高職院校后勤管理中信息化建設(shè)策略

黃飄生

廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 廈門 361024

高職院校后勤管理中信息化建設(shè)策略

黃飄生

廈門興才職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建 廈門 361024

目前我國高職院校后勤管理中，出現(xiàn)了新的三大方向。首先是管理組織的扁平化發(fā)展趨勢；其次是管理風(fēng)格上的柔性化；第三是管理手段上的信息化?？梢娫谛畔⒓夹g(shù)快速發(fā)展的背景下，高職院校后勤管理的信息化建設(shè)已經(jīng)成為提高后勤服務(wù)質(zhì)量的重要渠道。

一、信息技術(shù)在后勤管理中的應(yīng)用優(yōu)勢

(一)提高了辦事效率

在高職院校后勤管理中，許多文件的審批和事件的允許，都需要經(jīng)過人工傳遞給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行。但是在正常工作中，一旦遇到領(lǐng)導(dǎo)人出差的情況，審批事項(xiàng)就會因此耽誤，甚至出現(xiàn)延后數(shù)日的情況。因此在后勤管理系統(tǒng)引入信息技術(shù)后，完全可以將審批手續(xù)網(wǎng)絡(luò)化和信息化，取代傳統(tǒng)低效的人工取送和現(xiàn)場審批的情況。尤其是面對高職院校的快速擴(kuò)大，擁有多個(gè)校區(qū)的學(xué)校更是能夠在不受地域限制的情況下，提高辦事效率。

(二)后勤各部門的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確

后勤管理引入信息技術(shù)，能夠讓后勤各個(gè)服務(wù)部門的數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，同時(shí)也提高了各種數(shù)據(jù)的采取和處理效率，并自動(dòng)生成各種格式統(tǒng)一的表格。例如在傳統(tǒng)學(xué)生住宿信息管理中，需要各個(gè)班級將學(xué)生信息上報(bào)，然后由學(xué)校后勤處進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。顯然這種模式不如信息技術(shù)支持下的效率高，而且傳統(tǒng)人工統(tǒng)計(jì)方式難免出現(xiàn)錯(cuò)誤和疏漏之處。新生入校后的信息更新和錯(cuò)誤信息更正工作，都需要大量的人力進(jìn)行。因此在后勤管理中引入信息技術(shù)后，極大的提高了在這些數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)上的準(zhǔn)確性和信息處理上的便捷性，能夠做到隨時(shí)更新、隨時(shí)查詢，提高后勤管理質(zhì)量和效率。

(三)有利于簡化機(jī)構(gòu)，節(jié)省開支

后勤管理中采用信息技術(shù)，有利于節(jié)約人力資源，節(jié)省開支，例如在采用信息化辦公系統(tǒng)后，在一線核算工作，各項(xiàng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的工作人員崗位和工作量將會迅速減少，能夠在一定程度上實(shí)現(xiàn)精兵簡政的目的。其次在引入信息化辦公系統(tǒng)后，后勤管理各個(gè)部門的紙質(zhì)文件等也將會大量減少，各種相應(yīng)耗材等使用量也大幅降低。因此后勤管理中采用信息技術(shù)，不僅能夠節(jié)約人力資源而且各項(xiàng)辦公成本的降低，也極大的節(jié)省了辦公開支，降低后勤管理工作的運(yùn)行成本。

(四)有利于后勤部門績效考核的量化

在后勤管理中，由于缺乏可量化的數(shù)據(jù)和指標(biāo)，因此長期以來我國后勤管理一直摻雜了太多的人情味和主觀因素，導(dǎo)致后勤管理效率低、服務(wù)質(zhì)量上不去的局面。但是在引入信息化管理系統(tǒng)后，在決策層上能夠一切以量化數(shù)據(jù)說話，后勤管理中的績效考核工作也由傳統(tǒng)的模糊管理轉(zhuǎn)變?yōu)榱炕芾?。例如在后勤服?wù)中，可以采用報(bào)修用成本法和滿意度打分法、環(huán)境衛(wèi)生用分值等對后勤部門進(jìn)行科學(xué)評價(jià)，考核更加科學(xué)、合理、公平。因此后勤信息化管理可以實(shí)現(xiàn)高職院校后勤部門的科學(xué)考核，可以解決人員崗位分工不明、權(quán)責(zé)不明的問題，切實(shí)解決監(jiān)督無法落實(shí)的關(guān)鍵問題。

