企業(yè)數(shù)字檔案室集成管理模式研究

萬恩德 李 璐/上海大學圖書情報檔案系

隨著國家檔案事業(yè)信息化進程的快速推進，企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)也有了深入的發(fā)展。在浙江省、江蘇省、江西省、青島市、上海市等省、市檔案行政管理部門的大力推動下，一部分集團、企業(yè)建成了一批高質(zhì)量、示范性的企業(yè)數(shù)字檔案室。雖然近十年來我國企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)取得了一定成績，且部分企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)了“存量數(shù)字化、增量電子化”，但由于頂層設(shè)計的缺失、標準規(guī)范體系的不完善，本應(yīng)互聯(lián)共通、共建共享的數(shù)字檔案室已然成為“信息孤島”。為避免數(shù)字檔案室在建設(shè)過程中“單打獨斗”“各自為政”，建設(shè)集成式數(shù)字檔案室成為絕大多數(shù)企業(yè)的選擇。

集成是一個過程、一種方法、一種思維，集成不是簡單的資源匯集、區(qū)域集中，而是要融入創(chuàng)造性思維等智力因素，使各項集成要素之間能互相匹配，從而形成更加有序的整體結(jié)構(gòu)，使集成以后的整體發(fā)生質(zhì)的躍變[1]。管理主體、管理客體（對象）、管理方法是集成管理空間結(jié)構(gòu)的三個要素，集成管理的本質(zhì)是集成要素的整合、優(yōu)勢的互補，當投入或整合的要素達到一定量時，集成能量便開始發(fā)生膨脹裂變，管理效果因而急劇放大[2]。企業(yè)數(shù)字檔案資源的集成管理同樣發(fā)生在管理的主體、客體和方法三個維度上。根據(jù)集成要素的區(qū)別，集成式企業(yè)數(shù)字檔案室的建設(shè)模式可分為基于管理客體集成的“金字塔”模式、基于管理方法集成的內(nèi)部協(xié)同模式和基于管理主體集成的戰(zhàn)略聯(lián)盟模式三種。

1 基于管理客體集成的“金字塔”模式

數(shù)字檔案信息資源作為企業(yè)檔案工作的管理客體，是企業(yè)數(shù)字檔案室集成管理的基礎(chǔ)，檔案信息資源集成的目標是將分布在不同地方或不同管理系統(tǒng)中的異構(gòu)、異質(zhì)的檔案信息進行有效集成，實現(xiàn)區(qū)域間檔案管理系統(tǒng)的互聯(lián)互通和信息共享，建設(shè)“檔案云平臺”，從而解決數(shù)據(jù)、信息、知識之間的有效轉(zhuǎn)化和統(tǒng)一利用的問題[3]。為加大檔案信息資源的整合力度，避免形成“信息孤島”，很多地區(qū)發(fā)展出了以檔案信息資源為集成核心，以檔案行政管理部門為主導，以公司、企業(yè)較為集中的工業(yè)園區(qū)檔案管理中心為中介，以企業(yè)數(shù)字檔案室為節(jié)點的“金字塔”形區(qū)域性集成式數(shù)字檔案室模式。

1.1 “金字塔”模式的基本內(nèi)涵

“金字塔”模式即“1+N+n”集成式數(shù)字檔案室建設(shè)模式，其中“1”代表區(qū)域型檔案行政管理機構(gòu)建設(shè)的“檔案云”平臺，“N”代表企業(yè)相對集中的工業(yè)園區(qū)的檔案管理中心，“n”代表工業(yè)園區(qū)內(nèi)n個公司、企業(yè)等立檔單位。2010年，麗水市檔案局啟動“1+9+N”數(shù)字檔案升級改造系統(tǒng)項目，建設(shè)以每個市（縣、區(qū)）為節(jié)點的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，為各級機關(guān)單位建成了虛擬檔案室平臺，系統(tǒng)解決了麗水市、縣各級數(shù)字檔案資源集中管理問題，實現(xiàn)了數(shù)字化檔案成果的收、管、存、用，全面解決了市、縣各部門原先存在數(shù)字檔案管理分散、建設(shè)參差不齊、存在信息孤島等問題[4]?！敖鹱炙蹦Ｊ揭蚱浼沙杀竞侠怼踩禂?shù)較高、集成難度系數(shù)較低，成為集成式企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的優(yōu)先選擇[5]。

