新媒體時代高校臨時工績效檔案的管理

文 / 溫向陽

新媒體時代高校臨時工績效檔案的管理

文 / 溫向陽

在新媒體時代下，檔案資源的巨大價值被越來越多的人認(rèn)識。文章在把握檔案對績效管理工作重要性的基礎(chǔ)上，分析檔案在績效管理應(yīng)用中存在的問題，并從創(chuàng)新角度出發(fā)，提出優(yōu)化路徑：遵守管理條例，建立資源共享關(guān)系；進(jìn)行針對管理，完善管理機(jī)制；結(jié)合媒體技術(shù)，優(yōu)化管理效率；把握時代特點(diǎn)，進(jìn)行針對培訓(xùn)。

新媒體時代；檔案；臨時工；績效

近年來，為了提升工作質(zhì)量，緩解工作壓力，我國絕大部分高校放寬了用人條件，允許部分臨時工進(jìn)入高校內(nèi)部從事日常工作。隨著臨時工人數(shù)的不斷增多，如何對臨時工進(jìn)行有效管理，如何提高臨時工的工作效率，成為高校人事部門需要重點(diǎn)思考的問題。新媒體時代利用檔案對高校后勤臨時工績效管理工作進(jìn)行優(yōu)化，是對高校臨時工績效管理的重要創(chuàng)新，能夠有效彌補(bǔ)高校后勤臨時工績效管理工作的不足，保障臨時工的權(quán)益，激發(fā)臨時工的工作熱情。

一、新媒體時代檔案在高校后勤臨時工績效管理中的重要性

高校檔案種類豐富，涉及內(nèi)容眾多，在傳統(tǒng)觀念中檔案的主要作用是記錄，對各種資料留證。但是隨著新媒體時代的到來，高校檔案管理工作得到有效革新，在新媒體的支持下，檔案資源的價值不斷提升，成為提升管理質(zhì)量、優(yōu)化人事績效的核心助力。就高校后勤臨時工績效管理工作而言，檔案主要起到四個方面的作用：

（一）記錄真實(shí)信息，反映工作狀態(tài)

現(xiàn)階段高校檔案管理水平大幅提升，在信息化的推動下，高校檔案已經(jīng)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的及時記錄、及時更新，能夠不斷搜集個人在工作中的信息，將其工作狀態(tài)、獎懲情況等記錄到個人檔案之中。而這正是搞好績效管理的基礎(chǔ)，績效管理人員只有對工作人員的實(shí)際工作情況進(jìn)行全面的掌握，才能根據(jù)績效考核標(biāo)準(zhǔn)判斷其工作質(zhì)量，評定其是否達(dá)標(biāo)。因此，檔案資源能夠?yàn)楦咝：笄谂R時工績效管理工作提供信息參考，保障績效考核的全面性和準(zhǔn)確性。

（二）指導(dǎo)績效管理，監(jiān)督績效考評

檔案資料涵蓋面廣，涉及內(nèi)容豐富，包含了大量的管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、考核文件等。這些檔案對高校后勤臨時工績效管理工作都有著重要的指導(dǎo)作用。相關(guān)管理人員在實(shí)際操作過程中，需要對相關(guān)檔案進(jìn)行整理、學(xué)習(xí)。只有充分了解管理制度，理清績效標(biāo)準(zhǔn)才能搞好績效管理工作。除了指導(dǎo)作用外，監(jiān)督部門還以檔案資料為依據(jù)對高校后勤臨時工績效管理工作進(jìn)行監(jiān)督和管理。因此，檔案資源還具有監(jiān)督績效考評、規(guī)范管理流程的作用。

（三）規(guī)范管理文件，完善管理資料

為了保障績效管理工作的有效進(jìn)行，高校需要針對該項工作進(jìn)行系統(tǒng)化的規(guī)劃，以文件的形式，制定工作手冊、工作流程、工作規(guī)范、評價標(biāo)準(zhǔn)等。并且，為了體現(xiàn)工作的規(guī)范性，所有文件的編寫還應(yīng)采取統(tǒng)一的格式、編號、版式等。而這些實(shí)際上都可以從檔案中獲取，通過對檔案資料進(jìn)行篩選應(yīng)用，不僅能夠快速準(zhǔn)確地編輯出相關(guān)文件，而且能夠保障文件的規(guī)范性、資料的完整性，對于提升高校臨時工績效管理工作效率有著重要的作用。

（四）簡化信息查詢，明確責(zé)任承擔(dān)

新媒體時代絕大多數(shù)高校都建立了數(shù)字檔案館，并實(shí)現(xiàn)了檔案資源的共享，允許已獲取訪問權(quán)限的用戶對檔案資源進(jìn)行隨時查詢和利用。相關(guān)管理人員將檔案與高校后勤臨時工績效管理融合到一起后，能夠通過網(wǎng)絡(luò)設(shè)備快速精準(zhǔn)地調(diào)取目標(biāo)信息，有效簡化了信息查詢工作，有助于監(jiān)督、調(diào)查工作的展開。數(shù)字檔案館最大的特點(diǎn)之一就是動態(tài)管理。相關(guān)管理人員能夠?qū)€體形成動態(tài)了解，及時發(fā)現(xiàn)存在的問題，明確責(zé)任的承擔(dān)，便于獎懲制度的落實(shí)。

二、新媒體時代檔案在高校臨時工績效管理實(shí)踐中存在的問題

現(xiàn)階段，高校臨時工數(shù)量的不斷增加，既為高校的發(fā)展增加了助力，維護(hù)了高校工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，也為高校管理工作帶來了新的難題，增加了高校人事管理上的困難。尤其在績效管理方面，高校一直對檔案的作用缺乏足夠的重視，難以針對臨時工開展行之有效的績效管理工作。這導(dǎo)致高校臨時工缺乏歸屬感，工作積極性不高，工作效率偏低。

（一）缺乏績效觀念，忽視績效管理

高校后勤臨時工績效管理工作一直發(fā)展緩慢，缺乏對檔案資源的利用，與現(xiàn)代新媒體存在脫節(jié)。究其原因，主要是高校對臨時工的認(rèn)知存在偏差，沒有對臨時工進(jìn)行準(zhǔn)確定位。很多高校內(nèi)部已經(jīng)形成了趨于完備的績效管理體系，但是該體系的應(yīng)用僅針對內(nèi)部正式員工。而后勤臨時工則由于工作周期較短，人員變動較大，沒有被納入到績效管理體系之中。值得注意的是，部分高校對臨時工存在一定的歧視心理，忽視臨時工在高校發(fā)展中的作用，甚至認(rèn)為沒有必要針對臨時工進(jìn)行全面的績效管理工作。這引發(fā)高校后勤臨時工工作散漫、工作態(tài)度不端正等問題[1]。

（二）檔案信息缺失，資料調(diào)取困難

對高校人事檔案資料進(jìn)行調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)高校對人事檔案較為重視，檔案信息采集準(zhǔn)確，更新迅速，能夠?yàn)楦咝？冃Ч芾砉ぷ魈峁┩晟频膮⒖假Y料。但是，這僅限于高校內(nèi)部正式員工。高校對后勤臨時工的檔案管理十分簡單，暴露出了大量的問題：高校后勤臨時工檔案信息不全面，部分臨時工僅填寫了基礎(chǔ)信息；檔案管理人員忽視信息審查，沒有對臨時工所填寫信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核實(shí)；沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換，很多高校后勤臨時工的檔案信息并沒有錄入計算機(jī)之中，無法從數(shù)字檔案館中調(diào)取相關(guān)資料；沒有形成動態(tài)的檔案信息更新機(jī)制，高校后勤臨時工的工作表現(xiàn)、獎懲情況沒有被及時納入檔案信息之中。在這種情況下，高校后勤臨時工檔案根本無法對績效管理工作起到推動作用[2]。

