紙質檔案與電子檔案互動發(fā)展的探討

文/郭金光 唐偉

紙質檔案與電子檔案互動發(fā)展的探討

文/郭金光 唐偉

自從有了計算機和電子文件，其便捷性改變了世界。從紙質檔案到發(fā)展電子檔案，圍繞電子檔案的真實性，人們開展了探討，紙質文件管理的經驗和信息技術促成了電子文件管理的完善。電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，電子檔案最終將取代紙質檔案

隨著國家檔案局新的《歸檔文件整理規(guī)則》（2015）的頒布，圍繞著紙質檔案與電子檔案的關系、雙套制等問題也展開了爭論。筆者聯(lián)想到多年前馮惠玲教授寫過《電子文件與紙質文件管理的共存與互動》一文，仔細學習至今仍然具有指導意義，下面結合近年來的工作實踐，談談個人對紙質檔案、電子檔案互動發(fā)展的看法。

紙質檔案與電子文件共存階段

自從計算機文字處理技術在上個世紀八十年代獲得突破以來，國人告別了機械式打字機時代，從四通打字機到微機，從拼音輸入法、五筆輸入法，再到現(xiàn)在的人工智能語音輸入，行政公文的制作打印由“雞啄米”式機械打印機過渡到電子計算機驅動針式、噴墨、激光打印機時代，完全淘汰了過去公文人工謄寫和機械式打印。公文的處理和檔案的歸檔也逐步變化，從鋼筆起草初稿、修改、領導簽發(fā)，到打字室打印、蓋章分發(fā)，逐步過渡到在計算機上起草、修改，形成定稿，然后簽發(fā)，蓋章，網上分發(fā)，體現(xiàn)在檔案上就是歸檔紙質文件的定稿從原來的手寫稿到現(xiàn)在的機打稿。

在該階段，大家想到的第一問題就是存在于計算機中的電子文檔的保存、備份和安全問題，以及不被計算機病毒感染，能被升級后的系統(tǒng)識別（操作系統(tǒng)和應用軟件）；經過一段時間的探索后，大家覺得檔案最重要的特性就是憑證性，如何來證明電子文件的真實性，圍繞這個問題，以安徽省檔案局為代表的檔案部門制定了以文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案為主的三個檔案行業(yè)標準，之后國家檔案局及一些省市也進行了試點，基本解決了電子文件歸檔的一些問題。

這一階段的主要特征是歸檔和利用以紙質檔案為主，電子文件為輔，逐步過渡到檔案以數(shù)字化副本形式提供利用。在公文的處理和流轉階段也是以紙質文件為主，突出特點就是文件的簽發(fā)是在紙質文件上進行，有的單位雖然有電子公文傳輸系統(tǒng)，但在文件處理階段的簽發(fā)環(huán)節(jié)依然在紙質文件上簽發(fā)，歸檔依然只能歸紙質的。電子文件雖然實際應用，但歸檔時沒法采集元數(shù)據(jù)，不能作為檔案，按照國家檔案局的要求，這一部分電子文件叫原生電子文件，也要進行收集和管理。我們曾經進行過一個實驗，選取市編辦2009年至2013年的紙質檔案和電子文件，以紙質檔案為藍本，與電子文件進行比較，加紅頭和印章，再對文件簽發(fā)單進行掃描，之后合成為一個PDF文件，以檔號命名，代替全文掃描。好處是不用全部掃描，一份文件只掃一頁（簽發(fā)單），減小存儲空間，能進行全文識別，缺點是程序復雜，效率低下。

馮慧玲教授對雙套制和雙軌制有一個解釋。雙套制是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”，主要通過對紙質檔案的掃描等方式，就是紙質文件的數(shù)字化過程，雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。雙軌制是指在文件生成、運轉過程中二者的共存，即兩種版本文件同步隨業(yè)務流程運轉。實行雙軌制的機構在文件（包括收文、發(fā)文和內部文件）進入運轉程序時就形成電子和紙質兩種版本，業(yè)務人員要對同樣內容的兩種文件進行重復或部分重復辦理。特點是全程共存，電子文件也是“原始文本”，生成時即具有效力，參與相關的事務處理，如果管理完善，可以有全面的元數(shù)據(jù)，是完整意義上的電子文件。

電子檔案與紙質檔案并存階段

以這次國家檔案局新頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》為契機，體現(xiàn)在：一是《規(guī)則》在適用范圍上包含紙質和電子文件材料，電子文件還包括格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等），使之有序化的過程；二是在整理原則上，要求歸檔文件整理應符合文檔一體化管理要求，便于計算機管理或計算機輔助管理，歸檔文件整理應保證紙質文件和電子文件整理協(xié)調統(tǒng)一；三是給出了檔號的編制方法，檔號的結構為：全宗號-檔案門類代碼·年度-保管期限-機構（問題）代碼-件號，便于電子文件的命名和與紙質檔案的對應；四是檔號章的標示規(guī)定，電子文件可以由系統(tǒng)生成歸檔章樣式或以條形碼等其他形式在歸檔文件上進行標識；五是目錄的規(guī)定，歸檔文件目錄推薦由系統(tǒng)生成或使用電子表格進行編制；六是歸檔電子文件的格式轉換、元數(shù)據(jù)收集、歸檔數(shù)據(jù)包組織、存儲等整理要求，要求參照《數(shù)字檔案室建設指南》的規(guī)定執(zhí)行。雖然這個文件多數(shù)地方是講紙質檔案歸檔的，但也是第一次系統(tǒng)的對電子文件的歸檔提出了要求。2012年，國家檔案局印發(fā)的《電子檔案移交與接收辦法》，首次提出了電子檔案的概念，指出：電子檔案是指機關、團體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務過程中形成的對國家和社會具有保存價值并歸檔保存的電子文件。因此《規(guī)則》中的歸檔電子文件就是《辦法》中的電子檔案。

