加強(qiáng)核電廠技術(shù)文件管理的策略探析

姚彥通 /中核核電運(yùn)行管理有限公司

核電廠技術(shù)文件是指核電廠在建設(shè)、營(yíng)運(yùn)和管理活動(dòng)中形成或收集的與生產(chǎn)技術(shù)密切相關(guān)的，能對(duì)技術(shù)活動(dòng)進(jìn)行規(guī)范、支持與指導(dǎo)的文件，加強(qiáng)核電廠技術(shù)文件管理，對(duì)核電廠開(kāi)展生產(chǎn)、創(chuàng)新技術(shù)、加強(qiáng)管理等具有重要作用。筆者以秦山第三核電廠為例，介紹秦山第三核電廠技術(shù)文件管理措施，并探討加強(qiáng)核電廠技術(shù)文件管理的若干策略。

1 秦山第三核電廠技術(shù)文件管理概述

1.1 建立技術(shù)文件體系

秦山第三核電廠技術(shù)文件體系由上游文件、工程技術(shù)文件、生產(chǎn)技術(shù)文件組成。上游文件由核電廠外部編制，包括法律法規(guī)、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，具有權(quán)威性、強(qiáng)制性和指令性。工程技術(shù)文件是核電廠設(shè)計(jì)及建造期間產(chǎn)生的所有技術(shù)文件，能為核電廠編制生產(chǎn)技術(shù)文件提供參考和依據(jù)，由于這部分文件數(shù)量龐大，且文件體系結(jié)構(gòu)及編碼各不相同，所以這部分文件一般不作轉(zhuǎn)化，在核電站運(yùn)行期間直接作為生產(chǎn)活動(dòng)的參考或依據(jù)。生產(chǎn)技術(shù)文件是為指導(dǎo)核電廠安全運(yùn)行以及退役時(shí)的所有技術(shù)活動(dòng)、由核電站營(yíng)運(yùn)者編寫(xiě)的技術(shù)文件，主要分為五類(lèi)，即技術(shù)大綱/導(dǎo)則、技術(shù)圖冊(cè)、技術(shù)手冊(cè)/規(guī)范、技術(shù)規(guī)程、技術(shù)活動(dòng)記錄/報(bào)告。秦山第三核電廠生產(chǎn)技術(shù)文件體系存在著嚴(yán)密的邏輯關(guān)系，當(dāng)上游文件發(fā)生變化時(shí)，下游文件必須同步進(jìn)行完善。

1.2 建立技術(shù)文件的管控方式

建立技術(shù)文件的管控方式包括建立技術(shù)文件編碼規(guī)則和明確技術(shù)文件編制管理要求，前者指按照文件類(lèi)型編制技術(shù)文件模板、制定技術(shù)文件版本規(guī)則并進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，以保證技術(shù)文件的規(guī)范性、系統(tǒng)性、有效性；后者指制定明確的編寫(xiě)審批人員的資格要求，按照資格權(quán)限編寫(xiě)審批技術(shù)文件，使用規(guī)定的編碼規(guī)則、文件類(lèi)型、文件模板、版本規(guī)則生成、發(fā)布技術(shù)文件，確保技術(shù)文件編制的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

1.3 建立技術(shù)文件的管理流程

目前，根據(jù)技術(shù)文件的生成審批方式，秦山第三核電廠的技術(shù)文件采用紙質(zhì)和電子兩種管理流程。通過(guò)紙質(zhì)流程生成審批的技術(shù)文件，文檔部門(mén)接收檢查后進(jìn)行電子化加工，著錄到電子文件管理系統(tǒng)；在電子文件管理系統(tǒng)中生成的技術(shù)文件，審批發(fā)布后要打印一套紙質(zhì)文件進(jìn)行備份。采用紙質(zhì)和電子雙套制的管理方法，是確保技術(shù)文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效的重要方式。此外，秦山第三核電廠通過(guò)EAM（生產(chǎn)管理平臺(tái)）流轉(zhuǎn)發(fā)布電子技術(shù)文件，通過(guò)ECM（內(nèi)容管理平臺(tái)）管理核電廠所有技術(shù)文件。

