現(xiàn)代管理學(xué)在查檔高峰中的應(yīng)用

■邢常秀王增強

現(xiàn)代管理學(xué)在查檔高峰中的應(yīng)用

■邢常秀王增強

本文借鑒現(xiàn)代管理學(xué)的方法，將查檔高峰分為事前、事中、事后三個階段，分別闡述檔案機構(gòu)在各個階段應(yīng)注意的事項。

現(xiàn)代管理學(xué)查檔高峰查檔高峰管理

隨著我國經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和人民群眾檔案意識的不斷增強，各地檔案機構(gòu)查檔高峰出現(xiàn)的頻率呈上升趨勢。近幾年，全國多地綜合檔案館和部分單位綜合檔案室就先后迎來了原民辦、代課教師與原村黨支部書記和村委會主任等多個群體的查檔高峰，短期內(nèi)檔案機構(gòu)接待查檔人數(shù)和查閱檔案數(shù)量達(dá)到了之前幾年甚至十幾年的總量。如何妥善應(yīng)對查檔高峰，讓查檔者滿意而歸，成為檔案部門不得不面對的一個新問題。本文借鑒現(xiàn)代管理學(xué)的方法，將查檔高峰分為事前、事中、事后三個階段，分別闡述檔案機構(gòu)在各個階段應(yīng)注意的事項。

一、查檔高峰事前管理

現(xiàn)代管理學(xué)認(rèn)為，一項工作的管理是一個系統(tǒng)化的動態(tài)過程，只有每一個環(huán)節(jié)都得到了有效管理，才能實現(xiàn)結(jié)果的最優(yōu)化。對于一項持續(xù)時間較長，程序較為繁瑣的工作而言，有效的事前管理是確保工作順利開展的必要前提。在查檔高峰期間，短時間內(nèi)會有大量查檔者涌進(jìn)檔案館，工作量是平時的數(shù)倍。如果只關(guān)注事中，在查檔高峰到來后才開始謀劃管理，檔案機構(gòu)必然會在查檔高峰到來之時陷入不同程度的混亂，造成查檔效率低下，查檔活動進(jìn)展緩慢，進(jìn)而使群眾滿意度下降。因而查檔高峰的管理，必須延伸到事前，也就是查檔高峰到來之前。具體而言，檔案機構(gòu)可以從以下幾個方面著手開始準(zhǔn)備工作：

1.及時了解政策變化，對查檔高峰有所預(yù)判

我國各級檔案館和相關(guān)單位綜合檔案室出現(xiàn)的查檔高峰有相當(dāng)一部分是由國家和地方政府針對某一特定群體出臺的政策所導(dǎo)致的，比如，各地干部選拔考試往往會伴隨報名考生集中到組織人事部門和檔案館查檔的現(xiàn)象；全國多地檔案館和相關(guān)單位綜合檔案室最近出現(xiàn)的原民辦、代課教師與原村黨支部書記和村委會主任兩次查檔高峰也是由于政府相關(guān)政策所導(dǎo)致；2014年，“單獨二孩”政策實施后，由于辦理相關(guān)手續(xù)時需要出示夫妻一方的獨生子女證，引發(fā)了一輪獨生子女檔案查閱高峰。這些查檔高峰的出現(xiàn)都是源于政府部門針對某一群體所推出的新政策。有鑒于此，各地檔案館和各單位檔案部門應(yīng)及時了解國家和地方的政策變化，對查檔高峰有所預(yù)判，這樣就可以有的放矢，及時做好準(zhǔn)備。

2.合理制定查檔計劃，并及時告知公眾

查檔高峰對檔案機構(gòu)而言是一項非常繁重的工作，如果沒有計劃，必將影響查檔高峰期間的正常工作。如果檔案部門關(guān)注政策變化，并對查檔高峰有所預(yù)判，檔案部門就可以有比較充足的時間來制定查檔計劃，在高峰到來之后再根據(jù)實際情況調(diào)整。如果檔案部門沒有根據(jù)政策變化對高峰做出預(yù)判，也可根據(jù)查檔人數(shù)及查檔問題的變化，判斷查檔高峰的出現(xiàn)。檔案機構(gòu)可以將查檔者按某種標(biāo)準(zhǔn)（如所屬區(qū)域）分為多個批次。制定計劃之后，檔案機構(gòu)還應(yīng)通過下發(fā)通知、鄉(xiāng)鎮(zhèn)和村廣播、電視媒體等各種可能的方式，將查檔計劃告知每一位查檔者，方便查檔者做好時間安排。

3.掌握需要查閱檔案的種類和數(shù)量，做好查檔人員培訓(xùn)

查檔高峰期間，檔案機構(gòu)需要提供查閱種類和數(shù)量都非常龐大的檔案，接待的人數(shù)是平時的數(shù)倍。如果查檔人員對這些檔案不熟悉，勢必影響查檔的效率。檔案機構(gòu)應(yīng)在查檔高峰到來之前，充分掌握需要查閱的各類檔案的信息，并對查檔人員做好培訓(xùn)。這樣可以極大地提高查檔效率，保障檔案機構(gòu)順利度過查檔高峰。

二、查檔高峰事中管理

科學(xué)的事前管理為查檔高峰的到來做好了充分的準(zhǔn)備，但查檔高峰本身帶有很多不可預(yù)見性因素，這就要求檔案機構(gòu)事中管理要精細(xì)化，確保查檔高峰期間出現(xiàn)的每一個問題都能得到妥善解決。