“金字塔”模式檔案信息集成共享平臺的建設(shè)體現(xiàn)出明顯的文件運動過程思想，它將電子文件運動視為一個連續(xù)統(tǒng)一體，其中各企業(yè)數(shù)字檔案室負責檔案信息資源的生成，利用“檔案云”平臺的建設(shè)成果；工業(yè)園區(qū)檔案管理中心承擔著電子文件中心的職能，負責本區(qū)域內(nèi)企業(yè)檔案進行收集、鑒定、整合和信息安全維護，是企業(yè)數(shù)字檔案室和“檔案云”平臺的中介部分；“檔案云”平臺是區(qū)域數(shù)字檔案信息資源長期安全保管平臺，它通過與OA系統(tǒng)的無縫對接完成歸檔和元數(shù)據(jù)錄入，實現(xiàn)檔案有序管理、鑒定、統(tǒng)計、利用，能夠維護平臺安全和信息安全，實現(xiàn)檔案信息資源最大程度的集成。

1.2 “金字塔”模式的建設(shè)優(yōu)勢

集成成本優(yōu)勢。相比于機關(guān)和事業(yè)單位，企業(yè)追求的是盈利，現(xiàn)代企業(yè)的一切管理活動都是以設(shè)計最佳價值鏈、追求企業(yè)價值的最大化為目標。企業(yè)數(shù)字檔案室在建設(shè)過程中，首要考量的也是數(shù)字檔案室建設(shè)的成本/效益比。集成式企業(yè)數(shù)字檔案室的成本優(yōu)勢表現(xiàn)在兩個維度，首先是節(jié)約了建設(shè)數(shù)字檔案室的軟硬件成本。云計算環(huán)境下，各企業(yè)在建設(shè)數(shù)字檔案室的過程中只需要配備終端服務(wù)器，接入檔案云平臺即可實現(xiàn)檔案的管理和利用，這樣就避免了在云服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)交換設(shè)備、系統(tǒng)軟件等方面的重復投資，節(jié)約了企業(yè)的投資成本、設(shè)備的運營維護成本、檔案信息的安全維護成本等。其次是提高了企業(yè)的文檔工作效率。數(shù)字檔案室不是對傳統(tǒng)檔案的數(shù)字化，不是傳統(tǒng)檔案室功能的簡單模擬，更不是一個簡單的軟件系統(tǒng)，而是按照信息化環(huán)境下檔案工作的特點和要求，通過變革傳統(tǒng)檔案管理模式，實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化、工作流程的集成化和最優(yōu)化，形成一個全新的管理體系[6]。因此，“金字塔”式數(shù)字檔案室的建設(shè)能夠充分提升企業(yè)文檔運轉(zhuǎn)速度和信息流通速度，提高企業(yè)工作效率，形成集成效益。

集成信息優(yōu)勢?！敖鹱炙毙图墒綌?shù)字檔案室的本質(zhì)就是以檔案信息集成為核心的管理模式，這種模式的集成信息優(yōu)勢主要體現(xiàn)在三方面：一是完善國家檔案資源體系結(jié)構(gòu)。以“1+N+n”為結(jié)構(gòu)的集成式數(shù)字檔案室把企業(yè)檔案資源納入國家檔案行政部門的監(jiān)管中，改變了國家檔案資源體系中政務(wù)檔案“一家獨大”的局面，優(yōu)化了國家檔案資源體系的結(jié)構(gòu)。二是實現(xiàn)區(qū)域企業(yè)檔案信息資源的共建共享。企業(yè)檔案信息集成的目標是將分散在各企業(yè)、各工業(yè)園區(qū)的異質(zhì)、異構(gòu)檔案信息有效地集成在“檔案云”平臺上，實現(xiàn)園區(qū)內(nèi)企業(yè)間開放信息的共享，解決檔案信息的有效轉(zhuǎn)化和統(tǒng)一利用問題。三是推動企業(yè)信息管理的智慧化趨勢。智慧檔案建設(shè)的主要內(nèi)容是應(yīng)用大數(shù)據(jù)和云計算進行數(shù)據(jù)挖掘和智慧服務(wù)，集成共享的檔案信息云平臺的建設(shè)為智慧檔案建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。

