探索機(jī)關(guān)檔案信息化的發(fā)展之路

文·朱雪非

業(yè)務(wù)探討

探索機(jī)關(guān)檔案信息化的發(fā)展之路

文·朱雪非

20世紀(jì)80年代以來(lái)，信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，引發(fā)了以大數(shù)據(jù)為主導(dǎo)的第四次產(chǎn)業(yè)革命。我國(guó)信息化步入了向全方位、多層次發(fā)展的新階段，檔案信息化由此成為檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇。檔案信息化就是“在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程”。面對(duì)新時(shí)期的挑戰(zhàn)，如何使機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)、健康、可持續(xù)的發(fā)展，完成從傳統(tǒng)時(shí)代到信息時(shí)代的跨越，助推檔案信息化的轉(zhuǎn)型升級(jí)，成為影響機(jī)關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要一環(huán)。隨著辦公自動(dòng)化、互聯(lián)網(wǎng)+、O2O平臺(tái)等科技手段在機(jī)關(guān)工作中的不斷滲入，機(jī)關(guān)工作展現(xiàn)出合作、高效的新面貌，檔案信息化以信息海量、交互快捷、傳播廣泛、靈活高效、科學(xué)現(xiàn)代等優(yōu)勢(shì)，為機(jī)關(guān)檔案工作今后的發(fā)展指明了方向。

一、信息化對(duì)檔案工作提出的新要求

新形勢(shì)下，檔案信息化要求檔案管理從以實(shí)體為重心向以信息為重心轉(zhuǎn)變；檔案管理工作的定位不再是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的終點(diǎn)，而是與機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化形成完整閉環(huán)、又自成體系的專(zhuān)業(yè)型、智慧型工作；檔案工作的管理范圍從紙質(zhì)檔案擴(kuò)展為各種不同載體的檔案；管理對(duì)象從檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔ⅲ还芾韺哟螐臋n案目錄管理升級(jí)為檔案全文甚至全信息管理。檔案信息化使傳統(tǒng)的檔案事業(yè)呈現(xiàn)出數(shù)據(jù)海量化、需求個(gè)性化的新面貌。因此，《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出檔案工作的發(fā)展目標(biāo)是“到2020年，初步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，基本建成與全面建成小康社會(huì)相適應(yīng)、有效服務(wù)國(guó)家治理和“五位一體”建設(shè)的檔案事業(yè)發(fā)展體系。”

二、機(jī)關(guān)檔案工作的現(xiàn)狀和問(wèn)題

（一）檔案收集方式單一

傳統(tǒng)的機(jī)關(guān)檔案工作，收集方式為“我指定、你存檔”“誰(shuí)存檔，誰(shuí)提供”的模式，多以部門(mén)為單位，缺乏靈活性和主動(dòng)性。

（二）檔案信息化滯后

過(guò)去，檔案管理局限在目錄層面，檔案形式以實(shí)體為主。盡管隨著科技水平的發(fā)展，檔案管理呈現(xiàn)電子化趨勢(shì)，但所謂的檔案管理電子化，只是簡(jiǎn)單機(jī)械地將檔案標(biāo)題、時(shí)間等信息錄入到電腦或檔案管理信息系統(tǒng)，并通過(guò)掃描形成電子檔案。整個(gè)過(guò)程以手工勞動(dòng)為主，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，并且掃描形成的電子檔案多以pdf或jpg格式，用戶(hù)在對(duì)內(nèi)容檢索時(shí)仍存在不便。

（三）檔案工作者對(duì)檔案的研究缺乏

傳統(tǒng)的檔案工作程序主要是收集、整理、鑒定、錄入、裝盒、上架等，技術(shù)難度低，重復(fù)性強(qiáng)，但又瑣碎繁雜，耗時(shí)耗力，讓檔案工作者無(wú)暇對(duì)檔案的內(nèi)容、價(jià)值進(jìn)行鉆研，對(duì)用戶(hù)的需求進(jìn)行研究，對(duì)機(jī)關(guān)工作動(dòng)向及時(shí)掌握，因而工作缺乏創(chuàng)造性和活力，影響著機(jī)關(guān)檔案工作的發(fā)展。

（四）機(jī)關(guān)各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視不夠

檔案工作作為機(jī)關(guān)內(nèi)部的日常工作，因其效用滯后，不能引起其他部門(mén)的足夠重視，加之檔案工作本身的特性屬于默默無(wú)聞、服務(wù)他人，久而久之便容易形成一種惡性循環(huán)，即機(jī)關(guān)檔案的使用價(jià)值和使用率越來(lái)越低，機(jī)關(guān)各部門(mén)對(duì)檔案工作的重視程度也越來(lái)越低。

三、檔案信息化建設(shè)的策略與方法

（一）豐富和優(yōu)化檔案資源建設(shè)

