如何提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平

范文琪

運城師范高等?？茖W(xué)校，山西 運城 044000

如何提升行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平

范文琪*

運城師范高等專科學(xué)校，山西 運城 044000

人事檔案在行政事業(yè)單位的日常工作開展和人才隊伍建設(shè)都有著十分重要的作用，其人事檔案管理的水平與其各項管理工作的水平息息相關(guān)。規(guī)范化的人事檔案管理能夠有效提升其管理效率和能力。本文通首先分析了人事檔案管理規(guī)范化的重要性；然后，對其管理上出現(xiàn)的問題展開了探討；最后，針對存在的問題，提出了規(guī)范行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的建議。

行政事業(yè)單位；人事檔案；規(guī)范化；水平提升

行政事業(yè)單位作為服務(wù)大眾、提供科學(xué)、衛(wèi)生、教育以及文化等各個領(lǐng)域行政服務(wù)和社會福利的國家單位，對國家各項事業(yè)的發(fā)展和政策的執(zhí)行和實施都有著至關(guān)重要的作用。因而，行政事業(yè)單位工作效率和管理水平的提升也有著十分重要的意義，而提升的關(guān)鍵就在于其內(nèi)部的人才，他們是單位內(nèi)部重要的組成部分同時也是其工作運行的核心構(gòu)成，其能力、修養(yǎng)等都會直接關(guān)系到整個單位的發(fā)展，以及其對社會的服務(wù)程度。

行政事業(yè)單位的人事檔案就是針對這些單位內(nèi)部工作人員設(shè)立的專門檔案，其中包含了每個人的教育、工作等各方面的信息資料。這對行政事業(yè)單位在高素質(zhì)人才建設(shè)以及提升單位的服務(wù)和管理水平上有著十分重要的作用。面對社會對其服務(wù)要求的不斷提高，我國行政事業(yè)單位必須要加快觀念轉(zhuǎn)變，認(rèn)識到人事檔案管理規(guī)范化的重要性，并結(jié)合當(dāng)前存在的一些現(xiàn)實問題，采取一定的措施來實現(xiàn)其管理的規(guī)范化，為其發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。

一、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化的重要性

對于我國的行政事業(yè)單位而言，人事檔案管理規(guī)范化的重要性主要體現(xiàn)在其日常管理和人才建設(shè)兩方面，主要包括：為單位日常管理提供基本信息支持；為單位人才建設(shè)提供必要依據(jù)，接下來將分別論述。

(一)為單位日常管理提供基本信息支持

人事檔案為日常管理提供基本信息支持指的是，人事檔案中收錄了單位內(nèi)部各成員的各項信息材料，其中包括績效考核、人事調(diào)動、違紀(jì)情況、獲得的獎勵以及培訓(xùn)和社保等方面的各項原始材料，這些原始材料是相當(dāng)重要的，它能夠讓上級考察部門的領(lǐng)導(dǎo)對考察對象有一個清晰直觀的認(rèn)識，“人盡其才”它是人事部門開展今后活動的基礎(chǔ)，此外，其他的重要性還表現(xiàn)在，通過對人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，便于單位展開分析，進(jìn)而獲取相關(guān)有效信息，作為日常管理的支持，使其管理更具針對性和有效性。

(二)為單位人才建設(shè)提供必要依據(jù)

二、當(dāng)前行政事業(yè)單位人事檔案管理中存在的問題

由于各方面的因素影響，當(dāng)前我國行政事業(yè)單位在人事檔案管理方面仍存在著諸多的問題，其人事檔案的作用無法得到充分發(fā)揮，進(jìn)而影響到其在人才建設(shè)以及人員管理等方面的管理水平。主要問題包括：對位人事檔案管理工作重視不夠；管理模式不規(guī)范；管理制度不規(guī)范等，接下來將分別論述。