集成服務(wù)優(yōu)勢。企業(yè)數(shù)字檔案室的集成服務(wù)是在數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化背景下，以檔案信息集成為核心，以企業(yè)檔案信息需求為主導，將企業(yè)的檔案信息資源、檔案信息系統(tǒng)、檔案信息標準規(guī)范、信息機構(gòu)、人才等諸要素優(yōu)化整合，建設(shè)集成式“檔案云”平臺，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息的即時服務(wù)和智慧化服務(wù)?！皺n案云”信息資源共享系統(tǒng)是基于B/S架構(gòu)設(shè)計的，企業(yè)數(shù)字檔案室只需要配備終端訪問設(shè)備和通用瀏覽器，就可以快速、便捷地利用數(shù)據(jù)庫所有的開放檔案信息，無需了解具體的服務(wù)機制和利用手續(xù)。

2 基于管理方法集成的內(nèi)部協(xié)同模式

目前一部分具有一定規(guī)模的民營企業(yè)銳意改革，開始探索文檔一體化管理系統(tǒng)、虛擬檔案室系統(tǒng)、電子文件中心建設(shè)工作，尋找符合企業(yè)實際情況的數(shù)字檔案室集成模式。但企業(yè)的特殊性決定了企業(yè)自身沒有能力主導建構(gòu)“金字塔”形的集成式數(shù)字檔案室，需要以企業(yè)內(nèi)部檔案管理方法的集成、協(xié)同作為現(xiàn)階段企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的突破口。內(nèi)部協(xié)同模式是基于企業(yè)檔案管理的“業(yè)務(wù)流程重組”“組織架構(gòu)重組”理念所提出的，主要是針對企業(yè)的檔案管理流程和檔案管理手段進行的集成。就目前而言，企業(yè)檔案管理方法的內(nèi)部協(xié)同主要有三種協(xié)同模式，即以“文檔一體化”為標志的文檔協(xié)同管理模式、數(shù)字檔案室與企業(yè)信息中心合并建設(shè)的信息協(xié)同管理模式、集團和分公司一體建設(shè)數(shù)字檔案室的組織架構(gòu)協(xié)同模式。

2.1 文檔協(xié)同管理模式

文檔一體化是檔案管理的一種重要思想，隨著信息化的不斷深入，文檔一體化因管理環(huán)境的優(yōu)化、信息技術(shù)的發(fā)展而煥發(fā)新的生機。信息化條件下文檔一體化管理的實質(zhì)就是對電子文件進行全程管理，其中包括文件和檔案生成一體化、管理一體化以及利用一體化在內(nèi)的從現(xiàn)行文件到館藏檔案整個運動過程的全面控制[7]。建設(shè)基于管理方法集成的企業(yè)數(shù)字檔案室要理順企業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)流程，把數(shù)字檔案室的建設(shè)要求和標準融入單位信息化的各個環(huán)節(jié)，在信息系統(tǒng)需求分析和系統(tǒng)功能設(shè)計階段就充分考慮到電子文件的歸檔和長期保存的要求，即文件開始在OA系統(tǒng)生成時，從源頭對數(shù)字檔案信息資源的生成、流轉(zhuǎn)、歸檔、保管利用等環(huán)節(jié)進行前端控制和全程管理，保證電子文件在歸檔、移交時符合檔案管理的要求，電子文件轉(zhuǎn)化為電子檔案后依然具有原始憑證性[8]。文檔協(xié)同管理是企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重要前提與基本要求，也是企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)流程重組的突破口。