1.合理分配人員，為查檔者提供耐心、細(xì)致的服務(wù)

我國各級檔案館和單位綜合檔案室都不同程度面臨人員不足的情況，這對其應(yīng)對查檔高峰造成了一定的影響。因而在查檔高峰期間，檔案機構(gòu)應(yīng)合理調(diào)度人員，使每個環(huán)節(jié)都有人負(fù)責(zé)，同時充分發(fā)揮每個人的優(yōu)勢，使合適的人處在合適的工作崗位上，為查檔者提供耐心、細(xì)致的服務(wù)。在必要的時候，可以抽調(diào)其他相關(guān)部門的工作人員協(xié)助查檔，這樣既可以緩解檔案部門人員不足的問題，也有利于新政策的解釋和落地工作。

2.在利用形式上逐步以電子檔案代替紙質(zhì)檔案

查檔高峰期間，大量查檔者涌入檔案機構(gòu)，如以紙質(zhì)檔案為媒介，多人頻繁翻閱，極易造成檔案丟失、損毀，且查閱效率低下，容易漏檢，而電子檔案則具有查閱方便、不易損毀、效率高的特點。這就要求檔案機構(gòu)要積極爭取條件，將館藏檔案數(shù)字化，并盡快掌握相關(guān)的查閱、維護(hù)技術(shù)。在經(jīng)費不足的情況下，應(yīng)優(yōu)先將就業(yè)、社保等民生檔案數(shù)字化。

3.與相關(guān)單位合作，及時溝通工作進(jìn)度

由于查檔高峰多數(shù)與政策的變化有關(guān)，因而往往會涉及多個不同的部門，檔案機構(gòu)只是作為檔案的提供方，在中間發(fā)揮服務(wù)的作用。因而，檔案機構(gòu)應(yīng)與相關(guān)單位和部門合作。在查檔過程中，檔案機構(gòu)應(yīng)及時與相關(guān)單位溝通工作進(jìn)度，以保障整體工作的有序開展。

4.及時總結(jié)工作中遇到的難點和問題

查檔高峰有很強的不可預(yù)見性，檔案機構(gòu)不可能在事前將每一種情況都預(yù)料到。在查檔過程中，檔案機構(gòu)隨時可能遇到新的難點和問題。這就要求檔案機構(gòu)在查檔過程中及時總結(jié)，并尋找對策，以解決這些難點和問題，保障查檔工作正常開展。為此，檔案機構(gòu)可以建立查檔人員定期交流、匯報工作的機制，以及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。

三、查檔高峰事后管理

每一次查檔高峰，都需要檔案機構(gòu)動用大量的人力、物力，在這個過程中會產(chǎn)生很多經(jīng)驗、教訓(xùn)，這些都是檔案工作的寶貴財富，對檔案機構(gòu)以后的工作具有很大的借鑒意義。檔案機構(gòu)應(yīng)在事后及時對查檔高峰進(jìn)行總結(jié)和評估。具體而言，主要包括下面兩個步驟：

1.個人和部門自查，撰寫工作報告

查檔高峰是對檔案工作者體力、耐力、思維等多種能力的集中檢驗，也是提高自身工作能力的一次絕佳機會。在查檔高峰結(jié)束后，參加查檔工作的人員和部門要及時自查，總結(jié)個人和部門在查檔高峰期間的經(jīng)驗教訓(xùn)與心得體會，并形成書面的工作報告，為之后的全體會議做好準(zhǔn)備。

2.召開全體會議，探討經(jīng)驗得失，總結(jié)查檔規(guī)律

在個人和部門自查的基礎(chǔ)上，檔案機構(gòu)應(yīng)及時召開全體人員會議，交流個人和部門工作報告，根據(jù)查檔高峰之前制定的工作計劃，探討此次查檔高峰的經(jīng)驗得失，推廣先進(jìn)經(jīng)驗，批評錯誤做法，總結(jié)查檔規(guī)律，為今后的檔案工作提供參考。

查檔高峰對檔案機構(gòu)而言是挑戰(zhàn)，也是機遇。長期以來，我國各類型檔案機構(gòu)的檔案利用率都處于比較低的水平，檔案工作因而陷入比較尷尬的境地。妥善應(yīng)對查檔高峰有助于檔案機構(gòu)改善自身形象，提高檔案工作者社會地位，同時查檔高峰也是培養(yǎng)和提高人民群眾檔案意識、塑造政府形象的絕佳機會。檔案機構(gòu)應(yīng)充分認(rèn)識查檔高峰的重要性，做好事前、事中、事后每一個環(huán)節(jié)的管理工作，為查檔者提供最滿意的服務(wù)。

[1]陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學(xué)[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2008.

[2]劉熙瑞.現(xiàn)代管理學(xué)[M].北京：高等教育出版社，2007.

[3]嘉定區(qū)檔案館.嘉定區(qū)檔案局館數(shù)措并舉應(yīng)對查閱高峰[EB/OL].[2015-12-30].http: //www.archives.sh. cn/zxsd/201405/t20140513_40788.html.

[4]韓紀(jì)元.山西省檔案館查檔規(guī)律分析[J].山西檔案,2003（4）.

[5]王增強.新時期縣級檔案館查檔規(guī)律探析[J].山東檔案,2014（1）.

作者單位：諸城市國土資源局諸城市檔案館