(一)對單位人事檔案管理工作重視不夠

長期以來，我國行政事業(yè)單位在人事檔案的管理方面都沒有給予足夠的重視。一方面是由于單位中的領(lǐng)導(dǎo)層存在錯誤觀念，認(rèn)為人事檔案管理工作本身與單位中的日常行政事務(wù)運作和管理之間的關(guān)系不大，對其個各方面工作的提升沒有切實的意義，因此就很少對人事檔案管理進(jìn)行資金或者人員方面的投入，這樣一來，就難以達(dá)到應(yīng)有的人事檔案管理的水平；另一方面，在行政事業(yè)單位的編制體系中，人事檔案管理工作處于較低的位置，這也容易讓人忽略人事檔案工作的重要性，而且也影響到這方面專業(yè)人員的安排和調(diào)動，從而使得人事檔案管理也一直由非專業(yè)人員進(jìn)行管理，難以進(jìn)行水平上的提升。在對整體的人事檔案工作都不都重視的情況下，其管理存在不規(guī)范情況也是必然的了。

(二)管理模式不規(guī)范

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)實現(xiàn)轉(zhuǎn)變，從以往的紙質(zhì)純?nèi)斯す芾磙D(zhuǎn)變?yōu)榻柚嬎銠C(jī)和信息技術(shù)等來管理。這種新的管理方式，一方面可以有效利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行信息存儲和處理，使得其人事檔案管理工作更加具有效率；同時也可以避免一些人為的事物，使其管理水平得到提升。然而在實踐管理過程當(dāng)中，由于其在管理模式上依然采用的是傳統(tǒng)的管理方法，難以適用新技術(shù)支持下的人事檔案管理。管理人員自身也沒能轉(zhuǎn)變角色，及時提升自己的能力，并對管理模式和新技術(shù)管理做好調(diào)整，形成規(guī)范化的管理；因此也就出現(xiàn)了人工與計算機(jī)信息技術(shù)重復(fù)做工，或者是在兩者銜接上有遺漏等方面的問題。傳統(tǒng)且不規(guī)范的管理模式限制了行政事業(yè)單位的人事檔案管理的工作效率，且容易出現(xiàn)資源浪費的情況。

(三)管理制度不規(guī)范

管理制度不規(guī)范與管理模式不規(guī)范不同之處在于，前者關(guān)注的是具體的管理模式，屬于細(xì)化的部門，而管理制度是宏觀范疇的內(nèi)容，主要涉及的是全局性建設(shè)?？梢?，管理制度對于行政事業(yè)單位人事檔案管理具有全局性的重要作用，因此需要完善管理制度，但是現(xiàn)狀卻不容樂觀，主要表現(xiàn)為當(dāng)前很多行政事業(yè)單位在其人事檔案管理制度的建設(shè)上不夠規(guī)范，其在內(nèi)容上沒能對其單位內(nèi)部涉及到的各項人事檔案管理工作的進(jìn)行全面涵蓋，存在有制度方面的漏洞。這與制度制定者沒有對單位的人事檔案管理工作的具體流程等方面進(jìn)行詳細(xì)了解和全面考察，使其制定出的管理制度并不適用于本單位的實際情況。同時，在有些單位的人事檔案管理制度中也缺少了對于一些特殊情況下的管理或者處理辦法，使得在這種情況發(fā)生時無章可循，不僅影響到管理人員的工作，也會對單位的其他工作帶來不利影響。

三、行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化手段

行政事業(yè)單位人事檔案管理出現(xiàn)的主要問題有：對位人事檔案管理工作重視不夠；管理模式不規(guī)范；管理制度不規(guī)范等，這些因素的存在嚴(yán)重制約了行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化效能的發(fā)揮，本文在實地調(diào)研和查閱相關(guān)文獻(xiàn)的基礎(chǔ)上，針對上述問題，提出了一系列的改進(jìn)建議，主要包括：提升對人事檔案管理規(guī)范化的重視程度；推動人事檔案管理制度的規(guī)范化；加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)；展開學(xué)習(xí)，提升管理人員素質(zhì)；建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)等，接下來將分別展開論述。

結(jié)合6-BA添加量及光照條件等因素分析實驗結(jié)果發(fā)現(xiàn)，6-BA會抑制白及種子的萌發(fā)，因此不加任何激素的1∕2MS培養(yǎng)基結(jié)合適當(dāng)光照條件更有利于白及種子的萌發(fā)，該實驗結(jié)果與宋曉丹等〔15〕的研究結(jié)果基本相似。但是袁寧等〔16〕通過對比1∕2MS培養(yǎng)基與1∕2MS+6-BA 1.0 mg∕L培養(yǎng)基認(rèn)為6-BA有利于白及種子萌發(fā)，因此對于6-BA對白及種子萌發(fā)的影響還需要進(jìn)一步實驗驗證。

(一)提升對人事檔案管理規(guī)范化的重視程度

任何事業(yè)的成功，首先要對其予以足夠的重視，增加注意力，唯有如此，才能更好地開展今后的工作。因此，想要真正在行政事業(yè)單位實現(xiàn)其人事檔案管理的規(guī)范化，首先就需要提升其對這一問題的重視程度，特別是領(lǐng)導(dǎo)層。有了領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，不僅會增加對其單位內(nèi)在人事檔案管理和規(guī)范化方面的投入，充分分配人事檔案管理在單位內(nèi)部的資源，提升人事檔案管理的地位；另一方面，人事檔案管理人員就能夠更加積極地去強(qiáng)化自身對檔案管理與規(guī)范化工作的貢獻(xiàn)程度，為單位內(nèi)的人事檔案管理規(guī)范化水平提升提供更加有力的保障。而領(lǐng)導(dǎo)層重視的關(guān)鍵還是需要開展相關(guān)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或者在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的考核中納入人事檔案管理這一項。

(二)推動人事檔案管理制度的規(guī)范化

人事檔案管理工作是行政事業(yè)單位工作開展的基礎(chǔ)，人事檔案管理制度是實施行政事業(yè)單位人事檔案管理工作的有效依據(jù)。通過對人事檔案管理制度規(guī)范化的實現(xiàn)，就可以有效地提升單位內(nèi)的人事檔案管理的規(guī)范化水平。

在對行政事業(yè)單位的人事檔案管理制度進(jìn)行建設(shè)時，相關(guān)工作人員首先要做到對其單位內(nèi)的實際人事情況進(jìn)行了解和掌握，結(jié)合這一實際來展開規(guī)范化的制度建設(shè)。同時也要考慮到在發(fā)展過程中，外部環(huán)境或者內(nèi)部形勢的變化，從而根據(jù)變化而即使作出不補充和完善。在內(nèi)容方面，需要根據(jù)當(dāng)前行政事業(yè)單位的具體工作流程，增強(qiáng)當(dāng)前人事檔案制度的全面性，并將規(guī)范化的管理內(nèi)容和流程包括進(jìn)去；同時還要結(jié)合單位的整體或者人事管理目標(biāo)，對其當(dāng)前的人事檔案管理制度進(jìn)行有所側(cè)重的整合和完善，將一些老舊不適應(yīng)當(dāng)前管理需要的內(nèi)容予以清除，并結(jié)合當(dāng)前的以計算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的檔案管理新情況，制定新的管理內(nèi)容，使其能夠與時俱進(jìn)，實現(xiàn)管理制度的規(guī)范化。

(三)加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)

信息技術(shù)在不斷地發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也得到了更為廣泛的應(yīng)用，因此，行政事業(yè)單位的管理工作也需要進(jìn)一步作出調(diào)整。再加上，人事檔案管理模式也需要一定的保障，因此，也就要求人事檔案管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)對新技術(shù)的開發(fā)和應(yīng)用，完成其信息化建設(shè)，并根據(jù)這一特點在管理模式上作出調(diào)整，進(jìn)一步提升其人事檔案的管理規(guī)范化水平。首先，要積極投身到互聯(lián)網(wǎng)檔案管理平臺建設(shè)中來?；ヂ?lián)網(wǎng)檔案管理平臺負(fù)責(zé)的是線上的檔案的收集、整理、歸檔等工作。其次，完善事業(yè)單位檔案管理的運行機(jī)制。之所以要完善事業(yè)單位檔案管理的運行機(jī)制，在于，一方面是由于多媒體技術(shù)的特點，另一方面的重要原因是完善事業(yè)單位檔案管理的運行機(jī)制能夠提升檔案管理工作的深度與廣度。這種采用計算機(jī)信息技術(shù)的管理方式極大地方便了對檔案的查詢及調(diào)取，還能夠使檔案的更新更加及時。此外，這種方式的采用也能避免檔案涂改造假問題的出現(xiàn)，確保檔案信息的真實性。

