陜西高校檔案網(wǎng)站調(diào)查分析研究

文/吳曉茹

陜西高校檔案網(wǎng)站調(diào)查分析研究

文/吳曉茹

高校檔案網(wǎng)站是高校檔案館對(duì)外宣傳和交流的窗口，也是為用戶提供檔案信息服務(wù)的重要途徑之一，本文以陜西省高校檔案網(wǎng)站為研究對(duì)象，分析了我省高校檔案網(wǎng)站的建設(shè)現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并針對(duì)問(wèn)題提出了改進(jìn)措施

高校檔案網(wǎng)站一方面向用戶展示檔案館在檔案制度建設(shè)、網(wǎng)上辦公、檔案資源編研等方面的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平，另一方面以高效、準(zhǔn)確、全面的方式為用戶提供檔案信息資源查詢和業(yè)務(wù)辦理等服務(wù)，是高校檔案館對(duì)外宣傳和交流的窗口，是高校檔案信息資源的數(shù)字化平臺(tái)，也是高校檔案工作接受上級(jí)主管部門(mén)檢查的考核指標(biāo)之一。

一、陜西省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀分析

截止2017年1月1日，陜西省現(xiàn)有普通高等學(xué)校81所（不含西藏民族大學(xué)和軍事院校），擁有獨(dú)立域名地址且可訪問(wèn)的高校檔案網(wǎng)站有18所，由此可見(jiàn)，陜西省高校中利用Internet開(kāi)展檔案信息服務(wù)的學(xué)校共有24所，占總數(shù)的30%。

（一）網(wǎng)站設(shè)計(jì)方面

通過(guò)百度引擎訪問(wèn)上述24所檔案網(wǎng)站，發(fā)現(xiàn)僅有西安交通大學(xué)1所檔案網(wǎng)站設(shè)有英文版的檔案館簡(jiǎn)介和服務(wù)指南；有33%的高校開(kāi)通了可以實(shí)現(xiàn)的“站內(nèi)搜索”和“訪問(wèn)量統(tǒng)計(jì)”功能；所有網(wǎng)站都設(shè)置了“友情鏈接”欄目并給用戶提供了辦公電話、辦公地點(diǎn)、電子郵箱等聯(lián)系方式。

（二）業(yè)務(wù)建設(shè)方面

高校檔案網(wǎng)站的業(yè)務(wù)建設(shè)反映了該校檔案工作的開(kāi)展情況，在上述24所檔案網(wǎng)站中，75%的高校檔案網(wǎng)站都包含了“本館簡(jiǎn)介”、“通知公告”和“服務(wù)指南”這3個(gè)欄目，欄目?jī)?nèi)容也比較扎實(shí)；有50%的高校檔案網(wǎng)站中建立了“檔案管理系統(tǒng)”接口，但外網(wǎng)不能訪問(wèn)；在“檔案征集”方面，有38%的高校檔案部門(mén)發(fā)布了相關(guān)的通知、管理辦法等，取得突出成績(jī)的是西安交通大學(xué)的杰出校友影存征集、離退休職工傳記征集等。

（三）檔案資源服務(wù)方面

在上述24所高校中，有83%的高校檔案網(wǎng)站在“本館簡(jiǎn)介”或“本館概況”中介紹了其館藏情況；有29%的高校開(kāi)通了檔案在線查詢功能；有21%的高校開(kāi)通了畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢功能；有67%的高校檔案網(wǎng)站提供了網(wǎng)上展覽、校史展等特色檔案服務(wù)；有33%的高校開(kāi)展了檔案編研、數(shù)字蘭臺(tái)等學(xué)術(shù)資源編纂工作。

二、陜西省高校檔案網(wǎng)站存在問(wèn)題

（一）檔案網(wǎng)站建設(shè)意識(shí)不強(qiáng)

如前所述，陜西省高校中建立獨(dú)立檔案館網(wǎng)站的僅有19所，僅占總數(shù)的23%。在訪問(wèn)高校網(wǎng)站時(shí)發(fā)現(xiàn)，大部分高校檔案館（室）不是一個(gè)獨(dú)立處（室），而隸屬于學(xué)校黨政辦公室，檔案工作只是黨政辦某個(gè)科（室）的工作內(nèi)容之一，容易被黨政辦的主要行政事務(wù)“沖談”，造成“邊緣化”而不被重視。

（二）網(wǎng)站結(jié)構(gòu)不清晰，網(wǎng)頁(yè)更新不及時(shí)

個(gè)別高校檔案網(wǎng)站的功能定位不明確，重點(diǎn)不突出，網(wǎng)站的欄目設(shè)置不合理，導(dǎo)致用戶在訪問(wèn)時(shí)如同走進(jìn)迷宮，很難發(fā)現(xiàn)所需要的信息資料。一些網(wǎng)站更新不及時(shí)，網(wǎng)站的“通知公告”欄目中有的半年更新一次，有的兩到三年才更新一次；網(wǎng)站的“友情鏈接”欄目中，95%以上的高校都存在失效鏈接。此外，個(gè)別網(wǎng)站的頁(yè)面設(shè)計(jì)缺乏美感、生動(dòng)性，網(wǎng)頁(yè)排版擁擠，字體和圖片過(guò)于細(xì)小，缺乏視頻、flash等能夠提升視覺(jué)效果的檔案內(nèi)容，對(duì)網(wǎng)站的用戶體驗(yàn)效果帶來(lái)很大影響。

