新時期檔案開發(fā)利用的探討

文/牛昉俠

新時期檔案開發(fā)利用的探討

文/牛昉俠

新時期檔案資源的開發(fā)與利用，主要從檔案管理部門要對現(xiàn)有的館藏信息做檔案規(guī)劃，直接將其轉(zhuǎn)換為可用資源，通過調(diào)研與開發(fā)，提供能為社會各級服務(wù)的完整檔案資料。另一方面通過直接的檔案資源信息錄入，進行服務(wù)信息查閱。這兩個層面上的信息服務(wù)均是結(jié)合檔案需求者的不同需求，為查閱者提供對應(yīng)的服務(wù)標準和服務(wù)條件

新的歷史發(fā)展時期檔案開發(fā)的形式也要通過創(chuàng)新不斷地發(fā)展，建設(shè)檔案館，組建檔案網(wǎng)站、進行檔案材料匯編這都是今后檔案管理工作的未來發(fā)展新趨勢。同時，信息建設(shè)的開展也為新時期檔案的開發(fā)和利用提供基礎(chǔ)保障，讓其開發(fā)的形式更新穎，查閱的資料更全面。

新的歷史發(fā)展時期檔案資源的開發(fā)與利用，主要從兩方面入手，一方面是檔案管理部門要對現(xiàn)有的館藏信息做檔案規(guī)劃，直接將其轉(zhuǎn)換為可用資源，通過調(diào)研與開發(fā)，提供能為社會各級服務(wù)的完整檔案資料，這就是我們經(jīng)常提及的檔案編著。另一層面主要是檔案信息的擁有者，要結(jié)合檔案信息的需求，為他們提供面對面的服務(wù)，通過直接的檔案資源信息錄入，進行服務(wù)信息查閱。其實這兩個層面上的信息服務(wù)均是結(jié)合檔案需求者的不同需求，為查閱者提供對應(yīng)的服務(wù)標準和服務(wù)條件。

一、檔案開發(fā)的新發(fā)展形式

檔案是精神文明與物質(zhì)文明并重發(fā)展的關(guān)鍵性產(chǎn)物之一，也是人們長期以來工作的總結(jié)。但部分檔案管理部門僅僅將自己的工作看成是檔案的管理與保存者，坐等來上門查閱的人員，這其實忽略了檔案管理中的文化職能開發(fā)。

（一）建設(shè)檔案陳列館

檔案館內(nèi)存放很多歷史檔案，其中很多數(shù)據(jù)資料雖然久遠，但還是對現(xiàn)代的研究也有著引導(dǎo)作用，也能讓后續(xù)的研究人員了解到我國相關(guān)工作的發(fā)展歷程，對他們今后的研究有著重要的意義。在檔案館內(nèi)可以開辟陳列館或者陳列廳，挖掘館藏的資源和圖片，或者通過展覽的局部，給大家展示出一個地區(qū)的社會主義建設(shè)狀況與一個行業(yè)的整體發(fā)展進程?？梢赃m度的將檔案館公開，讓群眾參觀，激發(fā)起愛國熱情的同時，讓檔案館變成文化休閑地，更發(fā)揮其愛國主義教育基地的作用。

（二）開設(shè)現(xiàn)行文化利用中心

現(xiàn)行文件的使用主要是我國在加入WTO以后為適應(yīng)政務(wù)管理開展的建設(shè)活動，其中主要的工作職責是保管機關(guān)或者事業(yè)單位內(nèi)已有的文件內(nèi)容，輔助現(xiàn)行文件機構(gòu)。通過大量信息的公開，可以為廣大人民宣傳我國當前的政策與方針，在保障群眾利益的前提下，維護社會的穩(wěn)定。

（三）組建檔案網(wǎng)站

檔案網(wǎng)站的建立主要是利用當前社會公眾對網(wǎng)絡(luò)的習(xí)慣組建的網(wǎng)絡(luò)信息共享體，目的是方便相關(guān)人員查閱檔案資料。通過及時有效的查詢，讓網(wǎng)站內(nèi)內(nèi)容有所側(cè)重，并將相關(guān)的檔案目錄公布在網(wǎng)頁上，實現(xiàn)原文件與現(xiàn)行文件的查閱。其實這種形式相當于一個完整的檔案館和檔案文件超市。檔案網(wǎng)站可以從其他的角度對當?shù)氐慕?jīng)濟、文化和人文等內(nèi)容做詳細的宣傳，部分檔案網(wǎng)站的開通能吸引大多數(shù)網(wǎng)民來到網(wǎng)站查閱資料，也能激發(fā)人民對歷史和文化的興趣。

二、檔案資源深度開發(fā)的必備條件

（一）信息化資源的開發(fā)

隨著經(jīng)濟的發(fā)展進步，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)不再適應(yīng)時代發(fā)展的步伐了，建立完善的檔案管理電子化操作體系既是時代發(fā)展的必然要求，也是促進檔案管理工作水平提高的重要保證。對于傳統(tǒng)的檔案管理模式來說，它是利用紙質(zhì)的資料進行保存的，這也就說明時間一長就難免會出現(xiàn)損害以及丟失等情況的出現(xiàn)，這樣一來給我國調(diào)查研究工作帶來的將是巨大的損失。而采用電子化操作系統(tǒng)來對檔案信息進行管理，有效地克服了傳統(tǒng)管理模式的缺點，而且提高了管理工作的效率與水平，使得檔案的保存時間更加長久，為后續(xù)的調(diào)查研究工作提供了充足的借鑒。

