房產(chǎn)檔案鑒定銷毀工作的問題分析與改進建議

楊利軍/杭州市房產(chǎn)檔案館

隨著經(jīng)濟社會的快速發(fā)展，公民對房產(chǎn)檔案的利用需求不斷增長，房產(chǎn)部門必須做好房產(chǎn)檔案管理，為公民提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)。在開展房產(chǎn)檔案管理的過程中，特別要重視做好檔案鑒定銷毀工作。房產(chǎn)檔案鑒定銷毀是房產(chǎn)檔案管理的重要內(nèi)容，也是優(yōu)化館（室）藏檔案結(jié)構(gòu)的必要舉措。住建部《房地產(chǎn)登記技術(shù)規(guī)程》明確規(guī)定了可銷毀的紙質(zhì)檔案范圍及銷毀程序。隨著檔案數(shù)字化工作的不斷深入，鑒定銷毀紙質(zhì)房產(chǎn)檔案并永久保存數(shù)字檔案的做法在實踐中不斷得到推廣。本文就當(dāng)前房產(chǎn)檔案鑒定銷毀工作存在的問題做一分析與思考。

1 問題分析

一是思想認(rèn)識不到位。一些房產(chǎn)部門存在檔案鑒定銷毀工作可以突擊性、階段性地開展，而不需要形成常態(tài)、聯(lián)動、長效工作機制的思想認(rèn)識；還有一些單位認(rèn)為房產(chǎn)檔案鑒定銷毀工作量大，且存在誤銷毀的責(zé)任風(fēng)險，故只要庫房有空間就可以不進行檔案鑒定銷毀。

二是規(guī)章制度不健全。目前有關(guān)房產(chǎn)檔案鑒定銷毀的規(guī)章制度較少，現(xiàn)有的規(guī)章制度只有原則性、程序性的規(guī)定，缺乏詳細(xì)的鑒定依據(jù)與銷毀方法，指導(dǎo)性和可操作性不強。

三是檔案鑒定銷毀難度大。房產(chǎn)部門歷經(jīng)多次變革，房產(chǎn)檔案情況復(fù)雜，鑒定銷毀工作困難重重。以全國各省會城市為例，省會城市房產(chǎn)部門歷經(jīng)多次變革，其間或與土地管理部門合署辦公，或與土地管理部門、規(guī)劃部門合署辦公，或與建設(shè)部門合署辦公，或單獨辦公；有些城市的房產(chǎn)管理部門還經(jīng)過多次拆并。這就使得房產(chǎn)檔案來源極為復(fù)雜，開展鑒定銷毀工作存在較大難度。房產(chǎn)部門與其他有關(guān)部門之間的關(guān)系也比較混亂，工作機制沒有理順，難以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的共享，這些都增加了檔案鑒定銷毀的難度。

四是相關(guān)部門的配合不夠。房產(chǎn)檔案種類繁多，專業(yè)性極強，要做好房產(chǎn)檔案鑒定工作，需要檔案形成部門、信息技術(shù)部門配合房產(chǎn)檔案館共同開展工作，但囿于工作機制沒有理順，實踐中房產(chǎn)檔案館往往“單打獨斗”，工作成效不明顯。

五是檔案人員隊伍建設(shè)亟待加強。一方面，全國各地房產(chǎn)檔案館基本上是處級或科級事業(yè)單位，有的甚至是內(nèi)設(shè)部門，人員編制極其有限，難以應(yīng)對繁重的鑒定銷毀工作，開展工作需要大量編外人員參與，但編外人員流動性極強，隊伍很不穩(wěn)定。另一方面，做好檔案鑒定銷毀工作，需要檔案人員具備較強的檔案業(yè)務(wù)和房產(chǎn)業(yè)務(wù)知識儲備以及愛崗敬業(yè)精神，但目前檔案人員隊伍在這些方面普遍比較薄弱，亟待加強。

2 改進建議

一要統(tǒng)一思想認(rèn)識、加強組織領(lǐng)導(dǎo)。一方面，要建立鑒定銷毀委員會，由房產(chǎn)檔案部門負(fù)責(zé)人、檔案形成部門負(fù)責(zé)人、信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)人組成，擬定工作辦法與操作規(guī)程、審核檔案工作成果、監(jiān)督工作中是否存在違規(guī)現(xiàn)象等；另一方面，建立房產(chǎn)檔案鑒定銷毀工作組，由檔案人員、檔案形成部門業(yè)務(wù)骨干、信息技術(shù)部門工作人員組成，具體開展檔案鑒定銷毀工作。委員會要梳理清楚本單位的變革歷史，加強與土地管理部門、規(guī)劃部門、建設(shè)部門等單位的聯(lián)系，理順工作機制，實現(xiàn)與上述單位檔案數(shù)據(jù)的共建共享；檔案人員負(fù)責(zé)確定需鑒定與銷毀的檔案范圍、調(diào)檔并對檔案進行初步鑒定，檔案形成部門業(yè)務(wù)骨干負(fù)責(zé)對本部門檔案的專業(yè)性、完整程度、保存狀況等進行檢查，確認(rèn)無誤后信息技術(shù)部門工作人員對檔案進行數(shù)字化處理，并協(xié)助進行檔案銷毀工作。

二要理清檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)思路。目前，房產(chǎn)檔案鑒定銷毀工作缺乏成熟的管理模式，這給數(shù)字化管理系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)帶來很大阻礙。檔案鑒定銷毀工作數(shù)字化管理系統(tǒng)，應(yīng)側(cè)重對待鑒定檔案清單數(shù)據(jù)進行分析，必須具備數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析功能，能夠羅列出待鑒定銷毀檔案清單，便于檔案鑒定人員調(diào)檔。系統(tǒng)需還要對檔案鑒定人員開放必要的檔案查詢權(quán)限，便于鑒定工作的開展。

三要加強檔案人員隊伍建設(shè)。一方面，檔案人員必須大力提升業(yè)務(wù)能力，包括提升檔案工作業(yè)務(wù)能力和房產(chǎn)工作業(yè)務(wù)能力。房產(chǎn)部門應(yīng)盡量為檔案人員提供參加培訓(xùn)與再教育的機會，還可組織他們到其他城市、其他單位參觀學(xué)習(xí)，或到綜合檔案館系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案鑒定銷毀知識；還要加強檔案人員的思想政治教育，倡導(dǎo)和弘揚職業(yè)精神。另一方面，在單位人員編制受限的情況下，要重視發(fā)揮編外人員的作用，充分發(fā)揮他們的主觀能動性、調(diào)動他們的工作積極性，提升他們的工資待遇，擴展他們的職業(yè)上升渠道，用事業(yè)留人、感情留人。