（三）檔案業(yè)務(wù)建設(shè)情況不盡理想，檔案網(wǎng)絡(luò)資源匱乏

在訪問(wèn)的24個(gè)檔案網(wǎng)站中，雖然有超過(guò)50%的高校都設(shè)置了“網(wǎng)上辦公”欄目，但基本上都基于該校校園網(wǎng)建設(shè)，外網(wǎng)不能訪問(wèn)。多數(shù)網(wǎng)站存在空設(shè)欄目的現(xiàn)象，表現(xiàn)在個(gè)別欄目下無(wú)內(nèi)容或顯示“正在建設(shè)中”、“無(wú)法打開(kāi)此頁(yè)”，從而降低了用戶的訪問(wèn)熱情，造成網(wǎng)站的訪問(wèn)量過(guò)低。

（四）檔案資源服務(wù)利用范圍狹窄，深度不夠

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，很多高校在檔案查詢和交流互動(dòng)方面不能滿足用戶的需求。高校館藏檔案數(shù)字化工作相對(duì)滯后，導(dǎo)致網(wǎng)站的查詢服務(wù)不夠深入，不能滿足用戶的查詢需求。在網(wǎng)站與用戶的交流互動(dòng)方面，約80%的高校僅提供了聯(lián)系電話等單向交流方式，交流互動(dòng)性不強(qiáng)，雖然提供了“留言板”、“館長(zhǎng)信箱”等可與用戶信息交流，幫助用戶解疑釋惑的欄目，但存在對(duì)用戶問(wèn)題反饋不及時(shí)的現(xiàn)象。

三、高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)策略

（一）注重網(wǎng)站前期規(guī)劃，做好網(wǎng)站的總體設(shè)計(jì)工作

網(wǎng)站開(kāi)發(fā)是一門(mén)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，有特定的工作流程，只有遵循這個(gè)步驟，按部就班的一步步來(lái)，才能設(shè)計(jì)出一個(gè)滿意的網(wǎng)站，其前期規(guī)劃主要包括：用戶需求分析、功能定位、內(nèi)容規(guī)劃、技術(shù)解決方案、建設(shè)費(fèi)用、后期維護(hù)及拓展等方面。

1.網(wǎng)站用戶需求分析和功能定位是網(wǎng)站能否建設(shè)成功的決定因素之一。目前高校檔案館網(wǎng)站的服務(wù)對(duì)象主要是檔案管理人員、該校師生、校友及其所在單位，網(wǎng)站的使用目的主要是檔案業(yè)務(wù)辦理或檔案信息資源服務(wù)利用，因此，資源型網(wǎng)站是目前高校檔案館建設(shè)網(wǎng)站的主要類(lèi)型之一。

2.網(wǎng)站整體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)要遵循突出重點(diǎn)、平衡協(xié)調(diào)的原則，合理布置各版塊；網(wǎng)頁(yè)顏色搭配要以提升用戶視覺(jué)效果為目的，可加入能展現(xiàn)學(xué)校辦學(xué)歷史和辦學(xué)特色的元素提高網(wǎng)站的藝術(shù)性和可讀性；網(wǎng)站導(dǎo)航欄目的設(shè)置不但要做到“提綱挈領(lǐng)、點(diǎn)題名義”，而且還要層層遞進(jìn)，避免混淆?？梢酝ㄟ^(guò)全局導(dǎo)航、路徑導(dǎo)航、快捷導(dǎo)航、相關(guān)導(dǎo)航等特色導(dǎo)航服務(wù)，為用戶提供清晰直觀的指引，達(dá)到更好地網(wǎng)站體驗(yàn)效果。

3.網(wǎng)站的技術(shù)解決方案是決定網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量和功能擴(kuò)展的主要因素，因此，檔案館要按照有利于技術(shù)發(fā)展和便于網(wǎng)站功能模塊對(duì)接的原則，并考慮與目前主流瀏覽器兼容的因素，在條件允許的前提下采用標(biāo)準(zhǔn)、主流的開(kāi)發(fā)工具、開(kāi)發(fā)語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)以及所適用的操作系統(tǒng)等。此外，網(wǎng)站的建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，有很強(qiáng)的路徑依賴(lài)性，開(kāi)發(fā)網(wǎng)站前要確定好網(wǎng)站的域名，一旦確定后期不能更改，否則會(huì)影響網(wǎng)站更新和維護(hù)。

（二）加強(qiáng)檔案館基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，促進(jìn)檔案資源整合