二、信息技術(shù)在高職院校后勤管理中的應(yīng)用

在前文的論述中，主要對高職院校后勤管理中引入信息技術(shù)的優(yōu)勢，主要體現(xiàn)在提高辦事效率、促進(jìn)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確、節(jié)約后勤管理成本以及保障考核的科學(xué)進(jìn)行四個(gè)方面。本節(jié)主要針對信息技術(shù)在高職院校后勤管理中的應(yīng)用進(jìn)行論述。

(一)制定后勤管理信息化制度

高職院校后勤管理的信息化制度是保障信息技術(shù)引進(jìn)和系統(tǒng)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)性工作，如果缺乏了規(guī)章化和后勤管理的制度化，那么就不可能建立起穩(wěn)定有效的信息運(yùn)行系統(tǒng)。因此信息技術(shù)在高職院校后勤管理中的應(yīng)用，首先即要建立信息化制度。具體來說可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行，一是將信息化理念和現(xiàn)有管理制度結(jié)合起來，以后勤管理工作中的實(shí)際情況為基礎(chǔ)，保證各項(xiàng)制度能夠與信息管理理念相適應(yīng)。二是現(xiàn)有管理制度要根據(jù)信息化理念進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。三是通過高校后勤的信息化規(guī)劃，隨時(shí)獲取信息化發(fā)展的動(dòng)態(tài)走向，制度也要加以調(diào)整去適應(yīng)信息化的發(fā)展走向，促進(jìn)信息化建設(shè)落到實(shí)處。

(二)完善后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)

高校后勤管理信息系統(tǒng)建設(shè)的基本步驟包括有基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、信息采集和數(shù)據(jù)庫建設(shè)、應(yīng)用軟件開發(fā)。但是由于高職院校后勤管理部門在這方面的投入不足，因此具有一定的歷史欠賬。因此需要從基礎(chǔ)設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)以及信息采集和數(shù)據(jù)庫建設(shè)兩個(gè)方面進(jìn)行不斷的完善。例如在基礎(chǔ)設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中，以校園網(wǎng)為基礎(chǔ)建立信息傳輸和共享平臺，能夠有效的解決多個(gè)校區(qū)后勤統(tǒng)一管理的問題。又如在信息采集和數(shù)據(jù)可以建設(shè)中，可以實(shí)現(xiàn)供電系統(tǒng)、供水系統(tǒng)等用量數(shù)據(jù)的自動(dòng)化采集，并基于此實(shí)現(xiàn)后勤管理的規(guī)范化和數(shù)據(jù)化，保障后勤管理從定性向定量轉(zhuǎn)變的重要節(jié)點(diǎn)。

(三)完善后勤信息資源庫建設(shè)

“信息是一種資源”是后勤管理信息系統(tǒng)的一個(gè)重要特征，高職院校后勤管理信息資源系統(tǒng)建設(shè)，即是借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等，對后勤中的各項(xiàng)信息資源進(jìn)行整合與規(guī)劃，并進(jìn)行充分的開發(fā)與利用。比如可以對后勤中的人、物、資金等各項(xiàng)資源進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)度使用，例如建立ULRP系統(tǒng)(University Logistic Resource Planning，高校后勤資源計(jì)劃)。通過ULRP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對高校后勤整個(gè)服務(wù)中的人、物、財(cái)?shù)男畔⒒芾?，達(dá)到數(shù)據(jù)信息共享、實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理控制，提高后勤管理效率。

三、小結(jié)

信息技術(shù)在高職院校后勤管理中的應(yīng)用是一項(xiàng)長期且復(fù)雜的過程，不是一朝一夕能夠完成的。因此在建設(shè)過程中，我們要不斷的運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，改進(jìn)后勤管理方式，并努力從思想、制度、模式等方面找出解決這些問題的對策，最終實(shí)現(xiàn)后勤管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

[1]田利華.微信服務(wù)平臺與高校信息管理系統(tǒng)中的實(shí)踐銜接——基于高職院校后勤服務(wù)管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016，26：131-132.

[2]謝宗穎.信息化：高職院校后勤管理精細(xì)化路徑——以福建衛(wèi)生職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J].太原城市職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，09：108-109.

[3]鄧昌大.高職院校后勤管理信息化建設(shè)初探[J].知識經(jīng)濟(jì)，2015，09：75-76.

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