做好博物館展覽檔案管理工作的若干思考

楊京麗/杭州工藝美術(shù)博物館

舉辦展覽是博物館發(fā)揮社會效益的基本形式，在辦展過程中會形成大量具有保存價值的資料，這些檔案材料的內(nèi)容十分豐富，包括展覽籌辦的申報審批材料、反映籌備工作的聲像資料、館內(nèi)各部門配合展覽開展工作形成的資料；展覽展出時面向社會的宣傳資料、反映社會公眾參展的聲像資料、媒體報道、觀眾意見與建議；辦展結(jié)束后的總結(jié)資料等等。展覽檔案反映了展覽籌辦的全部過程，具有重要的研究和參考價值，對今后辦展也有很強的借鑒作用，但目前博物館普遍對展覽檔案的重要性缺乏足夠認(rèn)識，沒有明確展覽檔案工作責(zé)任，沒有實行檔案集中統(tǒng)一管理，檔案安全難以得到保證，檔案作用發(fā)揮受到很大制約。本文結(jié)合筆者所在的杭州工藝美術(shù)博物館的工作實際，就做好展覽檔案管理工作談點思考。

1 建立展覽檔案管理工作機制

舉辦展覽時，同步組建以分管領(lǐng)導(dǎo)為組長、各部門負(fù)責(zé)人為副組長的展覽檔案管理小組負(fù)責(zé)開展相關(guān)工作。具體工作由綜合部負(fù)責(zé)（檔案室歸屬綜合部），其他部門配合，各部門指定一名兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案材料的收集與移交；各部門負(fù)責(zé)人、部門兼職檔案員納入檔案工作考核，獎優(yōu)罰劣。定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升兼職檔案員的檔案業(yè)務(wù)水平，新上任檔案員參加崗前培訓(xùn)，老檔案員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)、繼續(xù)教育等，各部門支持配合檔案培訓(xùn)工作；適時組織檔案員到各地綜合檔案館或其他兄弟單位參觀學(xué)習(xí)，交流工作經(jīng)驗。

2 明確展覽檔案歸檔范圍

展覽立項過程中的方案、專家意見及論證后的修改意見、會議紀(jì)要、上報的審批材料等；展出時的展覽大綱、展覽文本、藏品清單、講解稿、布撤展方案等，展覽宣傳通稿、媒體采訪報道、反映展出效果的影像材料，根據(jù)展覽出版的展覽圖錄、展記、折頁，參展觀眾的意見與建議、觀眾填寫的有效調(diào)查問卷等；組織與展覽相關(guān)的各項活動時形成的資料，如專家研討會資料、開幕式資料、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、重要領(lǐng)導(dǎo)或來賓的簽名簿等；協(xié)作辦展時形成的材料，如與其他單位簽訂的意向書、協(xié)議書、與展覽有關(guān)的安全責(zé)任書等；展覽的衍生品，即配合展覽所開發(fā)的產(chǎn)品。

3 實行檔案集中統(tǒng)一管理

實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理，采取及時收集和定期收集相結(jié)合的辦法開展工作。及時收集方式適用于博物館舉辦的臨時展覽，如2016年我館舉辦的廣東粵繡展由全館各部門配合完成，每個部門都形成了相當(dāng)數(shù)量的文件材料。在展覽結(jié)束后兩周內(nèi)，各部門兼職檔案員就把本部門形成的檔案材料全部移交到了展覽陳列部，由展覽陳列部門按照《臨時展覽歸檔文件目錄》對移交檔案進行查驗，收集齊全后形成臨時展覽案卷，年底時統(tǒng)一移交綜合部。定期收集方式適用于展覽跨度時間比較長的情況，辦展過程中各部門要在展覽的每個節(jié)點，如籌備階段結(jié)束時、辦展階段結(jié)束時、展覽收尾工作結(jié)束時都向綜合部移交相應(yīng)資料，以便整個展覽結(jié)束后收集完整所有檔案資料，并實行集中統(tǒng)一保管。

4 開展檔案數(shù)字化工作

要加強展覽檔案數(shù)字化工作，將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)納入單位信息化建設(shè)中，可自行開發(fā)展覽檔案管理軟件，也可購買相應(yīng)的管理軟件，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與OA辦公軟件的無縫對接，使得生成的電子文件能夠自動歸檔保存。此外，要對紙質(zhì)展覽檔案進行數(shù)字化掃描并納入檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作目標(biāo)。

5 做好檔案編研工作

利用展覽檔案編研出版書籍，如我館利用傘、刀劍、扇基本陳列展覽檔案，編寫了《守望運河》《天毓琳瑯》攝影宣傳圖冊，并出版了《傘行天下》《刀劍（剪）春秋》《扇動風(fēng)發(fā)》等有學(xué)術(shù)價值的圖書。還可在檔案管理系統(tǒng)中開辟展覽檔案數(shù)字化編研平臺，制作新穎、鮮活、富有表現(xiàn)力的多媒體檔案編研成果，突破傳統(tǒng)意義上靜態(tài)化、紙本化的編研模式，提高編研工作質(zhì)量。