企業(yè)管理人員任前人事檔案審核問(wèn)題探究

文 / 趙士丹

企業(yè)管理人員在任職之前，通常會(huì)有一定的公示期，相關(guān)部門會(huì)對(duì)他們的人事檔案進(jìn)行審核。人事檔案記載了一個(gè)人多方面的原始記錄，可以有效反映出企業(yè)管理人員的生活面貌、工作面貌和政治面貌。企業(yè)審核他們的人事檔案，主要是為了發(fā)現(xiàn)是否有錯(cuò)誤填寫、隱瞞虛報(bào)等失真現(xiàn)象，其中可能會(huì)暴露出一些問(wèn)題。

一、企業(yè)管理人員任前人事檔案審核的主要問(wèn)題

首先，姓名和民族信息不一致。在企業(yè)管理人員人事檔案中，關(guān)于姓名信息不一致的情況雖然少見(jiàn)，但一旦出現(xiàn)就會(huì)給人事部門和檔案部門的信息管理與核對(duì)工作帶來(lái)較多麻煩。例如，有的檔案資料中出現(xiàn)了一個(gè)以上的不同姓名，造成了該用戶的檔案資料混淆，甚至出現(xiàn)“張冠李戴”的情況。而企業(yè)檔案資料民族信息不一致的情況較為常見(jiàn)，有的前面檔案資料里填寫的是漢族，后面的資料又變成了某個(gè)少數(shù)民族。民族信息出現(xiàn)不一致的原因，主要是檔案用戶為了能夠享受到少數(shù)民族的優(yōu)惠政策，故意改成某個(gè)少數(shù)民族[1]。

其次，“三齡”信息不一致。年齡、工齡和黨齡簡(jiǎn)稱為“三齡”，這些信息是人事檔案不可或缺的一部分[2]。年齡、工齡信息不一致的情況非常普遍，如年齡信息相差了幾個(gè)月甚至幾年，入職時(shí)間與實(shí)際情況也不相符等。而檔案用戶的入黨材料缺失，使得黨齡有估算或者隨便填寫的現(xiàn)象，但這種情況較為少見(jiàn)。企業(yè)管理人員“三齡”信息出現(xiàn)不一致的原因主要有：檔案里的“三齡”資料不是本人親自填寫，而代填者沒(méi)有核實(shí)檔案用戶的信息，隨手寫錯(cuò)了年月；檔案用戶可能為了達(dá)到某種目的，故意將年份填小或者填大；企業(yè)方在填寫的時(shí)候就發(fā)生錯(cuò)誤，沒(méi)有認(rèn)真核對(duì)檔案用戶的“三齡”情況。

再次，管理人員的學(xué)籍材料缺失。學(xué)籍材料通常指的是檔案用戶求學(xué)過(guò)程中每一個(gè)階段的原始記錄[3]。這是企業(yè)管理人員學(xué)歷和學(xué)位證明的有效依據(jù)，但是學(xué)籍材料缺失的情況比較普遍，影響到任前審核工作。一是某一個(gè)階段的學(xué)籍材料缺失，如本科階段或者碩士階段學(xué)籍材料的缺失。二是每一個(gè)階段的學(xué)籍材料基本都有，但是不太齊全，如學(xué)生成績(jī)登記表缺失或者畢業(yè)登記表缺失等。

第四，工作履歷材料缺失。企業(yè)管理人員工作履歷材料反映了自身的工作和任職經(jīng)歷，從當(dāng)前的情況看，有不少企業(yè)管理人員的工作履歷材料存在不同程度的缺失。例如，有些管理人員任職經(jīng)歷方面的材料不齊全，部分或全部缺失的現(xiàn)象都有。也有一些管理人員在轉(zhuǎn)干手續(xù)辦妥之后，或者已經(jīng)被提拔任用，走上新的工作崗位，但提供不出轉(zhuǎn)干材料。人事檔案里工作履歷材料缺失的主要原因有：一是企業(yè)人事部門在提干或者進(jìn)行人事調(diào)動(dòng)的時(shí)候，由于相關(guān)手續(xù)的不規(guī)范，沒(méi)有將用戶入職之前的材料歸入個(gè)人檔案，導(dǎo)致該用戶的工作履歷不完整。二是有的企業(yè)在協(xié)調(diào)人才引進(jìn)的過(guò)程中，由于原單位不放人，使得該用戶在原單位的一些檔案難以調(diào)出，新單位只好重新建檔，導(dǎo)致之前的工作履歷材料全部缺失[4]。