2 技術(shù)文件管理存在的問(wèn)題

第一，技術(shù)文件的生成與審批不規(guī)范。當(dāng)前，技術(shù)文件在生成與審批環(huán)節(jié)存在不規(guī)范的現(xiàn)象，具體如下：編制文件時(shí)不使用規(guī)定的模板；文件編碼、文件類(lèi)型使用存在偏差；文件版本不規(guī)范；審批步驟不按管理要求進(jìn)行；審批人員不符合授權(quán)資格要求；外單位提交的技術(shù)服務(wù)文件不滿(mǎn)足要求，等等。

第二，利用程度比較薄弱。當(dāng)前，電廠對(duì)技術(shù)文件的利用還停留在比較淺顯的層面，主要通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)為用戶(hù)提供電子文件查詢(xún)、下載等服務(wù)，以及下發(fā)紙質(zhì)文件提供使用。而技術(shù)文件利用體系沒(méi)有建立起來(lái)，對(duì)技術(shù)文件總體情況沒(méi)有進(jìn)行分析和總結(jié)，對(duì)技術(shù)文件內(nèi)容沒(méi)有進(jìn)行提煉和加工，知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)沒(méi)有實(shí)現(xiàn)共享，知識(shí)增值無(wú)法實(shí)現(xiàn)，這使得用戶(hù)在大量的信息面前顯得難以適從。

第三，電子文件安全管理存在不足。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文件大量產(chǎn)生并普遍應(yīng)用，電子文件安全管理越來(lái)越重要。但核電廠對(duì)于電子文件的安全管理并未予以足夠重視，在工作中存在隨意轉(zhuǎn)換電子文件格式、未通過(guò)規(guī)范渠道對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和對(duì)管理軟件進(jìn)行更新，這都給電子文件的安全帶來(lái)了隱患。

3 加強(qiáng)技術(shù)文件管理的若干策略

3.1 明確技術(shù)文件的管理宗旨

技術(shù)文件管理工作應(yīng)圍繞核電廠生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理的總體目標(biāo)和中心任務(wù)開(kāi)展，并根據(jù)國(guó)家檔案法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)和核安全法規(guī)的要求，按照核電廠政策大綱和管理程序規(guī)定，運(yùn)用科學(xué)、合理的管理方法和手段，對(duì)與生產(chǎn)、技術(shù)密切相關(guān)的技術(shù)文件的生成、審批、發(fā)布、利用、歸檔等全生命過(guò)程進(jìn)行規(guī)范有效的控制管理，確保技術(shù)文件的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、有效，并為核電廠提供高效便捷的利用，為機(jī)組安全運(yùn)行提供支持與優(yōu)質(zhì)服務(wù)，為核電行業(yè)健康發(fā)展和經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展提供相關(guān)知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)。

3.2 制定技術(shù)文件的管理原則

一是全程管理原則。應(yīng)采用全程管理原則，建立完整的管理體系，對(duì)技術(shù)文件從生成到歸檔的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。全程管理是一種全面的管理，涉及文件管理流程、管理要求以及方式方法；全程管理是一種系統(tǒng)的管理，它注重對(duì)文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)資源的最大共享和最大效益；全程管理又是一種過(guò)程管理，通過(guò)過(guò)程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。

二是文檔一體化管理原則。文檔一體化管理能實(shí)現(xiàn)從現(xiàn)行文件到檔案整個(gè)過(guò)程的全面控制和科學(xué)管理，其具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化；文件、檔案流程管理的一體化和信息資源利用的一體化。文檔一體化管理不是通過(guò)人工來(lái)實(shí)現(xiàn)和完成的，需要通過(guò)電子文件管理系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)。

三是超前控制原則。超前控制是指從文件形成之時(shí)甚至形成之前就對(duì)文件產(chǎn)生到歸檔整個(gè)過(guò)程進(jìn)行規(guī)劃，超前控制是現(xiàn)代文檔管理中的重要內(nèi)容，是實(shí)現(xiàn)全程管理的重要保障，也是全面、系統(tǒng)和優(yōu)化思想的集中體現(xiàn)。