（三）檔案管理水平低，信息化程度不高

將檔案資源充分應(yīng)用到臨時工績效管理中的關(guān)鍵，在于實(shí)現(xiàn)檔案信息化，借助新媒體平臺對檔案信息進(jìn)行綜合性應(yīng)用。目前，雖然我國各大高校已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)檔案信息化，但是在發(fā)展水平上存在較大差距。很多高校僅完成了基礎(chǔ)性的轉(zhuǎn)型，實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，但是沒有構(gòu)建起現(xiàn)代檔案管理系統(tǒng)，在檔案信息收錄、檔案信息管理、檔案信息應(yīng)用等方面都存在較大局限。造成這種現(xiàn)象的原因主要是：高校檔案信息化流于表面，對檔案信息化重視度不夠；高校檔案管理部門信息技術(shù)水平偏低，無法構(gòu)建先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)；檔案管理與新媒體融合度不夠，沒有結(jié)合新媒體的發(fā)展對檔案管理工作進(jìn)行調(diào)整和革新。

（四）績效人員不足，管理能力偏低

人作為績效管理工作的決定性要素，影響著績效管理工作的質(zhì)量。就高校后勤臨時工績效管理工作而言，績效人員數(shù)量不足、管理人員能力偏低是阻礙該項工作順利進(jìn)行的主要原因。首先，高校沒有針對臨時工不斷增多的情況，對績效管理工作進(jìn)行調(diào)整，原有工作人員難以應(yīng)付突如其來的工作量增長；其次，新媒體時代檔案與績效管理的結(jié)合，需要管理人員具有創(chuàng)新思維、綜合能力，而現(xiàn)階段高校負(fù)責(zé)績效管理的工作人員在創(chuàng)新性、綜合性等方面都存在不足，難以滿足新媒體時代績效管理工作的需要；最后，高校忽視了績效管理團(tuán)隊的建設(shè)，團(tuán)隊整體工作水平偏低，團(tuán)結(jié)協(xié)作能力欠缺，無法勝任高難度、高要求的績效管理工作。

三、新媒體時代檔案在高校優(yōu)化臨時工績效管理中的具體路徑

（一）遵守管理條例，建立資源共享關(guān)系

為了將檔案應(yīng)用到高校后勤臨時工績效管理工作之中，我們首先要搞好檔案的編輯管理工作。在實(shí)際工作中，檔案管理人員應(yīng)做好檔案的分類、轉(zhuǎn)換、更新、修訂等工作，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行檔案的管理，嚴(yán)格篩選檔案信息，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性。在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，應(yīng)考慮到績效管理工作的需要，建立與績效管理部門的資源共享關(guān)系，允許績效管理部門工作人員對特定檔案信息進(jìn)行調(diào)取查閱。檔案信息的保密性要求檔案管理人員與績效管理部門進(jìn)行有效的溝通，強(qiáng)化績效管理人員檔案信息調(diào)閱的規(guī)范性，杜絕登陸賬號的外泄。此外，檔案管理部門與績效管理部門應(yīng)雙向互動，績效管理人員除了要對檔案信息進(jìn)行調(diào)取外，還應(yīng)將本部門搜集到的有效信息反饋給檔案管理部門，便于檔案管理部門對檔案信息進(jìn)行完善[3]。

（二）進(jìn)行針對性管理，完善管理機(jī)制

高校一直對臨時工檔案信息管理缺乏重視。檔案管理部門在高校后勤臨時工檔案管理方面存在較大缺失。在今后工作中需要對這方面進(jìn)行完善。首先，規(guī)范高校后勤臨時工檔案編寫制度，為臨時工設(shè)計具有針對性的信息填寫表，全面搜集臨時工的各項必要信息，并及時將高校后勤臨時工檔案信息錄入計算機(jī)之中，便于績效管理部門對高校后勤臨時工檔案信息進(jìn)行調(diào)取。其次，參考內(nèi)部員工檔案信息管理制度，對高校后勤臨時工檔案信息進(jìn)行及時更新，對臨時工入職、休假、獎懲、離職等信息進(jìn)行及時把控。臨時工變動較大，檔案部門應(yīng)與各部門建立溝通渠道，由各部門依靠校園網(wǎng)及時向檔案部門反饋臨時工的工作動向。最后，績效管理人員應(yīng)向臨時工介紹檔案信息對績效考核的重要性，允許臨時工登陸個人賬號，查詢個人檔案信息，并利用反饋系統(tǒng)將有疑義的地方向檔案部門和績效管理部門反映。這一方面能夠提升高校后勤臨時工的自我約束性，使其能對自身存在的問題主動進(jìn)行調(diào)整，另一方面也增加了績效管理的公平性和透明性，賦予臨時工更多的自主權(quán)利，讓其對高校更有歸屬感[4]。