利用檔案不能離開信息化建設(shè)，目前信息化建設(shè)已經(jīng)開始朝向檔案的網(wǎng)絡(luò)化模式前行。當前，檔案館信息化建設(shè)仍然側(cè)重于數(shù)字化檔案館建成。數(shù)字化檔案館主要是以數(shù)字采集為手段開展的檔案建設(shè)，目前較為常見的檔案業(yè)務(wù)管理是以網(wǎng)站為具體的實施出口，來實現(xiàn)檔案資源的深度開發(fā)與利用。

1.建設(shè)檔案目錄中心

檔案目錄中心是檔案信息化建設(shè)的前提保障。傳統(tǒng)檔案管理人員主要是借助于卡片或者薄式目錄的方式進行工具檢索，為查詢者提供手頭或者口頭的查詢服務(wù)。利用者完全是在被動狀況下開展的活動，所以查詢者就要耗費大量的時間查找檔案，然后通過計算機的錄入，讓利用者可以廣泛的查找問題可能出現(xiàn)的位置，然后建立館藏級別的卷宗，或者文件查詢目錄，滿足檔案的異地查詢需求。

2.局域網(wǎng)是檔案館信息管理中的“走廊”，查閱者可以利用數(shù)字檔案資料直接接觸這個橋梁。局域網(wǎng)建設(shè)過程中，檔案的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)主要是通過系統(tǒng)化運作進行檔案目錄中心以及數(shù)據(jù)庫平臺檔案信息建設(shè)。機關(guān)內(nèi)的檔案業(yè)務(wù)都要借助于管理形成檔案網(wǎng)絡(luò)管理模式，然后所有的局域網(wǎng)中對應(yīng)開展電子文件采集，以期更好的夯實數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)。

（二）注重檔案管理人員的水平與素質(zhì)的提高

企業(yè)的員工是企業(yè)的細胞，是企業(yè)生存與發(fā)展的基石。對于檔案管理工作來說，也是一樣的，如果一個企業(yè)的檔案管理工作沒有專業(yè)的工作人員進行管理，那么該企業(yè)就不具有市場發(fā)展的能力與機遇。所以，首先需要企業(yè)在招聘相關(guān)的檔案管理工作人員的過程中，一定要嚴格遵守準入制度，為檔案管理工作提供一批優(yōu)秀的管理人員。其次，企業(yè)還需要對其在職的檔案管理人員進行定期的培訓(xùn)，讓他們能夠增強對現(xiàn)代檔案管理專業(yè)知識的掌握，能夠做到與時俱進，以促進企業(yè)檔案管理工作現(xiàn)代化水平的提高。再者，企業(yè)還要積極地引進先進的檔案管理人才，為企業(yè)的發(fā)展注入新鮮的血液，以激發(fā)企業(yè)檔案管理工作的活力，促使其檔案管理工作的水平不斷提高。

（三）大力宣傳檔案管理的重要意義

大力宣傳檔案管理的重要意義其實應(yīng)從管理人員的意識層面上入手的，因為即使企業(yè)檔案管理工作體制再完善，如果管理人員不能從根本上認識到檔案管理工作的重要性，那么長此以往，管理人員還是會失去對檔案管理工作的責任以及責任感，從而不利于企業(yè)地址檔案管理工作水平的提高。因此，國家、政府以及有關(guān)的企業(yè)一定要做好檔案管理重要性的宣傳工作，必要時要組織一些有利于管理工作宣傳的活動，從而促進我國檔案管理工作的全面發(fā)展進步。

（四）檔案管理工作開始逐步邁入市場化

改革的飛速發(fā)展，市場經(jīng)濟的快速推進，檔案開發(fā)已經(jīng)并非一件易事情，為隨時了解市場信息變化情況，結(jié)合市場經(jīng)濟的發(fā)展就要有目的性的做開發(fā)與研究，努力為社會提供咨詢類服務(wù)，從而實現(xiàn)檔案信息資源的可用性。

檔案管理工作進入市場以后，就要研制一套與市場經(jīng)濟接軌的管理制度。通過改變現(xiàn)有的計劃經(jīng)濟管理模式，檢查地制度檔案管理模式，建立健全勘察體制，要求各個環(huán)節(jié)之間相互咬合形成一套系統(tǒng)化的管理模式，這樣能利于地質(zhì)行業(yè)的發(fā)展。也能發(fā)現(xiàn)地下的可用資源，通過開發(fā)與利用，能實現(xiàn)地質(zhì)檔案的社會化管理模式。在建設(shè)中為更好的維系檔案管理的完整性與連續(xù)性，就要擴大其信息共享模式，轉(zhuǎn)化勞動成果從而減少重復(fù)性勞動，讓檔案管理工作的開展更具高效性。

綜上所述，近年以來，我國在檔案管理工作方面取得了較大的成就，但是我們也不能忽略現(xiàn)階段在我國檔案管理工作中存在弊端，所以要適度的開發(fā)期觀了陌生，深化期發(fā)展理念，借助于信息化管理體制，讓其發(fā)揮最大的張艷紅用。所以在未來的檔案開發(fā)工作推進中，相關(guān)企業(yè)一定要積極地采用現(xiàn)代化的管理模式來促進管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化以及制度化，進而也能為人們的生命以及財產(chǎn)安全提供必要的保障。

（作者單位：陜西省國土資源信息中心）