“互聯(lián)網(wǎng)+”在高校檔案工作中的應(yīng)用研究

文·徐潔

“互聯(lián)網(wǎng)+”在高校檔案工作中的應(yīng)用研究

文·徐潔

檔案工作是學(xué)校行政管理工作中一個非常重要的組成部分，它既包括了高校師生的人才檔案工作，又包括了記錄學(xué)校相關(guān)活動、事件等重要信息的事務(wù)檔案工作，是一項涉及范圍廣、著力點細、跨越時間長、心思要求縝密的工作。隨著整個時代信息化發(fā)展步伐的加快，我們已然處于“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，而這個時代不可置疑地給高校的檔案工作帶來了富有改革意義的新鮮景象。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案工作中的應(yīng)用價值

（一）提高檔案管理工作的經(jīng)濟性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，僅僅是數(shù)據(jù)的采集與錄入，就要耗費不少的時間，加之全部是人力操作，期間也更加容易產(chǎn)生工作疲憊感。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中，信息的采集與輸入都通過計算機來實現(xiàn)，一方面可以減少人力的投入使用成本，另一方面也可以避免人力操作可能出現(xiàn)的失誤、無序、紊亂等問題。與此同時，當檔案的形式從書面轉(zhuǎn)向數(shù)字時（即由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案），不論是在紙張的使用與印刷，還是在檔案的存儲與安置上，都節(jié)約了不少的成本與空間。由此可見，將數(shù)字信息技術(shù)應(yīng)用到高校的檔案工作后，其整體的管理經(jīng)濟性有所提高。

（二）提高檔案使用工作的多元性

在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于每一份檔案都是以紙質(zhì)書面的形式存放在檔案室里，即使是嚴格按照一定的排列順序來存放，但因整個高校所涉及的檔案非常多，查找調(diào)閱不便，所以一般都是利用者在有特定需要不得不用到檔案時才會查找，比如教師要查閱學(xué)生的歷史檔案，學(xué)校管理人員要查找學(xué)校發(fā)展的歷史檔案等，這就導(dǎo)致檔案被查閱和使用的頻率比較低，原因單一。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中，由于檔案的調(diào)取變得極為方便，因此，一方面對于管理者來講，檔案的補充更新變得簡單便捷，使檔案的門類更加多樣、內(nèi)容更為豐富；另一方面，對于使用者來講，檔案的調(diào)取查閱變得方便直接，使利用者更愿意使用對于評判或了解某一件事情、某一個人的價值更大、憑據(jù)性更強的檔案，這無疑是提高了檔案使用工作的多元性。

（三）提高檔案對接工作的緊密性

檔案的形成、管理、存儲都是長期性的，特別是對于建校時間悠久，人員數(shù)量多的高校來講，其檔案中不乏一些時代比較久遠的文件資料。但高校的人員卻不是固定不變的，這意味著檔案工作會有一個交接更替的過程，比如檔案室的人員調(diào)遷、新增等，就會對檔案工作進行交接。在傳統(tǒng)的檔案工作中，由于都是紙質(zhì)檔案，且存放位置固定，因此當檔案數(shù)量越多時，人員在交接管理時就越容易出現(xiàn)紕漏。但是在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代里，檔案的管理與存儲等都更加有序和科學(xué)，且可以通過計算機來操作，因此，只要重視加強人才的培養(yǎng)，那么相互之間的交接就會簡便易行。另外，如果檔案需要外借，也可以通過數(shù)字信息的軌跡跟蹤流程，以避免檔案的丟失或損壞。因此，將數(shù)字信息技術(shù)運用到高校的檔案工作后，其對接工作的緊密性會得到加強。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下檔案工作的開展策略

（一）更新管理觀念，創(chuàng)新工作思路

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下開展檔案工作，高校的檔案管理人員首先要更新管理意識，創(chuàng)新工作思路。比如，過去當有新生來學(xué)校報道時，學(xué)校除了接收新生從畢業(yè)學(xué)校遞交過來的檔案外，還會以手動填寫的方式為新生創(chuàng)建檔案或者補充更新檔案，但是現(xiàn)在，則可以將新生的信息輸入到計算機中，以建立電子檔案的方式來存儲，這就是工作方式、作業(yè)工具的一種變革。又比如，具有保密性的檔案，像人事檔案、文書檔案、事務(wù)檔案等，它們在管理、外借、查閱時應(yīng)當區(qū)分對待，有針對性地管理，因此，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，高校所創(chuàng)建的電子檔案管理系統(tǒng)、管理章程方法等，在滿足檔案管理基本要求的前提下，也應(yīng)當遵循數(shù)字信息管理的相關(guān)規(guī)則，比如創(chuàng)建用戶名、設(shè)置登陸密碼、設(shè)置管理員、針對檔案使用需求或者人員的身份進行不同的權(quán)限設(shè)置等。相對于傳統(tǒng)的高校檔案工作來講，這些思路與方法都是具有變革性、創(chuàng)新性的，需要高校從上至下地去推動思維的更新。

（二）打通互聯(lián)渠道，推進數(shù)字進程

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的高校檔案工作，應(yīng)當是一個數(shù)字資源整合的過程。因此，高校應(yīng)當重視打通互聯(lián)渠道，推進數(shù)字進程。比如，新生從畢業(yè)學(xué)校來大學(xué)報道時，其人事檔案也隨之發(fā)生變動，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，學(xué)校之間、各地教育部門、教育機構(gòu)之間應(yīng)當是協(xié)同作業(yè)的，在互聯(lián)網(wǎng)這個平臺上，讓每一個學(xué)生的檔案都可以隨著學(xué)生的學(xué)習成長軌跡得到融合與更新，也就是說每一個學(xué)校的檔案工作并不是完全封閉的，而是有一個共享的區(qū)域。除此以外，檔案工作還應(yīng)當考慮到被管理者的個體差異性，在創(chuàng)建、生成、補充、更新、修改、優(yōu)化等過程中，各種檔案數(shù)據(jù)信息的處理都不能“一刀切”，特別是在檔案需要被外調(diào)、外借、查閱時，其開放程度、查閱方式等，都應(yīng)當具有針對性，因此，檔案工作是一個不斷推進數(shù)字化進程的過程，而不是停滯和封閉的過程。