(四)展開學(xué)習(xí)，提升管理人員素質(zhì)

“活到老，學(xué)到老”對于行政事業(yè)單位的人事檔案管理人員絕不是一句空話，相反，這要求行政事業(yè)單位的人事檔案管理人員要主動學(xué)習(xí)，由于人事檔案管理工作的特殊性，對于檔案管理人員來說，除了必須具備一定的理論水平外，較高的政治素養(yǎng)也是重要的一個方面，最明顯的素質(zhì)就是要“知其然”，懂得人事檔案整理工作方面的相關(guān)法律法規(guī)等政策，更要“知其所以然”懂得人事檔案工作的基本理論原則和方法，當(dāng)然，還有一些必備技能，比如一定的文字表達(dá)能力、文秘、人事、計算機(jī)等相關(guān)學(xué)科知識，尤其是由于信息時代的到來，計算機(jī)知識、互聯(lián)網(wǎng)知識更加重要，以保證檔案管理規(guī)范化的實現(xiàn)，這就需要其能夠加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極參與各項培訓(xùn)，不斷提升自身的能力。

(五)建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)

“無規(guī)矩，不成方圓”，但規(guī)矩多了、標(biāo)準(zhǔn)多了，同樣不利于行政事業(yè)單位中人事檔案的管理，最明顯的表現(xiàn)就是管理數(shù)據(jù)無法正常流通，這會極大地限制管理效率。所以，作為主管行政事業(yè)單位人事檔案的管理部門應(yīng)該根據(jù)實際情況，建立規(guī)范的統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)積極意義是明顯的，一方面便利了檔案的整理與歸檔，對行政事業(yè)單位中員工進(jìn)行考核，另一方面也能夠最大限度地明確員工自身優(yōu)勢，便利了今后工作的開展。

四、結(jié)束語

人才是是各項事業(yè)長足進(jìn)步的重要因素之一。而提升人事檔案管理規(guī)范化水平，能夠更好地幫助行政事業(yè)單位選拔出最適合其單位的人才。本文論述了做好人事檔案管理規(guī)范化的重要性，主要包括：為單位日常管理提供基本信息支持；為單位人才建設(shè)提供必要依據(jù)。此外，本文還對當(dāng)前存在的人事檔案管理中的各項問題進(jìn)行了深入的分析，發(fā)現(xiàn)問題集中在：對位人事檔案管理工作重視不夠；管理模式不規(guī)范；管理制度不規(guī)范等方面。針對上述問題，本文提出了一系列的改進(jìn)建議：提升對人事檔案管理規(guī)范化的重視程度；推動人事檔案管理制度的規(guī)范化；加強(qiáng)人事檔案的信息化建設(shè)；展開學(xué)習(xí)，提升管理人員素質(zhì)；建立統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)等，換句話說就是，我國行政事業(yè)單位特別是領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該加強(qiáng)對人事檔案管理規(guī)范化的重視程度，并通過在管理制度、管理模式、以及人員建設(shè)和管理標(biāo)準(zhǔn)等方面的加強(qiáng)和改進(jìn)，來從整體上實現(xiàn)對行政事業(yè)單位人事檔案管理規(guī)范化水平的提升。

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范文琪(1984-)，女，山西運城人，本科，運城師范高等專科學(xué)校，檔案館員，研究方向：檔案。

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1006-0049-(2017)20-0148-02