四是全員參與原則。技術(shù)文件管理并不單單是文檔部門(mén)的職責(zé)，它與核電廠的所有部門(mén)都密切相關(guān)。因此核電廠決策層、管理層和操作層的工作人員都應(yīng)參與到技術(shù)文件管理中，履行相應(yīng)的職責(zé)。

3.3 細(xì)化技術(shù)文件管理

3.3.1 加強(qiáng)對(duì)技術(shù)文件的前端管控

核電廠技術(shù)文件管理必須符合標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的要求，為此核電廠文檔部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)技術(shù)文件的前端管控，在技術(shù)文件生成、審批乃至歸檔利用的整個(gè)過(guò)程中加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。應(yīng)按照要求指定具有相應(yīng)資格的人員編制和審批技術(shù)文件；技術(shù)文件在生效發(fā)布之前，必須經(jīng)過(guò)編寫(xiě)、校對(duì)、審查、批準(zhǔn)或修訂等流程；對(duì)于重要的技術(shù)文件，必須定期進(jìn)行適用性審查；編制技術(shù)文件應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的、規(guī)范的模版，還應(yīng)照規(guī)定確定技術(shù)文件的類(lèi)型和編碼。

3.3.2 完善文檔管理程序

完善核電廠文檔管理程序是做好核電廠技術(shù)文件管理工作的保證，需要注意的是管理程序不是一成不變的，管理程序應(yīng)隨著核電廠工作實(shí)際的變化和管理要求的提高進(jìn)行調(diào)整，以明確管理目標(biāo)和職責(zé)，確保管理工作有章可循。特別要建立精細(xì)化管理流程、優(yōu)化人員配置，才能提升管理水平，并保證管理工作順利開(kāi)展。

3.3.3 建立文件利用體系

可依托電子文件管理系統(tǒng)建立技術(shù)文件利用體系，為用戶(hù)提供利用服務(wù)，并統(tǒng)計(jì)和分析技術(shù)文件檢索利用情況，在此基礎(chǔ)上通過(guò)研究、提煉、匯集等方法，對(duì)技術(shù)文件總體情況進(jìn)行分析和總結(jié)、對(duì)技術(shù)文件內(nèi)容進(jìn)行提煉和加工，使得知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)實(shí)現(xiàn)共享，并為核電廠生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理提供參考。

3.3.4 加強(qiáng)電子文件安全管理

要加強(qiáng)電子文件安全管理，可從技術(shù)性和管理性?xún)蓚€(gè)方面來(lái)解決。從技術(shù)性的方面來(lái)說(shuō)，要保證技術(shù)文件的真實(shí)性和可讀性，其中真實(shí)性是指文件的內(nèi)容（包括元數(shù)據(jù)）經(jīng)過(guò)傳輸、流轉(zhuǎn)、格式轉(zhuǎn)換等處理后依然保持不變，并且具有完整性；可讀性是指電子文件經(jīng)過(guò)傳輸、存儲(chǔ)、流轉(zhuǎn)等處理后能以可以識(shí)讀的、可以理解的方式輸出，并且內(nèi)容具有真實(shí)性。從管理性的方面來(lái)說(shuō)，要建立安全分級(jí)授權(quán)的管理要求和制度，對(duì)不同人員和不同文件類(lèi)別確定相應(yīng)的授權(quán)級(jí)別進(jìn)行分類(lèi)管理，電子文件未經(jīng)授權(quán)不得擅自復(fù)制、下載，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自向外提供。

3.3.5 充分發(fā)揮文檔人員的作用

首先，文檔人員應(yīng)通過(guò)多種途徑宣傳技術(shù)文件管理工作，提升核電廠全體職工對(duì)技術(shù)文件管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，能夠在平常的工作中配合文檔人員開(kāi)展工作；其次，文檔人員應(yīng)提升服務(wù)意識(shí)與服務(wù)能力，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，能夠圍繞核電廠的中心工作、重點(diǎn)工作及時(shí)提供技術(shù)文件服務(wù)，能夠滿(mǎn)足核電廠各個(gè)部門(mén)對(duì)技術(shù)文件的利用需求；再次，文檔人員應(yīng)不斷提升業(yè)務(wù)水平與技能，推動(dòng)技術(shù)文件管理工作持續(xù)開(kāi)展。