1.加強(qiáng)高校檔案制度建設(shè)。各高校檔案網(wǎng)站都設(shè)立了“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”、“服務(wù)指南”、“規(guī)章制度”等欄目，但調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)高校的檔案管理制度長(zhǎng)期沒(méi)有得到修訂，制度的內(nèi)容已不能適應(yīng)新形勢(shì)下學(xué)校檔案工作發(fā)展的需求。因此，高校檔案部門(mén)應(yīng)遵循檔案工作的規(guī)律，以便于操作和執(zhí)行為目的，按照學(xué)校檔案實(shí)體形式以及檔案在立卷、歸檔、查閱、銷(xiāo)毀等各方面的具體要求進(jìn)行刪除、修改、補(bǔ)充和完善[4]，特別是高校各類(lèi)檔案的歸檔范圍和保管期限表的修訂，要針對(duì)本校實(shí)際的歸檔部門(mén)以及各部門(mén)的職責(zé)范圍、工作內(nèi)容等具體設(shè)置，否則難以確保檔案的齊全性和完整性，還直接影響到后期檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作。

2.廣泛開(kāi)展檔案的征集、編研和宣傳工作。高校檔案館應(yīng)解放思想，采用靈活多樣的征集方式，廣泛向全體師生、校友及其親屬、社會(huì)關(guān)心人士征集學(xué)校辦學(xué)發(fā)展過(guò)程中涉及人、事、物、景的珍貴文獻(xiàn)文物，并加強(qiáng)與學(xué)校其他部門(mén)間的合作交流，促進(jìn)檔案資源建設(shè)與整合。同時(shí)，以檔案征集促進(jìn)檔案編研工作的開(kāi)展，不斷開(kāi)發(fā)校史、校志、大事記以及杰出校友、優(yōu)秀師生等專(zhuān)題檔案，并運(yùn)用多媒體及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將檔案資源以照片、視頻的形式展現(xiàn)，不斷增加其文化性和趣味性，吸引用戶眼球，增加網(wǎng)站的訪問(wèn)量。還可通過(guò)宣傳欄、校報(bào)、網(wǎng)站、微信等傳統(tǒng)媒體與新興媒體相結(jié)合的方式開(kāi)展特色檔案展覽，在宣傳普及檔案知識(shí)、傳播檔案文化的同時(shí)，建立與用戶溝通交流的橋梁，從而打破檔案的“神秘形象”，開(kāi)創(chuàng)檔案共創(chuàng)共享的局面。

3.加快館藏檔案數(shù)字化和檔案工作信息化步伐。高校檔案管理部門(mén)應(yīng)按照國(guó)家對(duì)檔案資源“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略部署，盡快推進(jìn)館藏檔案的數(shù)字化進(jìn)程，同時(shí)，要結(jié)合學(xué)校整體信息化工作安排及要求，考慮與學(xué)校其他部門(mén)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效對(duì)接，建立檔案“網(wǎng)上歸檔-網(wǎng)上查檔-網(wǎng)上閱檔”的一體化檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)電子文件的即時(shí)歸檔和檔案全文檢索等功能，不斷提高檔案管理效率和服務(wù)水平。

（三）利用科技創(chuàng)新手段，提升檔案服務(wù)質(zhì)量

1.樹(shù)立社會(huì)化服務(wù)意識(shí)。高校檔案館要突破校內(nèi)服務(wù)理念，不斷擴(kuò)大網(wǎng)站的服務(wù)范圍，通過(guò)建立一系列服務(wù)系統(tǒng)平臺(tái)，如檔案管理系統(tǒng)、畢業(yè)生相冊(cè)、畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢系統(tǒng)、出國(guó)翻譯系統(tǒng)、學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證系統(tǒng)等，將網(wǎng)站的服務(wù)對(duì)象從校內(nèi)師生、校內(nèi)單位拓寬到校友及校外用人單位等社會(huì)群體，從而不斷提高網(wǎng)站的知名度和利用率。

2.強(qiáng)化網(wǎng)站的檢索利用服務(wù)功能。網(wǎng)站檢索是網(wǎng)站服務(wù)的核心功能，因此，高校檔案網(wǎng)站應(yīng)主動(dòng)為用戶提供諸如“站內(nèi)搜索”、“全文檢索”等可以幫助用戶快速、準(zhǔn)確、全面找到所需信息的檢索功能，還應(yīng)該為用戶提供可能需求的相關(guān)網(wǎng)站的鏈接服務(wù)，如兄弟院校檔案網(wǎng)站、國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)性檔案網(wǎng)站以及國(guó)外一些知名高校的檔案網(wǎng)站等。

3.增進(jìn)與用戶的互動(dòng)交流服務(wù)。檔案館網(wǎng)站應(yīng)增加對(duì)Email、館長(zhǎng)信箱、留言板、微信等網(wǎng)絡(luò)社交手段的應(yīng)用，加強(qiáng)與用戶的交流溝通，從而深入了解用戶的需求并從中發(fā)現(xiàn)用戶所關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題，不斷促進(jìn)檔案網(wǎng)站的資源建設(shè)和功能完善。

（作者單位：西安建筑科技大學(xué)檔案館）