檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中的問(wèn)題和改進(jìn)措施

王晶周潔

檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中的問(wèn)題和改進(jìn)措施

王晶1周潔2

近年來(lái)，我國(guó)醫(yī)療體制不斷改革與發(fā)展，醫(yī)院的內(nèi)部和外部環(huán)境發(fā)生了巨大變化，但在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的抑制下，醫(yī)院相互間的競(jìng)爭(zhēng)也非常激烈，而醫(yī)院的檔案管理在醫(yī)院管理工作中占有重要地位，應(yīng)及時(shí)完善檔案管理中的不足。由于檔案管理的信息資源非常重要也是醫(yī)院的財(cái)富，更是醫(yī)院進(jìn)行宣教的生動(dòng)資料，因此，對(duì)檔案管理提出更高的要求，讓檔案管理跟隨時(shí)代的發(fā)展，更好地為醫(yī)院的發(fā)展做好服務(wù)工作，把新時(shí)期的檔案管理工作做好，必須知道醫(yī)院在檔案管理中的現(xiàn)在發(fā)展?fàn)顟B(tài)和問(wèn)題，并制定相應(yīng)的緊急措施，為醫(yī)院的發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

新時(shí)期醫(yī)院；檔案管理；問(wèn)題和改進(jìn)措施

由于醫(yī)院對(duì)檔案管理的不重視導(dǎo)致很多資料丟失，隨著科技的發(fā)展，醫(yī)院準(zhǔn)備把先進(jìn)的技術(shù)引進(jìn)到檔案管理中，以期提高檔案管理工作人員的效率和準(zhǔn)確度，因此，本文對(duì)檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中存在的問(wèn)題以及改進(jìn)措施進(jìn)行探討。

1 檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中出現(xiàn)的問(wèn)題

1.1 檔案管理工作人員專業(yè)性較差

在醫(yī)院的檔案管理工作人員中基本都是非專業(yè)對(duì)口的，多數(shù)人員對(duì)檔案管理方面的知識(shí)了解很少，一般都是在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候一邊學(xué)習(xí)一邊應(yīng)用，很多人覺得檔案管理是一種形式，都是以往的資料，與現(xiàn)在的工作無(wú)關(guān)，不會(huì)在以后用到，所以不需要用心去管理，而且醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)也不重視，也不過(guò)問(wèn)醫(yī)院檔案管理的情況，多種因素讓醫(yī)院的檔案管理工作人員積極性較低，毫無(wú)責(zé)任感，處于消極怠慢的狀態(tài)，很多重要的資料丟失都渾然不知。

1.2 檔案管理不完善

醫(yī)院對(duì)患者的病例檔案極為重視，保管也相對(duì)完善，能做到及時(shí)的收集-整理-歸檔，安排專人整理。對(duì)于不同的文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備檔案以及會(huì)計(jì)檔案等不夠完善，無(wú)法精準(zhǔn)的反應(yīng)出歷史問(wèn)題。

1.3 觀念過(guò)于陳舊，沒(méi)有創(chuàng)新意識(shí)

由于很多檔案管理的工作人員沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理工作的具體性質(zhì)和認(rèn)為了解很少，更不知道檔案管理的發(fā)展應(yīng)有一定的社會(huì)化和系統(tǒng)化以及相關(guān)專業(yè)化等特點(diǎn)[1]。而且思維想法和觀念都非常落后，享受著坐等代收的工作方法，以至于遇到問(wèn)題和困難時(shí)不知所措。工作人員也不會(huì)進(jìn)行信息進(jìn)行捕捉，如果管理水平無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，推行檔案管理工作在新時(shí)期醫(yī)院是非常困難的。

1.4 對(duì)新時(shí)期醫(yī)院的檔案管理專業(yè)技術(shù)相對(duì)匱乏

部分醫(yī)院由于地方范圍有限，病房緊張，設(shè)立檔案管理的時(shí)候地方比較狹小，設(shè)備也相對(duì)落后，影響檔案事業(yè)發(fā)展的重要因素?，F(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)突飛猛進(jìn)，在醫(yī)院的管理中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)受到廣泛應(yīng)用，但由于檔案管理的工作人員沒(méi)有接受過(guò)相關(guān)專業(yè)的培訓(xùn)，完全不了解計(jì)算機(jī)病毒的防護(hù)技術(shù)以及信息保護(hù)技術(shù)，對(duì)文件資料的整理排序無(wú)從下手，毫無(wú)應(yīng)對(duì)能力，因此導(dǎo)致很多檔案還處于最初始階段。多種因素都嚴(yán)重影響醫(yī)院發(fā)展，如果想加速提高檔案管理走入比較科技化、合理化的道路上，跟隨現(xiàn)代化的腳步，就必須要增加培訓(xùn)力度，讓檔案管理工作人員定期去接受培訓(xùn)，實(shí)施考核制度[2]，從而達(dá)到提高工作人員專業(yè)技能的目的。