1.改革檔案收集方式，豐富檔案內(nèi)容，由檔案保管員向檔案信息管理師轉(zhuǎn)變。檔案的收集和歸檔是檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)，檔案工作人員積極主動(dòng)地通過(guò)多渠道、多途徑收集檔案信息資源，是新時(shí)代對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作提出的客觀要求。借鑒濟(jì)南市圖書(shū)館的與山東書(shū)城聯(lián)合推出的“享閱行動(dòng)”，即用戶(hù)憑借濟(jì)南市圖書(shū)館的借書(shū)卡，到山東書(shū)城借閱圖書(shū)，將新書(shū)帶回家，看完后直接將所借圖書(shū)歸還至濟(jì)南市圖書(shū)館，并作為圖書(shū)館館藏。這種“公共圖書(shū)館+書(shū)店”的借閱創(chuàng)新模式說(shuō)明，檔案工作的收集方式，不僅可以是用戶(hù)根據(jù)機(jī)關(guān)要求對(duì)檔案進(jìn)行存檔，還可以是檔案管理部門(mén)考慮用戶(hù)需求，發(fā)揮用戶(hù)的主觀能動(dòng)性，收集用戶(hù)切實(shí)需要的、有保存價(jià)值的檔案資料。

2.整合信息資源，優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)，變被動(dòng)的檔案提供者為主動(dòng)的機(jī)關(guān)智庫(kù)和參謀。社會(huì)信息化，必然導(dǎo)致信息資源數(shù)量的劇增和載體的多樣化，從海量的信息資源中，得到有價(jià)值的檔案，需要檔案管理者對(duì)其進(jìn)行研究、篩選、分析和整合。其中，建立檔案專(zhuān)題目錄是行之有效的方法之一。檔案專(zhuān)題目錄是檢索工作的主要形式，以前，檔案利用者通過(guò)檢索工具，檢索出的檔案都未成體系，只單獨(dú)發(fā)揮作用，利用者在使用時(shí)需要做大量的篩選和匯總工作，再加上對(duì)機(jī)關(guān)檔案不熟悉，很可能錯(cuò)過(guò)有價(jià)值的檔案。為了提高檔案的利用率，充分挖掘檔案的潛在價(jià)值，檔案工作者應(yīng)發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，將具有相同或相關(guān)內(nèi)容的檔案整合匯編，形成專(zhuān)題，建立檔案專(zhuān)題目錄，供利用者檢索使用，提高檔案的利用率。

3.研究檔案信息資源，挖掘有價(jià)值的檔案信息，將機(jī)械型勞動(dòng)變?yōu)閯?chuàng)作型工作。研究檔案信息資源，主要是研究檔案的內(nèi)容和價(jià)值等。檔案管理工作者應(yīng)發(fā)揮專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)及工作經(jīng)驗(yàn)，了解和關(guān)注機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)的動(dòng)向，掌握機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)，對(duì)其歷史性、政治性、文化性做出客觀綜合的評(píng)價(jià)，為檔案信息的探索開(kāi)發(fā)選定方向。例如青島城建檔案館2016年挖掘歷史檔案，編寫(xiě)出《青島近代城市建筑》一書(shū)，并參與編寫(xiě)了《青島老建筑之旅》一書(shū)；各企事業(yè)單位每年編寫(xiě)的機(jī)關(guān)（單位）大事記及其他參考資料等，這些都是檔案工作人員通過(guò)對(duì)檔案信息資源的深入研究所創(chuàng)造出來(lái)的檔案資料。如果說(shuō)建立檔案專(zhuān)題目錄是對(duì)檔案的二次加工和完善，那么研究信息資源、挖掘檔案價(jià)值，就是對(duì)檔案信息管理的進(jìn)一步深化和提高。

（二）豐富和加強(qiáng)檔案服務(wù)能力

服務(wù)工作是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿，是促進(jìn)檔案工作不斷發(fā)展的內(nèi)動(dòng)力?！度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中指出檔案工作的宗旨是“堅(jiān)持以人為本、服務(wù)為先。把以人為本作為檔案工作的核心，努力滿(mǎn)足社會(huì)各方面對(duì)檔案信息的利用需求，更好地為黨和國(guó)家各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展服務(wù)?！睓C(jī)關(guān)檔案工作應(yīng)秉承服務(wù)為先的原則，注重用戶(hù)體驗(yàn)，不斷探索適應(yīng)當(dāng)前時(shí)代要求的服務(wù)模式，推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作科學(xué)、健康發(fā)展。

1.Web2.0時(shí)代，檔案信息化勢(shì)不可擋，使得機(jī)關(guān)檔案服務(wù)呈現(xiàn)出個(gè)性化、數(shù)字化、信息化和多樣化的特征。服務(wù)手段由電腦pc端向手機(jī)移動(dòng)端發(fā)展，服務(wù)平臺(tái)由檔案信息管理系統(tǒng)、云端、到app、公眾號(hào)不斷擴(kuò)展、聚合。服務(wù)內(nèi)容從借閱歸還、打印復(fù)印到個(gè)性化推送、內(nèi)容智能檢索等不斷豐富。服務(wù)模式由坐等用戶(hù)上門(mén)，到主動(dòng)為用戶(hù)提供咨詢(xún)、指導(dǎo)、利用等特色服務(wù)發(fā)展。