（三）推行便民服務(wù)，共享有效信息

檔案是一種記錄人物或事件發(fā)展軌跡與進程的重要工具，除了記錄外，被查閱與使用也是一項非常重要的功能。由于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案的管理工作變得更加方便快捷，因此，高校也可以考慮適當?shù)?、適時地推行便民服務(wù)，讓信息得到有效的共享。比如，記錄學(xué)校某一件事情、某一項活動或者是學(xué)校從創(chuàng)建到發(fā)展至今整個過程的一些檔案資料，學(xué)校可以將其存放在學(xué)校的圖書館信息系統(tǒng)上，讓師生隨時瀏覽，增加對學(xué)校的了解。尤其是當學(xué)生要開展某個項目的調(diào)研時，如果能夠方便快捷地查閱到相關(guān)的檔案資料。除此以外，高校也應(yīng)當搭建一個用人單位與學(xué)生個人相互溝通的平臺，讓用人單位可以通過查閱學(xué)生的檔案了解學(xué)生在校期間的表現(xiàn)，從而更加全面、客觀、公正地去評價學(xué)生，增加學(xué)生的就業(yè)機會。對此，可以借鑒的國家檔案局已經(jīng)開通的“國家開放檔案信息資源共享利用系統(tǒng)”，這實際上就是檔案信息的有效共享。

（四）加強網(wǎng)絡(luò)維護，構(gòu)建安全環(huán)境

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代中，由于信息多是在開放的互聯(lián)網(wǎng)空間下流動，因此，必須高度重視互聯(lián)網(wǎng)的安全性問題。高校應(yīng)當著重加強網(wǎng)絡(luò)維護，構(gòu)建安全網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。尤其是對于有著高度保密性的檔案來講，高校更應(yīng)當避免出現(xiàn)信息泄露的問題。筆者認為，除了配置相關(guān)的硬件、軟件、技術(shù)，保證檔案信息在日常能夠有序、安全地得到妥善地管理與定期地維護以外，還應(yīng)對檔案使用者的進行權(quán)限設(shè)置。比如，將檔案使用者的身份證信息與其本人進行有效匹配，在查詢、借閱、征用檔案時，需要進行實名登記，過程監(jiān)督、軌跡記錄等。總之，高校應(yīng)當在內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)管理機制、計算機病毒的消除與防護、檔案訪問的權(quán)限與審核等方面入手去構(gòu)建一個安全的檔案管理環(huán)境。

（五）重視人才儲備，加強人才培訓(xùn)

由于在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，檔案的管理工作對比過去發(fā)生了較大的變化，其中涉及到不少基礎(chǔ)的計算機知識、互聯(lián)網(wǎng)知識等，這都需要高校加強人員培訓(xùn)，尤其是對于年紀比較大的檔案工作者，更是要給予充分的培訓(xùn)，讓其能夠完全掌握相關(guān)的工作技能。除此以外，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，運用數(shù)字信息來管理檔案，并不是單純地變換檔案的存儲形式、呈現(xiàn)形式，而是應(yīng)當逐漸地構(gòu)建一個立體、多元、互聯(lián)的數(shù)字化檔案系統(tǒng)，因此，它需要工作人員除了具備基礎(chǔ)的軟硬件知識外，在數(shù)字化構(gòu)建與推進領(lǐng)域，也有一定的能力，需要在培訓(xùn)中得以加強。所以，高校除了選拔更多的專業(yè)人才外，還應(yīng)當創(chuàng)建機會，提供舞臺，讓檔案工作者可以接觸、學(xué)習、了解到國內(nèi)外高校的一些優(yōu)秀先進的管理經(jīng)驗、管理方法等，更好地將檔案工作與高校日常的教學(xué)活動、行政活動有機融合，協(xié)同配合，在壯大檔案信息管理人才隊伍的同時，更好地發(fā)揮與享用“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代紅利。

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下各種信息技術(shù)的進步，必然會推動包括高校檔案工作在內(nèi)的各種傳統(tǒng)人力勞作型工作的變革創(chuàng)新。高校檔案工作應(yīng)當搭載時代快車，巧借數(shù)字東風，通過更新管理觀念、創(chuàng)新工作思路，打通互聯(lián)渠道，推進數(shù)字進程，推行便民服務(wù)、共享有效信息，加強網(wǎng)絡(luò)維護、構(gòu)建安全環(huán)境，重視人才儲備、等多個方面去推動高校檔案工作開啟新的篇章，從而有效提高整個工作的質(zhì)量與效率。

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[1]田忠強，陳江鴻.“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下的檔案O2O服務(wù)模式研究[J] 北京檔案，2016-01

[2]曾凡麗.淺議“互聯(lián)網(wǎng)+”在科技檔案管理中的應(yīng)用[J]河南林業(yè)科技，2015-04

[3]陸瑤.電子檔案的特點及在檔案工作中的應(yīng)用研究[J]赤子（上中旬），2015-01

[4]胡海敏.淺談檔案在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)下的安全管理[J]辦公室業(yè)務(wù)，2014-02

（作者單位：西北民族大學(xué)檔案館）