2 檔案管理在新時(shí)期醫(yī)院中的改進(jìn)措施

2.1 改善檔案管理制度的合理化

檔案室如果有相對(duì)完善的規(guī)章制度，可有效地促進(jìn)檔案管理工作合理、健康地發(fā)展。醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)重視對(duì)檔案管理在醫(yī)院的重要性，要知道醫(yī)院把資料進(jìn)行歸類分檔，按序號(hào)進(jìn)行保存，有助于工作的連貫性、更便于對(duì)以往資料的取證，更可以反應(yīng)出醫(yī)院的政績(jī)。對(duì)檔案管理的工作人員實(shí)行獎(jiǎng)勵(lì)制度[3]，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行年度考核，以在檔案管理工作中的業(yè)績(jī)作為加分，達(dá)到激發(fā)管理員的工作熱情，提高主動(dòng)積極性的目的，從而也可以推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。檔案管理工作人員要認(rèn)真對(duì)日常的資料進(jìn)行整理和排序，提高其對(duì)檔案管理的意識(shí)，把檔案管理的相關(guān)工作與醫(yī)院的管理工作聯(lián)系起來(lái)。

2.2 提高檔案管理工作人員的責(zé)任心和職業(yè)道德素養(yǎng)

檔案管理工作人員要定期參加關(guān)于檔案管理的相關(guān)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的作用有一定的認(rèn)知，提高自身的理論修養(yǎng)，在工作中保持積極樂(lè)觀的態(tài)度，有不亂、不壞、不丟以及不散的精神狀態(tài)，可以把檔案管理的整齊有序、有目可查、保證檔案的完整性，在檔案管理工作人員的道德素養(yǎng)方法以及責(zé)任心方面一定要有所提高。

2.3 增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)，提高服務(wù)理念

成立檔案管理的最終目標(biāo)就是為了能更好的利用資源，檔案管理的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行一系列的加工整理，提高了不同檔案的排序和調(diào)研工作，產(chǎn)生了一個(gè)強(qiáng)大檔案超市。檔案管理工作人員的敬業(yè)精神是對(duì)檔案管理事業(yè)發(fā)展的重要工作基礎(chǔ)。只要認(rèn)真負(fù)責(zé)、愛崗敬業(yè)、提高專業(yè)技能、踏實(shí)肯干就一定可以把檔案管理的相關(guān)工作落實(shí)好[4]。檔案管理工作人員要在培訓(xùn)后進(jìn)行總結(jié)，并運(yùn)用到自己的工作當(dāng)中去，跟隨時(shí)代的發(fā)展腳步，跟著新時(shí)期的發(fā)展一步一步前行，提高自身求實(shí)創(chuàng)新的精神態(tài)度是非常有助于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的開展。

2.4 完善機(jī)構(gòu)

檔案管理部門的相關(guān)制度可直接反映出醫(yī)院的管理工作的能力和水平。為達(dá)到資源共享的目的，醫(yī)院可設(shè)立綜合檔案室，每個(gè)科室用相關(guān)專業(yè)的檔案管理工作人員，并且建立醫(yī)院檔案管理小組以及監(jiān)督小組[5]，有助于檔案管理的綜合運(yùn)用。對(duì)一些較為特殊的檔案醫(yī)院成立相對(duì)規(guī)范的檔案庫(kù)房，安排相關(guān)人員進(jìn)行管理，例如設(shè)備檔案以及病案等。不同科室的檔案管理工作人員對(duì)本科室檔案進(jìn)行收集和整理，并向綜合檔案室進(jìn)行移交。

2.5 提高計(jì)算機(jī)技能，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

信息技術(shù)發(fā)展迅速，而且簡(jiǎn)單方便，成立現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)檔案管理是非常有必要的。要增大資金的投入，購(gòu)買先進(jìn)的設(shè)備，引進(jìn)最新的技術(shù)是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的重要條件。最好在對(duì)檔案室的保護(hù)設(shè)備進(jìn)行改善，比如滅火、滅蟲、去濕的設(shè)備，引進(jìn)最新的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，并通過(guò)計(jì)算機(jī)把醫(yī)院的業(yè)務(wù)進(jìn)行存儲(chǔ)，有助于節(jié)省時(shí)間、人力、物力和財(cái)力[6]，達(dá)到高速度的工作效率，同時(shí)也提高了保密程度。但是新時(shí)期的檔案管理工作人員是一定要熟悉計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)，掌握成立不同檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)的方法。根據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行分類，再輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以有效的節(jié)省檔案室的空間，而且提高效率，方法快捷，搜索比較方便，呈現(xiàn)出來(lái)的效果比較立體、直觀和真實(shí)。在計(jì)算機(jī)技術(shù)和錄放機(jī)以及監(jiān)視器的輔助下，提高了檔案信息的處理和傳輸[7]，效果令人滿意?，F(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理方法已經(jīng)是整體醫(yī)院管理的重要支柱。運(yùn)用計(jì)算機(jī)的管理和網(wǎng)絡(luò)化辦公，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化和自動(dòng)化。