在《數(shù)字檔案室建設指南》中文書類電子檔案質量要求有：1.完整性要求，2.版面格式要求，3.文件格式要求，4.元數(shù)據(jù)捕獲要求，5.封裝要求。電子文件的歸檔涉及到元數(shù)據(jù)、電子簽名、版式文件、封裝、安全認證等核心技術，前提條件是單位實現(xiàn)文檔一體化管理，在OA系統(tǒng)上能實現(xiàn)文件的辦理（處理），有電子的簽發(fā)過程能被系統(tǒng)記錄，檔案管理系統(tǒng)能捕獲這些元數(shù)據(jù)信息。歸檔電子公文內容應包括：歸檔文件目錄、簽發(fā)稿（包括修改痕跡）、版式文件、擬稿單或承辦單、歸檔文件元數(shù)據(jù)、附件等。有條件的單位應選擇在線歸檔方式，歸檔電子公文應真實展現(xiàn)所載內容并可供調取查用，電子公文與其元數(shù)據(jù)應建立持久有效的關聯(lián)，并確保電子公文及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無缺、來源可靠且未被非法更改，確保在信息交換、存儲和顯示過程中發(fā)生的形式變化不影響電子公文內容真實、完整。目前，在一些試點城市，這些都是完全可以實現(xiàn)的，并且已經開始接收。也就是說，進入到了一個紙質檔案與電子檔案并存的雙軌制階段。

這一階段的特點是歸檔和利用以電子檔案為主，歸檔時以電子檔案為源，打印紙質檔案為副本。偶然也會出現(xiàn)只有紙質文件沒有電子檔案的，紙質文件需歸檔時要進行掃描，但絕大多數(shù)是電子檔案，隨著技術的發(fā)展，紙質的會越來越少。這一階段，電子檔案的內容會越來越多，如公務電子郵件、網頁、音視頻文件，數(shù)碼照片等，有些就沒有辦法轉換為紙質的副本，只有電子檔案。

馮慧玲教授指出，電子檔案最大挑戰(zhàn)是如何建立公眾的信任，主要集中在兩條路線上：技術和管理。技術上前面提到的元數(shù)據(jù)技術、封裝技術、數(shù)字簽名技術等。管理的一些思路是從紙質文件管理的經驗中汲取而來的，來源原則是電子文件管理從紙質檔案管理中獲取的最有價值的生命之核。對于電子文件而言，來源原則仍然可以奉為圭皋，區(qū)別僅僅在于從主要指導檔案實體單元的組織，轉變?yōu)橹笇﹄娮游募杀尘暗睦斫?、揭示和維護，用來源的真實性證實電子文件內容的真實性。

完全電子檔案階段

在經過了一個漫長的“雙軌歸檔”互動后，“無紙化”必然成為必然。當然只要電子文件的安全性沒有得到完全保證，人們就需要以紙質文件形式生效或將紙質副本作為重要的備份加以保存，“雙軌制或雙套制”就會存在。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。馮慧玲教授認為，電子文件與紙質文件管理共存的二元格局將會持續(xù)相當長時間，“無紙化”必然經歷一個漫長的漸進過程，在沒有充分把握保障電子文件長久真實性時，不輕言放棄紙質文件陣地，充分、有效、巧妙地利用兩種文件的特點實現(xiàn)管理優(yōu)勢互補，有利于我們在文件、檔案管理的重大變革時期最大限度地把握主動。

我們欣喜的看到，2015年12月11日財政部、國家檔案局新修訂的《會計檔案管理辦法》第八條規(guī)定：同時滿足下列條件的,單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案。一則網上的消息《上海自貿區(qū)召開“單套制”管理復制推廣會》，則全面推動了檔案的“單套制”工作，2016年11月17日，浦東新區(qū)在上海自貿試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局召開自貿試驗區(qū)電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理復制推廣會，上海保稅區(qū)管理局2015年以來，順應辦公無紙化和各項業(yè)務信息化的發(fā)展趨勢，依托《中國（上海）自由貿易試驗區(qū)條例》的法制保障和政策優(yōu)勢，結合上海自貿試驗區(qū)電子政務建設的實踐，開展了電子文件歸檔和電子檔案“單套制”管理模式探索。它顛覆性地改變了傳統(tǒng)的文件收集、整理和歸檔方式，將電子文件管理嵌入文件形成、運轉、管理、利用的源頭和全生命周期，從而實現(xiàn)電子檔案的全程化、專業(yè)化管理，通過一年多的努力，國家級檔案科研項目《探索電子文件歸檔和電子檔案管理新模式》研究成果通過鑒定，試點單位建成了相關工作機制、制度和流程，研發(fā)應用了與之相適應的系統(tǒng)平臺。會議的召開也標志著電子文件歸檔和電子檔案“單套制”這一創(chuàng)新管理模式將在整個自貿試驗區(qū)范圍內全面推廣實施。

（作者單位：漢中市檔案局）