二、企業(yè)管理人員任前人事檔案審核問(wèn)題的應(yīng)對(duì)措施

（一）運(yùn)用不同的辦法解決姓名和民族信息不一致的問(wèn)題

在企業(yè)管理人員的人事檔案中，如果姓名不一致是由于使用了簡(jiǎn)化字，這種情況并不是很嚴(yán)重，可以選擇簡(jiǎn)單處理或者不處理，但在建立數(shù)字檔案時(shí)需要將簡(jiǎn)化字改成正常的漢字。如果姓名不一致是填寫了同音字造成的，有兩種處理方法：企業(yè)方責(zé)任的失真由企業(yè)人事部門在管理人員履歷表中寫上備注，說(shuō)明哪一個(gè)字是同音字，并附上正確的文字；管理人員自身責(zé)任的失真，則必須經(jīng)過(guò)企業(yè)人事部門的核實(shí)，本人確認(rèn)之后，出具真實(shí)姓名的認(rèn)定材料。如果姓名不一致是使用了錯(cuò)別字造成的，第一步就是要查看檔案資料的其它信息是否一致，以判斷是否錯(cuò)裝了他人檔案。如果查證到其他信息都一致，而只有名字不同，有可能是管理人員中途改過(guò)名字，這就需要本人提供戶籍機(jī)關(guān)的相關(guān)證明，再由企業(yè)人事部門在檔案中做好備注。此外，如果人事檔案里的民族信息不一致，則要求本人提供民族成分證明書等相關(guān)材料，一般以當(dāng)?shù)孛褡谖淖C明材料為準(zhǔn)[5]。

（二）采用不同的方式糾正“三齡”信息不一致的情況

企業(yè)管理人員年齡信息不一致如果是因?yàn)楣珰v與農(nóng)歷生日混淆造成的，可以通過(guò)換算進(jìn)行驗(yàn)證，若兩者相符可以不做處理，否則應(yīng)做出一致性改正。如果是因?yàn)槠髽I(yè)方在干部任免表等表格上將用戶的年齡填寫錯(cuò)誤，而其它材料一致，可由企業(yè)人事部門進(jìn)行改正。對(duì)于企業(yè)管理人員工齡信息不一致的情況，企業(yè)人事部門應(yīng)按照相關(guān)的工齡認(rèn)定政策，出具該用戶的工齡認(rèn)定材料證明，使人事檔案信息能夠反映出檔案用戶的真實(shí)工齡。而對(duì)于企業(yè)管理人員黨齡不一致的情況，首先必須以《入黨志愿書》為衡量標(biāo)準(zhǔn)。如果該志愿書丟失，則由企業(yè)黨組織和本人盡量查找一些原始材料作為證明。在原始材料找不到的情況下，企業(yè)黨組織可以根據(jù)用戶本人提出的申請(qǐng)，允許用戶補(bǔ)填一張《入黨志愿書》，然后由企業(yè)黨組織進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將調(diào)查情況反映給企業(yè)人事部門和檔案部門，從組織立場(chǎng)承認(rèn)該用戶的黨員資格。這些證明材料最后一并歸入該用戶的人事檔案，作為黨齡查證的說(shuō)明資料。