2.6 設(shè)立醫(yī)院檔案的網(wǎng)絡(luò)管理模式

成立網(wǎng)絡(luò)管理為檔案的合理利用提供了重要依據(jù)。由院長(zhǎng)或者是副院長(zhǎng)進(jìn)行分管，辦公室主任或者是副主任進(jìn)行相應(yīng)的負(fù)責(zé)，科室的負(fù)責(zé)人和檔案管理的工作人員是成員，形成三級(jí)網(wǎng)絡(luò)的管理模式，這樣有助于明確上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)并且貫徹上級(jí)的精神，便于監(jiān)督各部門的檔案工作[8-9]，為檔案管理的完整和安全提供了重要依據(jù)。對(duì)每個(gè)科室的檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理，達(dá)到共同發(fā)展的目的。

3 討論

社會(huì)的進(jìn)步、科技的不斷發(fā)展，在檔案管理中傳統(tǒng)的手工檔案管理模式逐漸被取代，也與新時(shí)期醫(yī)院的檔案管理理念不符。所以，跟進(jìn)新時(shí)期的發(fā)展和變化是非常重要的，有利于促進(jìn)更改醫(yī)院的檔案管理的方式方法，從而達(dá)到提高檔案管理工作人員的工作效率，改善醫(yī)院整體的管理水平。檔案管理的相關(guān)工作比較復(fù)雜，整理過(guò)程漫長(zhǎng)，不是短時(shí)間可以完成的。所以要提高檔案管理的工作人員素養(yǎng)、職業(yè)道德和專業(yè)性知識(shí)，相關(guān)工作人員要定期去參加培訓(xùn)，在提高新時(shí)期醫(yī)院中檔案管理的同時(shí)也是增強(qiáng)相關(guān)人員的管理工作能力。

[1] 劉茵. 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及發(fā)展思路探討[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：171.

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[3] 趙靖. 淺議新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對(duì)策[J]. 黑龍江檔案，2015（4）：111.

[4] 劉振宇. 關(guān)于醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的思考[J]. 中醫(yī)藥管理雜志，2011，19（4）：389-390.

[5] 黃衛(wèi)東. 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理工作的新思路探究[J]. 中國(guó)管理信息化，2015，5（7）：181-182.

[6] 李雷. 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策研究[J]. 中國(guó)外資，2013（6）：247.

[7] 鄒海峰，張常強(qiáng). 談新時(shí)期醫(yī)院檔案管理中的問(wèn)題及改進(jìn)措施[J].醫(yī)學(xué)信息（中旬刊），2010，5（2）：373-374.

[8] 何姝婧. 新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題及改進(jìn)策略[J]. 中國(guó)醫(yī)藥科學(xué)，2012，2（15）：163-164.

[9] 董新剛. 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]. 中國(guó)繼續(xù)醫(yī)學(xué)教育，2015，7（1）：33-34.

Problems and Improvement Measures of Archives Management in New Period Hospital

WANG Jing1ZHOU Jie21 Science and Education Division, Tengzhou Central People's Hospital, Tengzhou Shandong 277599, China; 2 Human Resource

Ⅰn recent years, Chinese medical reform and continuous development, great changes have taken place in the hospital's internal and external environment, but in the suppression of market economy, the competition between hospitals is very fierce, and the archives management of hospital in the hospital management work is occupying an important position, so we should consummate problems in archives management. Due to the very important information resources of archives management is the hospital's wealth, is the hospital vivid data, so education, put forward higher requirements for file management, file management to follow the development of the times, the better for the development of the hospital to do service work, the new period of the archives management work, the hospital must know in the file management now development status and problems, and formulate corresponding measures quickly, lay a good foundation for the development of the hospital.

new era hospital; file management; problems and improvement measures

R197.3

A

1674-9308（2017）03-0032-03

10.3969/j.issn.1674-9308.2017.03.016

1山東省滕州市中心人民醫(yī)院科教科，山東 滕州 277599；2 人力資源部