2.2 信息協(xié)同管理模式

在企業(yè)檔案管理思想中，與文檔一體化有著同等地位的是圖書、情報、檔案管理的一體化。1987年我國頒行的《企業(yè)檔案管理辦法》中就明確提出要對企業(yè)檔案進行集中統(tǒng)一管理，建設(shè)綜合化、現(xiàn)代化的企業(yè)檔案信息中心[9]。隨著企業(yè)信息化建設(shè)的不斷深入和企業(yè)間競爭方式發(fā)生變革，企業(yè)充分認識到組織內(nèi)外部信息的收集和集成在企業(yè)競爭中的地位和價值，部分企業(yè)依托企業(yè)綜合檔案室建設(shè)企業(yè)檔案信息中心，集中負責企業(yè)情報、檔案信息的采集、整理，為企業(yè)領(lǐng)導和各個部門提供信息服務(wù)。集成式企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)理念提出后，企業(yè)內(nèi)部的檔案工作機構(gòu)設(shè)置和運行機制也順勢發(fā)生變革。在美國、德國等西方國家，許多企業(yè)為實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息（現(xiàn)行文件、檔案）和外部信息（圖書、資料、情報）的統(tǒng)一領(lǐng)導、組織協(xié)調(diào)和集中管理，以信息協(xié)同管理為基礎(chǔ)，以企業(yè)信息中心為依托，構(gòu)建集成式企業(yè)數(shù)字檔案室，集中統(tǒng)一管理企業(yè)的內(nèi)外部信息，適應(yīng)新形勢下企業(yè)競爭的需要[10]。

2.3　組織架構(gòu)協(xié)同模式

多數(shù)大型集團企業(yè)在建設(shè)集成式數(shù)字檔案室的過程中更偏向于進行企業(yè)內(nèi)部檔案管理架構(gòu)的重組。在激烈的市場競爭的催逼下，企業(yè)管理者清晰地認識到現(xiàn)行等級分明的“以總部為中心、覆蓋下屬企業(yè)”的網(wǎng)格式企業(yè)檔案管理體制無法滿足企業(yè)檔案信息資源高度集中共享的需要。美國的部分企業(yè)以信息化技術(shù)發(fā)展為契機，開始探索信息集中下的“分散管理模式”，即檔案實體依舊實行分散管理，但對數(shù)字檔案信息進行集中管理。集成式企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)推動企業(yè)微觀檔案管理體制發(fā)生變革，集團總部和各分公司的檔案管理機構(gòu)實行協(xié)同管理機制，共建共享企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)成果，企業(yè)的檔案管理架構(gòu)向扁平化發(fā)展。以傳化集團為例，傳化集團是一個涉足多領(lǐng)域的集團企業(yè)，2005年傳化集團作為蕭山區(qū)“第一批數(shù)字檔案室試點”單位開始建設(shè)電子檔案室，公司采用“集團搭臺、分公司唱戲”的策略，即由集團檔案室負責建設(shè)檔案信息化平臺，分公司在集團統(tǒng)一的平臺上根據(jù)管理權(quán)限進行檔案的管理和利用，此舉有效解決了集團和分公司之間遠程調(diào)卷等工作中存在的問題[11]。

3 基于管理主體集成的戰(zhàn)略聯(lián)盟模式

文檔協(xié)同、信息協(xié)同或是組織結(jié)構(gòu)協(xié)同，本質(zhì)上都是針對企業(yè)內(nèi)部檔案管理架構(gòu)、策略、方法進行優(yōu)化和集成管理，而戰(zhàn)略聯(lián)盟模式下的企業(yè)數(shù)字檔案室，則是基于“企業(yè)檔案管理主體”所進行的集成管理，重點是企業(yè)間的檔案信息資源整合和共享。企業(yè)數(shù)字檔案室的聯(lián)盟模式是兩個及以上的企業(yè)為了實現(xiàn)檔案信息共建共享，通過一定的條款和合作機制結(jié)成的檔案信息資源共享、優(yōu)勢互補、要素雙向流動的企業(yè)檔案信息集成運營模式。根據(jù)企業(yè)自身特點，企業(yè)數(shù)字檔案室戰(zhàn)略聯(lián)盟的形式主要有以供應(yīng)鏈為基礎(chǔ)的縱向戰(zhàn)略聯(lián)盟和以共享價值鏈為基礎(chǔ)的橫向戰(zhàn)略兩種方式。

3.1 以產(chǎn)業(yè)鏈為基礎(chǔ)的“合縱”聯(lián)盟

2015年7月，國務(wù)院發(fā)布《關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導意見》，在第二項重點行動“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同創(chuàng)造”中明確提出：鼓勵企業(yè)通過互聯(lián)網(wǎng)與產(chǎn)業(yè)鏈各環(huán)節(jié)緊密協(xié)同，促進生產(chǎn)、質(zhì)量控制和運營管理系統(tǒng)全面互聯(lián)；構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化協(xié)同制造公共服務(wù)平臺，促進創(chuàng)新資源、生產(chǎn)能力、市場需求的集聚與對接，加快全社會多元化制造資源的有效協(xié)同，提高產(chǎn)業(yè)鏈資源整合能力[12]。企業(yè)數(shù)字檔案室的“合縱”聯(lián)盟模式就是以物聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)技術(shù)為保障，以協(xié)同化公共服務(wù)平臺為依托，對產(chǎn)業(yè)鏈環(huán)節(jié)的各個企業(yè)的檔案信息資源進行整合，整合產(chǎn)品全生命周期檔案數(shù)據(jù)，建設(shè)面向生產(chǎn)組織全過程的、統(tǒng)一的檔案信息服務(wù)平臺和集成化數(shù)字檔案室，形成同一產(chǎn)業(yè)鏈企業(yè)間檔案信息資源共建共享機制。聯(lián)盟模式的企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的重點是在產(chǎn)業(yè)鏈企業(yè)檔案信息管理部門間以契約形式達成共識，形成一個聯(lián)盟性或共建性的檔案信息集成管理平臺和集成數(shù)據(jù)庫，并在協(xié)議框架內(nèi)共建與共享聯(lián)盟數(shù)據(jù)庫。

3.2 以共享價值鏈為基礎(chǔ)的“連橫”聯(lián)盟

企業(yè)之間締結(jié)橫向聯(lián)盟，可以通過市場關(guān)聯(lián)、生產(chǎn)關(guān)聯(lián)、技術(shù)關(guān)聯(lián)的形式形成共享價值鏈，以共享價值鏈為基礎(chǔ)，形成企業(yè)間信息共享機制。隨著經(jīng)濟結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型和城市建設(shè)的優(yōu)化，越來越多的城市開始進行產(chǎn)業(yè)園和科技園建設(shè)，由于對交通、技術(shù)、信息、基礎(chǔ)設(shè)施需求具有相似性，同行業(yè)的企業(yè)通常會集聚到相近的產(chǎn)業(yè)園區(qū)內(nèi)，形成企業(yè)的“集聚效應(yīng)”?；谙嗤袠I(yè)的檔案信息需求的相似性和產(chǎn)業(yè)的集聚效應(yīng)，為節(jié)約成本，共享企業(yè)間的開放數(shù)據(jù)和相關(guān)技術(shù)，企業(yè)間形成相應(yīng)的檔案信息共享價值鏈。在集成化數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中，同一共享價值鏈的企業(yè)可以通過建設(shè)檔案資源共享池的方式進行資源的共建共享，形成具有行業(yè)、專業(yè)特色的檔案信息共享中心。在這種方式下，聯(lián)盟型數(shù)字檔案室的資源共享平臺主要是檔案資源匯集的場所，企業(yè)間通過形成有效的合作機制、利益協(xié)調(diào)機制和聯(lián)盟管理機制，對資源共享池的檔案信息資源進行管理與控制，各成員企業(yè)依據(jù)協(xié)議向檔案信息中心輸入本企業(yè)檔案信息，或從檔案信息中心輸出本企業(yè)所需檔案信息。

在當前形勢下，建設(shè)集成式企業(yè)數(shù)字檔案室是企業(yè)檔案信息化條件下的必然選擇、是企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)在要求?！敖鹱炙毙渭墒綌?shù)字檔案室、內(nèi)部協(xié)同式數(shù)字檔案室、戰(zhàn)略聯(lián)盟式數(shù)字檔案室是目前集成式企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的三種主要思路。“金字塔”形集成式數(shù)字檔案室以區(qū)域檔案行政管理部門為主導，以大數(shù)據(jù)、云計算為技術(shù)保障，常見于檔案管理現(xiàn)代化程度較高、檔案行政機構(gòu)頂層設(shè)計合理、檔案法規(guī)標準完善的東部發(fā)達地區(qū)。內(nèi)部協(xié)同式企業(yè)數(shù)字檔案室追求企業(yè)內(nèi)部的文檔、信息、情報等功能耦合形成的協(xié)同效應(yīng)，更適用于業(yè)務(wù)流程規(guī)范、組織結(jié)構(gòu)合理的集團型企業(yè)和跨國企業(yè)，這一建設(shè)模式通過對企業(yè)檔案管理流程和手段進行重組、集成，形成適應(yīng)信息化條件的全新企業(yè)微觀檔案管理體制。戰(zhàn)略聯(lián)盟模式的企業(yè)集成式數(shù)字檔案室是“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下企業(yè)數(shù)字檔案室建設(shè)的趨勢，是“互聯(lián)網(wǎng)+協(xié)同創(chuàng)造”在檔案管理領(lǐng)域的創(chuàng)新應(yīng)用。這一模式重在發(fā)揮當前企業(yè)間的集聚效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)，適用于中小型企業(yè)集聚的產(chǎn)業(yè)園、科技園、創(chuàng)新工業(yè)園區(qū)等，既能提升數(shù)字檔案室的功能，也能推動企業(yè)數(shù)字規(guī)?；l(fā)展?？傊诩傻睦砟詈瓦\用集成的技術(shù)方法是促進企業(yè)數(shù)字檔案室持續(xù)、長久發(fā)展的有效途徑。

注釋與參考文獻：

[1][2]李寶山,劉志偉.集成管理——高科技時代的管理創(chuàng)新[M].北京：中國人民大學出版社 ,1998：70,82.

[3]楊志勇.基于“集成”內(nèi)涵的機關(guān)數(shù)字檔案室建設(shè)研究[J].檔案學通訊,2012(6)：68-71.

[4]麗水“1+9+N”：國內(nèi)政務(wù)檔案信息系統(tǒng)典型案例[EB/OL].(2013-01-07). http：//www.ichina.net.cn/html/news/2013/01-07/147692.html.

[5]何曉軍.數(shù)字檔案館室一體化平臺建設(shè)實踐分析[J].浙江檔案,2016(6)：58-59.

[6]梁紹紅.如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室建設(shè)[J].浙江檔案 ,2009(6)：50-51.

[7][8]劉榮.文檔一體化與數(shù)字檔案室建設(shè)關(guān)系研究[J].浙江檔案,2016(11)：8-10.

[9][10]張斌,高大嶺,計紅勝,等.現(xiàn)代企業(yè)檔案管理體制與模式研究[A].中國檔案學會.創(chuàng)新：檔案與文化強國建設(shè)——2014年檔案事業(yè)發(fā)展研究報告集[C].中國檔案學會,2014：28.

[11]傳化集團檔案室.開拓創(chuàng)新，加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)[J].浙江檔案,2007(4)：24-25.

[12]國務(wù)院關(guān)于積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+”行動的指導意見[EB/OL].(2015-07-01). http：//www.gov.cn/zhengce/content/2015-07/04/content_10002.htm.