（三）采取不同措施補(bǔ)充企業(yè)管理人員缺失的學(xué)籍材料

當(dāng)企業(yè)管理人員的人事檔案缺失了學(xué)籍材料，如果缺失的是“學(xué)生報(bào)考登記表”，檔案用戶可以到就讀學(xué)校的檔案管理部門申請(qǐng)復(fù)印相關(guān)的證明材料，但要寫明“原件復(fù)印”的字樣，并且蓋上該校檔案管理部門的公章。如果缺失的是“學(xué)生成績(jī)登記表”，也可由本人到就讀學(xué)校的檔案管理部門申請(qǐng)復(fù)印相關(guān)的證明材料，寫明“原件復(fù)印”的字樣，并且蓋上該校檔案管理部門的公章。當(dāng)該校檔案管理部門不能提供部分證明材料時(shí)，檔案用戶還可以由就讀學(xué)校教務(wù)部或其他主管部門出具學(xué)歷證明。當(dāng)有些學(xué)籍材料根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)無(wú)法補(bǔ)充完整時(shí)，首先要對(duì)檔案用戶入學(xué)階段、在讀階段、畢業(yè)階段的相關(guān)材料進(jìn)行認(rèn)定，如果能夠認(rèn)定這三個(gè)階段的求學(xué)材料，則即使學(xué)籍材料不齊全，檔案用戶也可以由當(dāng)?shù)氐慕逃块T學(xué)歷認(rèn)證中心出具相應(yīng)的學(xué)歷認(rèn)證書，然后將學(xué)歷認(rèn)證書歸入檔案，這依然可以證明該人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷[6]。

（四）根據(jù)相異的情況補(bǔ)救缺失的工作履歷材料

企業(yè)管理人員工作履歷材料缺失如果是因?yàn)楣ぷ髡{(diào)動(dòng)缺失了原單位的工作履歷檔案，新單位人事部門應(yīng)本著友好協(xié)商的原則，通過(guò)與原單位人事部門的接洽，進(jìn)一步商討解決方案。如果企業(yè)管理人員人事檔案里缺失了轉(zhuǎn)干材料或者任職材料，則首先應(yīng)當(dāng)由人事部門盡最大努力查找，若實(shí)在找不到材料原件，允許用戶采用相關(guān)的證明材料進(jìn)行代替。如果企業(yè)管理人員人事檔案里缺失了任免審批表，在難以找到審批表原件的情況下，可由任職期間的其它相關(guān)文件進(jìn)行代替，作為任免審批的證明材料。如果連這些證明材料也沒(méi)有找到，經(jīng)過(guò)企業(yè)人事部門深入的調(diào)查核實(shí)之后，可以出具新的證明材料。

三、結(jié)語(yǔ)

企業(yè)管理人員任前人事檔案審核存在著較多的問(wèn)題，主要是姓名和民族信息不一致、“三齡”信息不一致、管理人員的學(xué)籍材料缺失、工作履歷材料缺失等。由于各企業(yè)的管理人員人事檔案管理機(jī)制有不同，有必要形成多部門共管的良好局面，通過(guò)多方合力把好干部檔案資料的入口關(guān)；加強(qiáng)管理人員人事檔案信息化建設(shè)，有效提高檔案管理質(zhì)量；通過(guò)文字水印、圖像加密等技術(shù)，防止普通查檔人員隨意涂改、替換或者新增檔案資料，杜絕企業(yè)管理人員任前對(duì)檔案信息造假的行為，保障人事檔案的真實(shí)性。而對(duì)于人事檔案真?zhèn)蔚呐袛啵梢圆捎么髷?shù)據(jù)分析技術(shù)，通過(guò)大數(shù)據(jù)驗(yàn)證人事檔案的可信度與完整度，初步推演出檔案是否造假的結(jié)論，從而為進(jìn)一步驗(yàn)證提供基本依據(jù)?？偟膩?lái)說(shuō)，企業(yè)管理人員任前的人事檔案審核，主要是為了核對(duì)該用戶檔案信息是否一致，是否存在錯(cuò)誤登記或者弄虛作假的情況，以構(gòu)建公平、公正的企業(yè)干部聘任環(huán)境。

[1]劉延玲.企業(yè)人事檔案管理工作新思考[J].檔案管理,2013(4):88.

[2]趙增明.政府信息公開(kāi)背景下干部人事檔案管理透明化研究[J].山西檔案,2017(3):51-53.

[3]劉玉蘭,韓海濤,田偉.全媒體時(shí)代高校學(xué)籍檔案信息服務(wù)模式探討[J].山西檔案,2016(4):59-62.

[4]劉明,李紅芹.干部人事檔案收集歸檔工作初探[J].北京檔案,2016(6):22-23.

[5]汪海英.干部人事檔案專項(xiàng)審核的實(shí)踐分析[J].浙江檔案,2015(11):59.

[6]陳建平.高校學(xué)籍檔案全文信息推送服務(wù)探析[J].浙江檔案,2016(6):61.