（三）結(jié)合媒體技術(shù)，優(yōu)化管理效率

新媒體的不斷發(fā)展，為高校檔案管理工作、績效管理工作帶來了新的機(jī)遇，二者可以借助新媒體平臺進(jìn)行有效的融合。以微信為例，當(dāng)前微信已與公眾的日常生活緊密地聯(lián)系在一起，公眾不僅可以通過微信進(jìn)行語言溝通、獲取信息、支付商品價款，還可以借助微信實(shí)現(xiàn)信息化辦公。高?？梢酝ㄟ^開設(shè)公眾號、開發(fā)微信小程序的方式，實(shí)現(xiàn)臨時工檔案信息自助填寫，允許臨時工通過微信提交個人信息；允許各部門通過微信提交臨時工的獎懲情況；允許績效管理部門通過微信查詢檔案信息。同時，臨時工還可以通過微信進(jìn)行打卡，便于檔案管理部門記錄臨時工的工作情況。除了進(jìn)行信息搜集外，微信平臺還可以發(fā)布相關(guān)信息，績效管理部門可以將績效情況推送給臨時工，并將詳細(xì)信息推送給指定個人，便于其對自己績效考評情況進(jìn)行了解，并查找、對比檔案信息，判斷績效考評的合理性。

（四）把握時代特點(diǎn)，進(jìn)行針對性培訓(xùn)

為了保證新媒體時代的檔案能夠在高校后勤臨時工績效管理中有效發(fā)揮作用，高校應(yīng)對檔案管理人員和績效管理人員進(jìn)行有針對性的培訓(xùn)。首先，高校應(yīng)把握時代特點(diǎn)，了解新媒體普及化趨勢，幫助檔案管理人員和績效管理人員樹立新的管理思維，建立新的管理模式。其次，高校要培養(yǎng)這兩個部門工作人員的合作意識，明確工作人員在崗位中的職責(zé)范圍和能力要求，補(bǔ)齊員工能力短板，如計算機(jī)水平偏低、新媒體認(rèn)識不足等。最后，檔案管理部門應(yīng)做好自身定位，為高?？冃Ч芾砉ぷ鞣?wù)，在檔案編輯、整理過程中增加績效管理方面的考慮。檔案管理人員應(yīng)對績效管理工作有所了解，明確績效管理工作需要應(yīng)用到哪些信息，并在實(shí)際工作中予以關(guān)注[5]。

綜上所述，新媒體時代檔案在高校后勤臨時工績效管理中占據(jù)了重要的位置，為了優(yōu)化后勤臨時工績效管理工作，高校應(yīng)重視完善檔案管理工作，建立臨時工檔案信息搜集機(jī)制，提升臨時工檔案信息管理水平，并加強(qiáng)檔案管理部門與績效管理部門間的聯(lián)系，促進(jìn)部門間的合作，通過信息共享，使高校后勤臨時工績效管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。

[1]張麗娜.大數(shù)據(jù)時代高校人事檔案信息化建設(shè)的問題與對策[J].山西檔案,2017(29).

[2]姜雙雙.移動互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下用戶行為社交化變遷的探析[J].出版廣角,2016(20).

[3]崔詣晨.張美紅.績效管理:高校教師檔案管理的新常態(tài)[J].檔案與建設(shè),2016(5).

[4]李鋒.論職工績效檔案在人力資源管理中的應(yīng)用[J].現(xiàn)代商業(yè),2014(18).

[5]王濤.高職院校檔案管理對推進(jìn)事業(yè)單位績效改革的作用研究[J].教育現(xiàn)代化,2016(23).

G271；G647.24

A

1005-9652（2017）04-0060-03

（責(zé)任編輯：虞志堅）

溫向陽（1967-），男，甘肅會寧人，寧夏大學(xué)檔案館館員，研究方向：高校后勤管理、檔案管理。