機(jī)關(guān)檔案工作在服務(wù)能力層面的提升，使機(jī)關(guān)檔案工作展現(xiàn)出新的活力，一是便捷性提升。用戶(hù)通過(guò)各種平臺(tái)、pc或移動(dòng)客戶(hù)端，即可隨時(shí)隨地根據(jù)權(quán)限查看檔案。二是時(shí)效性增強(qiáng)。通過(guò)辦公自動(dòng)化平臺(tái)，用戶(hù)對(duì)自身業(yè)務(wù)工作可進(jìn)行一鍵上傳操作，經(jīng)過(guò)檔案管理工作者審核后，方可形成機(jī)關(guān)檔案。三是用戶(hù)的個(gè)性化需求得到滿(mǎn)足。檔案工作人員可根據(jù)大數(shù)據(jù)，掌握用戶(hù)的潛在需求，了解機(jī)關(guān)工作動(dòng)向，從而完成相關(guān)檔案資料的編輯匯總，最大限度的滿(mǎn)足用戶(hù)需求。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)蓬勃發(fā)展。2014年，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》，為機(jī)關(guān)檔案工作開(kāi)啟了新篇章?！吨改稀分赋鰯?shù)字檔案室是“機(jī)關(guān)（團(tuán)體和其他社會(huì)組織）在履行職能過(guò)程中，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)機(jī)關(guān)電子檔案和數(shù)字化檔案信息進(jìn)行采集、加工、存儲(chǔ)、管理，并通過(guò)不同類(lèi)型網(wǎng)路提供共享利用和有限公共檔案信息服務(wù)的檔案信息集成管理平臺(tái)”。

較傳統(tǒng)檔案室相比，數(shù)字檔案室具有以下特征，一是檔案資源“數(shù)字”化；二是檔案實(shí)體“虛擬化”；三是檔案管理系統(tǒng)化；四是信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化；五是檔案利用知識(shí)化。數(shù)字檔案室的優(yōu)勢(shì)在于全程留痕，過(guò)程可查。遵從傳統(tǒng)檔案管理的體制、做法，從源頭掌控檔案的元數(shù)據(jù)、格式與品質(zhì)等要素，通過(guò)一定的技術(shù)手段，對(duì)檔案形成的每一步都存有依據(jù)，最大限度的確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，這是傳統(tǒng)檔案存儲(chǔ)所無(wú)法比擬的。鑒于數(shù)字檔案室更有助于提升工作效率和改善服務(wù)方式，無(wú)疑更能滿(mǎn)足信息時(shí)代對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的要求，是機(jī)關(guān)檔案工作發(fā)展的必然選擇。

新形勢(shì)下，為適應(yīng)機(jī)關(guān)工作順利轉(zhuǎn)型、升級(jí)，檔案信息化發(fā)展勢(shì)不可擋。檔案信息化為機(jī)關(guān)檔案工作賦予了全新的內(nèi)涵，開(kāi)辟了廣闊的發(fā)展空間。未來(lái)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，突破傳統(tǒng)模式的服務(wù)邊界，擴(kuò)展數(shù)字化檔案的服務(wù)外延，整合信息資源平臺(tái)，為機(jī)關(guān)工作高效、科學(xué)、健康、可持續(xù)的運(yùn)轉(zhuǎn)提供可靠保障。

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馮敏、徐淑娟，信息化建設(shè)與檔案工作，《農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)管理》 2008年第3期，

黎霞，關(guān)于檔案專(zhuān)題目錄編制的一些思索，《浙江檔案》2004年第6期，

錢(qián)俊銘，論檔案館公共服務(wù)的拓展與深入，《浙江檔案》2004年第6期，

李衛(wèi)華，論我國(guó)檔案利用工作的現(xiàn)狀及對(duì)策，《安陽(yáng)工學(xué)院學(xué)報(bào)》 2007年第5期，

李明華，《數(shù)字檔案室建設(shè)概論》，中國(guó)文史出版社，2016.5

《新時(shí)代，新思維，新挑戰(zhàn)——“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字圖書(shū)館的戰(zhàn)略規(guī)劃與創(chuàng)新發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集》編委會(huì)，新時(shí)代，新思維，新挑戰(zhàn)——“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下數(shù)字圖書(shū)館的戰(zhàn)略規(guī)劃與創(chuàng)新發(fā)展學(xué)術(shù)研討會(huì)論文集》，國(guó)家圖書(shū)館出版社，2016.8

（作者單位：山東省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳）