fēng)險(xiǎn)分為合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)和合同履行風(fēng)險(xiǎn)。

2.3.1 合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)

合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)分為供方風(fēng)險(xiǎn)、簽約風(fēng)險(xiǎn)、審查風(fēng)險(xiǎn)、文本風(fēng)險(xiǎn)、招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。

(1)供方風(fēng)險(xiǎn)。供方風(fēng)險(xiǎn)是指合同供方在資格、資信、能力等方面存在欠缺導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為：供方資質(zhì)不佳或偽造；專業(yè)技術(shù)人員力量薄弱；供方資質(zhì)過期或資質(zhì)條件不滿足要求，無法保障售后等。

(2)簽約風(fēng)險(xiǎn)。簽約風(fēng)險(xiǎn)是指不按規(guī)定簽訂書面合同導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)為合同正在履行甚至已履行完畢后補(bǔ)簽合同；標(biāo)的不明確或不具針對(duì)性，無法判斷與項(xiàng)目的相關(guān)性等。

(3)審查風(fēng)險(xiǎn)。審查風(fēng)險(xiǎn)是指合同未按要求開展經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、法律三方面審查或流于形式造成的風(fēng)險(xiǎn)，常見的風(fēng)險(xiǎn)包括：合同起始時(shí)間和收付款時(shí)間不嚴(yán)謹(jǐn)，還未簽約即構(gòu)成違約；合同標(biāo)的、售后等條款概念寬泛、不明確、不具體，容易引起糾紛；無知識(shí)產(chǎn)權(quán)維護(hù)意識(shí)，無法保證公司利益最大化。

(4)文本風(fēng)險(xiǎn)。文本風(fēng)險(xiǎn)是指文本內(nèi)容描述不明確、條款不齊備，或合同模板使用范圍不全面、缺少對(duì)細(xì)節(jié)的約定等導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)[3]。依據(jù)合同管理辦法，該科研院所現(xiàn)有5種合同模板類型。隨著業(yè)務(wù)發(fā)展的多元化，其他合同類型逐年增多，體現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)文本的范圍局限性：對(duì)一些例外的因素不敏感，條款不齊，沒有根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)制定規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的合同文本，導(dǎo)致某些具體交易事項(xiàng)約定出現(xiàn)遺漏。

(5)招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)。招投標(biāo)風(fēng)險(xiǎn)是指未按規(guī)則評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)[3]。這類風(fēng)險(xiǎn)通常包括泄露標(biāo)底或其他投標(biāo)人的商業(yè)秘密、相互串標(biāo)通標(biāo)私白廢標(biāo)的現(xiàn)象，合同及技術(shù)協(xié)議的內(nèi)容與投標(biāo)內(nèi)容不一致，或者將特定的技術(shù)方法作為招標(biāo)文件的重要技術(shù)條款，具有明顯的排他性。

2.3.2 合同履行風(fēng)險(xiǎn)

合同履行風(fēng)險(xiǎn)分為執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)和變更風(fēng)險(xiǎn)。

(1)執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)。執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)是指合同簽訂后對(duì)合同履行過程管理不重視，未嚴(yán)格按照合同規(guī)定條款執(zhí)行，交易雙方或一方未按約定履行或未完全履行合同，不能及時(shí)、正確地行使抗辯權(quán)利而導(dǎo)致的風(fēng)險(xiǎn)。例如，某科研項(xiàng)目驗(yàn)收時(shí)暴露出成果物與合同規(guī)定的數(shù)量一樣，但個(gè)別交付物內(nèi)容與技術(shù)協(xié)議要求不符。

(2)變更風(fēng)險(xiǎn)。變更是指在合同有效期內(nèi)由雙方當(dāng)事人依法對(duì)約定內(nèi)容進(jìn)行修改。變更的內(nèi)容一般包括合同額、標(biāo)的物、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求和服務(wù)保障等。由于合同變更造成的風(fēng)險(xiǎn)為合同變更風(fēng)險(xiǎn)，如某試驗(yàn)合同開始約定10項(xiàng)產(chǎn)品的試驗(yàn)，但實(shí)際過程中變成15項(xiàng)，且未及時(shí)進(jìn)行合同變更或未簽訂補(bǔ)充協(xié)議，導(dǎo)致最終部分交付物不符合合同標(biāo)的。

通過上述分析，綜合該科研院所各風(fēng)險(xiǎn)因素在法律要素中的影響，判斷其可能帶來的后果，見表3。

表3 合同法律風(fēng)險(xiǎn)各因素影響分析

3 某科研院所合同風(fēng)險(xiǎn)控制方法

3.1 合同風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)劃分與控制

在上述風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上對(duì)合同管理中潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并通過對(duì)該科研院所分管軍工、科研、市場(chǎng)項(xiàng)目的35名項(xiàng)目主管和項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行調(diào)查問卷，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的概率(嚴(yán)重性)與影響程度(可能性)進(jìn)行評(píng)價(jià)，從而確定各風(fēng)險(xiǎn)的風(fēng)險(xiǎn)值。按照風(fēng)險(xiǎn)值81～61為一級(jí)、60～40為二級(jí)、40以下為三級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，結(jié)合合同管理實(shí)際提出應(yīng)對(duì)方法和建議，見表4。

從表4可以看出，該科研院所合同供方風(fēng)險(xiǎn)、合同管理和審批過程管理人員能力水平和認(rèn)識(shí)各異為一級(jí)風(fēng)險(xiǎn)，其中合同供方風(fēng)險(xiǎn)最高；合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)和變更風(fēng)險(xiǎn)為三級(jí)風(fēng)險(xiǎn)；其余為二級(jí)風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 合同風(fēng)險(xiǎn)控制改進(jìn)建議

3.2.1 建立供應(yīng)商動(dòng)態(tài)評(píng)估機(jī)制

(1)供方準(zhǔn)入方面。對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，提高承包商進(jìn)入門檻。必要時(shí)，對(duì)大額支出合同進(jìn)行實(shí)地調(diào)查，了解對(duì)方信譽(yù)、經(jīng)營水平、財(cái)務(wù)狀況、人員設(shè)備、管理水平等情況。

(2)供方評(píng)估方面。定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)，采取定性和定量相結(jié)合的動(dòng)態(tài)評(píng)估模式。由相關(guān)人員針對(duì)招投標(biāo)、商務(wù)談判、合同驗(yàn)收及收付款等階段對(duì)其進(jìn)行綜合評(píng)定；建立供方管理指標(biāo)體系，并配以相應(yīng)權(quán)重進(jìn)行定量評(píng)估。

(3)供方激勵(lì)控制方面。確定優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，特別是對(duì)于在某領(lǐng)域具有較大技術(shù)優(yōu)勢(shì)的供方，可以通過戰(zhàn)略合作建立相對(duì)穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系，實(shí)現(xiàn)共贏。

3.2.2 合同文本標(biāo)準(zhǔn)化

按照不同業(yè)務(wù)類型，增加合同標(biāo)準(zhǔn)文本類型與范圍，細(xì)化合同條款，增加條款覆蓋面和特別交易事項(xiàng)約定，尤其對(duì)合同文本經(jīng)常出現(xiàn)糾紛的條款，細(xì)化關(guān)鍵環(huán)節(jié)和風(fēng)控內(nèi)容提醒，見表5。

表5 合同文本條款糾紛防控建議

3.2.3 提升相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力和法律意識(shí)

(1)合同管理人員培訓(xùn)。針對(duì)項(xiàng)目主管、項(xiàng)目經(jīng)理、商務(wù)專員進(jìn)行一般合同管理風(fēng)險(xiǎn)知識(shí)的培訓(xùn)和專業(yè)性較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)培訓(xùn)，提高法律風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，推進(jìn)企業(yè)合同法律風(fēng)險(xiǎn)防控的全局化進(jìn)程。

(2)針對(duì)中層干部建立持久有效的領(lǐng)導(dǎo)干部學(xué)法機(jī)制。明確考試考核要求，通過合同法律知識(shí)培訓(xùn)，促使中層干部在重要事項(xiàng)決策過程中重點(diǎn)考慮合同法律風(fēng)險(xiǎn)。

(3)強(qiáng)化對(duì)法律工作人員的激勵(lì)與約束。提高法律人員地位，通過相關(guān)激勵(lì)措施提升其工作熱情、真正參與經(jīng)營決策；對(duì)缺乏責(zé)任心的人員進(jìn)行一定約束，促使其以正確的心態(tài)處理合同管理工作。

3.2.4 優(yōu)化合同信息管理系統(tǒng)

(1)完善系統(tǒng)功能設(shè)置。通過完善合同管理相應(yīng)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)各環(huán)節(jié)有機(jī)融合。例如，增加收款提醒，將收款節(jié)點(diǎn)與合同進(jìn)度關(guān)聯(lián)，按研發(fā)進(jìn)度自動(dòng)提示項(xiàng)目經(jīng)理收款；增加付款提醒，并與項(xiàng)目預(yù)算聯(lián)動(dòng)，簽訂合同時(shí)避免超出預(yù)算范圍的成本支出。

(2)推行系統(tǒng)集成對(duì)接。實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)與財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，通過數(shù)據(jù)共享提升合同履行效率；推進(jìn)合同系統(tǒng)與供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫對(duì)接，按照項(xiàng)目性質(zhì)自動(dòng)推薦優(yōu)質(zhì)資源，提升合同運(yùn)行質(zhì)量。

(3)強(qiáng)化分析評(píng)價(jià)功能?；谛畔⑾到y(tǒng)，將合同主體、供方選擇、簽訂、履行等信息定期進(jìn)行對(duì)比分析，實(shí)時(shí)反映合同運(yùn)行管理情況；實(shí)時(shí)查詢合同收/支總額等各類統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，為管理人員決策提供支撐。

3.2.5 建立合同管理績(jī)效評(píng)價(jià)制度

為了跟蹤合同全生命周期的整體質(zhì)量，建議定期評(píng)估合同管理的績(jī)效。合同管理績(jī)效評(píng)價(jià)既是對(duì)合同管理部門管理效果的衡量，也是對(duì)實(shí)施部門項(xiàng)目完成質(zhì)量的評(píng)估，還可為部門獎(jiǎng)懲提供依據(jù)。合同管理的績(jī)效評(píng)價(jià)基準(zhǔn)要明確、科學(xué)、公開，與運(yùn)營戰(zhàn)略等保持一致?？梢园凑枕?xiàng)目合同周期，按照不同的權(quán)重對(duì)財(cái)務(wù)交付、貨架交付、預(yù)算成本、進(jìn)度、質(zhì)量、風(fēng)險(xiǎn)情況等幾個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行評(píng)估，并納入部門績(jī)效考核范圍。

4 結(jié)語

本文以某科研院所合同風(fēng)險(xiǎn)管理為研究對(duì)象，通過要素識(shí)別法和常識(shí)、經(jīng)驗(yàn)判斷法，對(duì)合同管理風(fēng)險(xiǎn)和法律風(fēng)險(xiǎn)流程中存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了識(shí)別；采用調(diào)查法評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)值，劃分風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，為該科研院所進(jìn)行合同風(fēng)險(xiǎn)管理提出建議，為合同風(fēng)險(xiǎn)管理提供參考。